商務信函的寫法介紹（新版多篇）

.收信人地址、單位 篇一

稱謂是對收信人或收信單位的稱呼，一般寫受文者的尊稱，這是商務信函必須的一項。其位置一般在標題或函號的左下方，單獨佔行，頂格書寫，後面用冒號。書寫時有以下兩種稱謂：

（1）泛指尊稱。“尊敬的”後加稱謂並加冒號，如“尊敬的先生”、“尊敬的女士”等。尊稱中可以使用職務，如“尊敬的辦公室主任”、“尊敬的財務部部長”、“尊敬的銷售部經理”等。

（2）具體稱謂。即具體指名道姓的尊稱。在姓名後面加稱謂語。這類稱謂一般用於寫信人與收信人彼此認識或者非常熟悉的情況。因爲這種稱謂能夠體現寫信人與收信人之間的情感與密切關係。稱謂可用泛稱中的“先生”、“女士”等，也可以使用職務，如“尊敬的辦公室石主任”、“尊敬的財務部張部長”、“尊敬的銷售部王經理”等。

省市名稱及郵編 篇二

國家名稱

稱呼敬語：如知道對方姓名，就用dear mr./mrs./miss/ms.加上姓，如不知道對方姓名，可用dear sir, dear madam, 也可用：to whom if may concern。如對方職務較高，則最好用其職務名稱，如： dear prof. smith, dear dr. henson等。 稱呼一家公司就用dear sirs 或gentlemen。

正文

結束敬語：如稱呼用 dear sir/dear sirs/dear madam“， 結束敬語就應用yours faithfully。如稱呼用dear mr. john/dear mr. smith, 結束敬語就應用yours sincerely。

署名

英文信函中講究五c原則，也就是要求做到正確(correctness)、清晰（ clearness ）、簡明（ conciseness ）、完整（ completeness ）和禮貌（ courtesy ）。 信函的語調也是同樣重要的，它表達了你對收信人的態度，適當的語調將會給雙方創造良好的溝通氣氛。

結尾語 篇三

主體是商務信函正文的核心內容，是發信人要說明的事項。不同的商務信函的內容是不同的。一般包括以下兩個內容：

(l說明發函緣由。直截了當、簡明扼要地說明發函的目的、根據、原因等內容；覆函則要引敘對方來函要點，以示覆函的針對性。

（2）說明發函事項。主體表達信函的中心內容，一般是根據發函緣由詳細地陳述具體事項，或是針對所要商洽的問題或聯繫事項，闡明自己的意見。要求語氣要平和，問題要明確，事實要清楚，表達要明白。如商洽函的正文主體包括商洽緣由、商洽內容、意願要求三部分；詢問函的正文主體包括詢問緣由、詢問事項兩部分；答覆函的正文主體包括答覆緣由、答覆內容兩部分；商品報價函的正文主體包括產品的價格、結算方式、發貨期、產品規格、可供數量、產品包裝、運輸方式等。

如果正文主體內容簡單，邏輯上可採用篇、段合一式結構，如果正文主體內容較多，邏輯上可採用分段式結構。

內容直接性 篇四

每一封商務信函的往來都是不同的企業之間或者企業領導者彼此之間的一種情感交流。人都是感性的，所以商務信函更多地體現了感性的一面。而不是人們想象的商務信函應該用一種特殊的“生意腔”，信函讀起來使人感到非常熱情、友好，就像朋友之間的談話那樣簡單、自然、人性化。無論是歉意的道歉函，還是善意的勸說函，或者購買函，完全可以通過信函中的語氣、語調來表現。

.發信人名稱及地址 篇五

信頭即信函的開頭，由發信人名稱及地址、標題、函號、稱謂、收信人地址和單位等組成。

商務信函寫作特點 篇六

口語化

每一封信函的往來，都是您跟收信人彼此之間的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函裏體現感性的一面。然而很多人都有一種誤解，以爲寫作商務信函就應該用一種特殊的“生意腔”，於是把一封本來應該是熱情而友好的信函寫得呆板而死氣沉沉。他們寧願寫“your letter has been received”，“your complaint is being looked into”而不是“i have received your letter”或者“we are looking into your complaint”。其實我們簡單的來理解一下，每次信函的往來不就是跟對方進行了一次交談嗎？只不過是把交談的內容寫到了紙上而已。多用一些簡單明瞭的語句，用我/我們做主語，這樣才能讓我們的信函讀起來熱情，友好，就象兩個朋友之間的談話那樣簡單，自然，人性化。

想象一下，如果您由於無法準時交貨而在電話上跟您的合作伙伴表示歉意時，您會怎麼說？我想您會說“i am sorry we cannot deliver the goods today”。 既然在電話中您會這樣說，爲什麼在信件中要改成“it is regretted that goods cannot be delivered today”？放棄這種所謂的“生意腔”吧，讓您的信也象談話那樣簡單，自然，人性化。

語氣語調

由於您寫的信函都是有其目的。性的，所以您信函裏所採用的語氣語調也應該符合您的目的。在寫之前先不妨仔細考慮一下，您寫這封信函是想達到一個什麼樣的目的，您希望對收信人產生一種怎樣的影響呢？是歉意的，勸說性的，還是堅決的，要求性的。這完全可以通過信函中的語氣語調來表現。

真誠

不管是生活中的交往還是生意上的合作，真誠是最重要也是最基礎的，所以您的信函也必須能夠充分體現您的真誠。不管說什麼，都要帶着您的誠意去說。把寫好的信函拿起來讀一遍，確保如果此時對方正在電話中與您通話，他一定能夠感受到您的自然和真誠。

直接

跟您一樣，您的合作伙伴們每天都要閱讀大量信函文件。所以，信函一定要寫得簡明扼要，短小精悍，切中要點。如果是不符合主題或者對信函的目的不能產生利益的內容，請毫不留情的捨棄它們。因爲這些內容不僅不能使交流通暢，反而會混淆視聽，非但不能讓讀者感興趣，反而會讓他們惱火，產生反感。

禮貌

我們這裏所說的禮貌，並不是簡單用一些禮貌用語比如your kind inquiry, your esteemed order等就可以的。而是要體現一種爲他人考慮，多體諒對方心情和處境的態度。如果本着這樣的態度去跟別人交流，那麼就算您這次拒絕了對方的要求，也不會因此失去這個朋友，不會影響今後合作的機會。

特別要注意，當雙方觀點不能統一時，我們首先要理解並尊重對方的觀點。如果對方的建議不合理或者對您的指責不公平時，請表現一下您的高姿態，您可以據理力爭，說明您的觀點，但注意要講究禮節禮貌，避免用冒犯性的語言。

還要提醒一點，中國人有句話叫做“過猶不及”。任何事情，一旦過了頭，效果反而不好。禮貌過了頭，可能會變成阿諛奉承，真誠過了頭，也會變成天真幼稚。所以最關鍵的還是要把握好“度”，才能達到預期的效果。

簡潔

就象前面提到的，要用簡潔樸實的語言來寫信函，讓您的信函讀起來簡單，清楚，容易理解。用常見的單詞，避免生僻或者拼寫複雜的單詞。一個單詞可以表達，就不要用詞組。多用短句，因爲短句更容易理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”這些讓句子變得冗長的連詞。在同一封信函裏，不要使用多個相同含義的單詞。比如，您前面寫了“goods have been sent”，那後面再提到這件事時就不要再用其他單詞如“forward”“dispatch”等。因爲這樣寫會誤導您的讀者無謂地去考慮這些詞之間是否另有含義。

精確

當涉及到數據或者具體的信息時，比如時間，地點，價格，貨號等等，儘可能做到精確。這樣會使交流的內容更加清楚，更有助於加快事務的進程。

針對性

請在郵件中寫上對方公司的名稱，或者在信頭直接稱呼收件人的名字。這樣會讓對方知道這封郵件是專門給他的，而不是那種羣發的通函，從而表示對此的重視。當然，如果您無法確定收信人的名字，那就在稱呼一欄裏寫“dear sirs” or “dear sir or madam”。

語言樸實

前面我們說過，商務信函不需要用華麗的詞句。根據西方的語言習慣，他們更願意使用簡練而樸實的語言。所以當我們跟西方人進行商務溝通時，也要儘量避免華麗複雜的詞句。

回覆迅速及時

給買家的回覆，千萬要迅速及時。因爲買家通常只看最先收到的幾封回覆，從中去選擇合適的供應商。如果您的回覆不夠及時，就可能因爲搶不到先機而失去商機。

標題

這一點是特別針對寫電子郵件的。也許很多人都沒有意識到，事實上，e-mail的標題是很重要的一個部分，您的郵件給對方的第一個印象就是通過標題來完成的。如果標題沒有內容，看起來象羣發的垃圾郵件的話，很多買家就會直接刪除。

校對

寫完之後，一定要檢查。最基本是要確保拼寫和語法正確，然後檢查一下您所提供的事實，數據等是否有錯。我們都會犯錯，但即使在您的信函裏有一個極小的失誤，也可能會破壞您在溝通方面的可信度，並使人對您表達的其他信息投下懷疑的陰影。

.附件 篇七

日期一般是發信具體時間。商務信函因爲涉及商務業務往來，務必寫明發信日期。一般採用以下三種形式：

（1）公文日期形式。即在信函簽署下方用漢字小寫寫明發信日期，如xxxx年八月十八日。

（2）阿拉伯數字形式。即在信函簽署下方用阿拉伯數字寫明發信日期，如2008 年8月18日。

（3）國際標準簡寫法形式。即在信函簽署下方用阿拉伯數字標記年、月、日，在一位數的月、日前加“0”，如2008年08月18日。

無論哪種寫法，日期務必寫全，以便存檔備查。如2008年08月08日，不能寫成“08年08月08日”。

主旨單一性 篇八

商務信函要能夠充分體現真誠、禮貌。不管說什麼，都要帶着誠意去說。把寫好的商務信函拿起來讀一遍，確保如果此時對方正在電話中與你通話，他一定能夠感受到你的自然、真誠和禮貌。這裏所說的禮貌，並不是簡單用一些禮貌用語，而是體現了一種爲他人考慮，多體諒對方心情和處境的態度。

.標題 篇九

發信人名稱及地址一般寫明發信人企業單位名稱及詳細地址。還包括電話號碼、電報掛號、專用電碼、電傳、傳真、網址等商務聯繫信息。