文檔檔案管理制度【精品多篇】

文檔管理的制度 篇一

1、公司的文檔是公司的軟性資產，對文檔的管理，要做到處理及時，卷宗規範，確保安全；

2、公司各部門負責管理與該部門有關的文件，如：銷售部門負責營銷檔案、客房往來資料、設計師、裝飾公司檔案(含協議)、市場訊息檔案等；財務部負責各類財務單據、銷售合同及其他檔案(如執行價格、發放薪資依據文件);渠道部負責分銷商的`檔案、分銷政策性文件等；辦公室負責行政、人事、綜合類檔案；

3、公司文件由辦公室起草，發文程序爲：擬稿、自審、報經理或副總經理審覈簽發、打印、發文、催辦、立卷歸檔；

4、對內發文應有統一的結構與編號，要求文字精準、條理清晰、層次分明、結構緊密；

5、公司的收文程序爲：收文、報送(分發)、催辦、立卷、歸檔；

6、公司收文由辦公室負責，依據事件大小、緊急程序進行歸類，報送經理閱示或發放各部門處理，重要文件轉辦公室存檔；

7、文檔按照機密程度，分爲“祕密”、“機密”、“決密”三個檔次，撰稿人應依據機密程度確定報送範圍，祕密文件的報(發)送由專人進行，確保發送未超出報送範圍；

8、機密文件應確保其安全性，文檔管理人員及所有接觸文檔的人員對其負有保密的義務，造成資料外泄的，公司將依據事件影響追究當事人的責任；

9、禁止員工查閱、借閱與本職工作、自身權益無關的文檔，特殊情況經公司經理、副總經理批准後方得查閱，借閱文檔必須及時歸還；

10、辦公室、公司各部門應將文檔分類立卷歸宗，方便調閱；

11、文檔的銷燬要列出銷燬清單，報請公司副總經理、經理批准後方可銷燬；

12、移交檔案應按規定辦理交接手續，確保檔案資料的完整。

文檔管理的制度 篇二

（一）爲明確工作職責，理順工作程序，規範調度文檔管理，根據《煤礦安全生產標準化基本要求及評分方法（試行）》調度和地面設施管理制度建設的要求，制定本制度。

（二）調度文檔管理分爲圖表、臺賬、記錄簿、電子顯示屏和牌板等。

1、圖表：調度室各種圖表必須及時填繪和修訂，與實際情況相符合，圖表必須歸檔管理。

2、臺賬：

（1）綜合臺賬應當記錄當班生產計劃完成情況、安全生產情況，重點工程和重點工作調度情況，安全生產中出現的。問題和處理情況，領導值班、下井帶班及入井人數情況，領導交辦工作及落實情況等。

（2）綜合臺賬應內容完整，數據準確，賬面整潔，字跡工整。

（3）按日原煤產量、月及年累計完成量、綜合進尺、開拓進尺、日月年累計完成進尺，分項或統一建立統計臺賬。

3、記錄簿：建立調度值班記錄、領導值班及下井帶班記錄（由帶班領導填寫）、調度員交接班記錄、安全生產例會記錄、生產安全事故（突發事件）分析統計記錄，存檔管理。

4、電子顯示屏：

（1）電子顯示屏應正常顯示調度統計報表、重點安全生產信息；

（2）主要設備和重點安全生產環節視頻監控；

（3）煤礦安全監測監控系統、井下人員定位系統等終端顯示；

（4）顯示的數據應準確，實時集中監控。

（三）調度文檔內容齊全，數據準確，賬面整潔，記錄規範，值班記錄無塗改。

（四）檔案資料，應有專人管理。

（五）調度文檔的保存期限：

1、班、日調度記錄，月度及年度生產總結，調度臺賬保存1年以上。

2、調度日報、旬報、文字分析，上級通知、通報、傳真電文保存1年以上。

3、死亡事故和重大非傷亡事故記錄，作爲永久保存材料。

（六）各項生產數據和事故傷亡情況，未經有關領導批准，不得擅自對外公佈。

（七）立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，裝訂整齊、牢固，填寫備考表，註明保管期限。

（八）對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經檔案管理部門領導鑑定，報礦分管領導批准後，按規定銷燬。

文檔管理的制度 篇三

一、總則

第一條 爲減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，結合公司的實際情況，特制訂本制度。

第二條 文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，公司上報下發的各種文件、資料。同級相關方函、電、來文。

二、收文的管理

第三條 公文的簽收：

凡來公司公啓文件（除領導訂啓的外）均由辦公室收發員登記簽收

第四條 公文的編號保管：

1、辦公室收發員對上級來文拆封後應及時附上"外來文件流單"，並分類登記編號、保管。

2、公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交辦公室 收發員進行登記編號保管，不得個人保存。

第五條 公文的閱批與分轉。

1、凡正式文件均需由辦公室主任根據文件內容和性質閱籤後，由收發員分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送公司領導親自閱批後分送承辦部門閱辦。爲避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

2、一般函、電、單據等，分別由辦公室 收發員直接分轉處理。

3、爲加速文件運轉，辦公室收發員應在當天將文件送到公司領導和承辦部門，如關係到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。

第六條 文件的傳閱與催辦。

1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將文件交辦公室，切忌橫傳，閱批文件一般不得超過兩天，閱後應簽名以示負責。如有領導"批示"、"擬辦意見"，辦公室收發員應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

3、辦公室收發員對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如確係工作需要備查，應按照有關保密規定，並徵得辦公室同意後，予以複印或摘抄，原件應及時歸檔週轉，以防丟失。

三、發文的管理

第七條 發文的規定：公司上報下發正式文件由辦公室負責。

第八條 發文的範圍：

1、凡是以公司名義發出的文件、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文範圍。

2、下發文件主要用於：（1）公佈規章制度；（2）轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠文件；（3）公佈體制機構變動或幹部任免事項；（4）公佈重大經營管理、技術、生活福利等工作的`決定；（5）發佈有關獎懲決定和通報；（6）其他有關重大事項；

3、上行文件主要用於：（1）對上級呈報工作計劃、請示報告、處理決定；外發文主要用於：（2）同相關單位聯繫有關重大經營管理、技術、人事、物資供應等事宜。

4、在日常經營管理、技術工作中，有關圖紙、技術文件、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管公司領導批准後，由相關業務科室書面或口頭通知執行，一般不用公司文件發佈。

5、各業務部門如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，可以各業務部門名義發會議紀要。

6、各業務部門與外單位發生的一般業務聯繫，可用各部門的名義對外發函（應各自編號備查）不用公司名義發文。

四、發文程序與要求

第九條 發文程序規定：

1、各部門需要發文，應事先向辦公室提出申請；擬搞人應填寫《發文擬稿單》，並詳細寫明文件標題、發送範圍、印刷份數、標定日期；

2、草擬文稿必須從公司角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標點符號正確、書寫工整。

3、辦公室對文稿進行審查和修改。對塗改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿部門重新擬稿；

4、經辦公室審查修改後的文稿，送主管領導核稿（對文稿內容、質量負責）；

5、對審覈時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理清楚；

6、需經會籤的文稿，由辦公室在交付打印前送會籤部門會籤；

7、經領導批准簽發後的文稿交辦公室統一編號打印；

8、文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名；

9、文件打字後，由辦公室派專人分發並檢查落實情況。

五、文件的借閱和清退

第十條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人同意後辦公室方可借閱。

第十一條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

第十二條 各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

六、文件的立卷與歸檔

第十三條 文件的歸檔範圍：

以公司名義形成的文件統一由辦公室負責歸檔；其它部門日常工作中形成的活動資料，由各業務部門負責立卷歸檔。

第十四條 立卷要求

1、文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

2、立卷時，要求把文件的批覆、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向辦公室移交，清單一式兩份。（交接部門各留存一份備查）。

七、文件的銷燬

第十五條 對於多餘、重複、過時和無保存價值的文件，辦公室應定期清理造冊，辦理銷燬手續。

文檔管理的制度 篇四

1、祕書科負責文書檔案的立卷歸檔工作，每個季度的第一個月完成上季度的立卷歸檔任務。

2、凡歸檔的'文件資料必須完整齊全，遵循文件的形成規律，進行科學的分類、編目、登記和必需的加工整理。

3、檔案的查（借）閱必須嚴格履行登記手續，使用檔案者必須愛護檔案，不得擅自抽拆、塗改、勾劃、污損檔案。

4、借出使用的檔案必須妥善保管，不得帶入公共場所。

5、不得向無關人員談論檔案內容。

6、文檔必須排列整齊，編號準確。並做好防黴、防蟲、防火、防盜等工作。確保檔案齊全。

文檔管理的制度 篇五

爲了使拌和站資料管理實現正規化，並切實加強檔案資料的管理工作，特制定本制度。

一、文件收發

1、建立收文登記制度。對上級機關發來的文件和市直有關部門文件及其他兄弟單位來文都要進行收文登記。

2、收文登記主要包括以下內容：收文日期、來文機關、文件名稱、文件字號、發文日期及閱文簽字等。

3、文件管理人員要根據領導指示，將文件送交承辦人，承辦人要在收文登記簿上簽字登記以備查找；承辦人按文件要求完成後，要及時將文件交還保管人員保存。

4、拌和站對外發出的文件要建立發文登記，發文登記內容包括：發文時間、發文機關、文件名稱、文件字號、發文範圍等。

5、對拌和站擬稿發出的文件、專題材料都要將文件原稿和一份正式文件存入檔案。

二、檔案資料管理

1、原始記錄是設備管理和維修工作的基礎之一，是瞭解設備狀況、統計數據、建立帳卡表冊和進行經濟技術分析的依據。必須重視此項工作的填寫、收集、整理和保存。

2、機械設備的數據管理是一項基礎工作，它來源於原始資料。爲了提高設備資產的運作效益，必須按時分類、收集彙總一些數據供分析研究，並及時採取積極措施，保證投入產出效益目標的實現。數據管理包括列表登記、統計分析、上報考覈等方面，應做到定期歸類整理。數據要完整準確，報表要及時齊全。

3、機械管理基本數據庫應具備以下內容：

1）、管理號碼；

2）、設備名稱；

3）、型號規格；

4）、技術狀況；

5）、保管單位；

6）、本季運轉小時；

7）、原值；

8）、淨值；

9）、組資日期；

10）、生產廠家；

11）、本機編號；

12）、出廠日期；

13）、外型尺寸；

14）、整機重量；

15）、動力機名稱；

16）、動力機型號；

17）、動力機規格；

18）、動力機生產廠；

19）、動力機出廠日期；

20）、動力機編號；

21）、工點。上述數據4、6、8、21項爲動態數據，其它爲靜態數據。

4、及時上報的報表：《設備臺帳》(包括自有配屬的。設備和內租、外租的設備以及協作隊伍的設備，分別建帳管理)、《機械增減情況表》、《機械事故統計表》、《機械保養、修理計劃報表》、《機械保養、修理完成情況報表》。

5、建立檔案目錄，主要分設備文件材料、設備檔案、設備技術資料三個方面，以便查找、使檔案資料更好地爲工作服務。

6、建立和認真執行文件借閱制度和文件保密制度，確保文件安全。

文檔管理的制度 篇六

一總則

1.公司計算機軟、硬件及網絡管理的歸口部門爲辦公室，並由辦公室負責具體實施。

2.辦公室對公司所有計算機軟、硬件及信息實行統一管理，負責對公司計算機及網絡設備進行登記、造冊、維護和維修。

3.公司計算機軟、硬件及低值易耗品由辦公室負責統一申購、保管、分發和管理。

4.公司各部門的計算機硬件，遵循誰使用，誰負責的原則。

二內容和適用範圍

1.本文所稱的計算機硬件主要指：主機、顯示器、鍵盤、鼠標、u盤及附屬打印機等設備。

2.本文所稱的計算機軟件是指各類系統軟件、各部門專用軟件、公司統一安裝的殺毒軟件等。

3.本文所稱的網絡即爲互聯網。

三計算機硬件管理

1.公司計算機主要硬件設備均應設置臺賬進行登記，註明設備編號、名稱、型號、規格、配置、生產廠家、供貨單位、使用部門等信息。

2.計算機主要硬件設備應粘貼設備標籤，設備標籤不得隨意撕毀，如發現標籤脫落應及時告知辦公室重新補貼。

3.嚴禁私自拆卸計算機硬件外殼，嚴禁未經許可移動、拆卸、調試、更換硬件設備。

4.計算機主要硬件設備的附屬資料(包括但不限於產品說明書、保修卡、附送軟件等)由辦公室負責統一保管。

四計算機軟件管理

1.公司使用的計算機、網絡、軟件由辦公室統一進行安裝、維護和升級，不允許私自安裝操作系統及其他可能影響公司網絡正常運行的。軟件。如有特殊需要，經部門主管審批後，向辦公室申請。

2.公司購買的商品軟件由辦公室統一保管並做好備份，其密鑰、序列號、加密狗等由使用部門在辦公室登記領用，禁止在公司外使用。如特殊需要，須經

部門主管同意後並在辦公室備案登記。

五計算機信息管理

1.公司員工必須自覺遵守企業的有關保密約定，不得利用網絡有意或無意泄漏公司的涉密文件、資料和數據；不得非法複製、轉移和破壞公司的文件、資料和數據。

2.公司重要電子文檔、資料和數據務必存儲在除操作系統盤外的硬盤空間，嚴禁將重要文件存放在桌面上。

六計算機安全防護管理

1.公司內部使用移動存儲設備，使用前需先對該存儲設備進行病毒檢測，確保無病毒後方可使用。

2.進入公司郵箱或私人郵箱，不要隨便打開來歷不明的郵件及附件，同時開啓殺毒軟件進行郵件監控程序以免被計算機病毒入侵。

3.計算機使用者應定期對自己使用的計算機查殺病毒，更新殺毒軟件病毒庫，以確保計算機系統安全、無病毒。

4.禁止計算機使用者刪除、更換或關閉殺毒軟件。

5.所有公司網絡系統用戶的計算機必須設置操作系統登陸密碼，密碼長度不得少於6個字符且不能採用簡單的弱口令，最好是由數字、字母、和其他有效字符組成。員工應不定期修改密碼，每次修改間隔期不得長於三個月。

6.計算機使用者離職時必須由信息組確認其計算機硬件設備完好、移動存儲設備歸還、系統密碼清除後方可離職。

七計算機操作規範管理

1.計算機開機：遵循先開電源插座、顯示器、打印機、外設、主機的順序；每次的關、開機操作至少間隔1分鐘，嚴禁連續進行多次的開關機操作。

2.計算機關機：遵循先關主機、顯示器、外設、電源插座的順序；下班時，務必要將電源插座的開關關上，節假日應將插座拔下，徹底切斷電源，以防止火災隱患。

3.打印機及外圍設備的使用：打印機在使用時要注意電源線和打印線是否連接有效，當出現故障時注意檢查有無卡紙；激光打印機注意硒鼓有無碳粉，噴墨水是否乾涸，針式打印機看是否有斷針；當打印機工作時，不要強行阻止，否則更容易損壞打印機。

4.停電時，應儘快關閉電源插座或將插座拔下，以免引起短路和火災。

5.來電時，應等待5～10分鐘待電路穩定後方可開機，開機時應遵循開機流程操作。

6.計算機發生故障應儘快通知辦公室，不允許私自維修。

7.計算機操作人員必須愛護計算機設備，保持計算機設備的清潔衛生。

8.禁止在開機狀態下使用溼物(溼毛巾、溶劑等)擦拭顯示屏幕。

9.禁止在使用計算機設備時，關閉、刪除、更換公司殺毒軟件。

10.嚴格遵守《中華人民共和國計算機信息網絡國際互聯網管理暫行規定》，嚴禁利用計算機非法入侵他人或其他組織的計算機信息系統。

11.禁止卸載公司統一安裝的防護軟件、管理軟件等。

八相關懲戒措施

1.如發現公司員工利用網絡有意或無意泄漏公司的涉密文件、資料和數據或非法複製、轉移和破壞公司的文件、資料和數據的，將視其後果，處以罰款、調離崗位、辭退等處罰，情節嚴重者將依法追究其民事、刑事責任。

2.如發現工作時段內遊戲、瀏覽與工作無關的網頁、觀看電影等，一次記過處分，兩次罰扣獎金，三次予以開除。

3.如出現故意造成公司計算機硬件損毀，將由個人做等額賠償。

4.各類違規操作可由各部門主管提交至辦公室，並記錄至個人檔案。

九附則

1.對於使用私人電腦的員工，除了硬件不做相關要求外，遵照此制度相關條款執行。

2.本制度由辦公室負責解釋。

3.本制度自20xx年9月1日起執行。

xx有限公司辦公室

20xx年8月31日

文檔管理的制度 篇七

爲了加強我監理部科技檔案的科學管理。並使其納入標準化、規範化、系統化的軌道。根據部、廳科技檔案工作的有關規定，結合本工程項目的實際情況，特制定如下管理辦法：

1、在正副總監的統一領導下，由綜合組負責監理部文檔管理工作。

2、檔案管理人員應不斷加強科技檔案工作專業知識的'學習。認真做好科技文件的形成積累、立卷歸檔和修改、補充工作。

3、及時對往來文件進行登記。並建立收文閱辦制度。

4、嚴格執行文檔借閱制度。未經同意。不準私自外借。努力做好文檔的保密工作。

5、在文件資料日常管理工作中。遵循文件資料類別（合同類、圖紙類、文件類、原始記錄及月報類）進行分類、編號、保存。並建立文件清單。

6、年終時應及時對本年度所有文件資料進行清理、統計工作。

7、加強對各承包人文檔工作進行督促、檢查和指導。

8、工程竣工時嚴格按照國家科技檔案案卷質量要求分綜合類、工程質量類、工程進度類、工程費用類、合同管理類、監理月報、照片和錄像七項對監理文件資料進行組捲上報。

9、未盡事宜，按業主有關技術檔案的編制、審查、歸檔辦法執行。

文件管理制度 篇八

1目的

爲提高公司文件處理工作的效率和質量，使之規範化、科學化、制度化，對公司的文件的格式、編制、編號、審批、發佈、歸檔等文件管理的工作流程和作業標準作出明確規定，實現公司文件管理的規範化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。

2適用範圍

適用於公司各類文件的起草、審查、審批、發佈、執行、修改、廢止和備案。

3定義

3.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執行效力和規範體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。

3.2受控文件：需要對文件的分發、更改、回收進行控制。隨時保持有效版本的文件。

3.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂後不必通知文件持有人。

3.4外來文件：指來源於公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的文件(法律、法規、標準、行業規範、客戶要求等)。

4職責

4().1公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發放、廢止工作，並負責在全公司範圍內對制度執行的指導及監督。

4.2各部門產生的內部使用的文件由部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。

4.3文件編制、審批、發佈的權責

4.3.1各部門負責制定部門職責範圍內的制度文件。

4.3.2管理者代表負責組織相關部門和人員負責組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。

4.3.3人事行政部爲公司文件規範化統籌管理部門，負責公司文件立、改、廢的審覈(核稿)、發佈、彙總。

5文件分級分類

5.1文件分級

5.1.1一級文件：公司戰略規劃具有長期指導性、規範組織行爲的概述性文件或制度彙編類文件等的系統文件。包括但不限於公司員工手冊、經營管理規範等。

5.1.2二級文件：規範各專業職能管理、服務規範管理等方面的文件。

5.1.3三級文件：各職能管理、服務規範等具體實施的作業指導流程及相關技術文件、操作規定、規範、項目管理文件、公文等，包括具體的作業方法和標準。

5.1.4四級文件：表格、表單類文件，凡記錄作業結果所用的表格等。

6文件編號、標識與控制

6.1文件編號：[Microsof1]公司名稱+部門代號+文件名稱+文件順序號+時間

注：各部門代號

部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼

6.2文件的標識與控制

文件分受控與非受控兩種，在管理體系運行的有關場所應用的文件及提供給審覈機構的文件爲受控文件，以編號爲受控標識；如因其他目的提供給客戶的文件爲非受控文件，不作標識；

長期有效的文件予以編號和標識，控制其發放，回收作廢失效版本；

一次性或短時間有效的文件過期自然失效，以其標題、日期作爲標識，不必跟蹤回收其過期版本。

7文件編制、審覈、批准和發佈

7.1行政文件與管理性文件的編制與審批

(1)公司級行政性文件：公司組織機構設置、人事任免涉及公司經營管理、技術、生產、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負責編制。

(2)公司級管理性文件：如人力資源管理制度、技術文件管理制度、財務管理制度，由各部門依本制度4.3條負責編制。

(3)各部門行政性文件：各部門因部門管理及工作開展所需求發佈的通知/通告，由相關職能部門負責編制。

(4)公司及各部門所有行政性文件審覈由人事行政部填寫《公司內部業務便籤》，部門負責人審覈，常務副總批准、審閱和簽發。

(5)公司及各部門所有管理性文件的審覈由人事行政部填寫《文件審閱簽發單》，部門負責人審覈，常務副總批准、審閱和簽發。

7.2文件歸檔、發放、保管

7.2.1文件歸檔

(1)經審批後的文件，人事行政部負責填寫“文件/記錄目錄”，並且將電子檔和紙張文件同時歸檔。

(2)各部門收到的文件由部門負責人或指定人員保管。各部門的“文件/記錄目錄”應定期予以更新，並將複印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。

7.2.2文件發放

公司受控文件、記錄由人事行政部負責按以下範圍發放：

(1)管理手冊、程序文件和公司管理文件下發至各部門；

(2)作業文件、記錄下發至使用文件的相關部門；

(3)各個部門都要使用相應文件、記錄的有效版本，人事行政部及時收回作廢文件；行政辦公室擬定《文件發放登記表》按上述規定範圍發放文件，並註明發放數量，填寫發放編號，並由領用者簽名。

(4)文件接收部門應指定人員接收文件，收文者要在《文件發放登記表》中籤名。

7.2.3文件保管與借閱

(1)文件保管：所有經批准發佈的文件皆應登記編目並歸檔保存於文件的歸口部門，文件持有者使用有效版本，並確保文件清晰易於識別。

a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。

b、技術文件正本按文件歸口存放於文件產生的技術部門。

c、外來文件正本依文件分類存放於檔案室及相應的文件接收部門。

(2)各部門需要借閱文件時可向文件歸口部門辦理借閱手續，各部門文件管理人員應建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。

(3)存放與硬盤和軟盤的文件應有備份，並作出版本標識，採用密碼進行保護，限定查閱及使用範圍，由授權使用的人員進行操作。

(4)文件的持有者若跨部門調動或離職，應辦理文件交接、歸還手續。

7.3文件的更改與回收作廢

7.3.1文件更改

(1)當文件不適應需要更改時，由文件歸口部門提出，並實施具體更改工作，文件更改必須符合統一性、協調性，必要時相關的文件應進行同步更改。

(2)文件更改的起草、審覈、批准由原文件起草、審覈、批准部門/人員按負責填寫《文件更改/評審單》並實施更改。

(3)文件修改內容較少時，可以採用劃改、換頁的方式進行更改；單文件更改超過三次或更改較大或公司組織結構、管理體系發生重大變化時應進行換版。

(4)公司文件更改狀態按版本號爲A版(B、C、D等)/修改狀態爲0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態之間的關係爲：每版文件同一版本內可以允許修改10次，即修改狀態號最高是10，當超過10次時，文件換版，即由A版升爲B版，以此類推。特殊情況下，換版不受此限制。

(5)文件更改內容必須及時到達文件使用場所，對文件的宣貫、實施情況有文件歸口部門進行檢查，並確認更改效果。

(6)公司鼓勵各部門及人員在使用文件時及時發現文件的問題，提出文件更改意見。

7.4文件的作廢與銷燬

(1)各部門使用中的文件已被更改且有新版文件發佈時，原文件應作廢收回，作廢的原版文件由人事行政部按原發放數量回收，並登記標明回收日期。

(2)文件作廢或換頁換版時，對已回收的作廢文件由行政辦公室及時銷燬，並記錄在《文件銷燬(留用)記錄表》中，若需保留作廢文件時要在文件上標註“作廢”字樣。

(3)各類文件的保存期按《檔案管理制度》的規定執行。

7.5外來文件管理

7.5.1外來文件接收與歸口。

(1)國家法律、法規；國家、行業、地方標準；上級主管部門下發的管理辦法、制度、規定等外來文件，由人事行政部統一收集管理，並建立《外來文件清單》。

(2)外來文件由接收部門或形成文件部門歸口管理。

(3)外來的一般性通知、公告等需執行的文件由公司總經理審批後，交由相關部門傳閱執行，履行完畢後，由執行部門記錄執行情況，交檔案室備檔。

7.6保密文件的管理

7.6.1保密文件及保密信息在形成後、歸檔前以“誰形成誰負責”爲原則進行管理，祕密信息以載體形式歸檔後，交由檔案室負責管理。

7.6.2保密文件的發放、傳閱、披露應遵守以下原則：

文件密級發放、傳閱範圍。

絕密公司核心領導、絕對信息形成部門的負責人及公司領導認爲需要讓其知悉的對象。

機密公司部門負責人以上人員，機密信息形成部門的相關人員及公司領導認爲需要讓其知悉的對象。

祕密公司部門主管級以上人員，祕密形成部門的`相關人員及該部門認爲需要讓其知悉的對象。