公司公文一般格式
参阅几份有关公司公文格式的资料,其所拟的格式各有千秋,莫衷一是。甚感茫然。汲取他们的长处,初拟本公司公文格式,以便本公司今后在制作文件时有一个统一的格式。
一 、公文用纸及版面规格
采用A4纸。页边距离:上3.7cm, 下3.5cm,左2.8cm,右2.6cm,每页22行,每行28字。
二、秘密等级和保密期限(或紧急程度)
用3号宋黑体字,顶格标识在版心右上角第一行,秘密等级和保密期限之间用“★”隔开。
三、文头字体(离版头宋体三号空两行)
大号黑体字、黑变体字或标准体、宋体字套色(一般为红色,文件纸已印刷)
四、发文字号,
发文字号由发文机关代字、年份、序号三部分组成。
代字:发文机关名称极度简缩;
年份(年度),用阿拉伯数字写全,外加六角括号“﹝ ﹞”
序号,不加“第”字,也不加“0”。
用3号仿宋体,居中,离文件头宋体字两行。
五、签发人
“签发人”3字后标全角冒号,用3号仿宋体,签发人姓名用3号楷体居右空1字标识,与发文字号在同一行(这时发文字号应移到左边)。
六、公文标题
用小二号黑宋体。离发文字号下空2行,居中排布。
七、主送机关
在标题下空1行,用3号仿宋体,左侧顶格标识,后标全角冒号。
八、正文
在主送机关之下左空2字,用3号仿宋体标识,回行顶格。
九、附件
用3号仿宋体字,离正文空一行;左空2字标识,“附件”后标全角冒号;若有序号,用3号阿拉伯数字标识,序号与附件名称之间用圆点隔开;附件名称后不加标点符号。
十、成文时间和印章
单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称,只标识成文时间。
成文时间离附件空3行,右空4字,为仿宋3号字,成文时间用汉字,“零”应写为“〇”;
加盖印章应“上不压正文,下压日期”,即上弧距正文2mm~4mm,端正、居中,下压成文时间,印章用红色。
当印章下弧无文字时,采用下套方式,即仅以下弧压在成文时间上; 当印章下弧有文字时,采用中套方式,即印章中心线压在成文时间上。
若要署发文机关名称的,则离附件空2行,在成文日期之上。若名称比成文日期短,则居日期中间;若比日期长,则首字比成文日期左移2字。 十一、附注
公文如有附注,在成文时间下空一行,用3号仿宋体字,居左空2字加圆括号标识
十二、主题词 “主题词”用3号黑宋体字,居左顶格标识,后标全角冒号,词目用3号宋体字;词目之间空1字,不加标点符号。(主题词编写有规定,另编) 十三、抄送机关
如有抄送机关,一般用3号仿宋体字。在主题词之下,居左空1字;“抄送”二字后加全角冒号,抄送机关较多,回行时与上一行的抄送机关对齐,抄送机关间要用逗号隔开,最后一个抄送机关后标句号,可以防止私加抄送机关或变造公文。
既有主送机关又有抄送机关时,应当将主送机关置于抄送机关之上一行,之间不加分隔线。编排方法同抄送机关。
十四、印发机关和印发时间
印发机关和印发日期标注在抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置。印发机关左空1字,印发日期右空1字。印发机关如果字数太多,可以自行简化。印发日期要用阿拉伯数码标识。
十五、版记
版记应置于公文最后一页,版记的最后一个要素置于最后一行
版记中各要素之下均加一条分隔线,分隔线与版心等宽,首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0. 35 mm),中间的分隔线用细线(推荐高度为0. 25 mm)。首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
十六、页码
用4号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距离版心下边缘7mm。单页码居右空1字,双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。
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