关于规范办公用品采购与使用的通知
关于规范办公用品采购与使用的通知
各部门、各员工:
以保障生产为前提,规范管理与使用,防止不必要的浪费,特制定如下采购与使用流程。
一、统一管理、统一采购
(一)行政部负责办公用品的统一采购与对外结算;负责内部的使用管理;负责供应商(或采购方式)的比选;负责全年办公成本汇总、分析;负责核定办公用品采购的必要性。
(二)各部门(或个人)不得单独联系供应商,须将需求报送行政部汇总,由行政部统一采购,统一与供应商结算。
(三)行政每月初统计各部门(或个人)需求,根据需求类型确定采购方式(线上或下线)、联系供应商,并将采购采购总金额、单价、供应商等情况报领导同意,在保证质量的前提下择优选择采购。
(四)行政部须对每批次采购的商品、数量、单价、总价、供应商名称及采购时间建立台账,以便统一结算出现误差。
二、集中管理、发放登记
(一)集中管理。按需采购的办公用品由行政部集中管理,根据各部门(或个人)需求发放,定期清理库存,保证日常办公正常开展。
(二)建立台账。各部门(或个人)根据需求到行政部领取办公用品,行政部须对领取的办公用品建立台账,利于库存统计,及时补充。
三、其他事项
(一)行政部须定期清理办公用品库存,对库存较多,质量较差的商品分析其原因,调整采购方式或供应商,避免无法使用,库存量大造成的浪费。
(二)行政部定期分析办公用品成本支出情况进行分析。
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