營銷宣傳物料理辦法

營銷宣傳物料理辦法

第一章 總則

目的

爲規範公司廣告宣傳資料的採購、租賃、製作、使用及管理，提高利用效能，完善物料使用制度，健全倉儲管理，降低運營成本，根據公司實際，特制定本管理辦法。

實用範圍

適用於廣告宣傳材料的申請、購買、租賃、設計製作、領取或發放、保管及劃分等工作。

物料分類

常規物料：手提袋、抽紙盒、禮品帽子、單頁、可重複使用的物料（如平板電腦、手機）等。

伴手禮、贈品：用於營銷活動的物品，如檯曆、精油、旋轉拖把、地墊、水杯、雨傘、帳篷、氣球、抽紙盒、咖啡壺、鑰匙扣等。

廣告宣傳品：宣傳手冊、單頁、摺頁、展架、條幅等。

特殊品：因特殊需要製作的物料。

第二章宣傳物料的供應流程

由於營銷宣傳物料的種類較多，有些可直接在市面上選購，有些則需要租用或度身定做，因此，針對不同的供應方式、其操作流程細分如下方面：

物料採購操作流程

1.經辦人或機構根據營銷工作需要，擬購有關物料；

2.經辦人或機構提交書面申請報告，申請報告中必須明晰使用用途、品牌型號、市場單價、具體數量等；

3.申請報告部門或機構負責人簽字後送營銷部；

4.營銷部根據使用單位的實際需要提出會籤意見，然後送審覈部；

5.審覈部根據申請報告及市場信息覈實採購價格及其它指標。如屬大批量採購，審覈部應聯繫對家供銷商，採取招標形式或議價方式確定採購方案；

6.申請報告經審覈部會籤後報總經理審批，總經理審批同意後，返回經辦人或機構；

7.經辦人或機構綜合會籤意見後開展采購工作；採購力爭做到貨比三家，壓批結款；

8.物料採購回來後，需要由物料管理人員作入庫登記，物料入庫後方可領用。

租賃物料操作流程

1.經辦人或機構根據營銷工作需要，擬租賃有關物料（如；空飄、拱門、禮儀等）；

2.經辦人或機構提交書面申請報告，申請報告中必須明晰使用用途、出租單位、品名型號、單價、數量等；

3.申請報告經部門或機構負責人簽字後報送營銷部；

4.營銷部根據使用單位的實際需要提出會籤意見，然後送審覈部；

5.審覈部根據申請報告及租賃市場信息覈實租賃價格及其它指標，如屬經常性租用物料，審覈部應聯繫多家出租商，採取招標形式或議價方式確定經常性租賃方案，以便常年租賃，提高效率，減少重複作業環節；

6.申請報告經審覈部會籤後報總經理審批，總經理審批同意後，返回經辦人或機構；

7.經辦人或機構綜合會籤意見後開展租賃工作；

8.審覈部一旦制定了經常性租賃方案，經辦人或機構在租賃物料時則無需報審覈部會籤，直接按租賃方案操作即可；

9.租賃物料到貨後，需分別交由租賃經辦人和物料管理人員驗收，《租用物料清單》必須同時具備租賃經辦人和物料管理人員簽名方有效。

訂做物料操作流程

由於定做物料通常都具有較強的個性特點，製作要求較高，在訂做之前，有些需要先事設計、模擬、達到理想效果後按樣稿批量生產，因此，訂做物料通常需經過兩個階段，即：設計製作和批量生產，其操作程序如下：

1.設計製作流程

1.1投招標部根據物料製作種類開展各項招標工作，確定經常性合作的物料製作單位，製作同類物料的單位應不少於三家，以便經辦人或機構擇優選用，有助競爭；

1.2經辦人或機構在製作物料之間，須提出書面申請，申請內容應包括：物料品名、具體數量、所需金額、製作要求及用途等；

1.3申請報告經營銷部會籤、總經理批示後，經辦人或機構根據會籤意見決定是否製作物料，如需製作物料則通知物料製作單位；

1.4經辦人或機構與物料製作單位溝通，提出製作要求，達成共識後物料製作單位開始製作樣稿；

1.5樣稿製作完成後交經辦人或機構審閱，經辦人或機構認同樣稿後報營銷部及總經理會審；如營銷部或總經理審覈時發現樣稿有重大失誤，經辦人或機構負責人負失職責任，扣除當月獎金、績效補貼；

1.6經會審的樣稿返回經辦人或機構，如會審意見中提及修改樣稿內容，經辦人或機構應知會物料製作單位，要求其作出修改，直至符合要求爲止；

1.7經辦人或機構驗收樣稿，結算款項。如樣稿驗收完成，仍有錯誤未得矯正，且樣稿批量生產造成公司嚴重損失者，經辦人或機構負責人承擔本次費用總額的10%做直接責任處罰；營銷部審批不嚴謹，承擔本次費用總額的5%做連帶處罰。

2.批量生產流程

2.1招投標部根據物料成產種類開展各項招標工作，確定經常性合作的物料生產單位，生產同類物料的單位應不少於三家，以便經辦人或機構擇優選用；

2.2經辦人或機構按“樣稿製作操作流程”的批覆申請向物料生產單位下單，如下單前未曾提出申請——有些部門或機構需追加生產原有版式的物料或本來就無須樣稿設計，則需提交書面申請，報營銷部及總經理審批，經同意後方可向生產單位下單；

2.3生產單位接到訂單後，按要求生產，依時交貨；

2.4經辦人或機構驗收物料，合格後結算貨款；

2.5物料交貨後，需交物料管理人員作入庫登記，物料入庫後方可領用。

第三章對供貨單位的考評

爲加強對供貨單位在合作期間的有效監督，防止出現與合作協議相違背的行爲，進而保證公司的各項利益，特制定供貨單位的考評辦法：

1.經辦人或機構根據模板製作《供貨單位考評表》；

2.經辦人或機構每月根據物料的製作、生產、使用情況作月度總結，並將有關意見填寫在考評表上，經部門負責人或機構經理簽字後報招標部；

3.考評表必須於每月五日前送至招標部；

4.招標部根據各經辦人或機構提交的考評表進行彙總，對各經辦人或機構反映意見較大或時間較爲嚴重的單位，由招標部出具書面警告函，通知有關單位，要求其改善現狀；對於屢教不改超過兩次或影響惡劣的供貨單位勒令其即時終止合作關係，造成公司經濟損失超過一定數額的，將追究其法律責任；

5.被終止合作協議的供貨單位，三年內不得承接公司的任何業務或參與競標活動；

6.招投標部每年年初組織經辦人或機構對上一年度的各項物料製作、生產、使用情況及與供貨單位的合作關係作進一步的評估，並提出建議招投標部根據各經辦人或機構反映的意見決定是否重新選擇合作單位。

第四章營銷宣傳物料使用管理辦法

由於營銷宣傳物料的使用管理辦法較爲複雜，日常跟進工作較多，公司需安排專職人員負責，負責人員的具體工作有：賬務管理、實物管理、樣稿管理、成品標本管理、物料領發、物料折舊、物料報廢等，具體要求如下：

1.物料管理人員必須具有較強的統籌能力，熟悉物料品名，善於品種歸類，有一定的倉儲管理經驗；物料管理人員不得兼職採購、租賃業務；

2.放置物料需要有獨立倉庫，批量成品須分類擺設，樣稿須存放在文件櫃內，按品種分類歸檔；成品標本須貼上標籤，標籤上應註明製作時間、單價、供貨單位，分類歸檔；

3.建立“出入庫”明細臺賬，根據《驗收單》做入庫登記，根據《出庫單》做出庫登記，出入庫之差爲存貨，如實記賬；

4.物料管理人員每月月底盤點一次，確保賬實相符；如賬實不符，應及時查明原因，並報部門負責人處理，按處理意見對賬面作出調整；

5.如屬貴重物料（平板電腦、手機等），應在做入庫登記時在“備註”欄註明折舊年限，便於財務專項覈查；如貴重物料受損，物料管理人員應時向部門負責人反映，部門負責人根據物料受損程度判定是否作報廢處理，如需報廢，物料管理人員根據該物料報廢憑證做出庫登記，予以沖銷；

6.當有關人員需領用物料時，先填寫《物料申領單》，經部門負責人簽字後予以領用；

7.物料被領用後，物料管理人員應及時做出入庫登記，以經批准的物料申領表做記賬憑證；

8.物料管理人員除了應每天做賬務登記及實物管理外，還應做物料倉儲分析，根據領用量，製作、生產物料所需時間、製作、生產週期設定最高儲備經驗參數和最低儲備經驗參數。最高儲備參數用於控制供應量或採購量，防止大量物料積壓，佔用倉庫，影響資金流動及因使用時間過長造成物料變質；最低儲備參數用於保證物料長期供應，防止間斷性或供不應求的現象發生，影響營銷工作的開展；當倉儲物料達到最高或最低點時，物料管理人員應提出預警，示意儲存過量或不足，便以經手人對物料供應作出及時調整；物料管理人員需每月結賬，並將有關情況向部門領導彙報，以進一步協調相關工作的開展。