函的適用範圍、種類、寫法
函的適用範圍、種類、寫法
一、 函的適用範圍
函主要適用於不相隸屬單位之間商洽工作、通報情況、徵求意見、詢問或答覆問題,請求批准和答覆審批事項等。
二、 函的主要種類
函的主要種類有:徵詢意見函、請求批准函、答覆意見和答覆審批事項的函。
三、 函的寫法
(一)函的一般寫法
函分為發函和覆函,其寫法略有不同。
1.發函主要用於與有關單位商洽公務,向有關單位詢問和請求批准事項等。擬寫時,標題一般為《關於××××××的函》;正文開頭部分要交代發函的原因和目的;正文啟承語一般為“現函告如下”;主體部分寫商洽、詢問和請求批准事項的內容,要寫得具體、清楚;結尾常提出希望和要求,用語要得體。需要結束語的,如請求解決困難的函,可用“請予支持”等。
2.覆函主要用於針對來函作出回覆。擬寫時,正文開頭部分要引述來函,然後用“經研究,現函覆如下”過渡到下文;主體部分針對來函所涉及事項,逐一作出明確回覆;結尾可用“此復”、“特此函覆”,如答覆意見的函,可用“以
上意見,請予考慮”等作結束語,也可不使用結束語。
(二) 徵求意見函的寫法
徵求意見的函是向有關單位詢問、瞭解某一事項或徵求對某一事項意見的行文。其基本寫法:首先寫明徵詢意見的緣由;其次寫明需要詢問和了解或徵求意見的事項,必要時應寫明本單位對該事項的傾向性意見;第三寫清函覆的時間要求和聯繫人及聯繫電話等。
(三)答覆意見函的寫法
答覆意見的函是針對來函提出意見或作出回覆的行文。其基本寫法為:首先寫明對什麼來函或什麼問題進行函覆;其次寫明對來函內容的總體意見或評價;第三寫明函覆的具體意見。
(四)請求批准和答覆請求批准函的寫法
請求批准的函,是向不相隸屬單位請求批准有關事項的行文。這種函的寫法,在內容和要求上與請示大致相同,差別主要表現在形式上。即請求批准的事項,如果審批期限在上級單位,需用請示行文;如果審批權限在同級單位或不相隸屬單位,則應使用函行文。
相應地,答覆請求批准的函,在內容和要求上與批覆的寫法大致相同。
四、擬寫函應注意的問題
(一)行文簡潔明確,用語把握分寸,語氣平和有禮。
(二)函用於商洽辦理事項時,一般應寫明辦理時限;覆函時則應該迅速、及時。
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