電算化操作講義

電算化操作講義

.系統初始化

一. 系統登錄及新建賬套

1.    以系統管理員的權限登錄. 系統管理——系統——註冊——用戶名“admin”進入系統管理窗口.

2.    增加操作員.系統管理對話框中.權限----操作員—增加（注意操作員編號）

3.    系統管理對話框中, 帳套——建立,登記賬套號(賬套號不能重複),賬套名稱,賬套路徑（先建立文件夾在D盤或是E盤）.啓用會計期間.然後下一步,登記單位的基本信息.(單位名稱,地址.簡稱,法人代表,稅號等),繼續下一步,登記覈算類型(本位幣.企業類型.行業性質.賬套主管),繼續下一步.登記基礎信息(客戶,供應商,外幣勾選上),繼續下一步,登記業務流程爲默認.點擊完成.” 是”馬上創建新賬套.設置分類編碼方案,按要求設置完成之後.賬套創建成功.立既啓用賬套.彈出系統啓用對話框.選擇所用到的功能模塊.(總賬.工資管理.固定資產)及啓用日期.然後退出.賬套創建成功

二.  操作員授權

1.    打開系統管理,在系統管理對話框. 系統——註冊——用戶名“admin”. 權限——權限,設置相應的權限.(先選中賬套,再選中操作員ID.再點增加)

2.    啓用帳套步驟：

a、系統管理——系統——註冊“admin”系統—註銷

b、系統管理——系統——註冊——用戶名（輸入待啓用帳套的主管ID、密碼.賬套號）

c、帳套——啓用（如果賬套的模塊沒給夠.可以選擇啓用哪些功能模塊）(設置賬套時賬套的信息有誤.可以在 賬套---修改 下面修改賬套信息)注:賬套號賬套路徑.啓用會計期間.記賬本位幣,企業類型,賬套主管一旦建賬裏完成.將不允許修改:只有系統管理員才能夠增加操作員的權限

完成上述操作後.賬套號.和操作員的ID是進入T3的身份的識別!

基礎檔案設置

桌面暢捷通圖標雙擊進入——用戶名輸入操作員ID(密碼)——選擇帳套名稱——會計年度——登錄日期（需修改成帳套年度月日，否則進入不可軟件）

1.    部門檔案：基礎設置—機構設置—部門檔案—增加保存退出

2.    職員檔案: 基礎設置—機構設置—職員檔案

3.    外幣種類: 基礎設置—財務—外幣種類

4.    結算方式：基礎設置—收付結算—結算方式—增加保存退出

5.    憑證類別: 基礎設置---財務---憑證類別

6.    客戶分類：基礎設置—往來單位—客戶分類—增加保存退出

7.    客戶檔案：基礎設置—往來單位—客戶檔案—增加保存退出

8.    供應商分類：基礎設置—往來單位—供應商分類—增加保存退出

9.    供應商檔案：基礎設置—往來單位—供應商檔案—增加保存退出

10. 基礎設置—財務—會計科目—修改或者增加二、三級科目

總賬系統

1. 系統參數設置: 總賬—設置—選項

2. 總賬—設置——期初餘額—錄入期初餘額（在期初餘額列輸入金額；白底可以輸入；黃底不能輸入，要先輸入下級子科目金額，黃色一級自動彙總；藍色雙擊打開輔助覈算，輸入相關金額）

期初餘額錄入完成後點擊試算平衡，相等錄入基本正確，不等查出原因更正。

賬套備份  打開系統管理. 系統—註冊”admin” 賬套—備份,指定賬套存放的路徑.新建文件夾存放(備份的是整個賬套 的文件)

賬套恢復  打開系統管理. 系統—註冊”admin” 賬套—恢復,選定存放的賬套(恢復的是整個賬套)

年度賬備份 系統管理—系統—註冊“admin”系統—註銷 系統管理—系統—註冊(輸入待啓用帳套的主管ID、密碼.賬套號.啓用年度) 年度賬—備份,確認,選擇存放路徑.(備份的年度賬 文件)

年度賬恢復 年度賬—恢復 選擇存放路徑.確認

3. 日常業務處理

⑴更換操作員操作: 文件—重新註冊 彈出對話框後輸入用戶名輸入操作員ID(密碼)——選擇帳套名稱—會計年度—登錄日期

⑵設置常用摘要  總賬—憑證—常用摘要—增加 錄入相應的常用摘要信息後,退出.

⑶輸入憑證:     總賬—憑證—填制憑證或者總賬界面快捷圖標“填制憑證”.點擊 增加  完成8張憑證的輸入

⑷生成常用憑證 填制好憑證後若需要設置成常用憑證時，在填制憑證界面菜單欄“制單”-----生成常用憑證，輸入編號即可(總賬—憑證—常用憑證 點擊增加.錄入相應的信息後,點擊詳細)

⑸刪除憑證  在填制憑證界面菜單欄“制單”---作廢/恢復

⑹整理憑證  在填制憑證界面菜單欄“制單”---整理憑證(不整理憑證斷號)

⑺更改憑證編號方式  總賬—設置—選項 改爲手工方式

⑻調用常用憑證  在填制憑證界面菜單欄“制單”---調用常用憑證,點擊選入,並輸入憑證的編號

⑼審覈憑證  與填制憑證操作員不能爲同一人，換人審覈，菜單界面文件—重新註冊更換操作員張紅.總賬—憑證—審覈(或界面快捷圖標審覈憑證)審覈—審覈憑證/成批審覈憑證

⑽取消憑證  誰審覈的就由誰去取消審覈 總賬—憑證—審覈(或界面快捷圖標審覈憑證)審覈—取消審覈/成批取消憑證

⑾記賬  記賬前,憑證必須是經過審覈的憑證,否則不能記賬.  總賬—憑證—記賬(或界面快捷圖標記賬).根據提示下一步.直到記賬完成

⑿取消記賬 如記賬後期發現已記賬憑證有錯誤，想要修改憑證，過程如下：取消記賬—取消審覈--修改憑證，此過程要注意更換對應操作員進行，取消記賬步驟如下：總賬—期末—對賬—選擇需取消記賬的月份—按快捷鍵CTRL+H，跳出對話框激活—回到總賬——憑證回覆記賬前狀態—選擇最近一次選項確定

修改完憑證後再從依次審覈.記賬順向操作.

3.    賬表查詢

⑴查詢現金日記賬 總賬—賬簿查詢—日記賬,在彈出的對話框中選定庫存現金科目(包含未記賬憑證),確認. 聯查庫存現金總賬.直接在菜單欄內點總賬. 16975.70

⑵查詢銀行存款綜合明細賬  總賬—賬簿查詢—明細賬(選定月份綜合明細賬,選定銀行存款,包含未記賬憑證) 147488.89

⑶查詢總賬  總賬—賬簿查詢—總賬(選擇科目實收資本,包含未記賬憑證)確認.  聯查明細賬,直接在菜單欄內點擊明細賬 82750.00

⑷查詢餘額表  總賬—賬簿查詢—餘額表(選定月份,包含未記賬憑證)本期發生額437696.00 期未餘額2306045.61

⑸查詢管理費用多欄賬 總賬—賬簿查詢—多欄賬(點擊增加,輸入覈算科目”管理費用”,增加欄目,輸入科目編碼”管理費用” 確認) 在多欄賬對話框中點擊查詢(選中月份,包含未記賬憑證) 確認  4800.00

⑹個人往來 總賬—輔助查詢—個人往來餘額表—個人餘額表(選中月份,人員,包含未記賬憑證) 確認

工資管理系統

1.    工資初始化

⑴⑵啓用工資 彈出工資套對話框 啓用工資模塊 參數設置—選擇單個—是代扣個稅—不扣零—人員編碼長度5—啓用日期2012年1月1日—完成

⑶基礎檔案

①   部門檔案 工資菜單—設置—部門選擇設置 輸入部門檔案

②   銀行賬號定長  工資菜單—設置—銀行名稱設置

(需要注意的是隻有在銀行名稱設置中增加銀行時填寫的銀行賬號長度纔有效，過後修改無效) 對於已有銀行賬號，想修改賬號長度，只能將從銀行名稱中將該銀行刪除，重新錄入，但是人員檔案中已經錄入此銀行及賬號將消失，需要重新錄入。操作方法:打開銀行名稱設置界面，點擊增加，修改賬號長度（默認11位），然後錄入銀行名稱。此時如果鼠標點擊了其他位置，則剛纔錄入的銀行賬號長度被保存，無法再修改

③   工資項目錄入  工資菜單—設置—工資項目設置.點擊增加

2.    進入全體員工類別

①   設置人員檔案 工資—設置—人員檔案 在對話框中點擊增加人員,填入相應的人員編號,姓名,所屬部門,銀行賬號

其他人員在職員檔案: 基礎設置—機構設置—職員檔案

②   工資定義  工資菜單—設置—工資項目設置 在彈出的工資項目設置對話框中選擇公式設置,點擊增加.增加公式設置,然後點擊公式確認按鈕. 確認保存

③   錄入工資計算數據 工資—業務處理—工資變動 錄入完基礎數據之後,點擊重新計算 退出（如點工資變動沒有數據，那以財務主管的身份進入賬套進行操作）

④   新稅率的更改. 工資—業務處理—扣繳所得稅. 在對話框,欄目下選擇扣繳所得稅額,確認.在彈出的當月個人所得稅扣繳申報表中工具欄中選擇稅率表銨鈕,按新的個稅修改計算

修改完成後.在 工資—業務處理—工資變動.彈出的對話框裏,工具欄中,選擇重新計算銨鈕.

3.    查詢銀行代發  工資—業務處理—銀行代發(或者工資界面的銀行代發) 確認

4.    重算工資  工資—業務處理—工資變動 錄入完基礎數據之後,點擊重新計算 退出

查詢工資報表  工資—統計分析—賬表 查詢各種報表(我的賬表—工資表—部門工資彙總表查看應發工資   實發工資    )  (工資表—條件彙總/統計/明細表 選擇應發工資.查看 確認)

5.    工資分攤  工資—業務處理—工資分攤—分攤類型設置 點擊增加(工資分攤100%),下一步.彈出分攤構成設置.按着書上的要求輸入.點擊完成.返回

制單生成憑證 工資—業務處理—工資分攤(選中計提費用類型,覈算部門,月份,分配到部門,明細到工資項目) 確認 勾選中合併會計分錄 在菜單欄中選擇”制單” 生成會計憑證..點擊保存.退出

6.    憑證查詢  工資—統計分析—憑證查詢 菜單欄點擊” 憑證”按鈕

憑證修改  工資—統計分析—憑證查詢 菜單欄點擊”刪除”按鈕 (未審覈的憑證才能夠刪除)

在總賬模塊當中查詢憑證 總賬—憑證—查詢憑證.

審覈工資模塊生成的憑證.制單人與審覈人不能是同一人.更換操作員(作廢的憑證不能夠審覈)

更換操作員 在工資模塊裏查看憑證..已經審覈的憑證不能夠修改

整理作廢憑證 總賬—憑證—填制憑證(或填制憑證界面) 選擇” 制單”下面的整理憑證.確認 全選 確認.整理憑證斷號.

7.    月未處理  工資—業務處理—月未處理(或月未處理界面) 確認.按提示點擊是,是設爲清零項處理,選擇病假天數,病假工資,事假天數,事假扣款,確認

(月未處理完成之後,如要進行反結賬,必須用賬套主管的身份,登錄到下個朋之後,再能反結賬)

固定資產管理系統

1. 固定資產初始化  以王曉登錄系統,啓用固定資產模塊.

嚮導—同意—啓用月份1月—折舊方法年限平均法、週期一個月—資產類別編碼默認—固定資產編碼方式自動編碼（選擇類別編碼+序號），卡片序號長度爲“3”—對賬科目（固定資產1601，累計折舊1602）—下一步—完成

2. 基礎設置

①選項修改  固定資產菜單—設置—選項—與財務系統接口選中”業務發生後立即制單”“月未結賬前一定要完成制單登賬業務” 錄入固定資產缺省入賬科目”固定資產”.累計折舊缺省入賬科目”累計折舊”

②固定資產類別  固定資產—設置—資產類別—增加,在對話框中按書上的要求設置固定資產類別

③使用狀況  查看使用狀況,固定資產—設置—使用狀況（不修改）默認系統設置

④增減類別  固定資產—設置—增減方式—按書上方式增加或減少 在菜單欄內點擊”修改”按鈕,雙擊放大鏡,選中對應入賬科目.”保存”退出

④   部門檔案及對應折舊科目

固定資產—設置—部門檔案 

固定資產—設置—部門對應折舊科目,在彈出的對話框中(按書上的要求輸入折舊科目),點擊”修改”按鈕

3.  錄入原始卡片   固定資產—卡片—錄入原始卡片(或者界面原始卡片錄入)按固定資產的期初數據錄入之後,在固定資產—處理—對賬.對賬平衡之後,完成固定資產初始化.

查看卡片       固定資產—卡片—卡片管理

4.    日常業務       固定資產—卡片—資產增加(按書上的要求增加兩項業務,)

5.    部門變動       固定資產—卡片—變動單—部門轉移.選中所要變動的固定資產的卡

片,按書上的要求來變動

6.  計提折舊       固定資產—處理—計提本月折舊,

7.  減少           固定資產—卡片—減少(按書上的要求減少.類別出售),並自動生成憑證,收回的7.8萬元,需要在總賬模塊裏手動填制憑證

8.  憑證查詢       固定資產—處理—憑證查詢(或者總賬—查詢憑證)

修改          固定資產—處理—憑證查詢.在彈出的對話框中選擇 ,選中該憑證,點擊刪除(固定資產模塊生成的憑證,在總賬模塊中不能刪除, 如制單錯誤，先從總賬裏取消記賬、審覈、簽字，再進固定資產—處理—憑證查詢—刪除單據)

9.    賬簿查詢

查詢固定資產明細賬  固定資產—賬表—我的賬表,在彈出的對話框中,選擇賬簿—(部門,類別)明細賬,選中期間,點擊確定

總賬—賬簿查詢—明細賬(選中固定資產科目,選中包含未記賬憑證)  

查詢固定資產折舊明細表  固定資產—賬表—我的賬表,在彈出的對話框中,選擇折舊表—固定資產折舊計算明細表, 選中期間,點擊確定(9142.74)

固定資產統計表 固定資產—賬表—我的賬表, 在彈出的對話框中,選擇統計表—固定資產統計表, 選中期間,點擊確定

應收應付系統

用戶名：demo  密碼：demo  賬套號999，操作日期：2008-07-31

一、基礎檔案

1、付款條件：基礎設置——收付結算——付款條件（先輸入，後增加，再刷新）

2、往來單位信息

（1）、客戶檔案：基礎設置——往來單位——客戶檔案

（2）、供應商檔案：基礎設置——往來單位——供應商檔案

2、業務單據處理

①供應商往來業務

（1）採購業務：採購——採購發票（先保存，後複覈）

（2）支付業務：採購——供應商往來——付款結算（結算科目：銀行存款，先保存——覈銷——自動）

（3）應付互衝：採購——供應商往來——應付衝應付（根據要求點轉出戶與轉入戶，填並賬金額）

（4）製作憑證：覈算——供應商往來制單——按要求選擇（如採購業務的點發票制單，支付業務點核銷制單，應付互衝點並賬制單）

（5）賬表查詢：返回採購版塊——供應商往來賬表

②客戶往來業務

（1）   銷售業務：銷售——銷售發票(先保存，後複覈)

（2）   收款業務：銷售——客戶往來——收款結算（先保存，覈銷，自動）

（3）   應收衝應付：銷售——客戶往來——應收衝應付（填轉賬金額）

（4）   製作憑證：覈算——客戶往來制單——按要求選擇（如銷售業務的點發票制單，收款業務點核銷制單，應收衝應付點轉賬制單）

（5）   賬表查詢：返回銷售版塊——客戶往來賬表

總賬期末處理

用戶名：王曉  操作日期：2012-01-31

1、 月末轉賬：總賬——期末——轉賬定義——自定義結轉——增加（財務利息、計提無形資產攤銷等等）注意公式

對應轉賬：總賬——期末——轉賬定義——對應結轉

結轉銷售成本：總賬——期末——轉賬定義——銷售成本結轉

結轉損益：總賬——期末——轉賬定義——期間損益（全選）

結轉憑證生成：總賬——期末——轉賬賬生成

如：①、計提短期利息：

分錄:借：財務費用→利息支出  （取對方覈算結果，取“應付利息”）

貸：應付利息  （取期末“短期借款”餘額*0.002）

② 、計提無形資產攤銷：

借：管理費用→其他  （取期末餘額“無形資產”/60）

貸：累計攤銷   （取對方覈算結果“管理費用→其他）

③、對應結轉：結轉“製造費用—折舊費”

總賬→期末→轉賬定義→對應結轉：轉出科目代碼：“製造費用—折舊費”

轉入科目代碼：“生產成本—製造費用”

④、結轉銷售成本

總賬→期末→轉賬定義→銷售成本結轉：將相應的科目填進去。確定，即可

⑤、結轉損益

總賬→期末→轉賬定義→期間損益

注：結轉損益前，要求所有的憑證審覈、記賬

由王曉制單成生，張紅審覈，記賬

2、 期末對賬：總賬——期末——對賬

3、 期末結賬：總賬——期末——結賬

4、 反結賬：總賬——期末——結賬——CTRL+SHIFT＋F6

ＵＦＯ報表

用戶名：張紅，操作日期：2012-01-31

1、 資產負債表：財務報表——新建——一般企來（2007年新準則）——資產負債表

調格式：數據——關鍵字——編移

單位名稱：在格式版面——數據——關鍵字——單位

在數據版面——數據——關鍵字——錄入單位名稱（注意日期2012-01-31）

在數據的版面下，——數據——賬套初始（數據出來了，如左右不平衡就要檢查公式）

2、 利潤表：財務報表——新建——一般企來（2007年新準則）——利潤表

調格式：數據——關鍵字——編移

單位名稱：在格式版面——數據——關鍵字——單位

在數據版面——數據——關鍵字——錄入單位名稱（注意日期，最好是把系統日期改爲要求日期）

在數據的版面下，——數據——賬套初始（數據出來了，如左右不平衡就要檢查公式）

3、 自定義報表

點工具欄內，空白鍵

在格式狀態下設置

（1）   定義表尺寸：格式——定義表（7行*4列）

（2）   錄入文字內容：直接在單元格內輸入

（3）   合併單元格：格式→組合單元

（4）   設置行高：格式→行高

（5）   設置列寬：格式→列寬

（6）   字體，字號，對齊方式：

（7）   格式：單元屬性

（8）調格式：數據——關鍵字——編移

（9）單位名稱：在格式版面——數據——關鍵字——單位

在數據版面——數據——關鍵字——錄入單位名稱

（10）定義報表項目計算公式：函數嚮導——用友賬務函數——期初（期末）