關於加強合同評審的管理規定
針對集團公司質量體系內審中暴露出的問題,為提高合同質量,有效的規避經營風險,銷售公司決定進一步規範和加強合同評審管理,要求如下:
1、各地區經理務必嚴格執行合同評審程序,隨時做好合同評審記錄,方能簽訂設備合同。
2、各地區經理需認真閲讀營銷信息系統中的管理規定,嚴格遵守《銷售公司合同管理規定》要求,參照《大型產品合同範本》和《通用型合同範本》制定合同文本。
3、不論合同由誰簽訂(比如,某些合同可能需要董事長簽字),地區經理為第一責任人,大區經理和銷售領導負領導責任。
4、通用型合同評審要求:
通用型產品指我公司定型產品,不需要改型和重新設計、可以進行儲備的通用型金切機牀、通用型數控機牀、通用型壓力機等。
合同簽訂前,地區經理必須通過系統將合同文本發給大區經理,大區經理審定、並請示分管銷售副總經理同意後,通過系統反饋給地區經理,地區經理才能簽訂合同。系統留存信息為以後評審考核依據。
書面評審資料必須由銷售副總經理簽字。
5、新產品及改型產品合同評審要求:
通用型產品之外的產品,指須在通用型產品基礎上改型的產品、新產品和所有的自動化產品。
A、評審項目:
①技術工藝能力評審:由產品公司技術部門主管以上人員進行技術能力評審,要從工藝角度審查是否滿足用户要求,評審記錄裏要有“可以滿足用户技術和工藝要求”字樣。建議在技術協議裏增加用户工藝要求的條款,以規避因產品不滿足用户工藝要求而帶來的風險。
②財務部價格、付款方式評審。
③生產安全部交貨期評審。
④法律評審。
⑤在上述4項評審完成後,必須由銷售副總經理或總經理簽字同意,合同評審才算結束。
B、評審程序:
①合同洽談過程中,技術文件要由技術部門提供或由其確認,並分別就(A)所列評審項目內容與各有關部門進行溝通,簽訂合同前須經各部門主管以上人員認可,地區經理要做好評審記錄,形成書面文字資料。
②合同簽訂前,地區經理必須通過系統將合同文本發給大區經理,大區經理審定、並請示分管銷售副總經理同意後(大型及成線產品必須請示銷售總經理同意)。通過系統反饋給地區經理,地區經理才能簽訂合同。系統留存信息為以後評審考核依據。
6、銷售經理在向合同管理員提交合同時,要求同時有正式簽字的書面合同評審記錄表;如有出差等因素暫時不能提交,必須隨合同提交評審記錄資料(需由銷售副總簽字或寫明銷售副總網上審批時間、銷售經理簽字證明),正式簽字的書面合同評審記錄表必須在一月內補齊。
7、如存在無合同評審記錄的合同實施的現象,要嚴加考核合同管理員。
本規定自下發之日起開始執行。
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