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關於規範辦公用品採購與使用的通知

關於規範辦公用品採購與使用的通知

關於規範辦公用品採購與使用的通知

各部門、各員工:

以保障生產爲前提,規範管理與使用,防止不必要的浪費,特制定如下采購與使用流程。

一、統一管理、統一採購

(一)行政部負責辦公用品的統一採購與對外結算;負責內部的使用管理;負責供應商(或採購方式)的比選;負責全年辦公成本彙總、分析;負責覈定辦公用品採購的必要性。

(二)各部門(或個人)不得單獨聯繫供應商,須將需求報送行政部彙總,由行政部統一採購,統一與供應商結算。

(三)行政每月初統計各部門(或個人)需求,根據需求類型確定採購方式(線上或下線)、聯繫供應商,並將採購採購總金額、單價、供應商等情況報領導同意,在保證質量的前提下擇優選擇採購。

(四)行政部須對每批次採購的商品、數量、單價、總價、供應商名稱及採購時間建立臺賬,以便統一結算出現誤差。

二、集中管理、發放登記

(一)集中管理。按需採購的辦公用品由行政部集中管理,根據各部門(或個人)需求發放,定期清理庫存,保證日常辦公正常開展。

(二)建立臺賬。各部門(或個人)根據需求到行政部領取辦公用品,行政部須對領取的辦公用品建立臺賬,利於庫存統計,及時補充。

三、其他事項

(一)行政部須定期清理辦公用品庫存,對庫存較多,質量較差的商品分析其原因,調整採購方式或供應商,避免無法使用,庫存量大造成的浪費。

(二)行政部定期分析辦公用品成本支出情況進行分析。