單位文書檔案管理制度多篇
單位文書檔案管理制度 篇一
一、總則
1、爲加強本公司檔案工作,充分發揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護及利用檔案,爲公司發展服務,特制定本制度。
2、公司檔案,是指公司從事經營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分爲受控檔案和非受控檔案。
3、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結案後及時歸檔。工作變動或因故離職時應將經辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷燬。
二、文件材料的收集管理
1、公司指定專人負責文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部門或經辦人員負責整理,交總經理審閱後歸檔。
3、一項工作由幾個部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會議文件由行政部收集。
三、歸檔範圍
1、重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結、典型發言、會議記錄等。
2、本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。
3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批覆、會議記錄、統計報表及簡報。
4、本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件材料。
5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。
6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。
四、歸檔要求
1、檔案質量總的要求是:遵循文件的形成規律和特點,保持文件之間的有機聯繫,區別不同的價值,便於保管和利用。
2、歸檔的文件材料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。
3、在歸檔的文件材料中,應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批覆、轉發文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應合一歸檔。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結放在針對的最後一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年。
5、檔案文件材料應區別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應依序排列在一起,即批覆在前,請示在後;正件在前,附件在後;印件在前,定稿在後;其它文件材料依其形成規律或特點,應保持文件之間的密切聯繫並進行系統的排列。
6、案卷封面,應逐項按規定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。
五、檔案管理人員職責
1、按照有關規定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。
2、按照歸檔範圍、要求,將文件材料按時歸檔。
3、工作人員應當遵紀守法、忠於職守,努力維護公司檔案的完整與安全。
六、檔案的利用
1、公司檔案只有公司內部人員可以借閱,借閱者都要填寫《借閱單》,報主管人員批准後,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經理簽字批准,受控文檔的借閱要由總經理簽字批准。
2、檔案借閱的最長期限爲兩週;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發現損壞、丟失或逾期未還,應寫出書面報告,報總經理處理。
3、必須嚴格保密,不準泄露檔案材料內容,如發現遺失必須及時彙報,追求責任。
4、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼塗改其字句等;不得任意摘抄或複製案卷內容,如確有需要,必須經領導批准才能摘抄或複製。
5、必須愛護檔案,保持整潔,不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。
6、不準轉借,必須專人專用。
7、用畢按時歸還,如需延長借閱時間,必須通知檔案管理人員另行辦理續借手續。
檔案的管理規章制度 篇二
一、目的
爲了規範公司人事檔案管理,加強檔案管理的完整性、真實性、及時性和保密性。同時爲了維護人事檔案的完整,防止材料損壞,便於高效、有序的利用檔案資料,特制定本管理辦法。
二、適用範圍
適用於公司員工紙質檔案和電子檔案的管理工作。
三、職責
公司行政人事部門爲本公司員工人事檔案的歸口管理部門。
四、原則
分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規範。
五、檔案管理內容
1、員工入職檔案:個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇覈定事項審批、筆試試題、身
份證複印件、學歷學位證複印件、轉正及晉級表、離職證明、各類合同及協議。
2、員工培訓檔案:培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表(證書原件)、員工培訓統計表。
3、績效管理檔案:將員工績效考覈相關資料按月歸類整理。
4、員工離職檔案:員工離崗包括員工與公司解除(終止)勞動關係,死亡等情形。
六、程序
1、新員工報到後,收齊新入職員工的所有手續、證件、資料後,統一裝入新建的檔案袋內,並在檔案袋封面左上方書寫上檔案袋編號、員工姓名、性別。將檔案資料以紙質檔案和電子檔案兩種載體保存,紙質檔案統一歸入每位員工的個人檔案袋,電子檔案以hr管理信息系統爲平臺進行統一管理。員工人事檔案管理人員須忠於職守,嚴格遵守公司《員工保密管理制度》。
2、檔案建立:新員工經考覈合格,入職之日始,即建立個人人事檔案,起始檔案材料包括:一寸近期免冠照片、身份證和學歷職稱證件的複印件、個人簡歷、應聘擋案表、錄用審批表、員工個人檔案表、體檢報告、離職(失業)證明等。
七、爲保證員工檔案信息的及時性和準確性,以體現系統時效性強的優點,及時更新、變化的資料進行系統錄入,
具體時限要求如下:
1、新員工入職、員工調動、任命、借用、離職信息自生成之日起二個工作日內錄入電子檔案,並進行紙質檔案歸檔;
2、組織機構變動、培訓管理、考覈管理、獎懲管理信息自生成之日起七個個工作日內錄入,並進行紙質檔案歸檔;
3、社會保險、合同簽訂等信息自生成之日起七個工作日內錄入,並進行紙質檔案歸檔。
八、人事檔案借/調閱
1、調閱員工的人事檔案需填寫《檔案借/查閱申請表》並經有效批准。
2、本部門員工的人事檔案調閱需經部門主管批准。
3、部門主管有權調閱其他部門員工的人事檔案,但需行政人事部門主管審覈,並報總經理批准。
4、部門主管級別的人事檔案,總經理有權調閱。
5、調閱檔案原則上在行政人事部門內部並在指定人員陪同下調閱。如需借出行政人事部門,需行政人事部門主管
批准。借閱檔案的人員,對檔案應妥善保管,不得遺失、泄密和污損,不準抽換、折卷和轉換,不得複印,
借出的檔案必須在2天內歸還。
6、所有調閱檔案,均需登記備案。
九、人事檔案歸屬
1、繼續受聘的員工檔案,作爲其今後聘任聘用的依據;檔案分類編號存放,一個員工一個編號,防止重名重姓員工檔案交叉,()制電子目錄,以便查閱。
2、離職員工的人事檔案每月清查,另外存檔,應在妥善保管一年以後銷燬。部門主管以上人員、關鍵崗位人員檔案應妥善保管三年以後銷燬。
十、本制度最終解釋權歸行政人事部,本制度從下發之起實施。
發出部門:行政人事部
借用、查閱人事檔案審批表
公司員工檔案管理制度(二):公司人事檔案管理辦法
__公司
人事檔案管理辦法
20__年9月
文書檔案管理制度 篇三
(一) 文件管理制度
第一條 管理要點
1、爲使文件管理工作制度化、規範化、科學化,提高辦文速度和發文質量,充分發揮文件在各項工作中的指導作用。
2、文件管理的範圍包括:上級下發文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。
3、制度類文件按照公司文檔統一格式進行編寫,統一頁眉、頁腳,寫明公司全稱及文件性質;正文部分寫明題目、時間、發文部門、內容等信息;措辭規範,表達無歧義。
4、根據文件屬性、類別,對所有文件進行編號,根據編號定期歸檔,做好相應的文字記錄,以備查閱。
第二條 制度規範
1、文件的起草、收發、打印、歸檔整理、借閱銷燬等由辦公室人員負責執行。
2、公司上報下發正式文件的權利主要集中在行政人事部,各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。
3、公司對內公開文件由行政人事部負責起草和審覈,總經理簽發;各部門需要向下或對外發文的文件由各部門負責起草,行政人事部負責審覈,審覈無誤後行政辦公室打印,打印後送回起草部門校對,校對無誤方可正式打印,由總經理蓋章,簽發。
4、凡寄至公司的文件、傳真等,由辦公室簽收並做好相應記錄。
5、機密文件由行政人事部主管保管,辦公室人員對一般性文件進行分類管理,定期整理並製作相關報表提交給部門主管。
6、各部門因工作需要可借閱一般性文件,需嚴格履行借閱手續,對有密級程度的文件,需行政人事主管審批,總經理批准後方可借閱。
7、辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記,做好借閱記錄並限期清退。
8、按時間、內容、部門、名稱等內容分門別類進行整理,附件、批件、定稿等資料收集完全,存檔備案。半年一小清,年終一大清。
9、根據存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷燬,需上報行政人事主管簽字批准,按照文件管理制度進行處理。
第三條 文件管理流程設計
1、內部文件管理流程:起草文件→審查編號→審批、簽發→打印文件→下發文件→文件存檔
2、外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷燬
3、借閱流程:提出申請,辦理手續→批准→借閱→清退→文件存檔→文件銷燬
(二) 文書管理制度
第一條 管理要點
1、爲確保文書制發、處理、管理工作順利進行,保證公司內部資料的安全性、完整性,促進與提高組織管理工作的效率,充分發揮文書在各項工作中的指導作用。
2、文書管理範圍包括:一般性文書(通知、公告、提案意見、會議紀要、總結匯編)、行政人事部發文文書(學習資料、各類簡報)、宣傳資料、各類應存檔的圖表、其他有關公司的重大事項文書資料。
3、除通知外,一般性文書沒有固定的格式,但必須標有頁眉頁腳,文本內容可根據文書具體內容進行調整。
4、根據文書性質進行編號整理,定期對文書進行歸檔整理,保持紙質文檔與電子文檔的同步更新。
第二條 制度規範
1、根據公司實際需要及上級安排,起草編寫內部公開文書,張貼公示學習。
2、按照文書管理範圍,行政人事部的發文根據需要填寫《發文簿》,所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。
3、行政辦公室發出的學習文書,需附上學習進度表;閱讀者需認真學習並簽名備註。
4、按時間、內容等降序排列,整理歸檔,堅持平時歸檔與年終歸檔相結合,對照編號列出整理清單。
5、根據文書的時效性和保存的價值性,對文書進行整理銷燬;須上級審批同意,方可銷燬。
6、辦公室負責人爲第一責任人,若發現文書丟失,辦公室人員必須查明原因,如實向主管部門報告,若未查明原因,則由辦公室負責承擔。
7、違反以上規定者按照相關規定予以懲處。
第三條 流程設計
起草文書→填寫《發文簿》(需要時)→張貼→存檔→更新目錄(紙質檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷燬
(三) 檔案管理制度
第一條 管理要點
1、爲了維護檔案的真實性和可查閱性,使檔案管理更科學、更專業,及時分類、整理、編輯、傳遞文書資料,提高檔案管理質量與效率。
2、檔案管理範圍:公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應存檔的信息資料。
3、根據文書整理和文件整理編號,對對應資料進行相應的歸檔、整理、備註,並存入專門的檔案文件櫃保管。
第二條 制度規範
1、應歸檔的文件、材料由辦公室人員負責收集,份數齊全,包括附件、批覆、定稿等。
2、所有歸檔文書材料經過初步整理,根據時間先後順序再按同一項目文書材料集中整理,並貼上標籤。
3、堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結合,對照編目,列出清單。
4、各部門需借閱相關檔案,須由行政人事部主管簽字,審覈通過後方可借閱,不得抄錄、複製或借出。
5、檔案管理人員必須遵守保密規定,履行保密手續,特別是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管,確保檔案安全與完整。
6、檔案接收、移交,必須根據檔案管理制度嚴格做好記錄。
第三條 流程設計
根據文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理,編制編目→存檔→借閱→清退
文件檔案管理制度 篇四
(一)意義
(二)文件檔案的類別與形式
公司文件檔案包括以下各類別的書面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。
1、公司法律文件:公司章程、批准證書、營業執照、驗資報告、審計報告、企業代碼、銀行稅務登記等
2、公司董事會文件:董事會構成、股本構成、董事會決議、記要等
3、公司管理制度:公司運營、行政、財務、業務管理制度、文本、流程
4、公司財務資料:各類總、分帳冊、報表、單據、憑賬、報告等
5、公司人事薪資:人事結構、錄用考覈文件、薪資結構、薪資表、獎金計劃及分配記錄、獎懲記錄、保險計劃及記錄《勞動合同》等
6、公司經營策略規劃:客戶需求分析、市場分析、各種調查分析、營銷策略、公關網絡、實施計劃等
7、公司客戶名冊:客戶名冊、服務合同、協議、策略聯盟協議、客戶拓展、防談名冊及記錄等
8、公司業務文件:公司各項對外服務的內部管理制度、流程、文本及有關方法培訓資料、報價體系等
9、公司客戶服務文件:服務過程中與客戶溝通產生的往來傳真、往來函、建議書、分析底稿、調查底稿、客戶提供之資料等
10、公司客戶檔案:已結案客戶的完整檔案,包括客戶服務資料及公司各種服務文本、方案、策劃、設計成果等
11、公司專業資料:公司蒐集的各種業務文本、流程、制度、企劃書、顧問服務理論、方法、同業服務成果、各類行業資料、公司由政府主管部門獲取及購買的政策法規、公司各類剪報等
12、公司圖書、雜誌:公司由公開發行系統購買、訂購的各種圖書、雜誌
13、公司日常行政文件:日常通知、備忘、報告、批覆、外來文函
14、公司宣傳資料:公司對外宣傳廣告用之公司介紹、業務介紹、互聯網主頁介紹等。
-
中國古代寓言故事(精品多篇)
中國古代寓言經典故事篇一一次,吳國的孫權送給曹操一頭大象。曹操非常高興。大象到達許昌的那天,曹操帶着百官和他的小兒子曹衝一起去看大象。曹操的人從來沒有見過大象。大象又高又大。它的腿和大廳裏的柱子一樣粗。當人們離它更近的時候,就夠不到它的肚子了。曹...
-
關於現代詩歌通用多篇
優美詩歌朗誦大全篇一《月色裏的憂傷(組詩)》作者:清荷☆詩語舞朦朧的月光掛在被水剛剛洗過的深藍的天空開始我以爲只是一隻藍色的蝴蝶踩着月光在輕舞可當夢幻漸漸清晰的時候所有的美麗色彩便漸次疊加與藍色蝴蝶共舞的還有一隻綠色的蝴蝶而托起它們翅膀的是站那朵...
-
暑假學生安全暨預防校園欺凌告家長書(多篇)
暑假學生安全暨預防校園欺凌告家長書篇一甲方:乙方:學生監護人爲進一步落實學校安全責任,加強安全防範意識,關愛特異體質學生,保證特異體質學生及學校的合法權益得到保障,雙方願達成如下協議:一、甲方責任1、建立特異體質學生檔案。2、每學期開學初,主動向學生或者學生...
-
加強和創新社會管理精品多篇
如何加強和創新社會管理篇一如何加強和創新社會管理1、進一步加強和完善社會管理格局,切實加強黨的領導,強化政府社會管理職能,強化各類企事業單位社會管理和服務職責,引導各類社會組織加強自身建設、增強服務社會能力,支持人民團體參與社會管理和公共服務,發揮羣衆...