公司采购、销售、结算管理办法
公司采购、销售、结算管理办法
为了加强公司对外采购、销售工作管理,适应市场变化,满足公司经济发展需要,完善购销结算工作,特制定本办法:
一、采购管理
1、根据公司年度制定的经营计划指标,编制年度各种材料、物资、设备及煤类产品的采购计划,包括煤炭、木材、粮食、机械设备等各种材料物资的名称、种类、品种、质量、数量等,由公司各业务部门负责编制。
2、根据年度各项目的采购计划,搞好市场调查,积极组织货源,与各供货方建立长期关系,加强供需双方互利合作。
3、大批量的采购物资、购、销双方经济业务发生之前,必须签订供需合同或购销协议,合同一式四份,公司财务部门一份,受理业务部门一份,总经理一份,办公室存档备查一份。严格执行无采购合同不进货的原则。
4、购、销双方签订的供需合同必须由公司总经理审核,部门负责人和总经理委托人签字盖章后生效,严禁无合同进货。
5、公司业务部门按合同规定的项目种类品种、数量、质量组织采购进货。
6、到货场的煤炭、木材、粮食等项材料、物质、设备等商品,必须实行三人验收制度,采购员、现场保管员、业务部门负责人、进行联合签字验收,验收单一式四份。业务部门一份,储备货场保管员一份,财务部门一份,留存备查一份。
7、煤炭产品的采样办法,参照盛隆公司煤炭销售公司的有关规定执行。木材、粮食及其他产品按行业规定执行。严禁弄虚作假,以次充好,一经发现按公司处罚条例严肃处理。
8、财务部门做好进场货物的采购统计工作,日清月结,并将每日的购、销、结存情况及时准确的上报公司领导。
9、各储货场每月盘点一次,公司领导、各业务部门、货场保管员、财务部门派员参加,保证库存货物的准确性和完整性,做到不亏吨、不少量。
二、销售管理
1、根据公司煤炭、木材、粮食等各种材料物资机械设备等商品的销售量计划,开发销售区域和销售市场。
2、根据公司全年煤炭、木材、粮食等各种材料物资、机械设备等商品采购量,结合用户的需求量,大批量的销售必须与用户签订供需合同。供需合同或协议一式四份,财务部门一份,业务部门一份、总经理一份,办公室存档一份。
3、供、需双方合同签订生效前,由公司总经理审核,业务部门负责人和总经理委托人签字盖章后生效。严格执行无合同不发货的原则。
4、地销付煤单是付煤唯一凭证,一式三份,公司业务部门、财务部门、储煤场各一份。
5、地销付煤单由业务部门承办,财务部门、总经理签字后,储煤场方可付煤。
6、地销单注明煤种、品种、数量、单价、提货期限,如不按期提货或由余量未提足,此地销单作废,余量部分重新办理地销审批单。
7、各储煤场之间互相调拨或上站台的煤炭产品,实行煤炭调拨单,一式四份,公司业务部门、财务部门、储煤场各执一份,存档一份。调拨单注明煤种、品种、数量,严格按调拨单煤种、品种、数量付煤。
8、储煤场付煤时,必须实行三人付煤负责制,业务部门负责人、销售经办人、储煤场现场保管员,认真执行原始票据检斤制度。做到付煤手续齐备,车位准确,检斤准确,报数准确,记账准确,互相监督,不出差错。不跑车,不超付。
9、储煤场付煤时间,按照盛隆公司规定时间付煤,早8点至16点,其他时间不准付煤,确属特殊情况,由公司总经理批准。
三、结算管理
1、公司财务部门负责煤炭、木材、粮食机械设备等各种材料物资的购销结算工作,根据购销合同具体条款,按各类商品产品的种类、品种、质量、发热量、级别、数量、价格等内容进行结算。
2、采购业务的办理,本着谁经办、谁负责的原则。严格执行采购合同的有关规定。每项经济业务发生时,业务部门经办人要及时办理验收入库手续,填制货物验收入库单,验收单的内容要真实、完整,详细填写货物名称、种类、品种、规格型号、材质、质量、级别、数量、单价、金额等项内容。经办人、验收人、部门负责人签字盖章,由计划统计员填制审批单呈总经理审批,财务部门方可进行账务处理。
3、批量销售时,业务部门经办人要及时办理货物(煤炭产品、木材、粮食、钢材、机械设备等材料物资)出库手续,根据供销合同规定的条款,由业务经办人、储存库保管员、业务部门负责人签字盖章由计划统计员填制审批单,总经理审批后,财务部门方可进行账务处理,并为对方办理销货发货票等手续。
4、零星销售(含地销煤类产品)的商品、产品,各业务部门负责人根据供销合同要严格把关,严格按销售管理的有关规定执行,商品、产品、材料物资销售出库时,必须严格履行出库手续,及时办理出库,填制出库单,由经办人、储存库保管员、财务部门负责人签字盖章,由计划统计员填制审批单,报总经理审批。
5、各业务部门负责人每日将本部门业务信息及时反馈到计划统计部门,由计划统计部门归集整理后,上报公司总经理和主管领导,以便为公司领导经营决策提供全面、准确、真实、可靠经济信息。
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