職場接電話的禮儀有哪些
職場接電話的禮儀
一、及時接聽
電話鈴聲一響, 要及時接聽, 不要慢騰騰地任由鈴聲響個不停。一般在聽到完整的鈴聲響後接起電話。同時響起電話, 要先接起一個, 詢問對方是否介意接聽另一個電話, 徵得同意後才能接聽另一個電話。不要同時接聽兩個電話。
二、文明應答
接聽電話要做到有問必答, 依問作答。鈴聲響起, 要拿起話筒問候對方, 並自報家門。
三、電話的開頭語會直接影響顧客對你的態度、看法
通電話時要注意儘量使用禮貌用詞,如“您好”、“請”、“謝謝”、“麻煩您”等等。打電話時,姿勢要端正,說話態度要和藹,語言要清晰,即不裝腔作勢,也不嬌聲嬌氣。這樣說出的話哪怕只是簡單的問候,也會給對方留下好印象。只要臉上帶著微笑,自然會把這種美好的、明朗的表情傳給對方。特別是早上第一次打電話,雙方彼此親切悅耳的招呼聲,會使人心情開朗,也會給人留下有禮貌的印象。電話接通後,主動問好,並問明對方單位或姓名,得到肯定答覆後報上自己的單位、姓名。不要讓接話人猜自己是誰(尤其是長時間沒見的朋友、同事),以使對方感到為難。
四、做好記錄
公務電話通常需要做記錄。平時要做好通話記錄準備, 電話記錄簿或記錄用紙、筆要準備好, 不要通話後放下聽筒, 再找紙筆。遇到聽不清楚時, 可以請求對方重複一遍, 特別是對一些重要內容和涉及時間、地點、數量等, 最好加以核實, 避免記錯。
五、一些特殊電話的接聽
對打錯電話的, 不要大聲斥責對方, 要接受對方的道歉,說聲“ 沒關係” 後掛機。對一些難纏的電話, 要學會說“不”, 設法擺脫對方的糾纏,委婉而堅決地拒絕對方的請求。對一些諸如“你猜猜我是誰”、“想知道我在幹什麼嗎”之類的“謎語” 電話, 可以用“別讓我猜謎了”、“ 我正忙著”、“我還有一些急事要做呢”之類的話加以應對。
對於接電話時不能馬上回復對方的事情,要在瞭解清楚後及時回覆對方;或者需要其他同事處理的事情,要及時將電話內容告知相關人員。
職場轉接電話的禮儀
1、隨時記錄
在手邊放有紙和鉛筆,隨時記下你所聽到的資訊。如果你沒做好準備,而不得不請求對方重複,這樣會使對方感到你心不在焉、沒有認真聽他說話。
2、自報家門
一拿起電話就應清晰說出自己的全名,有時也有必要說出自己所在單位的名稱。同樣,一旦對方說出其姓名,你可以在談話中不時地稱呼對方的姓名。
3、轉入正題
當你接聽電話時,不要“哼哼哈哈”地拖延時間,而應立即做出反應。一個好的開場白可能是:“您需要我做什麼?”當你覺出對方有意拖延時間,你應立即說:“真不巧!我正要參加一個會議,不得不在5分鐘後趕到會場。”這樣說會防止你們談論不必要的瑣事,加速商務談話的進展。
4、避免將電話轉給他人
自己接的電話儘量自己處理,只有在萬不得已的情況下才能轉給他人。這時,你應該向對方解釋一下原因,並請求對方原諒。例如,你可以說:“布朗先生會處理好這件事的,請他和您通話好嗎?”在你作出這種決定之前,應當確定地方願意你將電話轉給他人。例如,你可以說:“對於這件事,我們很快會派人跟您聯絡的。”
5、避免電話中止時間過長
如果你在接電話時不得不中止電話而查閱一些資料,應當動作迅速。你還可以有禮貌地向對方說:“您是稍候片刻,還是過一會兒我再給您打過去?”
讓對方等候時,你可以按下等候鍵。如果你的電話沒有等候鍵,就把話筒輕輕地放在桌子上。如果查閱資料的時間超過你所預料的時間,你可以每隔一會兒拿起電話向對方說明你的進展。如,你可以說:“約翰先生,我已經快替您找完了,請您再稍候片刻。”當你查詢完畢,重新拿起電話時,可以說:“對不起,讓您久等了”,以引起對方的注意。
對於接電話的人來講,當需要查閱資料而有禮貌地請對方稍等片刻,這是可以令對方接受的。如果有人在你正在通話時打進電話,你可以選擇合適的詞語讓你通話的人稍候。然後拿起另一部電話說:“你能否稍等?我正在接聽一個電話。”如果打來電話的人只是有一些小事,便可以當即回絕,然後迅即轉向第一個電話,而這個人也會意識到你很忙而加速你們的討論。
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