公文管理【新版多篇】

公文檔案格式管理條例 篇一

第一章 格式管理規定

第一條 公文一般由眉首、正文、文尾三部分組成。

第二條 公文眉首一般包括檔名稱、發文字號、簽發人等內容。

1、檔名稱 由發文部門全稱或規範化簡稱加“檔案”二字，用醒目、整齊、莊重字型套紅印刷，置於眉首上部，發文字號之上，居中。兩個以上部門聯合行文，主辦部門應排列在前。

2、發文字號 包括部門代字、年份、順序號，置於檔名稱之下、橫線之上、左對齊。幾個部門聯合行文，只標註主辦部門發文字號。

3、簽發人 向上級部門報送的檔案，要由主要負責人簽發，主要負責人外出時，由主持工作的負責人簽發。簽發人姓名置於發文號的同行右端。

第三條 公文正文部分一般包括標題、主送部門、內容、附件、發文部門、發文日期、印章等。

1、標題 置於眉首之下、主送部門之上、居中。標題一般應當標明發文部門名稱、事由、公文種類，要準確、簡要地概括公文的主要內容，標題中除法規、規章名稱和書名外，一般不用標點符號。

2、主送部門 是指公文的主要受理部門，應當使用全稱或規範化簡稱、統稱。一般置於標題之下、正文之上、左端頂格。一般普發公文，可主送幾個以上部門；向上請示，一般只寫一個主送部門，不宜多頭主送，以免責任不明。如需同時送其他部門，可用抄送形式。

3、內容 是公文的主體，要求情況確實，觀點明確，條理清楚，層次分明，文字簡煉、得體。公文如有附註(需要說明的其他事項)，應當加括號標註。

4、附件 正文的補充說明或有關參考資料。附件名稱標於正文內容之後、發文部門之前，註明附件名稱和件數。附件與主件合訂在一起，並在正文之後。

5、發文部門 又稱落款。落款應當用全稱或規範化簡稱，置於正文內容末尾的右下方。幾個部門聯合發文，應將主辦部門排列在前。

6、發文日期 一般署會議通過日期或領導人簽發日期；聯合行文，署最後簽發部門領導人簽發日期；法規性公文，署批准日期，發文日期應當以漢字寫明年、月、日，置於發文部門署名的右下方。決定等不標明主送部門的公文，發文日期加小括號置於標題下、居中。

7、印章 除會議紀要外，應當加蓋發文部門印章。印章蓋在年月日的中上方，上沿不壓正文、下沿略壓年月日。如印章蓋在正文內容脫離的空頁上，要在該空頁的左上方標“(此頁無正文)”。聯合上報的公文，由主辦部門加蓋印章；聯合下發的公文，發文部門都應加蓋印章。

第四條 公文文尾部分包括主題詞、抄送部門、印發部門、印發日期、印刷份數。公文為函件時，文尾只包括主題詞、抄送欄、份數等，且不注印發部門和印發日期；會議紀要用“分送”。

1、主題詞 反映檔案主題內容的規範化名詞或名詞片語，置於發文日期之下、抄送欄上橫線的左端。函、會議紀要等的主題詞不用橫線與抄送、分送欄隔開。

2、抄送部門 除主送部門外，其他需要執行和知曉公文的部門部門。送往上級部門的為“抄報”，送往同級部門或不相隸屬部門的為“抄送”。抄送、抄報欄設在文尾主題詞之下。

3、印發部門、印發日期和印刷份數 印發部門是指印發公文部門的辦公部門；印發日期是印發部門印刷公文的起印日期，一般印成“×年×月×日印”;印刷份數是檔案印刷的總數，一般是根據發放範圍、歸檔份數、發文部門留用等方面的需要來確定，印成“共印×××份”。印發部門、印發日期和印刷份數置於公文末頁下端。印發部門和印發日期在同一行左右兩側，中間隔一定距離。印刷份數置於其下橫線右下側、印發日期的下方。

第五條 公文排版格式 公文文字從左至右橫排，左側裝訂，公文用紙通常用A4型(210毫米×297毫米)，公文首頁為印有眉頭的公文紙。公文發文字號用小三號新宋體、左對齊，簽發人右對齊；標題用小二號新宋體加粗、居中；內容用四號新宋體。發文部門署名與正文之間空2-3行，字型為四新宋體。

聯合行文，發文部門署名分二行，中間空1行，等寬，發文日期用四新宋體；主題詞用小四號新宋體加粗，詞與詞之間空一格，不加標點，左對齊；抄送欄全部為小四號新宋體，左對齊。列印、校對欄五新宋體。頁邊距：上、下各1.5釐米，左、右各2.5釐米。

固定值25磅行間距。結構層次序號要準確、清楚，第一層為“一”，第二層為“(一)”，第三層為“1”，第四層為“(1)”，括號外不能有標點。如果用“第一條”的形式表示，則下面的層級依次為“1”、“(1)”、“①”(①後不應有標點)，同級層號後的標點應統一。(公文排版格式見附件)

第二章 行文規則

第六條 行文關係根據隸屬關係和職權範圍確定，一般不得越級請示和報告。上級、領導請示問題，應做到一文一事，不得將請示事項夾在報告中。請示一般應明確一個主送部門，不要多頭主送，不要同時抄送下級部門。

第七條 對平級的、沒有領導或指導性關係的部門，不能發決定等指示性公文。 第八條 凡涉及其他部門的問題，主辦部門應當主動與有關部門協商。上報的公文，如有關方面意見不一致，應當如實反映。

第九條 部門之間對有關問題未經協商一致，不得各自向下行文。擅自行文，上級部門有權責令糾正或撤銷。

第三章 公文辦理

第十條 公文辦理分為收文辦理和發文辦理兩大部分。 收文辦理由收文登記、閱批、傳遞、催辦、存檔等環節組成。

1、收文登記

對收進的紙質或電子檔案，由行政部門分別簽收、流轉、登記及反饋。

2、閱批

收文登記後，公文由行政部門行政經理提出擬辦意見，轉相關部門會籤後，呈送領導閱批後，再由行政部門轉相關部門承辦或傳閱。急件應即時閱批。

行政部門作為檔案的流轉部門，對領導針對檔案提出的問題要及時溝通與回饋，每位領導除參加會議、公出、溝通檔案相關內容情況，應在4小時內將檔案籤批完畢，進行流轉。因出差外出，每天必須進行一次公司電子類檔案的審查、籤批。

3、傳遞

各部門傳送檔案應由專人負責。

4、催辦

各級文書工作人員應及時掌握公文運轉和處理情況，對辦理的公文要負責檢查催辦，承辦的公文辦理完畢後，應及時反饋，防止遺漏或延誤。行政部門可對各部門公文處理情況有催辦、督促和檢查。

5、存檔

檔案會籤、合同會籤進行完畢後，列印、整理會籤卡，並存檔。

第十一條 發文辦理由擬稿、核稿、簽發、編號、登記、繕印、校對、影印、傳送等環節組成。

第四章 附則

第十二條 本規定由人資行政部負責解釋。 第十八條 本規定自公佈之日起執行。

公文管理規定 篇二

(一)總則

第一條 為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用，根據區建設局關於文書處理的有關規定，結合我單的實際情況，特制訂本制度。

第二條 檔案管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本單位上報下發的各種檔案、資料。

第三條 按照黨政分工的原則，本單位各類檔案(黨支部和行政)統一由辦公室歸口管理。

(二)收文的管理

第四條 公文的簽收

1.單位所有檔案(除領導訂啟的外)均由收發員(文書)登記簽收、拆封(由上級或郵電局機要通訊員直送的機要檔案除外)。在簽收和拆封時，收發員(文書)需注意檢查封口，對開口和郵票撕毀函件應查明原因。

2.對上級部門發來的檔案，要進行檔案、文號、機要編號的核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級部門，並登記差錯檔案的文號。

第五條 公文的編號保管

1. 收發員(文書) 拆封和簽收後應及時附上“檔案處理傳閱單”，作分類登記編號、保管。

2.本單位外出人員開會帶回的檔案及資料應及時送交收發員(文書)進行登記編號保管，不得個人儲存，如職工工作需要借閱的可影印或借用。

第六條 公文的閱批與分轉

1.凡正式檔案均需由辦公室主任(或副主任)根據檔案內容和性質閱籤後，由收發員(文書)分送領導和承辦部門閱辦，重要檔案或急作應立刻呈送領導(或分管領導)閱批後分送承辦部門閱辦。為避免檔案積壓誤事，一般應在當天閱簽完。

2.一般禮儀性質的函、電、單據等，可由辦公室直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的檔案，應同各單位聯絡後再分轉處理。

3.為加速檔案運轉，收發員(文書)應在當天或第二天將檔案送到領導和承辦部門，如關係到兩個以上部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。

第七條 檔案的傳閱與催辦。

1.傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的檔案帶回家、宿舍和公共場所，也不得將檔案轉借其他人閱看。對尚未傳達的檔案不得向外洩露內容。

2.閱讀檔案應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將檔案交收發員(文書)，閱批檔案一般不得超過兩天，閱後應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”辦公室應責成有關部門和人員按檔案所提要求和領導批示辦理有關事宜。

3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走資料夾內任何檔案及附件，如確係工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失洩密。

4.檔案閱完後，應交收發員(文書)，切忌橫傳。

5.辦公室對檔案負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到檔案、函電應立即指定專人辦理。不得將檔案壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，並徵得辦公室同意後，予以影印或摘抄，原件應及時歸檔週轉。

6.按照閱文範圍，離、退休幹部，一般由有關部門定期組織學習有關檔案，或由辦公室通知到單位閱文。

(三)發文的管理

第八條 發文的規定

1.單位上報下發正式檔案的權力分別集中黨支部和行政辦公室，各群眾團體和部門一律不得自行向上、向下傳送正式檔案。

2.各 群眾團體、部門需要向上反映彙報重要情況或向下安排佈置重要工作要求發文應分別向黨支部、行政辦公室提出發文申請，並將檔案底稿分別交黨支部、行政辦公室稽核。黨支部、行政辦公室同意發文，方可按黨、政機構設定與業務分工統一歸口以黨×字、政×字發文。群眾團體檔案由黨支部批轉。

3.對單位影響較大，涉及多個以上領導分管範圍的檔案，須經領導班子研究決定後批准簽發。其餘檔案均由主要領導批准簽發。

第九條 發文的範圍：

1.凡是以黨支部、行政辦公室名義發出的檔案、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文範圍。

2.黨支部、、行政辦公室下發檔案主要用於：

(1)公佈單位規章制度；

(2)轉發上級檔案或根據上級檔案精神制訂的檔案；

(3)公佈單位體制機構變動或幹部任免事項；

(4)公佈單位重大生產、技術、管理、政治工作、生活福利等工作的決定；

(5)釋出有關獎懲決定和通報；

(6)其他有關重大事項；

3.黨支部、行政辦公室上行文、外發文主要用於：

(1)對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；

(2)同兄弟單位聯絡有關重大生產、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、管理、黨群工作等事宜。

4.日常生產、技術、管理、黨群工作中，有關圖紙、技術檔案、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管領導批准後，由各科室書面或口頭自行通知執行，一般不用發文。

5.各科室如會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發會議紀要。

(四)發文程式與要求

第十條 發文程式規定：

1.各科室需要發文，應事先向黨支部、行政辦公室提出申請；

2.黨支部、行政辦公室同意發文後，主辦科室應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬檔案初稿；

3.草擬文稿必須從本單位角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；

4.文稿擬就後，擬搞人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明檔案標題、傳送範圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，並簽名、蓋章、標定日期和密級；

5.辦公室應根據黨支部、行政的要求和上級有關指示精神，有關檔案規定，對文稿進行審查和修改。對塗改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；

6.經辦公室審查修改後的文稿，送分管領導核稿(對文稿內容、質量負責);

7.對稽核時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理寫清楚；

8.需經會籤的文稿，應在交付列印前送會籤部門會籤；

9.文稿稽核會籤後，按批准許可權的規定分別呈送黨政領導審定批准簽發；

10.經領導批准簽發後的文稿交辦公室收發員(文書)統一編號送打字室列印；

11.檔案列印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名；

12.檔案打字後，由辦公室派專人按數印刷，再由收發員(文書)分發並檢查落實情況。

(五)檔案的借閱和清退

第十一條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般檔案，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級的檔案須分管領導或辦公室主任同意後方可借閱。

第十二條 借閱檔案應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將檔案帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在檔案上勾劃等。

第十三條 辦公室收發員(文書)對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本單位檔案和上級要求限期清退的檔案，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發現檔案丟失，必須及時查明原因和責任者，並如實向領導報告。

(六)檔案的立卷與歸檔

第十五條 檔案的歸檔範圍：

1.凡下列檔案統一分別由辦公室收發員(文書)負責歸檔：

(1)上級機關來文，包括上級對單位報告、申請的批覆；

(2)黨支部、行政辦公室發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生產工作的各類計劃統計、季度、年度報表等；

(3)黨支部會、主任辦公會議、中層幹部會議、職工委員會以及各種例會記錄；

(4)支部黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等；

(5)有儲存價值的人民來信來訪記錄及處理結果；

(6)參加上級召開的各種會議帶回的檔案、資料及本單位在會上彙報表言材料等；

(7)上級機關領導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進行彙報的提綱和材料；

(8)反映本單位生產活動、先進人物事蹟及領導工作等的音、像攝製品；

(9)單位日誌和大事記；

(10)單位向上級請示批覆的檔案及上報的有關材料。

2.業務科室，各群眾團體日常工作中形成的活動資料，由各業務科室、群眾團體負責立卷歸檔。

第十六條 立卷要求

1.檔案立卷應按照內容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

2.立卷時，要求把檔案的批覆、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持檔案、材料的完整性。

3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的檔案材料，要及時立卷歸檔。

4.上年度形成的檔案材料，要求在下年度7月份以前整理完。

(七)檔案的銷燬

第十七條 對於多餘、重複、過時和無儲存價值的檔案，辦公室應定期清理造冊，並按上級有關規定，辦理申請銷燬手續。

第十八條 經稽核同意銷燬的檔案，應在辦公室收發員(文書)和正副主任以及分管領導的共同監督下銷燬。

第十七條 實施及修改 本辦法經決策會通過後實施，修改時亦同。

公文管理規定如下 篇三

一、上級來文管理制度

1、管理。凡上級下發的檔案，由辦公室文書人員負責簽收、登記、傳閱和保管，並按發文機關的要求進行定期清點，按期清退。部內人員出席會議帶回的檔案，要及時送交辦公室進行文書處理。各科室要指定專人兼管檔案工作。

2、傳閱。檔案登記後，文書人員要立即根據檔案的密級、急緩程度進行分類整理，由辦公室主任批辦後，按照批辦意見進行傳閱。傳閱急件應立即閱批，緩件一般不超過三天。

3、借文。因工作需要借閱檔案者，要嚴格履行借閱手續，時間一般不超過一週，用完後及時送還，嚴防丟失。

4、保密。檔案要嚴格按照傳閱範圍進行傳閱，在傳閱過程中，不得從閱夾中抽留檔案，不得帶回家中。

對國家祕密檔案影印要注意以下保密事項：

(1)影印國家祕密檔案，必須建立嚴格的審批、登記制度，並指定專人負責；

(2)“絕密”檔案和中央領導同志的內部講話記錄，發文部門規定不准翻印的檔案，未經原發文機關批准不得自行復印；

(3)嚴禁影印中央各種文稿和中央領導同志的內部講話稿；

(4)嚴禁將國家祕密檔案拿到社會上營業性的影印場所影印；

(5)對影印的國家祕密檔案要與原檔案一樣進行嚴格管理。

二、本部行文管理

1、制發各類公文，堅持“從嚴、從實、從少”的原則，精簡檔案、簡報，檔案字數一般不超2500字。

2、檔案種類。 “朔組報”主要用於向上級的請示、報告；“朔組發”主要用於下發有關政策性、指導性的工作意見；“朔組通”用於釋出黨內法規，傳達上級機關的批示，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，批轉下級機關的公文，釋出要求下級機關辦理和有關單位共同執行或者周知的事項；“朔組幹字”主要用於公佈幹部事宜的專門檔案；“朔組內幹字”主要用於部內公佈科級以下幹部事宜的專門檔案；“朔組復”主要用於批覆下級部門和有關單位的請示。一些時間要求較緊迫的檔案，可發傳真電報。根據工作需要，可增發會議紀要和通報兩種檔案。

3、稽核、簽發。“朔組發”檔案，須經部務會討論研究，由分管部長把關，部長簽發。其他檔案，須經部務會或部長辦公會討論研究，由有關科室和分管部長把關，部長簽發。

4、檔案編號。“朔組發”、“朔組通”、“朔組報”、“朔組復”文號由辦公室統一編號；“朔組幹字”、“朔組內幹字”文號由幹部一科編號。

5、檔案印製。檔案列印按《檔案打印製度》辦理。所有檔案和材料的校版、裝訂、發放由撰文科室負責。

三、檔案存檔制度

1、立檔範圍。本部的檔案、請示、報告、計劃、總結、統計資料、領導講話和有保留價值的文稿，中組部、省組部的來文來電，同級和下級機關送本部的檔案、資料等。

2、立檔要求。“朔組幹字”、“朔組內幹字”檔案由幹部一科立卷歸檔，其他檔案的立卷歸檔工作由辦公室負責，各科室應積極予以配合。

四、檔案打印製度

1、材料印刷。檔案材料數量大，需在外面印刷的，先向辦公室提出申請並填寫印刷通知單，經分管財務的副部長審批後，到指定印刷廠按審定份數印刷。

2、列印、影印的文稿，必須嚴格控制份數，杜絕浪費。

3、在列印、影印祕密級以上檔案時，嚴禁無關人員在場，列印、影印完畢，廢件要立即銷燬。

公文執行管理自查報告 篇四

今年以來，我局高度重視公文處理工作，認真貫徹執行《縣黨政系統公文格式》、《關於精簡壓縮簡報（內刊）的通知》檔案精神，不斷規範公文處理工作，公文處理效率和質量得到進一步提高，有效地保障了工作的順利開展。現將有關情況報告如下：

一、規範公文處理情況

我局高度重視公文處理工作，指定由副局長分管公文處理工作，明確了綜合股公文處理工作職責，並及時研究解決工作中的困難和問題，做到專人負責日常公文處理工作。

（一）規範公文制發。我局一直嚴格按照辦文程式行文，發文文稿由業務股室擬草後由股室負責人初審，由分管領導核稿，呈送局長簽發。公文由領導簽發後，由綜合股登記文號、稽核公文格式並用印，承辦部門分發。

（二）嚴格公文稽核。嚴把公文發文關，一是發文校核。從工作需要出發，堅持從嚴把關，少發文，克服“文山”現象的發生。二是格式校核。通過嚴格校核，使檔案格式方面能夠遵循正確的行文關係，準確恰當的選擇文種，使用完整的檔案格式，嚴防漏項、錯項或多項現象的發生。三是內容校核。在公文稽核時，依據黨的路線、方針、政策及國家法律法規結合國家、省、市、縣要求，進行認真核對，嚴防出現原則性失誤和錯誤。四是文字校核。在保持公文原意的前提下，進行文字核對與處理，使公文的觀點明確、思路清晰、結構嚴謹、語言簡練。

（三）及時辦理收文。嚴格按照《公文處理辦法》的有關規定，堅持快捷、高效、保密、優質的原則，認真辦理上級來文來電，限時辦結縣委、縣政府督察督辦批轉件，確保政令暢通，做到件件有落實，事事有迴音。

（四）嚴格公文管理。綜合股及時收取各級來文，按時閱覽處理，分類存檔，按年度移交檔案室歸檔、保密工作，確保公文管理不出差錯。

二、精簡壓縮簡報（內刊）情況

20xx年我局沒有刊發簡報（內刊）。今年以來，我局印發檔案、請示、報告、材料等共36件，均做到了文種使用得當，行文關係準確，格式要素標示規範。通過高效規範的公文處理工作，有力推進了我局各項工作，極大提高了工作效率，促進了我縣房產管理工作開展。

公文管理制度 篇五

一、目的`

使辦公用品管理制度化、規範化、合理化，實現計劃採購、計劃領用，控制發放，降低成本。

二、範圍

適用於天津中信置業有限公司各部門及下屬公司辦公文具用品的管理。

三、辦公用品的發放

1、各部門根據部門及個人需要填寫《辦公文具用品申領單》，並指定專人負責此項工作。辦公室於每週一進行辦公用品的發放，除特殊情況外，其他時間不予領取。

2、《辦公文具用品申請單》必須經各部門負責人和辦公室負責人簽字後方可領貨。

3、公司各部門要嚴格按本部門提交的《辦公文具用品申領單》按公司定額進行領取，特殊情況要附加申領說明。對超計劃領取，辦公室將不給予發放。

4、各單位、各部門的辦公用品管理人員要堅持原則，秉公辦事，嚴格掌握辦公用品的發放範圍、發放數量，物品發放均由領用人簽名。

5、管理人員請假、休假或因事不在崗時，由辦公室主任或其指定人員代管。

四、辦公用品的管理

1、辦公用品由辦公室統一管理，由庫管統計、掌握文具的領用狀況，有效地進行費用控制。

2、屬於部門公用的辦公用品，由部門指定專人保管；個人使用的辦公用品，由個人保管。如遺失應由部門或個人賠償或自購解決。

3、庫房內禮品等貴重物品的領用，需經主管負責人同意，庫管人員不得擅自動用。

4、辦公室對必須及耗用量大的文具，採取酌量庫存的辦法。

5、月末庫房管理人員要將辦公用品的進貨、發貨、存貨明細進行彙總月報。

五、辦公用品定量

筆、筆芯：每位管理人員每月不超過1支。

衛生紙：每位管理人員每月不超過2卷。

雙面膠、膠布：部門每月各2卷。

膠水：每部門每月不超過2瓶。

曲別針、直別針、訂書釘：部門每月不超過2盒。

一次性紙杯：有關部門每月不超過2包。

影印紙：部門每月不超過2包（做到紙張二次利用）。

電池：有關部門每月不超過4節。

色帶：部門每月不超過2根。

備註：物品按月申領，即每次領用為當月需求量。個別部門定量過低經確認後另做調整。

公文管理制度 篇六

第一條發文

1、公司各部門擬發稿（文）件，均須填制檔案簽發單，報總經理簽發。

2、人事行政部需定專人對每份檔案作好文號編制，及時準確按要求傳送至相關單位、部門，並認真作好檔案簽收工作。

3、外送檔案，經辦人須用公司標準信封封存，並送（郵）至相關單位或上級部門，力求準確、無誤。

第二條列印

1、公司公文的列印工作由人事行政部負責。

2、公司各級部門所需列印的公文或其它文字資料，均由部門專人（文員）負責。

3、各類公文及資料的校稿由提供公文或資料的部門（人員）負責。

4、公司各類公文、檔案、通知，人事行政部須分類存檔一份。

第三條收文

1、凡外來檔案或參會人員帶回的會議檔案，任何部門或個人收到後均應及時交至人事行政部，不得無故截留檔案。

2、人事行政部收文後應及時作好收文登記工作，並根據檔案精神或要求，認真填寫公文處理傳閱單，經人事行政部主管閱後及時由專人將檔案送至相關部門負責人處予以辦理。

第四條傳閱

1、人事行政部須及時準確地將傳閱檔案按檔案處理要求送相關部門負責人處。

2、人事行政部在規定時間內應及時收回傳閱檔案，不得有漏、損、銷情況發生。

3、檔案閱示人須認真閱文，並根據檔案精神及公司要求佈置好本部門或相關人員執行檔案所要求事項，並在檔案傳閱單上籤閱意見。

4、人事行政部根據領導批閱意見及檔案精神，對執行未果的部門應督辦，直至將公司領導意見及指示落到實處，並將執行情況報公司領導。