2020版公司會議管理制度
2020版公司會議管理制度
制度編號 | 修改時間 | 起草部門 | 審批人 |
制度-2020-HR003-v1 | 2020.7.31 | 總經辦 |
一、目的
為統一會議管理模式,規範公司各項會議及各類會議流程,縮短會議時間、提高會議質量,特制定本制度。
二、執行
1. 例會由各部門自行組織召開,總經辦應予以協助;
2. 總經辦人事負責對例會召開、會議紀要進行監督及考核;
3. 除公司全員參與的會議外,各類會議資料由召開部門自行整理、存檔、管理,其中周例會必須形成會議紀要進行存檔;
4. 如主辦人有特殊情況不能主持會議,則可委託本部門指定人員召開日例會、周例會;
三、會議分類
1. 公司部門日例會
1.1 召開時間:每天上午8:40-9:00或每天17:00-17:30,特殊情況需延期召開部門負責人需提前通知。
1.2 主辦人: 各部門負責人
總經辦日例會主辦人:**
產品部日例會主辦人:**
1.3 參會人員:各部門所有員工(如有特殊情況不能參加會議需向部門負責人請假)
1.4 會議資料:由各主辦部門自行整理、保管
2. 財務部周例會
2.1 召開時間:每週一,特殊情況需延期召開部門負責人需提前通知。
2.2 主辦人:**
2.3 參會人員:財務部所有員工(如有特殊情況不能參加會議需向部門負責人請假)
2.4 會議資料:由財務部自行整理、保管
3. 直營店周例會(視頻會議)
3.1 視頻會議時間:每週一、每週六(具體時間原則上需提前一天通知),特殊情況需延期召開部門負責人需提前通知。
3.2 主辦人:**(如主辦人有特殊情況不能主持會議,則可委託本部門指定人員主持召開)
3.3 參會人員:各直營店店長、店員
3.4 會議資料:由主辦部門自行整理、保管
4.倉儲部周例會
4.1 會議時間:每週一11:00-12:00
4.2 主辦人:**(**需參與)
4.3 參會人員:倉儲部全員
4.4 會議資料:由主辦部門自行整理、保管
5.月例會
4.1 會議時間:原則上不得晚於每月3號,具體時間另行通知
4.2 主辦人:各部門負責人
4.3 參會人員:具體參會人員待通知
4.4 會議資料:會議簽到表、會議紀要(指定人員記錄)、工作總結PPT,由各部門自行存檔、保管;
5.門店晨會
5.1會議時間:工作日9:30-10:00
5.2 主辦人:各門店店長(如店長有事不能主持需指定人員主持晨會)
5.3 參會人員:門店所有員工
5.4 監督人員:副總經理**和總經辦主管**
5.5 會議資料:晨會現場視頻傳送至微信羣、其他資料由各門店自行整理、保管
6.半年度、年度會議
6.1 會議時間:根據實際情況另行安排通知
6.2 主辦部門:總經辦
6.3 參會人員:公司全體員工
6.4 會議資料:會議簽到表、各部門工作彙報PPT、會議紀要等,由總經辦統一收取、整理、存檔;其他會議決定由總經辦負責起草交公司管理層審核發佈。
7.其他會議
7.1 其他會議:因臨時事項需召開部門討論的會議,如:各專題會議、臨時事項、員工對某問題提出解決方案需其他部門協調等;
7.2 主辦人:臨時事項主要負責人
7.3 參會人員:臨時事項相關參與人員
7.4 會議資料:由主辦部門自行整理、存檔;
四、會議紀律
1. 日例會、周例會、月例會必須按制度按時召開。如未召開,各部門負責人(會議主辦人)樂捐200元/次,在公司微信羣中作為紅包發放給所有員工。
2. 所有3人以上的會議必須前往小會議室召開(特殊情況除外);會議結束會議主辦部門負責整理會議室衞生,如未整理衞生,一經發現,各部門負責人(會議主辦人)則需樂捐100元/次作為公司活動經費;
3. 要嚴格遵守會議的開始時間,提前3分鐘到達會議現場。不得缺席、遲到、早退,會議記錄人員登記到會狀況。遲到則樂捐10元/次,遲到每超過一分鐘增加10元,依次累加,最高不超過100元。如需請假需經會議主辦人批准。無故缺席者,樂捐50元/次,樂捐費用可作為部門活動經費使用;
4. 會前明確會議的目的,公司會議的目的是解決問題、提高效率,因此會議應明確主題,不開無邊際的會議。
5. 會議結束如有重要決定,需在1個工作日內起草、審核、頒佈通知到相關人員;
五、附則
本制度由總經辦負責解釋,如有未盡事宜,將按公司相關規定執行。
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