关于加强合同评审的管理规定
针对集团公司质量体系内审中暴露出的问题,为提高合同质量,有效的规避经营风险,销售公司决定进一步规范和加强合同评审管理,要求如下:
1、各地区经理务必严格执行合同评审程序,随时做好合同评审记录,方能签订设备合同。
2、各地区经理需认真阅读营销信息系统中的管理规定,严格遵守《销售公司合同管理规定》要求,参照《大型产品合同范本》和《通用型合同范本》制定合同文本。
3、不论合同由谁签订(比如,某些合同可能需要董事长签字),地区经理为第一责任人,大区经理和销售领导负领导责任。
4、通用型合同评审要求:
通用型产品指我公司定型产品,不需要改型和重新设计、可以进行储备的通用型金切机床、通用型数控机床、通用型压力机等。
合同签订前,地区经理必须通过系统将合同文本发给大区经理,大区经理审定、并请示分管销售副总经理同意后,通过系统反馈给地区经理,地区经理才能签订合同。系统留存信息为以后评审考核依据。
书面评审资料必须由销售副总经理签字。
5、新产品及改型产品合同评审要求:
通用型产品之外的产品,指须在通用型产品基础上改型的产品、新产品和所有的自动化产品。
A、评审项目:
①技术工艺能力评审:由产品公司技术部门主管以上人员进行技术能力评审,要从工艺角度审查是否满足用户要求,评审记录里要有“可以满足用户技术和工艺要求”字样。建议在技术协议里增加用户工艺要求的条款,以规避因产品不满足用户工艺要求而带来的风险。
②财务部价格、付款方式评审。
③生产安全部交货期评审。
④法律评审。
⑤在上述4项评审完成后,必须由销售副总经理或总经理签字同意,合同评审才算结束。
B、评审程序:
①合同洽谈过程中,技术文件要由技术部门提供或由其确认,并分别就(A)所列评审项目内容与各有关部门进行沟通,签订合同前须经各部门主管以上人员认可,地区经理要做好评审记录,形成书面文字资料。
②合同签订前,地区经理必须通过系统将合同文本发给大区经理,大区经理审定、并请示分管销售副总经理同意后(大型及成线产品必须请示销售总经理同意)。通过系统反馈给地区经理,地区经理才能签订合同。系统留存信息为以后评审考核依据。
6、销售经理在向合同管理员提交合同时,要求同时有正式签字的书面合同评审记录表;如有出差等因素暂时不能提交,必须随合同提交评审记录资料(需由销售副总签字或写明销售副总网上审批时间、销售经理签字证明),正式签字的书面合同评审记录表必须在一月内补齐。
7、如存在无合同评审记录的合同实施的现象,要严加考核合同管理员。
本规定自下发之日起开始执行。
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