公文寫作中的日期書寫格式
在使用Word和Excel起草的各類文件中,如果日期書寫格式五花八門,不僅難看還容易和數據發生混淆,特別是報表中錯寫的日期不能立即參與計算,給統計工作帶來一定的影響。文件中的日期書寫格式應為:
一、公曆日期標準格式為;2007年2月6日;或:2007-02-06。
中文(農曆)日期標準格式為:二〇〇七年二月六日,或:丙戌年臘月十九日。
二、日期書寫不得以小數點或頓號代替年月日,如:2007.2.6; 2007、2、6。
三、年月日中的年號必須寫全,不能簡寫成: 07年2月6日;或: 07-02-06。
四、中文日期的書寫:
(一)凡使用繁體字的文件,日期可以中文格式書寫,其方法是在Word中點“插入”/“日期和時間”,選擇中文日期格式,如:二〇〇七年二月六日。
(二)書寫中文日期不得以鍵盤輸入“0”,如:二00七年二月六日,這樣書寫會十分難看。
(三)凡使用簡體字的文件,最好不要書寫中文格式日期。
五、文中涉及到中國干支紀年和夏曆月日應使用漢字。如:甲子年十月十五日 臘月二十日 正月初八等。
六、文中凡涉及到中國清代和清代以前的歷史紀年、各民族的非公曆紀年等均用漢字,這類紀年不應與公曆月日混用,並應採用阿拉伯數字括注公曆。如:秦文公四十四年(公元前722年)。
七、Excel中的日期是可以參與計算的,只能按公曆日期標準格式書寫。即;2007年2月6日;或:2007-02-06。 如果需要使用實時走動日期,可輸入日期函數:“=TODAY()”。日期函數可以參與計算。
八、Excel中輸入日期是十分簡便的,如要顯示;2007年2月6日,或:2007-02-06,只需輸入“2-6”回車即可,如果未能正常顯示,可在“設置單元格格式”中進行設置。
九、凡報表中含日期錯寫者,可替換為正確日期格式後再使用。
十、沒有日期落款的文件是不規範的文件,法規性的文件日期落款就尤為重要。文件署有落款日期,可追索文件的成文時間與時效性,並可作為法律訴訟的重要依據。
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