公司办公室工作总结大纲
公司办公室工作总结
2018年,在公司领导的正确领导和大力支持下,办公室较好的履行了部门职责,积极发挥助手作用,认真协调好各部室间的工作关系,全力配合项目生产需要,进一步强化内务管理和服务,确保了各项工作的顺利运行。现将全年工作总结如下(数据截止到11月份):
一、日常工作
1.公文运行管理更加规范。公文运行在EKP办公系统完成,有效的提高了公文的运行效率,为公司的生产经营的正常运行提供的保证,全年接收上级行政文件342份,上级党委文件52份,上级纪委文件25份,上级工会文件28份,上级团委文件11份,上级审计文件1份,项目部文件4份,并及时做出传阅、办理。在发文的管理上,公文的拟制、审核、签发等方面,按照公文固定格式要求处理,行文规范,程序清楚,格式准确,印发本单位行政文件99份,党委文件31份,工会文件16份,纪委文件9份,团委文件3份。年中总结工作提前督促、催交,按时报送六冶公司。
2.会议服务水平进一步提高。会务工作做得如何,是对办公室服务水平的一个总体检验,办公室组织和协助各部门顺利完成一些大小会议的组织和服务,规范会议通知、布置会议场所、准备会议资料等,在会议中不断的积累经验,保证会议的顺利召开。今年以来,办公室组织和协助各部门召开会议60余次,完成经理办公会会议记录17份,形成会议纪要16份。
3.印章证照管理规范严谨。进一步规范行政印章管理,确保正确使用印章,防范风险源头,严格用EKP办公系统用印审批流程,做好用印登记。证照借用,按照EKP系统审批流程借用。
4.档案管理工作细心周详。按照体系管理和上级管理部门的要求做好档案的贮藏与保管,做好库房的“八防”和日常的温湿度记录工作。随时随地为相关职能部门或个人提供档案借阅和转移。2018年完成档案技术档案归档126份,行政档案归档725份,人事档案归档36份。查阅档案232次。全年档案差错为零。
5.确保车辆安全行驶。加强车辆调度管理工作,保障领导正常用车,并尽可能满足部门集中行动的用车。加强对司机的安全教育,做到准时出车,安全行车,杜绝事故发生。按时对车辆进行保养维修,保证车容整洁,遵章出行,对各种费用,如维修费、油费进行严格控制,避免浪费。全年安排出车140多次。
6.2018年度公司法律事务工作在公司法律总负责人的领导下,严格按照工作计划和安排有序推进公司日常诉讼和非诉业务。结合机械化本身的历史特殊性,本着“风险预防、关口前移、重心下移”的思路,在做好日常工作的同时,对部分常规性工作进行了梳理和完善。针对公司及项目部生产经营过程中可能发生的经营风险,法务部门严格审查工程合同,力求将风险降到最低。全年法务人员严格按照合同审核程序进行合同审核20余次。2018年全年诉讼案件总数共计10件,其中:起诉案件2件,被诉案件8件;历年遗留未结被诉案件4件;本年度新发案件6件;在结案方面,共计解决案件1件,其中解决历年遗留案件1件。
二、2019年工作计划
2019年,办公室工作的总体要求是:在公司的坚强领导下,围绕公司的工作目标,发挥好承上启下、综合协调、参谋助手、督促检查和服务保障职能,进一步提高服务水平,提升服务质量,为公司整体工作顺利推进发挥积极的职能作用。
1.公文收发。进一步提高EKP办公系统的运用水平,保证公文收发工作的质量和效率,严格落实体系管理规章制度,使公文收发工作规范化、制度化、科学化。坚决做到公文收发“快、准、稳“,不积压、不丢失、不拖办,高效快捷的将文件传递流转到位,精神传达到位。
2.日常接待和会务工作。继续做好日常接待工作,坚持送迎有声,礼貌待宾;对预约接待坚持做到早谋划、早部署、早落实,扎实做好接待各项准备工作。继续做好公司各种会议的会前、会中、会后服务工作,做好会议记录以及会议资料的收集和整理。
3.档案管理。进一步完善档案管理工作,及时回馈、整理,定期归档,确保档案的完整和安全,同时,督促相关职能部门及时归档。
4.公章证照管理。严格执行六冶公司印章证照管理办法,坚持公章专人负责制,坚持使用审批、登记制度,坚决杜绝“空头章”、“未批用章”等情况出现,确保公司公章安全使用。
5.车辆管理。加强车辆管理,监督车辆年检、续保、保养和维修等工作的落实,进一步加强汽车司机的安全驾驶意识,要求汽车司机认真履行岗位职责,严格遵守工作纪律,确保全年无事故发生。
6.法律事务工作。完善和巩固合同管理工作,进一步规避法律风险。对负责合同管理的人员组织定期学习,邀请建设公司法务部人员或外聘律师进行有针对性的讲解。对合同签订前后需要注意事项和要点进行分析,由此来减少企业法律纠纷案件发生的数量。坚持债权债务法律风险排查工作,严格按照公司编制的排查表进行排查,积极配合财务部门进行公司旧账、呆账的清查工作。
7.努力加强各项学习。努力提高办公室全体人员及司机的综合素质,强化服务意识,明确工作职责。学习方式采用集体学习和自学相结合,理论学习和实践相结合,业务学习和职业道德学习相结合的办法,以理论促实践,使办公室业务水平得到明显提高。
8.积极参加各类文化活动。积极参加党群工会组织的羽毛球、乒乓球、篮球、演讲等各类文艺表演、体育比赛活动,切实丰富办公室人员的业余生活,增强凝聚力和向心力。
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