职场接电话的礼仪有哪些
职场接电话的礼仪
一、及时接听
电话铃声一响, 要及时接听, 不要慢腾腾地任由铃声响个不停。一般在听到完整的铃声响后接起电话。同时响起电话, 要先接起一个, 询问对方是否介意接听另一个电话, 征得同意后才能接听另一个电话。不要同时接听两个电话。
二、文明应答
接听电话要做到有问必答, 依问作答。铃声响起, 要拿起话筒问候对方, 并自报家门。
三、电话的开头语会直接影响顾客对你的态度、看法
通电话时要注意尽量使用礼貌用词,如“您好”、“请”、“谢谢”、“麻烦您”等等。打电话时,姿势要端正,说话态度要和蔼,语言要清晰,即不装腔作势,也不娇声娇气。这样说出的话哪怕只是简单的问候,也会给对方留下好印象。只要脸上带着微笑,自然会把这种美好的、明朗的表情传给对方。特别是早上第一次打电话,双方彼此亲切悦耳的招呼声,会使人心情开朗,也会给人留下有礼貌的印象。电话接通后,主动问好,并问明对方单位或姓名,得到肯定答复后报上自己的单位、姓名。不要让接话人猜自己是谁(尤其是长时间没见的朋友、同事),以使对方感到为难。
四、做好记录
公务电话通常需要做记录。平时要做好通话记录准备, 电话记录簿或记录用纸、笔要准备好, 不要通话后放下听筒, 再找纸笔。遇到听不清楚时, 可以请求对方重复一遍, 特别是对一些重要内容和涉及时间、地点、数量等, 最好加以核实, 避免记错。
五、一些特殊电话的接听
对打错电话的, 不要大声斥责对方, 要接受对方的道歉,说声“ 没关系” 后挂机。对一些难缠的电话, 要学会说“不”, 设法摆脱对方的纠缠,委婉而坚决地拒绝对方的请求。对一些诸如“你猜猜我是谁”、“想知道我在干什么吗”之类的“谜语” 电话, 可以用“别让我猜谜了”、“ 我正忙着”、“我还有一些急事要做呢”之类的话加以应对。
对于接电话时不能马上回复对方的事情,要在了解清楚后及时回复对方;或者需要其他同事处理的事情,要及时将电话内容告知相关人员。
职场转接电话的礼仪
1、随时记录
在手边放有纸和铅笔,随时记下你所听到的信息。如果你没做好准备,而不得不请求对方重复,这样会使对方感到你心不在焉、没有认真听他说话。
2、自报家门
一拿起电话就应清晰说出自己的全名,有时也有必要说出自己所在单位的名称。同样,一旦对方说出其姓名,你可以在谈话中不时地称呼对方的姓名。
3、转入正题
当你接听电话时,不要“哼哼哈哈”地拖延时间,而应立即做出反应。一个好的开场白可能是:“您需要我做什么?”当你觉出对方有意拖延时间,你应立即说:“真不巧!我正要参加一个会议,不得不在5分钟后赶到会场。”这样说会防止你们谈论不必要的琐事,加速商务谈话的进展。
4、避免将电话转给他人
自己接的电话尽量自己处理,只有在万不得已的情况下才能转给他人。这时,你应该向对方解释一下原因,并请求对方原谅。例如,你可以说:“布朗先生会处理好这件事的,请他和您通话好吗?”在你作出这种决定之前,应当确定地方愿意你将电话转给他人。例如,你可以说:“对于这件事,我们很快会派人跟您联系的。”
5、避免电话中止时间过长
如果你在接电话时不得不中止电话而查阅一些资料,应当动作迅速。你还可以有礼貌地向对方说:“您是稍候片刻,还是过一会儿我再给您打过去?”
让对方等候时,你可以按下等候键。如果你的电话没有等候键,就把话筒轻轻地放在桌子上。如果查阅资料的时间超过你所预料的时间,你可以每隔一会儿拿起电话向对方说明你的进展。如,你可以说:“约翰先生,我已经快替您找完了,请您再稍候片刻。”当你查找完毕,重新拿起电话时,可以说:“对不起,让您久等了”,以引起对方的注意。
对于接电话的人来讲,当需要查阅资料而有礼貌地请对方稍等片刻,这是可以令对方接受的。如果有人在你正在通话时打进电话,你可以选择合适的词语让你通话的人稍候。然后拿起另一部电话说:“你能否稍等?我正在接听一个电话。”如果打来电话的人只是有一些小事,便可以当即回绝,然后迅即转向第一个电话,而这个人也会意识到你很忙而加速你们的讨论。
-
在援青干部人才代表座谈会上的讲话
在援青干部人才代表座谈会上的讲话(摘要)当前,X正处于历史上最好的发展时期。这是政治优势的呈现期,我们坚决落实总书记对X工作重要讲话指示批示精神,深化对“三个最大”省情定位和“三个更加重要”战略地位的认识,充分发挥中国特色社会主义制度优势,用好对口支援和东...
-
中国古代寓言故事【多篇】
中国古代寓言故事篇一我最近读了《中国古代寓言故事》,这本书中写了许多小故事,每个小故事看似很短,很简单,但都包含了一个个深刻的道理。记忆最深刻的有两则故事:一、“刻舟求剑”讲了一个楚国人坐船渡河,突然,楚国人的宝剑掉到水里了,别人大叫道:“哎!你的宝剑掉了,还不...
-
经验做法:党建引领建强堡垒 夯实基础助推治理新格局
经验做法:党建引领建强堡垒夯实基础助推治理新格局近年来,街道坚持党建引领,以夯实基础、深化创新工作为着力点,积极构建区域统筹、多方协同、以人为本的网格化治理服务体系,打通基层治理的“神经末梢”。这种新型的治理模式不仅提升了社区管理的效率和效果,也更好地...
-
党课讲稿:坚定对中国经济的自信
党课讲稿:坚定对中国经济的自信2023年中央经济工作会议强调,“我国经济回升向好、长期向好的基本趋势没有变,要增强信心和底气”,“唱响中国经济光明论”。坚定对中国经济的自信既要把在中国共产党领导下取得的举世瞩目的经济建设成就展现给世人,更要理直氣壮地回应...