如何寫好請示與報告
如何寫好“請示”與“報告”
——正確把握“請示”與“報告”的區別
公文在企業的運轉中發揮着重要的作用,正確使用公文文種有助於提高傳遞信息和解決問題的效率,也有利於公司管理規範化進而提高發展品質。但是,在公司各部門、經理部、項目部報送公司的文件中誤用公文文種的情況時有發生,尤為突出的是 “請示”和“報告”不分。
“請示”與“報告”是兩種最常用的公文文種,支撐着項目部向公司行文的基本框架。因其具有一定的相似性,公文的撰寫者不注意區分僅二者的特點,易造成文種誤用。不談內容,僅以標題誤用典型地地表現為以下兩種:
第一,張冠李戴,錯將請示當做報告。即應該是請求上級指示、批准的事情誤用了報告的標題。比如某項目來文《關於申請購買複印機的報告》,內容是因項目複印量大,原複印機年久報廢,需另購買一台。此事需公司審核、批准後方可辦理,應歸屬於請示文種而不是報告。無論何事一律寫報告,這是在實踐中最為常見的錯誤。
第二,不倫不類,請示和報告同時出現。即在一篇公文中,彙報情況的同時摻雜着請示工作的事項。比如《關於××××的請示報告》,標題中就把請示和報告兩類文種混雜在了一起,不倫不類。這種混雜使上級難以分清發文項目的意圖,混淆公文批閲者的視線,降低了公文處理的效率,更有甚者遺漏了文中問題的處理。
若細看公文的內容,錯誤之處會更多。究其原因,主要是由於公文撰寫者對兩類文種理解上存在偏差,沒有真正弄懂“請示”與“報告”的含義和區別。錯誤容不得忽視,一個標題的錯寫就有可能造成公文批閲的不全面,進而影響事情處理的進度。從提高公文質量、促進公司發展品質提升的角度來看,我們有必要正確理解“申請”和“報告”的內涵,理清“申請”與“報告”的區別。
“請示”和“報告”本就是兩種不同的文種。毛澤東在1948年起草的《關於建立報告制度》中談到“從今年起,全黨各級領導機關,必須改正對上級事前不請示、事後不報告的不良習慣”,奠定了請示和報告制度的基礎,點出二者的區別。《中國共產黨機關公文處理條例》和《國家行政機關公文處理辦法》分別對請示和報告作了詳細的規定。
現行的《中國共產黨機關公文處理條例》和《國家行政機關公文處理辦法》“請示”和“報告”的含義與使用作了作了明確的規定。二者的不同點主要體現在行文的目的、內容的側重、行文的時間、格式的要求、標題和結束語以及處理的方式等方面。結合我們公司的實際,在與建築施工相關事宜的黨、政公文寫作時,把握好目的、內容、時間等幾點是正確寫作請示與報告的關鍵。
《條例》和《辦法》規定:“請示”適用於向上級機關請求指示、批准;“報告” 適用於向上級機關彙報工作,反映情況,答覆上級機關的詢問。
由此可以看出兩類文體在行文的目的上有截然的區別。“請示”是請求性公文,主要是就某一問題請上級作出指示或批准,這種文種被賦予了回覆的強制性,上級必須作答。而“報告”則是陳述性公文,主要是向上級反映情況、彙報工作,起備案的作用。除去呈轉性報告以外,報告一般不予批覆。如果希望上級就某一問題給予回覆、指導、批准,請寫成請示。 請示和報告在職權範圍和事情的緊急程度上各有不同的適用場合。以下內容建議使用“請示”:一是超出項目職權範圍的事項,比如設備材料的採購;二是項目管理過程中出現
了緊急事項,出現了無章可循需要公司明確指示的新問題;三是為了防止重大事項出現決策失誤,或者工作中出現了分歧或需要變通處理的事項;四是如果在文中提出瞭解決問題的建議和辦法,標題必須使用請示。可用“請示”的內容很廣泛,上面四點需要特別注意。 “報告”在彙報工作、反映情況時使用。
如果要從時間上來把握“請示”與“報告”的區別,必須注意行文是在事前還是在事後。請示一般在事前行文,也可在事中行文,但絕對不能事後行文,“先斬後奏”要不得。“報告”則隨時可以行文,但不能夾帶有關請示的事項。
另外,“請示”要求一文一事,而報告則可以多事一文。
作為一個企業,我們對內部行文的格式要求並非十分嚴格。該請示時用“請示”,該報告時用“報告”。“請示”作為一種實用的文種很適合解決問題。工程建設面對的環境瞬息萬變,在面對問題需要公司的指示、批准時,請多多使用“請示”。
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