會議室的管理制度【多篇】
會議室使用管理制度 篇一
一、目的
為了進一步加強會議室管理,提高使用率,明確各部門使用公司會議室的規定及申請使用流程,特制定此制度。
二、定義
本制度的會議室主要指的是寶威學堂大樓7樓第一會議室、第二會議室及第三會議室
三、用途
會議室用途:公司會議、部門會議、員工培訓、員工工作面談、招聘面試、客户接待以及適合在會議室舉辦的小型活動、競賽活動等的場所,無特殊情況不可挪為它用。
四、會議室使用規定
1.會議室均由行政人事部統一管理,統籌協調安排使用,並負責衞生、安全以及對室內設備物品的管理;
2.部門或個人需要使用會議室時,需提前半天向行政人事部前台人員提出申請並填寫《會議室使用申請表》,經行政人事部准許後方可使用。臨時性使用會議室,必須經行政人事部負責人同意後方可使用;
3.使用原則:先申請,後使用。沒有按規定申請的部門或個人,在沒有衝突的情況下,補充相應手續後可使用;但如有衝突,必需禮讓先申請使用會議室的部門或個人;特殊情況下,經相互之間協商後可以調整使用順序。但行政人事部不負責協商,由使用者自行協商;
4.遇公司層級的緊急及重要的會議時,已申請使用會議室的部門或個人,在不能調換的情況下,部門或個人應先讓公司層級的重要會議;
5.部門及個人需在所預約的時間到達會議室並開始使用。超過10分鐘仍未到達會議室的,行政人事部有權對會議室的使用另作安排;
6.部門及個人應按預約的時間內使用完畢,不得超時使用。如需延長使用時間,需及時通知行政人事部。如在緊接的時間段內已安排給其他部門或個人使用,超時使用的部門或個人必須離開該會議室,終止使用該會議室;
7.任何部門或個人在使用會議室期間,必須愛護會議室的設備設施並且安全使用。嚴禁私自接拉電源,私自移動設備。如因個人原因造成設施設備損壞,須照價賠償;
8.會議室內的所有設施設備,未經允許,不得帶出會議室;
9.會議室使用期間,使用部門或個人自行負責會議的模式安排、人員接待、會議記錄等,但如有需求可申請由行政人事部予以協助;
10.會議室使用期間,使用部門或個人(本站★)需保持會議室的整潔。使用完畢後,務必將所有移動過的桌子、椅子、設施設備等還原,離開時需關閉空調、投影儀等電源設備;
11.如部門或個人臨時取消申請,再需使用時需重新申請。
五、程序
1.申請流程
1)部門或個人到前台處查詢會議室的使用狀況;
2)部門或個人向前台申請,申請中需包括使用時間、規模大小、擬用設備等情況;
3)前台人員根據部門或個人的申請需求作出安排,並在《會議室使用登記表》上做記錄;
4)前台人員需將《會議室使用申請表》張貼在會議室指定位置處;
5)部門或個人按時間使用會議室。
2.使用流程
1)部門或個人按會議室使用規定使用會議室;
2)部門或個人自行指定人員安排會務工作。
3.交還流程
1)部門或個人使用完畢後,前台人員需檢查會議室,發現不按規定使用的,及時要求部門或個人改正;
2)如部門或個人不改正,前台人員應及時上報行政人事部負責人協調;
3)如部門或個人拒絕改正,行政人事部將出處罰通告,對部門或個人作出處罰。
4.會議室使用流程示意圖
電視電話會議室使用制度 篇二
電視電話會議室管理制度
為進一步加強對電視電話會議室的管理,確保電視電話會議室的有序運轉和合理有效使用,特制定本制度。
一、召開電視電話會議時,各分會場要配合主會場做好系統調試和技術保障工作,服從主會場的統一指揮和調度,確保會場內各種會議設備達到電視電話會議要求。
二、電視電話會議室的佈置,要按會議要求標明會場名稱、會議標語等,並在會場前排放置參會領導的席位牌,會場內不得出現公司名稱或者其他商業性標識。
三、電視電話會議室內設施不得隨意搬動或挪作它用,參會人員應愛護會議室的公共設備,若造成損壞,應及時向管理部門報告,分析原因,落實賠償責任。
四、參會人員提前15分鐘進入會場,會議期間,全體參會人員必須嚴肅會議紀律,自覺關閉手機或調為靜音,不得隨意交談和走動,並自覺愛護環境衞生,會場內嚴禁吸煙、隨地吐痰,不得亂扔紙屑、雜物,不得在牆面等部位隨意張貼、塗寫。
五、國家和省、州開到縣級的電視電話會議由縣XXXX中心負責系統的調試和技術保障,各會議組織單位要及時與縣XXXXX中心聯繫(聯繫電話:XXXXXX)。
六、會議組織單位負責做好會議的簽到和會場佈置等工作,七、會議服務工作由縣政府辦機關事務管理科負責,縣政府辦機關事務管理科要保證電視電話會議室乾淨整潔,桌椅排放整
齊,並按會議需要備好茶杯,飲用水,會後及時打掃清理。會議服務工作由會議組織單位自行與XXXXX協調聯繫。聯繫電話:XXXXXXX。
八、會議結束後,XXXXX中心要負責登記會議名稱、參會人數及會議召開時間等。
九、本管理制度自2011年11月1
日起執行。
會議室使用管理的規章制度 篇三
為加強會議室的管理,確保會議室的安全、衞生、清潔,保障會議室的有序使用和會議的有效舉行,特制定本規定。
一。使用安排管理規定
1、會議室的由人力資源部負責管理,全體員工應自覺維護公共衞生,養成良好的衞生習慣;
2、為保證各類會議的順利召開,人力資源部建立預約登記制,使用遵循先緊急後一般,先
全局後部門會議、先預約後臨時的原則,各部門提前向人事專員申請使用;
3、各部門使用完畢後,該部門負責將會議室恢復原狀,聯繫人事專員檢查後方可。
4、當月發生大掃除時,由值日部門負責清掃;
二。日常值日管理規定:
1、各部門負責當月會議室的清潔工作,由部門主管安排員工值日時間,保證每天值日;
2、值日生值日後主動簽到,聯繫人事專員檢查衞生,值日效果由人事專員評定1-3分;
3、月均得分最低的一組將承擔12月的值日工作,未簽到、不找人事專員檢查的評定0分;
會議室值日表:
三、清掃標準
1、值日生日常清理標準:
室內用品擺放整齊、有序,無雜物;
地面、桌面和椅面等易落灰塵的角落每天清潔。
2、大掃除清理標準:
門窗保持乾淨、明亮,地面、桌面及椅子無污漬。
房門拉手處、燈開關無污漬。
3、會議室使用者清理標準:
應在每次會議後及時清掃衞生,整齊擺放桌椅;
清理茶杯、廢紙等雜物,有損壞及時向人力資源部報告。
會議室管理規定由二月份開始正式實施,最終解釋權歸人力資源部門所有。
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