檔案規範化管理現狀分析和改進報告
檔案規範化管理現狀分析和改進報告
過去一年的檔案管理工作在一片忙碌中結束了,在上級領導的指導下,為全面提升公司綜合檔案管理水平,實現檔案管理規範化、數字化、現代化,對現有檔案進行底數摸清,旨在認清影響本單位檔案工作規範化、科學化管理的主要問題,並以問題為導向,把握今後改進目標,擬提出檔案規範化管理的建設性意見,有針對性地解決實際問題,逐步提高檔案管理水平和服務水平。現對照企業檔案規範化管理標準,結合公司檔案管理實際,特此報告如下:
一、本單位檔案工作基本現狀:
檔案室現存檔案共有五部分組成。(一)文書檔案,包括公司管理事務活動產生的通用文書檔案,有經營管理、生產管理等文件材料。(二)財務檔案,包括財務報表、賬簿、憑證等。(三)人事類檔案,包括員工材料;工資、保險福利、合同等材料;以及其他可供組織參考的材料。(四)工程類資料,包括項目相關的綜合文件、監理文件、施工文件及竣工圖。(五)其他材料類,如歷史照片等。
檔案規範化管理即數字化管理。在平時的工作中,為公司職工提供檔案查閲、借閲;複印文本;收歸保存等便利化服務。並啟動檔案數字化加工工作,投入資金人力,對現存檔案進行數字化加工處理。目前數字化管理工作正在有序進行中,做好數字化檔案、照片檔案和目錄掛接工作,初步實現檔案電子化管理,為推動公司檔案規範化管理邁出成功的第一步!
二、存在問題:
(一)、檔案數字化資金預算不足,數字化工作進度較慢。檔案數字化通常採用自主加工和委託加工兩種方式進行。兩種方式都需要充足的資金予以支撐。需要高配置電子檔案管理系統等軟件,計算機、掃描儀等硬件,後續數字化加工完成之後還要進行安全維護與運行,也需要資金支持。但在實際操作過程中,缺乏專項充足的資金支持,導致數字化工作難以推進。
(二)、檔案數字化的利用安全難以保障。檔案數字化的最終目的是方便利用,數字化後的檔案不再受“孤本”的限制,同時也打破時空壁壘,使用效率最大化。但是在方便利用的同時卻潛藏着一定的安全隱患,如數據丟失或損壞、保密數據被公開等。
(三)、崗位編制空缺,缺乏專業人才。檔案規範化專業人才是決定檔案規範化進程推進的重要因素之一。但缺乏專業化的人才配備,是制約檔案數字化建設的進程的一重要因素。
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