公文写作中的日期书写格式
在使用Word和Excel起草的各类文件中,如果日期书写格式五花八门,不仅难看还容易和数据发生混淆,特别是报表中错写的日期不能立即参与计算,给统计工作带来一定的影响。文件中的日期书写格式应为:
一、公历日期标准格式为;2007年2月6日;或:2007-02-06。
中文(农历)日期标准格式为:二〇〇七年二月六日,或:丙戌年腊月十九日。
二、日期书写不得以小数点或顿号代替年月日,如:2007.2.6; 2007、2、6。
三、年月日中的年号必须写全,不能简写成: 07年2月6日;或: 07-02-06。
四、中文日期的书写:
(一)凡使用繁体字的文件,日期可以中文格式书写,其方法是在Word中点“插入”/“日期和时间”,选择中文日期格式,如:二〇〇七年二月六日。
(二)书写中文日期不得以键盘输入“0”,如:二00七年二月六日,这样书写会十分难看。
(三)凡使用简体字的文件,最好不要书写中文格式日期。
五、文中涉及到中国干支纪年和夏历月日应使用汉字。如:甲子年十月十五日 腊月二十日 正月初八等。
六、文中凡涉及到中国清代和清代以前的历史纪年、各民族的非公历纪年等均用汉字,这类纪年不应与公历月日混用,并应采用阿拉伯数字括注公历。如:秦文公四十四年(公元前722年)。
七、Excel中的日期是可以参与计算的,只能按公历日期标准格式书写。即;2007年2月6日;或:2007-02-06。 如果需要使用实时走动日期,可输入日期函数:“=TODAY()”。日期函数可以参与计算。
八、Excel中输入日期是十分简便的,如要显示;2007年2月6日,或:2007-02-06,只需输入“2-6”回车即可,如果未能正常显示,可在“设置单元格格式”中进行设置。
九、凡报表中含日期错写者,可替换为正确日期格式后再使用。
十、没有日期落款的文件是不规范的文件,法规性的文件日期落款就尤为重要。文件署有落款日期,可追索文件的成文时间与时效性,并可作为法律诉讼的重要依据。
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