会议筹备方案
一、会议通知
1.拟定相应会议通知,明确参会时间、地点、会议主题、参会范围、会议要求等,送相应领导审签后由办公室发文通知。
2.及时对接办公室,确定参会领导及参会部门。
3.及时对接相关部门责任人,确认其收到通知,并能履行相应职责。
4.按照会议筹备工作任务,拟定局内工作责任清单,将工作任务进一步明确到人,并落实专人督办。
二、会议准备
桌牌:客人及处级以上领导打名字,其余人员打部门名称,并做好桌牌内容核对工作。
会议议程:明确主持人、会议流程及各流程相应人员姓名和职务,以粉纸打印提前放至参会人员桌面。
会议流程PPT:按照会议议程做好流程PPT,并提前在会场播放调试。
会议材料:提前在客人桌面摆放写字板、笔及投资指南等宣传资料,资料较多时应准备宣传手提袋。
参会领导名单:明确领导姓名、职务,以粉纸打印,提前放至客人桌面。
参会企业名单:明确企业姓名、职务,以粉纸打印,提前放至领导桌面。
企业情况简介与主要人员情况简介:对接企业相关联系人,请对方提供相应简介,以粉纸打印提前放至领导桌面,并将简介电子版插入流程PPT中,待领导介绍嘉宾时投放至大屏幕。
座次示意图:会议规模较大情况下,将座次区域以不同颜色区分,彩打放至会议签到处,并落实引导人员按座次示意图做好会前引导。
见证签约站位示意图:明确签约代表、见签领导及站位次序,以粉纸打印提前放至签约代表及见签人员桌面,并根据见签人数提前贴好相应地签。
会议相关文字材料:提前对接办公室,撰写主持词、领导讲话等相关文稿并送审。
签约材料:提前准备好签约文本、文本夹、签约笔、签约双方桌牌、签约桌椅。
礼仪服务:提前联系××××局,明确专人做好会场礼仪服务工作。
三、会议执行
1.及时对接宣传部,做好宣传报道。
2.提前对接参会人员,提醒按时参会。
3.做好参会人员入场引导,维护会场秩序;会中配合做好礼仪服务工作;会议结束,应提前打开会议室大门,引导参会人员陆续离场。
4.应熟知整个会议流程及主持词,做好流程PPT的播放,在主持人话落时就应切换至相应PPT页面。
5.搬签约桌椅时,两人一桌、一人一椅,应有秩序上场,桌子在前,椅子在后,放至大屏幕中间位置;签约结束后,应及时将桌椅撤下,以便领导合影留念。
6.在参会人员离场后,应及时将桌牌、电脑、会议材料等整理收回。
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