营销宣传物料理办法

营销宣传物料理办法

第一章 总则

目的

为规范公司广告宣传资料的采购、租赁、制作、使用及管理，提高利用效能，完善物料使用制度，健全仓储管理，降低运营成本，根据公司实际，特制定本管理办法。

实用范围

适用于广告宣传材料的申请、购买、租赁、设计制作、领取或发放、保管及划分等工作。

物料分类

常规物料：手提袋、抽纸盒、礼品帽子、单页、可重复使用的物料（如平板电脑、手机）等。

伴手礼、赠品：用于营销活动的物品，如台历、精油、旋转拖把、地垫、水杯、雨伞、帐篷、气球、抽纸盒、咖啡壶、钥匙扣等。

广告宣传品：宣传手册、单页、折页、展架、条幅等。

特殊品：因特殊需要制作的物料。

第二章宣传物料的供应流程

由于营销宣传物料的种类较多，有些可直接在市面上选购，有些则需要租用或度身定做，因此，针对不同的供应方式、其操作流程细分如下方面：

物料采购操作流程

1.经办人或机构根据营销工作需要，拟购有关物料；

2.经办人或机构提交书面申请报告，申请报告中必须明晰使用用途、品牌型号、市场单价、具体数量等；

3.申请报告部门或机构负责人签字后送营销部；

4.营销部根据使用单位的实际需要提出会签意见，然后送审核部；

5.审核部根据申请报告及市场信息核实采购价格及其它指标。如属大批量采购，审核部应联系对家供销商，采取招标形式或议价方式确定采购方案；

6.申请报告经审核部会签后报总经理审批，总经理审批同意后，返回经办人或机构；

7.经办人或机构综合会签意见后开展采购工作；采购力争做到货比三家，压批结款；

8.物料采购回来后，需要由物料管理人员作入库登记，物料入库后方可领用。

租赁物料操作流程

1.经办人或机构根据营销工作需要，拟租赁有关物料（如；空飘、拱门、礼仪等）；

2.经办人或机构提交书面申请报告，申请报告中必须明晰使用用途、出租单位、品名型号、单价、数量等；

3.申请报告经部门或机构负责人签字后报送营销部；

4.营销部根据使用单位的实际需要提出会签意见，然后送审核部；

5.审核部根据申请报告及租赁市场信息核实租赁价格及其它指标，如属经常性租用物料，审核部应联系多家出租商，采取招标形式或议价方式确定经常性租赁方案，以便常年租赁，提高效率，减少重复作业环节；

6.申请报告经审核部会签后报总经理审批，总经理审批同意后，返回经办人或机构；

7.经办人或机构综合会签意见后开展租赁工作；

8.审核部一旦制定了经常性租赁方案，经办人或机构在租赁物料时则无需报审核部会签，直接按租赁方案操作即可；

9.租赁物料到货后，需分别交由租赁经办人和物料管理人员验收，《租用物料清单》必须同时具备租赁经办人和物料管理人员签名方有效。

订做物料操作流程

由于定做物料通常都具有较强的个性特点，制作要求较高，在订做之前，有些需要先事设计、模拟、达到理想效果后按样稿批量生产，因此，订做物料通常需经过两个阶段，即：设计制作和批量生产，其操作程序如下：

1.设计制作流程

1.1投招标部根据物料制作种类开展各项招标工作，确定经常性合作的物料制作单位，制作同类物料的单位应不少于三家，以便经办人或机构择优选用，有助竞争；

1.2经办人或机构在制作物料之间，须提出书面申请，申请内容应包括：物料品名、具体数量、所需金额、制作要求及用途等；

1.3申请报告经营销部会签、总经理批示后，经办人或机构根据会签意见决定是否制作物料，如需制作物料则通知物料制作单位；

1.4经办人或机构与物料制作单位沟通，提出制作要求，达成共识后物料制作单位开始制作样稿；

1.5样稿制作完成后交经办人或机构审阅，经办人或机构认同样稿后报营销部及总经理会审；如营销部或总经理审核时发现样稿有重大失误，经办人或机构负责人负失职责任，扣除当月奖金、绩效补贴；

1.6经会审的样稿返回经办人或机构，如会审意见中提及修改样稿内容，经办人或机构应知会物料制作单位，要求其作出修改，直至符合要求为止；

1.7经办人或机构验收样稿，结算款项。如样稿验收完成，仍有错误未得矫正，且样稿批量生产造成公司严重损失者，经办人或机构负责人承担本次费用总额的10%做直接责任处罚；营销部审批不严谨，承担本次费用总额的5%做连带处罚。

2.批量生产流程

2.1招投标部根据物料成产种类开展各项招标工作，确定经常性合作的物料生产单位，生产同类物料的单位应不少于三家，以便经办人或机构择优选用；

2.2经办人或机构按“样稿制作操作流程”的批复申请向物料生产单位下单，如下单前未曾提出申请——有些部门或机构需追加生产原有版式的物料或本来就无须样稿设计，则需提交书面申请，报营销部及总经理审批，经同意后方可向生产单位下单；

2.3生产单位接到订单后，按要求生产，依时交货；

2.4经办人或机构验收物料，合格后结算货款；

2.5物料交货后，需交物料管理人员作入库登记，物料入库后方可领用。

第三章对供货单位的考评

为加强对供货单位在合作期间的有效监督，防止出现与合作协议相违背的行为，进而保证公司的各项利益，特制定供货单位的考评办法：

1.经办人或机构根据模板制作《供货单位考评表》；

2.经办人或机构每月根据物料的制作、生产、使用情况作月度总结，并将有关意见填写在考评表上，经部门负责人或机构经理签字后报招标部；

3.考评表必须于每月五日前送至招标部；

4.招标部根据各经办人或机构提交的考评表进行汇总，对各经办人或机构反映意见较大或时间较为严重的单位，由招标部出具书面警告函，通知有关单位，要求其改善现状；对于屡教不改超过两次或影响恶劣的供货单位勒令其即时终止合作关系，造成公司经济损失超过一定数额的，将追究其法律责任；

5.被终止合作协议的供货单位，三年内不得承接公司的任何业务或参与竞标活动；

6.招投标部每年年初组织经办人或机构对上一年度的各项物料制作、生产、使用情况及与供货单位的合作关系作进一步的评估，并提出建议招投标部根据各经办人或机构反映的意见决定是否重新选择合作单位。

第四章营销宣传物料使用管理办法

由于营销宣传物料的使用管理办法较为复杂，日常跟进工作较多，公司需安排专职人员负责，负责人员的具体工作有：账务管理、实物管理、样稿管理、成品标本管理、物料领发、物料折旧、物料报废等，具体要求如下：

1.物料管理人员必须具有较强的统筹能力，熟悉物料品名，善于品种归类，有一定的仓储管理经验；物料管理人员不得兼职采购、租赁业务；

2.放置物料需要有独立仓库，批量成品须分类摆设，样稿须存放在文件柜内，按品种分类归档；成品标本须贴上标签，标签上应注明制作时间、单价、供货单位，分类归档；

3.建立“出入库”明细台账，根据《验收单》做入库登记，根据《出库单》做出库登记，出入库之差为存货，如实记账；

4.物料管理人员每月月底盘点一次，确保账实相符；如账实不符，应及时查明原因，并报部门负责人处理，按处理意见对账面作出调整；

5.如属贵重物料（平板电脑、手机等），应在做入库登记时在“备注”栏注明折旧年限，便于财务专项核查；如贵重物料受损，物料管理人员应时向部门负责人反映，部门负责人根据物料受损程度判定是否作报废处理，如需报废，物料管理人员根据该物料报废凭证做出库登记，予以冲销；

6.当有关人员需领用物料时，先填写《物料申领单》，经部门负责人签字后予以领用；

7.物料被领用后，物料管理人员应及时做出入库登记，以经批准的物料申领表做记账凭证；

8.物料管理人员除了应每天做账务登记及实物管理外，还应做物料仓储分析，根据领用量，制作、生产物料所需时间、制作、生产周期设定最高储备经验参数和最低储备经验参数。最高储备参数用于控制供应量或采购量，防止大量物料积压，占用仓库，影响资金流动及因使用时间过长造成物料变质；最低储备参数用于保证物料长期供应，防止间断性或供不应求的现象发生，影响营销工作的开展；当仓储物料达到最高或最低点时，物料管理人员应提出预警，示意储存过量或不足，便以经手人对物料供应作出及时调整；物料管理人员需每月结账，并将有关情况向部门领导汇报，以进一步协调相关工作的开展。