更换传真机申请报告
更换传真机申请报告
收发传真是值班室一项重要的日常工作,将领导批示及时准确转达给相关单位更是其中重要一环。目前总值班室在处理值班报告工作,需将领导批示转达给多个部门时,现有传真设备需人工逐个拨打、发送并确认,耗时极长,影响工作效率,且在节假日、休息时间时,值班室仅留有一名值班人员,在处理领导批示件的同时遇有其他突发事件需处理时,带来极大不便。鉴于此,特申请另购置新设备以解决此问题,现有两套方案呈请阅示。
方案一
购置“传真猫”,预算100元。
原理:“传真猫”作为外置调制解调器,连接电话线、电脑后,在电脑上安装模拟传真软件,可实现传真电子收发功能(不需要传真机),若要发送纸质文件或打印传真,需额外配置扫描仪或打印机。
优点:
1.利用模拟传真软件可实现群发传真功能;
2.“传真猫”价格较低。
缺点:
1.传真文件在电脑中留有痕迹;
2.因“传真猫”是通过USB接口插到电脑上,若电脑意外关机,则无法收发传真。为解决此问题,建议保留原有传真机,另配置新扫描仪配合启用其他电话号码,采用“传真猫”形式作为群发传真使用,但值班室电话号码已满,启用现有的2124609号码作为发送传真使用时,此号码通话功能或受影响,需设备采购后调试确认,若影响通话,则只能采用原先传真号码线连接,原有传真机拆除,则不能避免电脑意外关机后传真收发功能受影响的情况出现。
方案二
购置传真服务器,预算2000元。
原理:传真服务器采用软硬件一体化设计,无需另配电脑,沿用电话线路收发传真。因保密性质,摒除其网络功能后,依然可以直连电脑通过控制软件以实现各种操作。
优点:相比“传真猫”,传真服务器在不联网状态下,依然具备强大功能。
1.可实现群发传真功能;
2.电脑只作为查看操作客户端,传真服务器可以24小时不间断稳定运行,无需更换传真号码。
3.发送传真时,会自动在服务器上排队发送,无需用户守候,发送状态实时反馈,因对方占线或无人接听导致传真失败,系统自动重发,并可设定重发次数及重发规则。
4.自动将传真发送的每一阶段的各种状态向用户汇报,并能实时显示当前已经完成发送的百分比,传真发送全程把握。
5.利用语音芯片实现语音播放欢迎语和提示语。发送传真时,如对方是人工接收,系统会自动播放提示语,请对方接收传真,如“您好,这里是市政府总值班室,请给信号接收传真!”。
6.发送出去的传真,无论成功与否,用户客户端都会收到服务端发回的反馈信息。若发送失败,会反馈错误报告,例如无人接听或占线等信息,便于重新发送。
7.可以同传统传真机一样,设置自动接收文件并自动打印(原有传真一体机可作为扫描仪和打印机继续使用)。
8.可按日期、传真号、收件人、收发状态、页数、文字备注等对传真进行多条件检索;
9.可自行添加常用联系人地址簿信息,发送传真时,直接从地址簿中选择单个或多个联系人,并可以对联系人进行分组管理。
缺点:
1.传真文件在电脑中留有痕迹;
2.价格较贵。
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