高校后勤部工作总结
以信息化为载体,创新维修模式,建立高效维修服务中心
——高校后勤部工作总结
一、目的及意义
高校智慧后勤是高校后勤信息化发展的全新阶段,其本质是后勤主要业务流程及服务方式与现有软硬件资源的融合、优化、提升,其核心内容是利用技术手段、创新高效智能的管理服务应用。终极目标是追求后勤管理服务的最高效率、最好质量,为师生创造提供全时空、全事务、全服务后勤的学习生活校园环境。
质量、效率和安全是后勤永恒的主题。面对新需求、新变化,高校后勤维修面临全新挑战,依托现代信息技术,创新服务模式,全面提升后勤服务质量、效率和安全水平成为高校后勤发展的目标追求。动力及修缮中心在目前实行区域负责制、巡查制的基础上,以信息化为载体,创新维修模式,实现网络报修,及时、准确、高效服务师生,大大提高了服务维修的效率。
二、主要内容
新形式下的高校后勤维修已呈现新的特性。一是需求的多元化,从学校及师生的角度,对维修的需求都发生了变化,要求后勤保障以人为本,加强后勤维修管理,实现后勤保障的人性化。二是对资源利用更多的是强调效率,要求广泛运用现代技术手段,加强后勤管理,实现管理的现代化。三是对后勤运行过程要记录,要可控。四是对服务质量标准的要求,不仅要把无形的服务质量变成师生的有形感知,而且还要使服务质量可以测量、评价、控制,实现后勤服务质量的标准化。
1、积极培训员工基本操作,以实践代替训练
2018年3月,举行后勤报修系统软件使用培训会。
2、员工开始试使用后勤报修系统。由于没有短信通知,报修系统与原区域负责制两轨同时进行。
3、短信开通,利于员工及时接收信息。师生员工可通过网页、微信公众号。
4、在区域负责制的前提下,中心根据实际情况及时分配维修任务,根据维修工作量,作为中心每月“服务之星”评选的重要依据。
5、2018年10月,后勤物料系统开始运行。意味着员工的维修(使用材料),必须在出库员出库后,一一对应才到提交完工。假设学生宿舍灯管坏了一支,学生报修后,报修系统会提醒相应员工,并领取一支灯管,做好书面记载。出库员会根据书面记载做好出库记录。员工在点击完成之前,使用材料与出库记录是一一对应的,保证了材料出库的准确性。
三、活动创新及预期效果
1、报修方式多样化
后勤报修系统报修方式的多元化,使学生在学生宿舍值班室的维修登记记录几乎为零,节约了报修时间,减少了报修环节,大大提高了报修效率。
2、维修效率得到很大的提高
学生报修时,上传故障图片。有利于维修工了解维修信息,既方便学生,又为维修工加快了维修时间,提高了维修效率,更好为师生员工服务。
3、工作量易于统计,调动职工的积极性
系统易于统计维修员工的工作量,统计维修次数,返工次数。通过大数据可以统计出维修员工的维修质量和数量,为中心服务之星的评选提供了依据。
4、物料系统的信息化,精确了材料出入库的管理
物料系统与报修系统的配合使用,使得每一件材料对应每一个位置,精确了材料的使用。
5、维修创新模式,调动了职工的积极性
报修及物料系统的使用,系统大数据展现出每个职工的工作数量和质量,为中心服务之星的评选提供了依据。从而调动了职工的工作积极性。
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