檔案工作“回頭看”工作總結
檔案工作“回頭看”工作總結
為進一步完善檔案數字化整理工作,緊密結合工作實際,把握解決突出問題,推動檔案工作進一步發展,現對檔案工作“回頭看”工作的有關情況總結如下:
一、各類檔案整理歸檔情況
二、發現的問題及整改建議
1.沒有嚴格按歸檔範圍歸檔:如綜合性年報表,組織機構沿革,大事記,工資表等。
2.歸檔文件材料不齊全:如發文由正稿、擬文稿箋、打印稿及底稿4部分組成,歸檔中有部分缺失;有請示無批覆等。
3.發文中有重號、漏號現象。
4.發文擬文稿箋沒有加蓋公章。
5.個別收文無處理單。
6.收文處理結果未收集。
7.歸檔不及時。
整改建議:
1.平時做好文件材料的收集工作,及時處理好收文和發文的統計登記。
2.按照發文的文種和時間順序依次給特定的發文文種和順序號,發文文種和順序號需指定專人管理,嚴格進行登記,避免重號、漏號。
3.關於請示和批覆,凡是沒有正式覆文而是採用口頭答覆、電話通知等方式批覆的,應做好記錄附在請示前;處理完成的批覆件,應按批覆在前請示在後放在一起歸檔。
4.對於外來文件,應當填寫收文處理單並裝訂一起,文件傳閲後一起歸檔。
5.發文收集時應將發文的正稿、擬文稿箋、打印稿和底稿一同歸檔,並按照其順序排列存放好。
6.設立專人負責收集、歸檔工作,注意跟蹤文件動態;設檔案綜合存放地點,文件不散落各個辦公室,集中存放。
7.重要的收文應及時打印,及時將需歸檔的文件收集存放。
三、檔案室空間急缺
1.檔案庫房太分散,檔案查找不便。庫房無人長期值守,若檔案生黴、發潮等,不能及時發現並反饋。現檔案庫房存放雜亂,無法合理利用空間,科室借用檔案庫房時,不能保證其他檔案的安全性。
2.整理室、查詢室未分離,整理室與查詢室共用,且空間太小致使現場稍顯混亂,外來人員流動對檔案安全有一定隱患。
3.檔案室設施配置不達標。
整改建議:
1.增加檔案室面積,或新建檔案庫房,可綜合考慮檔案情況預留十年至二十年庫容的空間。將成品檔案集中存放,按標準科學排架,才能更快捷的查找利用。
2.做到檔案庫房、整理室、查詢室和辦公室四室分離,方便檔案工作的開展。
3.要添購檔案管理設施設備,做足防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防高温、防黴、防塵措施,確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規範。
以上發現的問題應及時調整,為更好的開展檔案管理工作,完成各門類檔案的細節處理工作。對各類檔案嚴格做到移交登記、借閲登記,按時催還,保證檔案的安全及完整,為檔案的歸檔工作做出更優質的服務。
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