國際商務信函(精選多篇)

第一篇：國際商務信函模板

感謝信

dear______,

i am writing to extend my sincere gratitude for _________ (感謝的原因). if it had not been for your assistance in ___________ (對方給你的具體幫助), i fear that i would have been_________(沒有對方幫助時的後果).

every one agrees that it was you who______________(給出細節)n, i would like to express my warm thanks to you! please accept my gratitude.

yours sincerely

li ming

第二篇：商務信函的格式和範文

商務信函的格式和範文

商務信函屬於商務禮儀文書範疇，是指企業與企業之間，在各種商務場合或商務往來過程中所使用的簡便書信。其主要作用是在商務活動中用來建立經貿關係、傳遞商務信息、聯繫商務事宜、溝通和洽商產銷；詢問和答覆問題、處理具體交易事項。其種類包括聯繫函、推銷函、訂購函、確認函、索賠函等多種。

文種特性

〔一）語氣口語性

每一封商務信函的往來都是不同的企業之間或者企業領導者彼此之間的一種情感交流。人都是感性的，所以商務信函更多地體現了感性的一面。而不是人們想象的商務信函應該用一種特殊的“生意腔”，信函讀起來使人感到非常熱情、友好，就像朋友之間的談話那樣簡單、自然、人性化。無論是歉意的道歉函，還是善意的勸說函，或者購買函，完全可以通過信函中的語氣、語調來表現。

（二）內容直接性

企業每天都要閱讀大量信函文件。商務信函不需要用華麗的詞句。所以，商務信函要寫得簡明扼要，短小精悍，切中要點。用簡潔樸實的語言來寫信函，使信函讀起來簡單、清楚、容易理解。當涉及數據或者具體的信息時，如時間、地點、價格、貨號，等等，要用語精確，使交流的內容更加清楚，這更有助於加快商務活動的進程。

（三）態度真誠性

商務信函要能夠充分體現真誠、禮貌。不管說什麼，都要帶着誠意去說。把寫好的商務信函拿起來讀一遍，確保如果此時對方正在電話中與你通話，他一定能夠感受到你的自然、真誠和禮貌。這裏所說的禮貌，並不是簡單用一些禮貌用語，而是體現了一種爲他人考慮，多體諒對方心情和處境的態度。

（四）主旨單一性

商務信函具有純粹的業務性，一般要求專文專事，內容集中單一，圍繞公務，突出主旨。

（五）格式規範性

商務信函結構類似於一般的書信，有稱呼、有正文、有署名。外貿商務函、電的寫作則必須依照國際慣例，用英語或對方國家所使用的語言書寫，在文法和書寫格式上也要符合對方的語言規範和習慣。

（六）地位平等性

商務信函是兩個平等法人之間的往來文書，反映雙方平等、互惠互利的關係。商務信函的寫作應相互尊重，以禮相待。

（七）要求時限性

商務信函是在商務活動的每個環節中形成的，每封信函都是一定時限內的雙方意願的明確表達。因此，接收對方的信函後必須及時回覆。目前，信函的傳遞越來越多地使用圖文傳真、電子郵件等快速傳遞形式，以適應這一特點的需要。

商務信函一般由三部分組成：信頭、正文、信尾。

（一）信頭

信頭即信函的開頭，由發信人名稱及地址、標題、函號、稱謂、收信人地址和單位等組成。 1發信人名稱及地址

發信人名稱及地址一般寫明發信人企業單位名稱及詳細地址。還包括電話號碼、電報掛號、專用電碼、電傳、傳真、網址等商務聯繫信息。

2．標題

作爲商務信函，它與一般的普通信件不同，只要不是企業單位個人與個人之間的交流，商務信函一般可以有標題。標題位置在信文首頁卜方，居中書寫，其內容是標明事由。事由要求

概括出函件的主旨、中心，使收信人通過標題就對信文的主要內容有大致的瞭解。常見的商務信函標題有以下兩種形式：

(1)由事由加文種名稱“函”構成，如“關於要求承付打印機貨款的函”、“推銷函”、“訂購函”、“索賠函”等。

(2）先寫“事由”二字，加冒號提示，然後直接標寫該信函的內容，如“事由：機動車索賠”。 3函號

函號即編號，分爲對方編號和己方編號。在外貿業務信函的信頭上註明編號，可保證信函便於管理和查閱。

函號位置一般出現在標題右下方或信頭的左上方。常見的有兩種形式：一是仿效行政公文發文字號的格式，採用“x函〔xxxx〕x號”或（xxxx) “函第x號”的形式；二是採用直接編號的形式，如“第x號”。

4稱謂

稱謂是對收信人或收信單位的稱呼，一般寫受文者的尊稱，這是商務信函必須的一項。其位置一般在標題或函號的左下方，單獨佔行，頂格書寫，後面用冒號。書寫時有以下兩種稱謂：

(1)泛指尊稱。“尊敬的”後加稱謂並加冒號，如“尊敬的先生”、“尊敬的女士”等。尊稱中可以使用職務，如“尊敬的辦公室主任”、“尊敬的財務部部長”、 “尊敬的銷售部經理”等。

(2)具體稱謂。即具體指名道姓的尊稱。在姓名後面加稱謂語。這類稱謂一般用於寫信人與收信人彼此認識或者非常熟悉的情況。因爲這種稱謂能夠體現寫信人與收信人之間的情感與密切關係。稱謂可用泛稱中的“先生”、“女士”等，也可以使用職務，如“尊敬的辦公室石主任”、“尊敬的財務部張部長”、“尊敬的銷售部王經理”等。

5．收信人地址、單位

收信人地址、單位要寫明收信人企業單位名稱及詳細地址。

（二）正文

正文是商務信函的主體，敘述商務往來聯繫的實質問題。正文寫作要求內容單純，一文一事，文字簡明，事實有據，行文禮貌。

1問候語

問候語也即應酬語或客氣語。開頭的問候語是商務信函必不可少的，即發信人對收信人打招呼的禮貌問候語。(本文 來自本站)一般用一兩句尊敬的客氣話表示，如“您好”,“近來生意可好，效益頗高”等。如果是初次聯繫，可使用“久仰大名，未親雅教”等詞語。如果是回函，可使用“惠書敬悉，不勝感激”等詞語表示感謝來函。

2主體

主體是商務信函正文的核心內容，是發信人要說明的事項。不同的商務信函的內容是不同的。一般包括以下兩個內容：

(l說明發函緣由。直截了當、簡明扼要地說明發函的目的、根據、原因等內容；覆函則要引敘對方來函要點，以示覆函的針對性。

(2)說明發函事項。主體表達信函的中心內容，一般是根據發函緣由詳細地陳述具體事項，或是針對所要商洽的問題或聯繫事項，闡明自己的意見。要求語氣要平和，問題要明確，事實要清楚，表達要明白。如商洽函的正文主體包括商洽緣由、商洽內容、意願要求三部分；詢問函的正文主體包括詢問緣由、詢問事項兩部分；答覆函的正文主體包括答覆緣由、答覆內容兩部分；商品報價函的正文主體包括產品的價格、結算方式、發貨期、產品規格、可供數量、產品包裝、運輸方式等。

如果正文主體內容簡單，邏輯上可採用篇、段合一式結構，如果正文主體內容較多，邏輯上可採用分段式結構。

3結尾語

正文結束以後，一般用精練的語言將主體所敘之事加以簡單概括，並提出本函的有關要求，強調發函的日的。如請求函的結尾語是“拜託之事，承望協助解決爲盼”，希望回函的結尾語是“不吝賜函，靜候佳音”等。結尾語視發信人與收信人的關係以及信函的內容而定，要求恰當得體。

（三）信尾

信尾部分包括四部分內容。

1祝頌語

所有的商務信函都要寫明祝頌語。祝頌語分爲祝者自身的請候語和收信人的安好語兩部分：

(1)請候語，在正文結束後空兩格書寫。常用的有“敬祝”、“順頌”、“恭祝”

等。

(2)安好語，一定另起一行頂格書寫，以表示對對方的尊重。常用的安好語有“商棋”、“金安”、“生意興隆”等。

2簽署

簽署即發信人的署名或簽名、用印。商務信函的署名可根據企業的要求或發信人的意見而定。有的企業署名以單位名稱加蓋印章的方式；有的企業要求發信人直接簽名，以示對信函的內容負責。個人簽名一定要由發信人親手所籤。

3日期

日期一般是發信具體時間。商務信函因爲涉及商務業務往來，務必寫明發信日期。一般採用以下三種形式：

(1)公文日期形式。即在信函簽署下方用漢字小寫寫明發信日期，如xxxx年八月十八日。

(2）阿拉伯數字形式。即在信函簽署下方用阿拉伯數字寫明發信日期，如2014 年8月18日。

(3)國際標準簡寫法形式。即在信函簽署下方用阿拉伯數字標記年、月、日，在一位數的月、日前加“0"，如2014年08月18日。

無論哪種寫法，日期務必寫全，以便存檔備查。如2014年08月08日，不能寫成“08年08月08日”。

4附件

附件是隨函附發的有關材料，如報價單、發票、確認書、單據等。如果需要標註附件的，在信函簽署的下方可以標註附件。如果附件是兩個以上的，要分別標註附件一、附件二等。

範文：

道歉函

xx市興達貿易有限公司：

貴公司20xx年x月x日函收悉。函中所訴20xx年1月7日《購買電腦桌合同》中，所收的35套黃花牌電腦桌部分出現接口破裂一事，深表歉意，此事已引起我方高度重視，現已就此事進行調查。

經有關邵門查實：我廠生產的xxxx型黃花牌電腦桌，出廠時，經質檢部門檢驗全部爲優質產品。函中所提的部分電腦桌出現接口破裂，是由於我方工人在出倉時搬運不懊造成的。襯貴公司的損失，我公司再次深表歉意，並請貴公司儘快提供電腦桌受損的詳細數字及破損程度，以及公證人證明和檢驗證明書，我介司將以最快的速度按實際損失給予無條件賠償。 對此，我們將引以爲戒，查找工作中存在的問題和不足，制仃改正措施杜絕此類事件的發生。 希望能夠得到責公司諒解，繼續保持良好的貿易往來關係。

候復

xx市光明傢俱有限公司

20xx年8月9日

本文來源於：

第三篇：商務信函的寫法

信函是公司的臉面，它對於公司樹立良好的形象有着極爲重要的意義。典型商務信函的內容應包括如下幾點：

信頭：一般來講，商業信函均使用印有"letterhead"的公函信箋，這樣信頭就不必自己再寫了。

信內地址：寫在信紙的左上角，編號和日期下方。順序是從小到大：

公司名稱或收信人姓名、職務

房屋或大樓名稱

大樓號碼及所在街道或路的名稱

省市名稱及郵編

國家名稱

稱呼敬語：如知道對方姓名，就用dear mr./mrs./miss/ms.加上姓，如不知道對方姓名，可用dear sir, dear madam, 也可用：to whom if may concern。如對方職務較高，則最好用其職務名稱，如： dear prof. smith, dear dr. henson等。 稱呼一家公司就用dear sirs 或gentlemen。

正文

結束敬語：如稱呼用dear sir/dear sirs/dear madam", 結束敬語就應用yours faithfully。如稱呼用dear mr. john/dear mr. smith, 結束敬語就應用yours sincerely。

署名

英文信函中講究五c原則，也就是要求做到正確(correctness)、清晰( clearness )、簡明( conciseness )、完整( completeness )和禮貌( courtesy )。 信函的語調也是同樣重要的，它表達了你對收信人的態度，適當的語調將會給雙方創造良好的溝通氣氛。

第四篇：商務信函範本

商務信函範本

1.請求建立商業關係

rogers chemical supply co. 10e.22street omaha8,neb gentlemen: we have obtained your name and address from aristo shoes, milan , and we are writing to enquire whether you would be willing to establish business relations with us. we have been importers of shoes for many years. at present, we are interested in extending our, range and would appreciate your catalogues and your prices are competitive we would expect to transact a significant volume of business. we look forward to your early reply.

very truly yours 自米蘭職權里斯託鞋類公司取得貴公司和地址，特此修函，祈能發展關係。多年來，本公司經營鞋類進口生意，現欲擴展業務範圍。盼能惠賜商品目錄和報價表。 如價格公道，本公司必大額訂購。 煩請早日賜復。 此致

2.回覆對方建立商業關係的請求

thank your for your letter of the 16th of this month. we shall be glad to enter into business relations with your company. in compliance with your request, we are sending you, under separate cover, our latest catalogue and price list covering our export range. payment should be made by irrevocable and confirmed letter of credit. should you wish to place an order, please telex or fax us. 本月16日收到有關商務關係的來函，不勝欣喜。謹遵要求另函奉上最新之出口商品目錄和報價單。款項煩請以不可撤銷保兌之信用狀支付。如欲訂貨，請電傳或傳真爲盼。 此致 敬禮

3.請求擔任獨家代理

we would like to inform you that we act on a sole agency basis fora number of manufacturers. we specialize in finished cotton goods for the middle eastern market: our activities cover all types of household linen. until now , we have been working with your textiles department and our collaboration has proved to be mutually beneficial. please refer to them for any information regarding our company. we are very interested in an exclusive arrangement with your factoryfor the promotion of your products in bahrain. we look forward to your early reply. `本公司擔任多家廠家的獨家代理，專營精製棉織品，包括各燈家用亞麻製品，行銷中東。 與貴公司向有業務聯繫，互利互作。貴公司紡織部亦十分了解有關業務合作之情況。 盼望能成爲貴公司獨家代理，促銷在巴林市場的貨品。 上述建議，煩請早日賜復，以便進一步聯繫合作。 此致 敬禮

4.拒絕對方擔任獨家代理

thank you for your letter of 1 september suggesting that we grant you a sole agency for our household linens. i regret to say that, at this stage ,such an arrangement would berather premature. we would, however, be willing to engage in a trial

collaboration with you company to see how the arrangement works. it would be necessary for you to test the market for our productsat you end. you would also have to build up a much larger turnover tojustify a sole agency. we enclose price lists covering all the products you are interested in and look forward to hearing from you soon. 9月1日有關建議擔任家用亞麻製品獨家代理的來信收悉。謹致衷心謝意。目前時機尚未成熟，不能應允該安排深感抱歉。 然而，本公司樂意與貴公司先試行合作，爲今後合作打下基礎。爲證明擔任獨家代理的能力，貴公司宜上述貨品作市場調查，研究是否可擴大現有之營業額。奉上該貨品之報價單，敬希查照。專此候復。 此致 敬禮

5.同意對方擔任獨家代理

thank you for your letter of 12 april proposing a sole agency for our office machines. we have examined our long and ,i must say ,mutually beneficial collaboration. we would be very pleased to entrust you with the sole agency for bahrain. from our records, we are pleased to note that you have two service engineers who took training courses at our milan factory sole agency will naturally be contingent on you maintaining qualified aftersales staff. we have drawn up a draft agreement that is enclosed. please examine the detailed terms and conditions and let us know whether they meet with your approval. on a personal note, i must say that i am delighted that we are probably going to strengthen our relationship. i have very pleasant memories of my last visit to bahrain when you entertained me so delightfully .i look forward to reciprocating on your next visit to milan . my very best wishes to you and your wife.

4月12日建議擔任爲公室器具之獨家代理來信已經收悉。 過去雙方合作皆互利互助，能獲您的眷顧作我公司於巴林的獨家代理，殊感榮幸。 據知您公司兩服務技師曾到我公司米蘭工廠受訓。相信您公司在取得代理權後，仍會繼續注重合格售後服務人員的訓練。現隨信附上協議草稿， 請查實各項條款 ，惠復是盼。 能加強業務，我亦感到欣喜，前次到訪巴林，蒙盛情款待，不勝感激。祈盼您蒞臨米蘭時，容我一盡地主之誼。 此致 敬禮

6.借引薦建立業務關係

at the beginning of this month , i attended the harrogate toy fair. while there , i had an interesting conversation with mr. douglas gage of edutoys plc about selecting an agency for our teaching aids. douglas described your dynamic sales force and innovative approach to marketing. he attributed his own company's success to your excellent distribution network which has served him for several years. we need an organization like yours to launch our products in the uk. our teaching aids cover the whole field of primary education in all subjects patented ‘matrix’ math apparatus is particularly successful. you may have reservations about american teaching aids suiting your market. this is not a problem since we have a complete range of british english versions. i enclose an illustrated catalogue of our british english editions for your information. please let me have your reactions to the material. i shall be in london during the first two weeks of october aps we could arrange a meeting to discuss our proposal.

本用初參觀哈洛加特玩具交易會時有幸與教育玩具股份有限公司的道格拉斯·蓋齊先生一談，提及本公司正物色代理人推廣教學器材一事。 蓋齊先生讚揚貴公司積極推廣產品，不斷推出新的推銷方法，並把其公司的成就歸於貴公司完善的經銷網絡。貴公司的經驗，正能替本公司在英國經銷產品。 本公司生產初級教育各學科的教育器村、專利產品梅特里克教學器材更傲視同儕。 除美國教學器材外，亦備有全套英式英語版教材，適合當地市場，貴公司無需憂慮切合市場需求。 現附上配有插圖的英式英語版教材目錄，盼抽空細閱，並賜知寶貴意見。本人擬於10月頭兩星期前往倫敦，未知能否安排會面，就以上建議作一詳談? 此致 敬禮

7.邀請參觀貿易展覽會

many thanks for your letter and enclosures of 12 september. we were very interested to hear that you are looking for an uk distributor for your teaching aids. we would like to invite you to visit our booth,no.6,at next month's london toy fair, at earl's court , which starts on 2 october. if you would like to set up an appointment during non exhibit hall hours please call me. i can then arrange for our sensor staff to be present at the meeting. we look forward to hearing from you. 多謝9月12日的來信和附件。獲悉貴公司有意物色英國銷售商推廣教學輔助設備， 甚感興趣。 本公司將於10月2日於厄爾大樓舉行的聳敦玩具商品交易會上展示產品，誠邀貴公司派員參觀設於46號之攤位。如能安排於非展出時間面談，煩請電覆。定必委派高層人員赴會。 本公司深知貴公司產品精美質優，希望能發展互惠之業務。 特此奉告，並候複音。

8. 與過去有貿易往來的公司聯繫

we understand from our trade contacts that your company has reestablished itself in beirut and is once again trading successfully in your region. we would like to extend our congratulations and offer our very best wishes for your continued success. before the war in lebanon , our companies were involved in a large volume of trade in our textiles. we see from our records that you were among our best tem customers. we very much hope that we can resume our mutually beneficial relationship now that peace has returned to lebanon. since we last traded, our lines have changed beyond recognition. while they reflect current european taste in fabrics, some of our designs are specifically targeted at the middle eastern market. as an initial step , i enclose our illustrated catalogue for your perusal. should you wish to receive samples for closer inspection, we will be very happy to forward them. we look forward to hearing from you.

從同行中獲悉貴公司貝魯特復業，生意發展迅速。得聞喜訊，不勝歡欣。謹祝業務蒸蒸日上。 黎巴嫩戰事發生前雙方曾有多宗紡織品交易；貴公司更是本公司十大客戶之一。現今戰事平息，亟盼能重展雙方互惠的業務聯繫。 自上次合作至令，產品款式變化極大。除了有迎合歐洲人口味的款式這外，亦有專門爲中東市場而設計的產品。現奉上配有插圖的商品目錄供 初步參考。職需查看樣本，還望賜知。

9.確認約會

i would like to confirm our appointment to discuss the possibility of merging our distribution networks. i am excited of the prospect ofexpanding our trade. as agreed, we will meet of our office in bond street at monday 20 march. i have scheduled the whole day for the meeting. if for any reason you are unable to attend , please phone me so that we can make alternative arrangements. please let me know if you would like our office to arrange hotel accommodation. i look forward with great pleasure to our meeting.

承蒙拔冗講討論合併雙方銷售網，以擴大貿易發展範圍，深感興奮。現特修函確定會議日程。 謹於3月20日星期一在邦德街辦公室候教，請貴公司代表於當日早上9時蒞臨指導。若因故未能抽空出席，煩請致電告知，以便另行安排會晤。 未知是否需代爲安排旅館膳宿?請儘早賜知，以便早作準備，款待貴客。 謹此預祝會談成功。

10.感謝客戶訂貨

gillette-burns co. 322 gleenwood street gleveland 5,ohio glentlemen: thank you for your order no,464 of 20 september. the models you selected from our showroom went out today under my personal package is being airfreghted to you on relevant documentation is enclosce.i enjoyed meeting yiu and hope that this order represents the beginning of a long and prosperous relationship between oiur companies. the next time you visit us ,please let me know in advance so that i can arrange a luch for you with our derectors. sincerely yours

謝謝9月20日第464號定單。今天我已新自監督發送您自展覽室挑選的產品。該產品隨附有關文件經瑞士航空公司運送。 很榮幸與你會面，衷心希望是次定單能加強雙方的關係。下次到訪前，煩請賜知，俾能安排與本公司董事共進午餐。

11.向長期客戶推銷新產品

i enclose an illustrated supplement toour catalogue. it covers the latest designs which are now available from stock. we are most gratified that you have, for several yeas. include a selection of our products in your mail-order catalogues. the resulting sales have been very steady. we believe that you will find our new designs most attractive. theyshould get a very good reception in your market. once you have had time to study the upplement , please let us know if you would like to take the matter further. we would be very happy to send samples to you for closer inspection. for your information, we are planning a range of classical english dinner services which ,should do well in the north american market. we will keep you informed on our progress and look forward to hearingfrom you.

隨函寄奉配有插圖的商品目錄附頁，介紹最新設計的產品。貴公司的郵購目錄多年來收錄本公司產品，產品銷售成績理想，特此致以深切謝意。最新設計的產品巧奪天工，定能吸引顧客選購。煩請參閱上述附頁，需查看樣本，請賜復，本公司樂意交勞。 本公司現正設計一系

列款式古典的英國餐具，適合北美市場需求。如感興趣，亦請賜知。 願進一步加強聯繫，並候複音。

12. 爲商貿指南兜攬廣告

thank you for your business. you arecurrently represented in our directory. this is the only directory of its kind which reaches all companies in the building and construction industry in the uk. advertising in our directory was a wise move on your part. we are currently compiling a new edition of the directory which willbe published in april new edition will be expanded to include major manufacturers of plumbing equipment in the european community. for proper coverage in the directory, you ought to appear in more than one category. if you do opt for a multiple listing, you will be ableto buy space in additional categories at half price. you can be assured that the new edition will be on the desks of allthe major decision makers in the building and hardware trades. please complete the enclosed form and return it with the appropriate fee. thanks again for your business.

衷心感謝惠顧。貴公司商號已刊登在本公司的商貿指南中。該指南乃唯一覆蓋英國全部建築公司的刊物，在此刊登廣告確是明智之舉。 現下籌備1998年4月版 的貿易批南，新版會羅列歐洲貢同體的主要鉛管業製造商。爲達到出色的宣傳效果，貴公司宜考慮在不同類別刊登廣告。如蒙惠顧，除首個廣告外，其餘類別的廣告將可獲半價優惠。 該指南將分送給所有建築公司和五金器具公司主管。煩表填妥隨附表格，連同廣告費用一併寄回。 專此盼候佳音。

13. 請求客戶作推薦人

thank you for your letter of 2 november. we are delighted to hear that you are to pleased with the refurbishment of your hotel. as your know our line of work, we depend on good ,reports about our projects to win further business. our clients always shop around and look for references before committing themselves. with your permission, we would like to use your hotel as a reference when we discuss similar refurbishments in the hotel industry . would you agree to our suggesting that future clients should call you? it would also be most helpful if we could occasionally bring a client to look at your hotel . we would , of course , stay overnight at least.i'll call you next week to hear your reaction. thanks again for you kind words.

從11月2日的來函得悉閣下對貴飯店的整修感到滿意，此消息對本公司實是一鼓勵。 設計行業重視聲譽，客人在選擇設計公司時必然會有所比較。如蒙允許，本公司欲請貴飯店作推薦人，證明有關整修的質素。未知可否讓其他客戶來電垂詢? 此外，如獲允准間或聯同客戶前來參觀貴飯店整修，定必有莫大幫助。當然，本公司會預訂房間，至少留宿一晚。

14. 通知客戶價格調整

we enclose our new catalogue and price list. the revised prices will apply from 1 april 1997. you will see that there have been number of changes in our product range.

a number of improved models have been introduced. out range of washing machines has been completely revamped. many popular lines, however, have been retained unchanged. you will be aware that inflation is affecting industry as a whole have been affected like everyone else and some price increases havebeen unavoidable. we have not, however, increased our prices across the board, in many cases, there is a small price increase, but in others, none at all. we can assure you that the quality of our consumer durables has been maintained at a high standard and that our service will continueto be first class. we look forward to receiving your orders.

謹謝上新的商品目錄和價格表。修訂價格定於1997年4月1日起生效。產品系列有一大革新，增加了不少改良的型號，扒出一系列新款的洗衣機，但許多款的開動號仍保持不變。通貨膨脹影響整個工業連帶令貨品價格上漲。雖然如此，本公司並未全面提升價格，調整幅度亦不大。 本公司堅守一貫信念，務求出產優質之耐用消費品，迎合顧客的需要。 謝謝貴公司多年惠顧，盼繼續合作。

第五篇：商務信函

商務信函我退化了，到現在我還不會游泳，要知道在我出生之前，我絕對是遊的最快的那個商務信函書信是日常生活中常用的文體，是用以交涉事宜、傳達信息、交流思想、聯絡感情、增進了解的重要工具。書信一般可分爲商務信件或公函（business letter or official correspondence）和私人信件（private letter）兩大類。值得注意的是，英語書信的寫法與漢語書信有一些明顯區別，應特別加以區分。英語書信通常包括下面幾個組成部分：信端、信內地址、稱呼、正文、結束語、簽名、附件、再啓等。下面我們將逐個進行介紹。

1、商務信函信端（heading）

信端即信頭，一般包括寫信人的地址和寫信日期。一些正式信函的信端還包括髮信人或單位的電話號碼、電報掛號、電傳、傳真和郵政編碼等。 西方國家中有些信端甚至還有單位負責人的姓名、職務和職稱等。 信端的目的是使收信人一看便知道書信來自何處，何時發出，便於覆信和查閱。用一般的信紙寫信時，信端應寫在信紙的右上角，若字數較多，可從信紙中間或偏右的地方寫起。若字數較少，可適當多向右移一些，使整個信端的重心落在右上角。

商務信函信端的寫法主要有並列式和斜列式兩種。從目前情況來看，前者更爲常用。採用並列式時，每行開頭要左對齊；採用斜列式時，每行開頭逐次向右移二三個字母的距離。例如：

（1）並列式

16 fuxing street

haidian districtbeijingpost code: 100035people’s republic of chinatel: 63211234

aug. 20, 2014

（2）斜列式（indented form）

16 fuxing street

haidian district

beijing

post code: 100035

people’s republic of china

tel: 63211234

aug. 20, 2014

寫信端時，先寫發信人的地址，地點的名稱按由小到大的順序排列，然後是其它項目和發信日期。具體次序是：第一行寫門牌號和街名；第二行寫區名、市（縣）名、省（州、邦）名，往國外寄的信，還要寫上國家的名稱；國家名稱的前面加上郵政編碼，其後可寫上電話號碼，最後一行寫發信日期。如果寫信人的地址是機關單位的名稱，則將其作爲第一行。如果寫信人的單位沒有門牌號碼和街名，則第一行可寫上所在班級或專業組的名稱；第二行寫系、科、室名稱；第三行寫學校名稱；第四行寫市（縣）、省（州）名稱；然後再寫郵政編碼、國名、電話號碼、發信日期等項。

如果使用標點符號，則在每行末尾加逗號，最後一行的末尾加句號。但當前的信件中行末大都不加標點符號，但在每行之內該用標點符號的地方，仍要用標點。特別要注意的是，門牌號碼和街名之間要加逗號。月份和日期之間不可用逗號。在西方國家，城市名稱之後往往寫有字母或數字（如 new york, 103），表示城市的郵政編碼。

關於發信日期的寫法，應注意以下幾點：

①年份應完全寫出，不能簡寫。

②月份要用英文名稱，不要用數字代替。

③月份名稱多用公認的縮寫式。但 may, june, july, 因爲較短，不可縮寫。

④寫日期時，可用基數詞1，2，3，4，5，??28，29，30，31等，也可用序數詞 lst, 2nd, 3rd, 4th, 5th, ??28th, 29th, 30th, 31lst等。但最好用基數詞，簡單明瞭。

日期可有下列幾種寫法：

① oct. 20, 2014

② 10 may., 2014

③ 3rd june, 2014

④ sept. 16th, 2014

其中，①最爲通用。

2、商務信函信內地址（inside address, introductory address）

信內地址收信人的姓名和地址，寫在信紙的左上角，從信紙的左邊頂格開始寫，低於寫信人地址和發信日期一二行，也分並列式和斜列式兩種，但應與信端的書寫格式保持一致。其次序是，先寫收信人姓名、頭銜和單位名稱，佔一二行，然後寫地址，可佔二至四行，例如：

①並列式

ms. joanna kerry

peking university

haidian district, 100871

beijing

china

②斜列式

ms. joanna kerry

peking university

haidian district,100871

beijing

china

3.商務信函稱呼（salutation）

對收信人的稱呼應自成一行，寫在低於信內地址一二行的地方，從信紙的左邊頂格開始寫，每個詞的開頭字母要大寫，至於末尾處的符號，英國人用逗號，但美國和加拿大英語則多用冒號。稱呼用語可視寫信人與收信人的關係而定。給外國人寫英文信時，稱呼用語要注意以下幾點：

①對沒有頭銜的男性一般稱呼 mr. 。mr. 用在姓氏之前或姓氏和名字之前，不可只用在名字之前，例如對的稱呼，應該是：mr. 或 mr. white, 不可是：mr. phil。若稱呼多個男性，則在姓名前用 mr. 的複數形式 messrs. 。對一般以人名爲名稱的公司和企業常用這種稱呼，例如：messrs. black and brothers 布萊克兄弟公司。

②對女性一般稱呼 mrs.， madam 或 miss。mrs.用在已婚女子的丈夫的姓氏之前，或姓氏和名字之前，一般不用在名字前 madame 此詞可以單獨使用或加在丈夫的姓名之前 mrs. 沒有複數形式。若稱呼多個女性，則在姓名前用 mme. 的複數形式 mmes. 而對以女子名字爲名稱的公司、企業可用 mesdames 稱呼。 miss 多用於未婚女子，此詞可縮寫爲 ms ，用於姓氏之前或姓氏和名字之前，一般不用於名字之前。

③對收信人的稱呼，也可用頭銜或職位的名稱，不分性別。例如 professor （縮寫爲 prof.），doctor （縮寫爲 dr.）， general (縮寫爲 gen.) 。這些稱呼都放在姓氏之前或姓氏和名字之前，如 prof. （phil）white等。

④對外公函中對收信人的稱呼，可用 gentlemen （而不是 gentleman），dear sir (s)和 my dear sir(s)等。gentlemen 之前不能加 dear， 後面也不能帶姓名。用 sirs 時，前面常用 dear 一詞，但也可單獨用 sir。若收信人是婦女，則無論已婚或未婚，都可單獨使用 madam 或其複數 mesdames。

⑤對外國高級官員的稱呼，如國家元首、政府首腦、部長、大使、公使和特使等，可用（dear）sir， （dear）mr. chairman，（dear）mr. premier， （my dear）mr. ambassador，your excellency （複數爲 excellencies）。

⑥對君主制國家的國王和皇帝等男性君主，可以 sir 稱呼，對女王、女皇和皇后等女性君主，可用 madam 稱呼。有時也用 your majesty 稱呼以表示。客氣和尊敬your majesty 可兼指男性和女性，其複數爲 your majesties。

⑦對王室成員，如太子、王子、親王和公主等，一般可用（dear）sir 或（dear）madam 但在正式尊稱時，一般用 your highness (複數爲 highnesses)。

收信人稱呼

先生（男人）mr./esq.

夫人（已婚）mrs.

小姐（未婚）miss

夫人、小姐統稱ms.

夫婦倆人 mrs.

兩位或兩位以上男子messrs

兩位或兩位以上女子（已婚）mesdames

兩位或兩位以上小姐（未婚）misses

常見的頭銜（漢英對照）如下：

教授professor

博士doctor(dr.,ph.d.)

醫學博士medical doctor(m.d.)

總統或校長president主席或董事長chairman副主席或副董事長vice chairman副總統或副校長vice president

首相prime minister

總理premier

省長或州長governor

市長mayor

參議員senator

大使ambassador

祕書長secretary general

一祕first secretary

二祕second secretary

院長director,dean

副院長vice director

系主任dean,head,chair

館長chief librarian,curator

閣下excellency

神甫father

4.商務信函信的正文（body of the letter）

信的正文每段第一行應往右縮進約四五個字母。在寫事務性信件時，正文一般開門見山，內容簡單明瞭，條理清楚。在寫私人信件時，信寫好之後若有什麼遺漏，可用 p. s.表示補敘。

5.商務信函結束語（complimentary close）

結束語是寫信人表示自己對收信人的一種謙稱，只佔一行，低於正文一二行，從信紙的中間或偏右的地方開始寫。第一個詞的開頭字母要大寫，末尾用逗號。結束語視寫信人與收信人的關係而定例如寫給機關、團體或不相識的人的信，一般用：

yours (very) truly, yours (very) faithfully,yours (very) sincerely， 等等。

寫給上級和長者的信一般可用：

yours (very) respectfully, yours (very) obediently, yours gratefully, yours appreciatively, your obedient servant, 等等。

寫給同志或同事的信一般可用：

fraternally yours, comradely yours，等等。

寫給熟人或朋友的信可用：

yours, ever yours, yours affectionately, as ever, yours sincerely yours devotedly, (most) fondly yours, yours excitedly, intimately yours，等等。

寫給親屬或摯友的信一般用：

yours, ever yours, yours as ever, as ever, yours affectionately, lovingly yours, (much) love, with love,lovingly, your loving son, your most affectionate, your devoted friend, devotedly, 等等，意即：“您的”、“永遠是您的”、“您的親愛的”、“您的愛子（孩子、姐妹、侄、侄女、祖母）” 、“您的摯友”等。

寫給摯友的信有時也可用：

yours hurriedly, yours hastily, yours in haste, 等等。

寫信給摯友，表示歉意時，可用：

contritely yours, regretfully yours, yours in (with) regret, yours in (with) deep remorse 等。

在歐洲一些國家裏，多把yours 放在 sincerely等詞的前面。在美國和加拿大等國，則多用，把 yours 放在 sincerely 等詞之後。yours 一詞有時也可省略。

6.簽名（signature）

信末的簽名一般低於結束語一二行，從信紙中間偏右的地方開始寫。若寫信人是女性，與收信人又不相識，則一般在署名前用括號註上 miss, mrs.或 ms.，以便對方回信時知道如何稱呼。有的還有署名後寫上自己的職稱、職務或頭銜

7.附件（enclosure）

信件若有附件，應在左下角註明 encl. 或 enc.。若附件不止一個，則應寫出2（或3，4，5等）encls.，例如：

enc: resume

encls:grade certificate

8.再啓（postscrip, 縮寫爲 p. s.）

再啓部分用於補敘正文中遺漏的話，一般應儘量少用，正式的函件中更應避免使用。

9.私人和公務信函--注意事項

首先，寫信者應設身處地想到對方，尊重對方的風俗習慣。

其次，英文信應該行文流暢、言簡意賅，避免冗長。這就是說，寫信者應用盡可能少的文字表達其必須傳遞的信息，而且寫信者應將其所需傳遞的信息表達清楚，以免對方產生誤解。書信交往，同樣需要以禮待人。因而在寫信過程中，要避免傷害對方感情，措辭上多選用些禮貌婉轉詞語。

最後，除了避免語法、拼寫、標點錯誤外，信中所引用的史料、數據等也應準確無誤.私人和公務信函--常用句式。常用的起首語有：

1）thank you for your letter dated dec.22,1969.

2)many thanks for your letter of sept.5，1997.

3)a thousand thanks for your kind letter of june 5,1997.

4)your kind letter of november 22th arrived this morning.

5)your letter which arrived this morning gave me great comfort.

6)in reply to your letter dated 4th july,i want to say?

7)thank you very much for your letter of august 2 and the gift you sent me on christmas eve.

8)what a treat to receive your kind letter of may 5th!

9)it is always a thrill to see your nice handwriting.

10)first of all i must thank you for your kind assistance and high attention to me .

11)with great delight i learn from your letter of this sunday that ?

12)i wish to apply for teaching position you are offering.

13)i am too excited and delighted at your good news.

14)i am very obliged to you for your warm congratulations.?

15)i am very much pleased to inform you that my visit to your country has been approved.

常用的結束語有：

1）awaiting your good news,

2)looking forward to your early reply,

3)hoping to hear from you soon,

4)we await your good news.

5)i hope to hear from you very soon.

6)we look forward to your reply at your earliest convenience.

7)i look forward to our next meeting there in los angeles.8)your early reply will be highly appreciated.9)any other particulars wanted we shall be pleased to send you.10)the help you give me is sincerely valued.

11)i hope everything will be well with you .

12)please let us know if you want more information.

13)i hope you always enjoy yourself.

14)i wish you very success in the coming year.

15)please remember me to your family.

16)with best regards to your family.

17)all the best.

18)with love and good wishes.