office辦公軟體學習
第一部分 辦公軟體操作與應用
一、高效應用辦公軟體
1.正確認識辦公軟體;
2.注意掌握貼近實踐的辦公軟體技能;
3.瞭解新功能,提高工作效率。
(一)Office辦公軟體元件
熟練掌握辦公軟體,有利於提高各種文件、報表和報告處理能力。
尤其是幾種常用辦公軟體的綜合應用,更加能夠大大提高財會人員的工作效率。
比如工資單的處理和發放、財務報告的編制與分析、大資料的動態分析等等。
(二)Office的學習方法
在學習Office辦公軟體過程中,一定要注意以軟體應用過程為導向的學習方法。
一味地死記硬背,不僅僅學習非常辛苦,而且容易遺忘;更主要的是:一旦軟體版本升級,又需要從頭學習。
二、高效辦公必須懂的Office十八般武藝
Office的功能很多,不同的元件又有許多特有的功能。首先我們從Word、Excel、PowerPoint共有的功能說起。
下面和大家介紹十八個知識和技巧,從檔案管理、文書處理到影象設定,幫助大家快速提高日常工作效率。
(一)Office檔案管理
在Office中,對於檔案的管理,比如文件的新建、開啟、儲存、另存為以及列印、釋出等相關操作,通過軟體介面左上角帶Office圖示的圓形按鈕可以輕鬆實現。
常見快捷方式
案例演示1:檔案的加密
在文件管理工作中,有一些重要的、私密的資料,需要通過檔案的加密,來防止資訊的洩露和無關人員的修改。Office 2007 可以通過檔案加密,限制檔案的閱讀和修改。
步驟:Office →另存為→工具→常規選項
案例演示2:檔案的列印
在列印視窗,不僅僅能夠設定印表機、列印範圍和列印內容等等;還可以通過印表機屬性,設定列印方式和列印質量;通過列印預覽檢視列印效果。
步驟:Office →列印
(二)Office選項
通過點選Office按鈕可以選擇設定系統選項。
包括軟體的介面顯示、作者標註、內容校對、儲存方式、信任中心以及高階設定。
案例演示:將報表中零值顯示為空
(三)最近使用的文件
點選Office按鈕,可以通過右側“最近使用的文件”,輕鬆開啟最近開啟過的文件。更重要的是,可以通過文件名稱右側的“圖釘”按鈕,設定文件的固定。從而實現常用文件的快捷訪問。
(四)工具命令輕鬆訪問
在學習一個陌生的軟體,或者遇到一個新的版本的軟體時,初學者很頭疼的一件事,就是找不到相應的命令或者選單。
在Office 2007以後的版本中,通過自定義快速訪問工具欄可以幫我們解決這個問題。
通過自定義快速訪問工具欄,將Office辦公軟體中的任意命令,新增到最顯眼的位置,方便使用者進行功能操作。
案例演示:新增功能命令到快速訪問工具欄
步驟:三角形按鈕→其他命令→所有命令
(五)快速掌握某項功能
在新手使用辦公軟體的過程中,對於一個陌生的命令或者按鈕,我們很難知道這個命令究竟是用來做什麼的。
但是在Office 2007中,通過移動滑鼠至該按鈕上方,停留片刻,系統就會通過浮動視窗,自動顯示該按鈕的功能說明。
案例演示:快速掌握流程圖的繪製
(六)文書處理
無論Word、Excel還是PowerPoint,都涉及文字的處理。主要包括字型、字號、顏色、上下標等等。
通過“開始”功能區或點選滑鼠右鍵可以實現文字設定。
點選字型欄目下方箭頭,可以彈出“字型”設定視窗。
需要注意的是中西文的不同字型設定和上下標、著重號。
(七)段落設定
段落設定主要需要注意的是行距和縮排。
通過“開始”功能區或點選滑鼠右鍵可以實現文字設定。
縮排包括首行縮排和懸掛縮排;
行距可以通過下拉選單和設定值自由設定。
(八)同步檢視文件,審校核對很方便
對於不同版本的文件要比較異同,或者財務工作中的表表比對,審校核查不同資料,Office 2007在“檢視”功能區中提供了“並排檢視”功能,方便文件的對比、校對、核查。
案例演示:並排檢視與同步滾動
步驟:檢視→並排檢視(同比一個文件,新建視窗)
(九)狀態列統計資訊更方便
在Office 2007中,狀態列的作用更加明顯。不僅僅頁碼、字數等文件狀態資訊,更可以統計選中區域的頁碼、字數或者資料彙總資訊。
例如在Excel 2007中,利用狀態列顯示單元格區域資料的彙總
如果在Word 2007中,統計的是頁數和字數。
(十)公式和運算子號輸入更加方便
在整理報告、方案或者論文的過程中,常常需要我們輸入一些特殊的數學符號,例如根式、冪函式或者微積分的式子。
在Office 2007中,我們可以利用“Microsoft 公式 3.0”的模板功能,實現特殊公式和符號的輸入。
Microsoft 公式 3.0 囊括了高等數學中各種常見的符號。
步驟:插入→物件→Microsoft 公式3.0
案例演示:如何輸入複雜的公式
(十一)輕鬆設計文件插圖
在文件和報表設計過程中,有時候我們需要通過插入圖片來對內容進行展示和說明。
通過“插入”功能選項卡中的“圖片”按鈕,使用者可以插入JPG、PNG、BMP等各種常見型別的圖片。
步驟:插入→圖片→圖片工具
選中圖片後,功能區顯示圖片工具。使用者可以根據需要調整大小、亮度、對比度、壓縮圖片和藝術效果。
案例演示:如何設定影象,並進行圖文的排版
(十二)巧用圖形讓內容更直觀
在Office 2007中,軟體新增加了很多圖形和符號,使用這些圖形和符號,使用者可以像專業的製圖軟體一樣,設計示意圖和流程圖變得異常簡單。
Office 圖形分類
案例演示:如何快速繪製流程圖和公司行政構架圖
(十三)藝術字讓文字不再枯燥
在Office 2007和以後的版本中,通過繪圖工具中的“快速樣式”和“形狀樣式”,藝術字設計更加簡單、自然,使用者可以自由配置顏色和設計三維立體效果。
步驟:插入→藝術字→繪圖工具
案例演示:設定藝術字
(十四)靈活的資料分析
藉助Office的圖表工具,可以靈活地將文字和資料形象化,幫助閱讀者快速掌握內容資訊。
圖表型別
常見圖表總共有11大類,而每個大類又分為若干小的類別。
繪製圖表
在Word、Excel、PowerPoint中都可以插入圖表。但是由於在Word、PowerPoint中插入圖表後,最終還是在Excel呼叫資料設計報表。因此,建議大家通常情況下,還是在Excel中設計好資料報表後,再繪製圖表,最後將繪製好的圖表拷貝到文件中即可。
步驟:插入→圖表→選擇相應型別圖表
繪製圖表
各種圖表的設計,根據不同的資料分析目的,操作步驟也有所不同。由於相關過程比較複雜,我們在後面講解Excel的內容,再和大家詳細講解。
(十五)使用超連結為不同內容建立關聯關係
超連結,也就是內容連結,在本質上屬於一個內容的一部分,通過點選連結內容,允許我們同其他檔案、網頁、電子郵箱之間進行連線。
超連結既可以建立在文字中,也可以建立在形狀或者影象之上。
步驟:選中物件→點選滑鼠右鍵→超連結
連結指向
需要注意的是:
·如果指向原有檔案或網頁,可以通過“書籤”指向文件的具體位置;
·如果連結指向本文件中的位置,使用者可以自由設定連結指向的標題、單元格或者幻燈片頁面。
案例演示:為文字設定超連結
(十六)文件的自動儲存
為了避免日常工作中非正常原因導致資料丟失(比如宕機或者斷電),通過文件的自動儲存功能可以幫助使用者找回丟失的資料。
步驟:Office按鈕→選項→儲存
注意儲存選項設定
(十七)文件的自動修復
當檔案因為各種原因遭受破壞的時候(例如感染病毒或者硬碟老化),通過Office的自動修復功能,可以進行檔案的修復,將其重要資料資訊挽救回來。
步驟:Office按鈕→開啟→三角形按鈕→開啟並修復
以Excel為例
注意修復和提取資料的區別
前者是將檔案儘可能的修好;
後者是在檔案不能修復時,將重要資料恢復出來。
(十八)文件的定稿
在完成的檔案的編寫整理工作之後,如果我們需要定稿,表明文件整理工作已經完成,其他人只能閱讀不能修改,可以將文件標記為最終狀態。
步驟:Office按鈕→準備→標記為最終狀態
撤銷定稿
在已經定稿的情況下,再次點選“標記為最終狀態”,即可撤銷定稿
本章小結
前面和大家分享的十八個重要知識和技巧,都是Office 2007共有的特性。
希望大家能夠通過關鍵詞和案例演示快速掌握,並應用到日常工作中,從而提高自身工作效率。
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