關於進一步規範公司公文處理工作的通知
關於進一步規範公司公文處理工作的通知
各全資及控股企業、專案辦,機關各部門:
近年來,集團公司公文處理規範化、制度化和資訊化水平不斷提高,總體上滿足了企業發展和工作開展需要,但仍存在明顯不足,特別是一些單位和部門對公文處理的重視程度不夠,一些工作人員的公文處理業務能力不強,導致公文質量不高、公文格式不當、文種應用不準現象較為普遍,公文處理流程不嚴謹、緊急重要檔案辦理不及時、公文整理歸檔不規範問題時有發生。
為進一步提高公文質量和辦理效率,根據《黨政機關公文處理工作條例》、《省交通運輸廳公文處理辦法(試行)》等有關規定,針對常見問題,現就進一步規範公文處理工作通知如下:
一、規範發文管理
(一)嚴格公文上報。上行文一律由主要領導簽發,並標明簽發人,請示件須標註聯絡人及聯絡電話。送籤前,一般應報請分管領導會籤。二級機構主送集團的公文,原則上通過OA系統向集團辦公室報送,文種除特殊情形外限於“報告”、“請示”或“意見”,請示件應提前與集團對口職能部門對接。
(二)合理選用文頭。集團文頭主要分為正式和信函式兩類,其中對二級機構的批覆、日常會議或事務性通知,原則上採用信函式文頭。二級機構發文主要為正式文頭,比照集團樣式製作。
(三)統一公文抬頭。集團下發的檔案,主送機關依照性質分為機關部門、專案辦、企業三類,根據具體情形釐定。二級機構上報集團的行政檔案,抬頭統一為“省港投集團”,報集團黨委、紀委、工會等的檔案依此類推。
(四)嚴守格式要求。集團公文字型、行字間距、附註等嚴格執行《黨政機關公文格式》(GB/T 9704-2012)。二級機構公文比照集團格式,不得自創。
(五)把握審籤流程。嚴格執行擬稿、部門稽核、辦公室或綜合部門校核、相關人員會籤、領導簽發的書面審籤流程。二級機構發文審簽單比照集團“發文稿紙”樣式。
(六)提高文稿質量。機關部門、二級機構負責人要切實履行文稿質量把關責任;擬稿人員要擺脫“下一環節會把關”的慣性思維,自我加壓,研習《黨政機關公文處理條例》和範文,不斷提高擬稿水平;集團辦公室要加強指導,對文稿失範的要及時指正。
二、規範收文管理
(七)把緊收文入口。集團及二級機構收文員對收到的公文核對無誤後方可編號、登記、發起後續辦理流程,對問題件應作退文等處理。集團OA系統改版後,機關部門收文工作一律由部門指定的內勤人員參照上述程式收處。
(八)增強辦理時效。對所有來文,各環節辦理人員應及時辦理,避免檔案滯留,收文員應主動跟進、催辦清理。對緊急件,收文員在發起辦理流程的同時應轉告牽頭辦理部門,不能明確牽頭辦理部門的向相關領導報告。
(九)減少公文轉發。對收到的檔案,需要機關部門、二級機構知曉、執行或辦理的,集團如不新增明確具體的辦理要求,原則上不轉發,可通過OA系統等轉辦。
三、規範文件管理
(十)確保資料齊全。每一份發文的文件資料,應包括髮文登記、審簽單、底稿和印製的成文等。請示件還應有相應的批覆。每一份收文的文件資料,應包括收文登記、公文處理標籤、來文等。
(十一)妥善安全保管。所有公文資料,一律集中、分類裝盒,並按檔案管理規定及時歸檔。不得擅自留存,不得私自銷燬。
四、相關要求
(十二)加強組織領導。公文是保證單位運轉正常的重要工具,公文管理的好壞、質量的高低,關係工作開展,關涉事業發展,關乎企業形象。各單位、部門務必高度重視,負責人要多抓多問,職能部門和具體工作人員要認真細緻、履職擔當。
(十三)完善工作機制。各單位要結合實際,建立健全公文管理制度,沒有的要抓緊制定,已有的要修改完善。機關部門要指定專人擔任內勤,當好部門收文員,並於9月6日前將名單報集團辦公室彙總。集團辦公室及二級機構綜合部門要模範遵守相關制度,抓好制度執行的督查指導,定期對公文管理情況進行檢查、通報。
(十四)增進溝通聯絡。各單位、部門在公文處理實踐中,應與集團辦公室加強聯絡,遇問題及時反饋。鼓勵橫向交流,鼓勵組織適當的培訓、評比和觀摩活動。
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