档案规范化管理现状分析和改进报告
档案规范化管理现状分析和改进报告
过去一年的档案管理工作在一片忙碌中结束了,在上级领导的指导下,为全面提升公司综合档案管理水平,实现档案管理规范化、数字化、现代化,对现有档案进行底数摸清,旨在认清影响本单位档案工作规范化、科学化管理的主要问题,并以问题为导向,把握今后改进目标,拟提出档案规范化管理的建设性意见,有针对性地解决实际问题,逐步提高档案管理水平和服务水平。现对照企业档案规范化管理标准,结合公司档案管理实际,特此报告如下:
一、本单位档案工作基本现状:
档案室现存档案共有五部分组成。(一)文书档案,包括公司管理事务活动产生的通用文书档案,有经营管理、生产管理等文件材料。(二)财务档案,包括财务报表、账簿、凭证等。(三)人事类档案,包括员工材料;工资、保险福利、合同等材料;以及其他可供组织参考的材料。(四)工程类资料,包括项目相关的综合文件、监理文件、施工文件及竣工图。(五)其他材料类,如历史照片等。
档案规范化管理即数字化管理。在平时的工作中,为公司职工提供档案查阅、借阅;复印文本;收归保存等便利化服务。并启动档案数字化加工工作,投入资金人力,对现存档案进行数字化加工处理。目前数字化管理工作正在有序进行中,做好数字化档案、照片档案和目录挂接工作,初步实现档案电子化管理,为推动公司档案规范化管理迈出成功的第一步!
二、存在问题:
(一)、档案数字化资金预算不足,数字化工作进度较慢。档案数字化通常采用自主加工和委托加工两种方式进行。两种方式都需要充足的资金予以支撑。需要高配置电子档案管理系统等软件,计算机、扫描仪等硬件,后续数字化加工完成之后还要进行安全维护与运行,也需要资金支持。但在实际操作过程中,缺乏专项充足的资金支持,导致数字化工作难以推进。
(二)、档案数字化的利用安全难以保障。档案数字化的最终目的是方便利用,数字化后的档案不再受“孤本”的限制,同时也打破时空壁垒,使用效率最大化。但是在方便利用的同时却潜藏着一定的安全隐患,如数据丢失或损坏、保密数据被公开等。
(三)、岗位编制空缺,缺乏专业人才。档案规范化专业人才是决定档案规范化进程推进的重要因素之一。但缺乏专业化的人才配备,是制约档案数字化建设的进程的一重要因素。
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