公司文件管理制度【精品多篇】

公司文件管理制度 篇一

(一)總則

為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，特制訂本制度。

(二)文件管理

內容主要包括:上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報下發的各種文件、資料。按照分工的原則，全公司各類文件由辦公室歸口管理。

(三)收文的管理

1、公文的簽收凡來公司公啟文件（除公司領導訂啟的外）均由收發員登記簽收後分別交辦公室文書拆封。在簽收和拆封時，收發員和辦公室文書要注意檢查封口和郵戳。對於口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。對上級機要部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，並登記差錯文件的文號。

2、公文的編號保管辦公室文書對上級來文拆封後應及時附上“文件處理傳閲單”，並分類登記編號、保管。須由公司承辦或歸檔的公司領導親啟文件，公司領導啟封后，也應交辦公室辦理正常手續。本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交辦公室文書進行登記編號保管，不得個人保存。

3、公文的閲批與分轉凡正式文件均需分別由辦公室主任（或副主任）根據文件內容和性質閲籤後，由辦公室文書分送承辦部門閲辦，重要文件應呈送公司領導（或分管領導）親自閲批後分送承辦部門閲辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閲簽完，緊急文件要月即辦。

4、文件的傳閲與催辦傳閲文件應嚴格遵守傳閲範圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉借其他人閲看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。閲讀文件應抓緊時間，當天閲完後應在下班前將文件交回辦公室，閲批文件一般不得超過2天，閲後應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”，辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。閲文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確係工作需要，要辦理借閲手續，以防止丟失泄密。文件閲完後，應送交辦公室辦公室文書，切忌橫傳。辦公室辦公室文書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，並徵得辦公室同意後，予以複印或摘抄，原件應及時歸檔週轉。

(四)發文的管理

1、發文的範圍凡是以公司名義發出的文件、通知、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文範圍。

2、公司下發文件主要用於:公佈公司規章制度；公佈公司體制機構變動或幹部任免事項；公佈公司性的重大開發、項目、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；發佈有關獎懲決定和通報；其他有關公司的重大事項。

3、公司上行文、外發文主要用於:對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；同兄弟單位聯繫有關公司重大開發項目、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理等事宜。在公司日常項目開發和經營管理中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，由主管業務部門書面或口頭通知執行，一般不用公司文件發佈。凡各業務部門如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以簡寫名義用《工作簡訊》發會議紀要。各業務部門與外單位發生的一般業務聯繫，可用各簡寫的名義對外發函（應各自編號備查），不用公司名義發文。

(五)文件的立卷與歸檔

1、凡下列文件統一分別由兩辦負責歸檔:

①上級機關來文，包括上級對公司報告、申請的批覆；

②公司發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生產經營工作的種類計劃統計、季度、年度報表等；

③經理辦公室各種專業例會記錄；

④公司一級組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等；

⑤有保存價值的人民來信，來訪記錄及處理結果；

⑥參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本公司在會上彙報發言材料等；

⑦上級機關領導同志來公司檢查視察工作的。報告、指示記錄，以及公司向上級進行彙報的提綱和材料；

⑧反映公司生產、經營活動、先進人物事蹟及公司領導工作等的音像攝製品；

⑨公司日誌和大事記；⑩公司向上級請求批覆的文件及上報的有關材料。

2、業務部門、各羣眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業務科室、羣眾團體負責立卷歸檔。

3、立卷要求文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。立卷時，要求把文件的批覆、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室)移交，清單一式兩份(接交單位各留存一份備查）。

4、文件的銷燬對於多餘、重複、過時和無保存價值的文件，公司辦公室應定期清理造冊，並按上級有關規定，辦理申請銷燬手續。

公司文件管理制度 篇二

1.編訂依據

本公司為了規範化質量流程，提升任務運營流轉效率，以對接國際化質量管理為努力方向，為完善內部質量追溯管理，特編制此制度。

2.適用範圍

本制度適用於公司內部記錄和內外部發放文件的管理，是對公司記錄和文件編號的詮釋文件，適用於本公司現涉及的所有記錄和文件。

3.責任部門

本制度的編訂和修訂部門為公司ISO體系部。

4.制度細則

4.1記錄編號規定

4.1.1公司記錄分為內部記錄和外來記錄。

4.1.2內部記錄的設定格式為：

QR + XX + XX + X/X

記錄縮寫+隸屬部門+記錄編號+版本號

4.1.3外來記錄的設定格式為：

（WL）QR + XX + XX

外來記錄縮寫+隸屬部門+記錄編號

4.2公司文件編號規定

4.2.1公司文件分為內部文件和外部文件。內部文件可以有：

（1）標準操作指導書：SOP

（2）標準檢驗指導書：SIP

（3）標準管理程序：SMP

4.2.2質量手冊的編寫格式為：

TXJY + QM + X/X

公司簡稱+質量手冊縮寫+手冊版本號

4.2.3程序文件的設定格式為：

TXJY + QP + XX + X/X

公司簡稱+程序文件縮寫+文件編號+版本號

4.2.4操作/檢驗規程、管理程序的'設定格式為：

SOP/SMP/SIP+ XX + XX + X/X

文件類別+文件所屬部門+文件編號+版本號

4.2.5外來文件的設定格式為：

WL + XX + XX

外來文件縮寫+隸屬部門+部門內部編號

4.3部門編號的規定

4.3.1各部門的編號以組織機構圖中的部門名稱為標準，如：

行政部AD、人力資源部HR、質量部QM、市場部MD、銷售部SD、售後服務部AS、商務部MC、採購部PD、倉庫WD。

4.4文件編寫格式的確認

4.4.1本公司所有文件和記錄分為標題和正文。

公司文件和記錄的標題抬頭採用仿宋字體三號，以保證字體標頭清晰醒目。表格寬度設定為15釐米，表格內容採用單元格對齊方式為中心對齊，行間距設置為單倍行距，段前首行縮進2字符，段前段後間距設置為0，同時設定為自動調整中文與數字的間距。

文件內容中的一級標題及二級標題採用統一字號，文字方向為從左向右，文字對齊方式為左對齊，字體為宋體（標題）四號，編號方式為多級遞進的編號方式。如：

1、

1.1

1.1.1

公司文件和記錄的正文采用宋體（正文）四號，行間距設置為單倍行距，段前段後間距設置為0，頁面佈局設定為上下頁間距2.54釐米，左右設定為3.18釐米。正文中的數字與序號全部使用阿拉伯數字，章節序號後空一格編寫內容以保證美觀。對於正文中出現的部門、規章制度、法律法規應名稱完整，不得使用簡稱。正文編寫完成後，應通讀流暢，對於應進行斷句的內容使用中文標點符號進行斷句。

4.5文件的發放和管理

4.5.1文件發行

公司所有現行文件，如：操作規程、檢驗規程、崗位操作説明書等。文件全部由體系部進行統一發放，並對發放的文件記入《文件發放管理台賬》，在台賬中記清發放文件數量，並由簽收人當面進行簽收。

4.5.2文件補發

文件簽收人應對發放的文件妥善保存，如因文件保存不當，不慎丟失，請填寫《文件補發申請表》並交於體系部留檔，當體系部收到文件補發申請後，將於三內日將補發的文件交於申請部門。

4.5.3文件更換

本公司所執行文件如有更新、替換情況發生，將由體系部發送郵件至相應文件隸屬部門，通知並予以更換，更換的文件將計入《文件更新換版台賬》。請各文件執行部門注意，換版的文件的版本號將有所發生變化，如：原文件版本號為A/0,那麼修改後的版本號則為A/1，如發生換版，則版本號變化為B/0。

4.5.4文件受控

下發文件應加蓋體系部的文件受控章，由部門編制的文件應統一交由體系部進行文件格式的確認審核，審核後的文件下發至員工手中應具有受控章，無受控章的為無效文件。

4.5.5文件編號

由各部門編號的文件應統一編號格式，部門內編制的文件應及時進行梳理，文件編號不得重複。如部門文件編號在執行中發現重複應及時上報體系部進行核對並處理。

公司文件管理制度 篇三

一、總則

1、為規範公司文件的起草、審批、傳達、存檔工作，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，結合公司的實際情況，特制訂本制度。

2、文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，公司上報下發的各種文件，同級相關方函、電、來文。其中工程系統與甲方的往來函件按《檔案管理制度》執行。

3、公司文件由辦公室統一管理和存檔。

一、文件的分類

1、外收文：公司從外部接收的政府文件。

2、外發文：以公司名義向外部發送的文件。

3、內行文：公司內部下發的`文件，分為正式文件和臨時文件（指時效性較強的文件）。本制度的內行文所指的是正式文件。

三、內行文的管理

1、內行文的範圍：

凡是以公司名義對內發佈的制度、辦法、通知、決定、決議、會議紀要和會議簡報，均屬內行文範圍。

2、內行文的編號

公司文件管理制度 篇四

文件管理內容主要包括外部來函、電郵、資料和本公司內部上報下發的各種文件、資料。按照統一收發集中管理的原則自即日起本公司各類文件外來和內發統一由總經辦歸口管理

一、收文的管理與公文的簽收

1、公司所有文件（除董事長、總經理訂啟的外）均由總經辦專人登記簽收、拆封。在簽收和拆封時，需注意檢查封口，對開口和郵票撕毀函件應查明原因。

2、對政府部門發來的文件要進行文件、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對口應立即報告上級部門並登記差錯文件的文號。

二、公文的編號保管

1、文件拆封和簽收後應及時附上“文件處理傳閲單”作分類登記編號、保管。

2、本公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交總經辦進行登記編號保管，不得個人保存，如職工工作需要借閲的可複印或借用。

三、公文的閲批與分轉

1、凡正式文件均需由總經辦主任或行政主管根據文件內容和性質閲籤後由收發員分送領導和承辦部門閲辦，重要文件或急電應立刻呈送主管領導或分管領導閲批後分送承辦部門閲辦。為避免文件積壓誤事一般應在當天閲簽完。

2、一般性質的函、電郵、單據等可由總經辦直接分轉處理。如涉及幾個部門會辦的文件應同各部門聯繫後再分轉處理。

3、為加速文件運轉收發員應在當天或第二天將文件送到領導和承辦部門如關係到兩個以上部門應按批示次序依次傳閲最遲不得超過兩天特殊情況例外。

四、文件的傳閲與督辦。

1、傳閲文件應嚴格遵守傳閲範圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閲看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

2、閲讀文件應抓緊時間當天閲完後應在下班前將文件交收發員，閲批文件一般不得超過兩天閲後應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”總經辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

3、閲文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件如確係工作需要要辦理借閲手續以防止丟失泄密。 4.文件閲完後應交收發員切忌橫傳。

5、總經辦對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，並徵得總經辦同意後，予以複印或摘抄原件應及時歸檔保存。

6、按照閲文範圍。一線員工。一般由有關部門定期組織學習相關文件。或由總經辦通知到單位閲文。

五、發文的規定

1、公司上報下發正式文件的權力分別集中總經辦和行政辦公室。各分公司和部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

2、各下屬公司、部門需要向上反映彙報重要情況或向下安排佈置重要工作要求發文應分別向總經辦、行政辦公室提出發文申請並將文件底稿分別交總經辦、行政辦公室審核。總經辦、行政辦公室同意發文方可按公司發文規定設置與業務分工統一歸口以密×字、政×字發文。各分公司團體文件由總經辦批轉。

3、對公司影響較大，涉及多個以上領導分管範圍的文件，須經公司領導班子研究決定後批准簽發。其餘文件均由主要領導批准簽發。

六、發文的範圍

1、凡是以公司名義、總經辦、行政辦公室名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文範圍。

2、總經辦、行政辦公室下發文件主要用於：

（1）公佈公司規章制度

（2）轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的文件

（3）公佈公司體制機構變動或幹部任免事項

（4）公佈單位重大建設、技術、管理、政治工作、生活福利等工作的決定

（5）發佈相關獎懲決定和通報

（6）其他相關重大事項

3、總經辦、行政辦公室上行文、外發文主要用於：

（1）對上級機關呈報、請示報告、處理決定

（2）同兄弟公司聯繫有關重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、管理、黨羣工作等事宜。

4、日常工程、技術、管理、建設工作中有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管領導批准後，由各部門書面或口頭自行通知執行一般不用發文。

5、各部門如會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以部門名義用《工作簡訊》發會議紀要。

七、發文程序規定

1、總經辦、行政辦公室同意發文後，主辦部門應以公司目前方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿

2、草擬文稿必須從本公司角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫

3、文稿擬就後，擬搞人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發送範圍、印刷份數、擬稿部門與擬稿人，並簽名、蓋章、標定日期和密級

4、總經辦應根據董事長和總經理有關指示精神，相關文件規定，對文稿進行審查和修改。對塗改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿部門重新擬稿

5、經總經辦審查修改後的文稿，送分管領導核稿對文稿內容、質量負責

6、對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理寫清楚

7、文稿審核總經辦簽署後，按批准權限的規定分別呈送董事長、總經理處審定批准簽發

8、經領導批准簽發後的文稿交總經辦收發員統一編號送打字室打印

9、文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名

10、文件打字後，由總經辦派專人按數印刷，再由收發員分發並檢查落實情況。

八、文件的借閲和清退

各部門有關工作人員因工作需要借閲一般文件，需經本部門負責人同意，對有密級的文件須分管領導或總經辦主任同意後方可借閲。

借閲文件應嚴格旅行借閲登記手續，就地閲看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

總經辦收發員對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本單位文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。一般為月底一小清季末一中清、年終一總清。如發現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，並如實向領導報告。

文件的立卷與歸檔範圍

1、凡下列文件統一分別由總經辦收發員負責歸檔

（1）上級部門來文包括上級對本部門報告、申請的批覆(2)總經辦、行政辦公室發出的'報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、領導發言和生產工作的各類計劃統計、季度、年度報表等

（3）高層會議、行政辦公會議、中層幹部會議、全體職工大會以及各種例會記錄(4)總經理辦公會議所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等(5)有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果

（6）參加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本單位在會上彙報表言材料等(7)上級機關領導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進行彙報的提綱和材料

（8）反映本單位生產活動、先進人物事蹟及領導工作等的音、像攝製品(9)單位日誌和大事記

（10）單位向上級請示批覆的文件及上報的有關材料。

九、立卷要求

1、文件立卷應按照內容、名稱、時間順序分門別類地進行整理歸檔。

2、立卷時要求把文件的批覆、正本、底稿、主件、附件收集齊全保持文件、材料的完整性。

3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料要及時立卷歸檔。

4、上年度形成的文件材料，要求在下年度7月份以前整理完。

十、文件的銷燬

1、對於多餘、重複、過時和無保存價值的文件，總經辦應定期清理造冊，並按上級有關規定辦理申請銷燬手續。

2、經審核同意銷燬的文件，應在總經辦收發員文書和正副主任以及分管領導的共同監督下銷燬。

公司文件管理制度 篇五

1.目的

防止在服務過程中因公用設施和服務過程無標識或標識不當導致各類不合格的發生。

2.適用範圍

適用於公司各部門的日常工作。

3.職責

3.1總經理或授權人負責公用設施、倉庫內物資、重要、危險部位及其他服務過程標識的監察。

3.2部門主管和崗位責任人負責標識的安裝和檢查。

4.方法和過程控制

4.1公用設施的標識

4.1.1機電設備按各設備名稱、設備責任人標識，標識牌掛(貼)在設備顯眼部位。

4.1.2消防通道出入口、消防設施處設置相應消防標識。

4.1.3配電室、水泵房、泳池機房、監控中心、倉庫、辦公室、公共衞生間等部位在出入口上方或門上貼上有部門名稱的標識。

4.1.4所有設備間出入門上應有'機房重地，非請勿進'的標識。

4.1.5所有閥門上應作上標識以確認閥門開閉狀態。

4.1.6倉庫內的物資名稱和用途需掛貼於貨架或物資上，並在庫房門上貼'嚴禁煙火'的告示牌。

4.1.7樓層的標識貼於本樓層的顯着位置。

4.1.8在進天台的通道上應有'天台重地，非請勿進'的標識。

4.1.9變壓器和高壓環網櫃上掛'高壓危險，請勿靠近'告示牌。

4.1.10游泳池必須標明水的深度。

4.1.11天台顯眼部位應掛貼'高空拋物，手下留人'等字樣的`警示牌。

4.2服務過程的標識

4.2.1高空作業時，在危險區域周邊用警戒帶圈出警戒區域，對區域內的財產要做好防護措施，並放置有'危險勿進'，'高空作業，注意安全'等字樣的告示牌。

4.2.2配電設備維修時，必須在開關上掛'有人工作，禁止合閘'的告示牌。

4.2.3清洗辦公室及其他較光滑位置的地面或天氣潮濕時，應在顯眼部位放置'小心地滑'的告示牌。

4.2.4在公共場所刷油漆時，如果油漆未乾而現場又無工作人員時，應在顯眼位置放置'油漆未乾'告示牌。

4.2.5泳池、兒童娛樂設施、會所等設施暫停開放期間，在顯眼部位掛放'暫停使用'告示牌，清潔時掛放'清潔中'字樣的標識。

4.2.6維修公共衞生間設施時，應放置'維修中'或'停用'字樣的告示牌。

4.2.7樓內保潔員在進行樓梯道、樓層保潔工作時，應在單元防盜門或明顯位置懸掛'此區域在清潔中'字樣的標識。

4.2.8對於其他有追溯性要求的服務過程（如一些清潔、保安、設備維護服務）標識，應通過制定明確的服務規範和做好質量記錄予以實現。

4.3標識的管理

4.3.1各部門自行製作的標識，必須嚴格參照公司ci手冊標識所規範的樣式，所有ci手冊所規範的標識，部門必須嚴格執行。

4.3.2各部門如需設置中英文對照標識，需將中文及譯文內容報品質主管審批。

4.3.3如發現標識已經被污染、塗抹、撕毀、破損或已失去標識意義，應及時更換、替補或撤消。

4.3.4當設置標識的位置需要更改或撤銷標識時，必須經總經理或授權品質主管同意後方可執行。

5.相關文件

《ci標識手冊》

公司文件管理制度 篇六

一、總則：

為規範本公司技術文件的管理，確保文件編制的正確性特制訂本制度。

二、技術文件的編制、審核、批准：

1、技術文件由工程部負責編制，工程部應對技術文件的正確性、合理性負責。

2、工程部部長負責技術文件的審核。

3、總經理負責技術文件的批准。

4、技術文件包括：

a、圖紙；

b、工藝操作規程；

c、設備操作規程；

d、產品內控標準；

e、產品檢驗規範；

f、採購技術要求等。

三、技術文件的'更改：

1、技術文件更改的前提：

a、顧客要求更改；

b、由於開發試製的疏忽而必須更改；

c、技術要求過高，生產設備無法達到而必須進行更改等。

2、各部門如確需對技術文件進行更改，須由各部門負責人填寫技術文件更改申請單，報工程部審核，廠務經理批准；

3、技術文件更改申請單應包括以下內容：

a、更改原因；

b、更改前參數；

c、更改後參數。

4、技術文件更改申請單的審批：

a、廠務經理負責對技術文件更改進行審批；

b、必要時廠務經理可組織有關人員對技術文件的更改進行評審或會籤；

c、廠務經理下達技術文件更改指令（書面文件）；

5、生產部根據指令實施更改。

a、更改不得降低規定的產品質量水平和顧客適用性要求；

b、更改不得違反有關標準和法律、法規；

c、工程部負責更改，其他人員未經受權無權更改，工程部做好技術文件更改記錄；

d、更改時所有部門及所有文件應同步更改。

四、技術文件的管理：

1、技術文件發放：技術文件由工程部發放到相關責任部門，並在[文件發放記錄表]上登記，由領用人簽名。

2、文件使用和保管：

a、工程部根據工作需要合理發放給使用者；

b、使用者要妥善保管好文件，使用者未經技術部許可，不得擅自複印、外借技術文件。有遺失及損壞情況應及時報工程部辦理補發手續；

c、工程部應建立[技術文件一覽表]及[外來文件一覽表]；

d、技術文件由工程部歸口保管，工程部對上述文件應進行分類並妥善保管；

e、借閲技術文件須由技術部或廠務經理批准，並在[文件及資料借閲登記表]上做好記錄，由借閲人簽名；

f、對無使用及保存價值的文件，由工程部負責審批後及時收回銷燬，並填寫[文件及資料回收登記表]；

g、對有保存參考價值的作廢文件，應在該文件上進行標識，並用專櫃保存，以防誤用。

公司文件管理制度 篇七

一、總則

1、為提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據文書處理的有關規定，結合我企業實際情況，特制定本制度。

2、文件管理內容包括：上級政府部門函、電、來文，同級合作企業函、電、來文，本企業上報、下發的各種文件、資料。

3、本企業各類文件統一由辦公室歸口管理。

二、發文管理

1、凡以我公司名義上報或下發的文件（報告、請示、紀要、通知、函件等），由承辦部門擬稿，送辦公室核稿，經辦公室核稿後送總經理簽發。

2、經總經理簽發的文件由辦公室統一登記、分類編號並保留一份原件存檔。

3、發出的文件、傳真應追蹤落實對方是否收到，對沒有收到的應及時進行補發或改用其他方式發送。

4、所有由辦公室發出的傳真、文件等應統一登記，並標註發送單位、日期，由發件人簽名。其他部門自主發送的，由發送部門自行負責。

5、發文辦理工作程序：

（1）擬稿：公司公文、日常業務和事務性的文件由各涉及到的職能部門負責擬稿，擬稿要求內容要情況屬實、觀點明確、條理清楚。

（2）核稿：核稿是指由擬稿部門經理對擬好的文稿進行審查、核對、修改，為簽發做好準備。

（3）會籤：凡公文涉及到其他部門有關事宜，需給有關部門會籤。有關部門會籤後送辦公室主任處對公文進行復核，複核的主要內容為是否已協商、會籤；文種、公文格式是否正確等。

（4）簽發：以公司名義報送的所有公文一律送總經理簽發。簽發公文時如有修改，應在原文上圈改並簽署姓名和日期。

（5）發文登記：此時的。發文登記是指對待發文稿進行復核，重點看審批簽發手續是否完備，附件是否齊全，格式是否統一、規範，符合要求的文稿由辦公室根據領導簽署意見成文稿的內容，並對待發文稿進行編注發文字號，確定份數後印制。

（6）用印：用印是指辦公室對已印製好的公文進行蓋章。

（7）存檔：在發文辦理流程結束後，檔案管理人員按照文書檔案的歸檔要求對所發公文進行存檔（應包含底稿、正文兩份，及有關電子文檔，並定期將電子檔備份到專門的硬盤）。沒有歸檔和存查價值的公文，經過鑑定和總經理批准可以定期銷燬，銷燬祕密公文應當進行登記，由二人監銷，保證不丟失、不漏銷。

三、收文管理

1、所有發至本企業的文件（含傳真和政府部門傳達的公文、業務往來文件等），由辦公室統一簽收、登記、編號，送總經理閲示或送有關部門辦理，為避免文件擠壓，一般應在當天完成送閲。

2、接收傳真應明確來文單位、接收人或部門，辦公室接收後負責轉交，並由接收人簽收。

3、外出辦公帶回的文件及資料應及時向總經理上報或移交辦公室，直接上報總經理的根據總經理指示辦理，移交辦公室的由辦公室根據文件內容和性質向上級報告或指定專人、轉交其他有關部門辦理，並由辦公室保留原件或複印件存檔。

4、辦公室收到文件，應根據文件內容和性質全面統籌，送總經理批示或交有關部門閲辦。需要辦理的公文，經請示總經理後辦理，根據文件內容、總經理批示予以催辦。

5、已交辦公室存檔的文件在借閲中應嚴格遵守傳閲規定和保密範圍，所有文件如需外借或複印必須辦理文件借閲手續，經總經理批准後方可借閲。

6、個人或部門閲讀文件應抓緊時間，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借給其他人，閲讀完後應及時交還給檔案管理員。

7、收文辦理工作程序：

（1）簽收：簽收是指收件人在對方的公文投遞單或送文簿上簽字，表示收到。公司所有公文由辦公

室簽收、拆封，對需納入收文辦理的，應統一進行收文登記。

（2）收文登記：收文登記是指對收進的公文進行註冊、編寫收文號等。將收到的文件先按來文機關或部門進行分類按收文日期、收文序號、來文單位、來文字號、文件標題、份數、等逐項進行登記。

（3）擬辦：在收文登記後，由辦公室人員送辦公室主任處審核，符合有關規定的，辦公室應根據文件的內容、性質、緩急程度提出辦理意見和建議，送請總經理批示後交有關部門辦理。

（4）批辦：批辦是指總經理對收文的辦理寫出指示性意見，並指定辦理部門和傳閲範圍。

（5）承辦：承辦是指按照總經理的批辦意見，指定承辦部門及傳閲範圍。承辦部門接到需辦文件後，要認真及時辦理，急件隨到隨辦。需兩個以上部門承辦的文件，主辦部門要主動會同相關部門協商辦理，並負責回覆辦理結果。

（6）催辦：催辦是指根據總經理的批辦意見，由辦公室督促承辦部門儘快上報辦理結果。

（7）注結：文件辦理完畢，應在《收文登記簿》或公文處理單上注結，註明辦理日期，並簡要寫明辦理結果。

（8）存檔：在收文辦理結束後，應根據公文的相互聯繫、特徵和保存價值分類整理立卷，要保證檔案的齊全、完整。沒有存檔和查存價值的公文，經過鑑定和總經理批准，可以定期銷燬，銷燬祕密公文應當進行登記，由二人監銷保證不丟失、不落銷。

四、保密文件管理

1、嚴格遵守保密制度，保密資料統一由檔案管理員收發、傳遞、銷燬等，並嚴格把關。

2、制發保密文件時，經辦人要根據文件、資料的內容和定密範圍，標明密級、保密期限，確定發送範圍、數量，報送總經理審批後印發。

3、借閲、複印保密文件、保密資料必須嚴格履行審批登記手續，嚴禁將保密資料保密文件拿到其他營業性場所複印。

4、對保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進行全面清查、核對，發現欠缺要及時追查，防止丟失。

五、文件的銷燬

1、對於多餘、重複、過期和無保存價值的文件，辦公室應定期清理造冊，按照公司有關規定，辦理銷燬手續報總經理批示。

2、經審核同意銷燬的文件，應在檔案管理員和辦公室主任的共同監督下進行銷燬。

六、附則

1、本制度由公司辦公室負責解釋。

2、本制度自發文之日起實施。