日本的商務電話禮儀
日本的商務電話禮儀:接電話
1.電話響了,立刻拿出筆記本放到手邊
2.響3次鈴後才接電話的話要說“久等了”「お待たせいたしました。」
在商務場合要做到迅速接聽電話。如果電話鈴響了3次之後才接的情況下,要記得說“久等了”。
3.不能說“喂喂”
接聽電話後一般模式是說“謝謝您的電話,這裡是●●股份有限公司。”「お電話ありがとうございます。株式會社●●でございます。」
「はい、株式會社▲▲でございます。」“是的,●●股份有限公司”
4.即使是接聽電話也要保持笑容和良好的儀態
一定要將自己的態度傳達給對方。姿勢要保持像是對方就在眼前一樣,有意識的用好的姿勢來說話吧。
5.即使是不認識的人也要說“一直承蒙您關照”「いつもお世話になっております。」
即使是頭一回見面的人,不是自己認識的人,也請不要忘了說這句話。這是商務場合不可欠缺的客套話。
6.對方沒有報上姓名,必須要確認清楚
因為有急事就忘了自報姓名,直接問“○○先生/女士,在嗎?”,對於這樣的人,應當去詢問確認對方的公司名以及姓名,說“不好意思,能問一下您貴姓。”或“打擾了,能問一些您的姓名嗎?”
「失禮ですが、お名前をうかがってもよろしいでしょうか。」「恐縮ですが、お名前をお聞かせいただけますか。」
7.聽不清楚的情況說“電話訊號好像不太好。”「お電話が遠いようなのですが。」
即使不是訊號不好的問題,或者是僅僅是對方的聲音太小了聽不清楚的情況下,都請說電話訊號不好。說“聽不清。”(責怪對方聲音問題)是失禮的表現,所以就把錯推到機器身上就好了。
8.如果自己聽不清的原因,要誠實的說“對不起。”申し訳ございません
剛剛說到如果是對方機器、聲音大小的問題導致聽不清,那麼就說電話訊號不好。如果遇到是自己聽不清的情況下,就要老實道歉並請求對方再重複一遍。(“非常抱歉,能否請您再重複一遍貴公司的名字。”)
「申し訳ございませんが、もう一度御社名をお願いいたします。
9.負責人不在的情況下,要向對方確認怎樣聯絡。
對方想找的負責人不在的時候,要告訴對方負責人不在,同時詢問對方之後要怎麼聯絡,根據對方的意向來認真確認聯絡方法。
10.負責人不在的情況下,不要把多餘的資訊傳達出去
不要告訴外人負責人具體的走向,住所,手機號碼。
11.筆記要遵循5W2H原則,簡潔、明確
5W2H:When、Who、Where、What、Why(How much)(How many)但是沒必要全部都記下來。這樣只會給自己造成負擔,只要有意識的把必要的記下來就好了。
12.最後要記得重複一遍筆記內容
13.電話要安靜切斷
電話結束後,屏氣,安靜的放下話筒。不要“噶強"一聲把話筒蓋上讓對方聽到,首先用手指緩慢壓下電話的卡頭,然後電話切斷後再小心放下話筒。
日本商務電話禮儀:掛電話
「それでは失禮いたします」お客さまとの會話が終わり、電話を切ろうとしたときのことです。殘念なことに、電話を切るときにマナーを忘れる人がいるのです。
「それでは失禮いたします」表示和客人的會話結束,是要結束通話電話的時候,遺憾的是會有人在掛電話的時候忘記了禮儀。
電話を出て、話をするところまではていねいでも、話を終わったときに気を抜いてしまいます。
接電話講話時都可以很有禮貌,但講話結束的時候容易鬆懈。
私も電話を切る際に、相手が激しく受話器を置いて切ったために「がちゃん!」という大きな音が受話器で鳴り響き、耳がつんときたことがあります。
我有一次結束通話電話的時候,由於對方很激烈地放話筒,話筒裡響起很大的咣噹一聲,耳朵受到了刺激。
相手は怒って電話を切ったのかと、勘違いしてしまうほどです。せっかくよいお話ができたと思ったのに、あと味の悪い切り方です。もったいないことをしているのです。
那聲音大得讓我以為對方是不是因生氣而結束通話了電話。我覺得好不容易完成了很好的談話,可最後的結束通話方式感覺很不好,這是很可惜的事情。
「受話器を置くまでが電話対応」です。電話を切り終わる、最後の瞬間まで電話対応は続いています。受話器をゆっくりと置くくせをつけましょう。
電話對應是要到聽筒放下,一直到結束通話電話的最後一瞬間都要繼續著電話對應,要養成輕輕放下聽筒的習慣。
日本的商務電話基本禮儀
客套話
在獲悉對方是誰後,平日要進行方便的客套。在公司接另外公司的人打來的電話時,最多見的客套話即是「いつもお世話になっております」(總是承蒙您的照顧),「どうも」(您好)。假設和對方有段時間未見了,則要說「ごぶさたしております」(好久不見)。而在夜晚或早晨打電話時,打電話的人平日都要說句「夜分遅く(朝早く)おそれいります。」(抱歉夜晚(清晨)打電話給您)等等。
通話
通電話時,沒辦法以實物,手勢,神采等來幫助說明你的話,所以用日語通話時,要注重講得清楚,切勿急躁。何況,中途要向前進展,以便對方進行反映或記錄。日本人平日不直接詢問對方是否聽懂了。因而,切忌說「わかりましたか」(領會了嗎?)
聽電話
聽電話時,假設你聽領會了對方講的意思,那麼就要在對方講話停立時答覆一聲「はい」,以洩漏表現我正在聽您講話何況聽懂了,請您繼續往下說。除答覆「はい」之外,有時還要頻頻對方所講的意思,或不有聽清楚時,要說「すみませんが、もう一度おっしゃってください」(對不起,請再說一遍)。
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