文書檔案管理制度（精品多篇）

公司文書檔案管理制度 篇一

檔案歸檔制度

一、文件材料的歸檔要求：

1、公司在籌備、成立、經營、管理及產權變動過程中形成的具有保存價值的文件材料均列入歸檔範圍。

2、公司各部門負責歸檔文件材料的收集和整理，並定期交檔案室集中管理，任何人不得拒絕歸檔。

3歸檔文件材料必須齊全、完整、準確、系統、簽署完備。

4、歸檔文件材料必須準確地反映企業生產、科研、基建和經營管理等各項活動的真實內容和歷史面貌。

5、歸檔文件材料必須層次分明，符合其形成規律，保持同一案卷內文件材料的有機聯繫。

6、歸檔的文件材料主要包括紙質、光盤、磁帶、照片及底片、膠片、實物等各種載體形式。

7、歸檔的文件材料必須爲正本，本企業編制的文件應附發文底稿。

8、歸檔的具有永久、長期保存價值的電子文件應有相應的紙質文件材料一併歸檔保存。

9、非紙質文件材料應與其文字說明一併歸檔。

10、外文（或少數民族文字）材料若有漢譯文的應與漢譯文一併歸檔，無譯文的要譯出標題後歸檔。

11、爲便於保管和利用，歸檔的文件材料用的紙張必須優良，紙面清潔，書寫文件材料應用碳素墨水或藍黑墨水，禁用圓珠筆、鉛筆、紅墨水、純藍墨水及複寫紙等不牢固的書寫材料。書寫工整、圖像、字跡清晰。

二、歸檔範圍及保管期限（參照企業檔案歸檔範圍及保管期限表）

三、歸檔時間：

1、管理性文件材料一般應在辦理完畢後的第二年第1季度連同收發簿一同移交檔案室歸檔。

2、凡專項工程、專題項目、科研課題等由發生部門將文件材料整理後經部門領導及項目負責人審定後向檔案室移交歸檔。週期長的可分階段、單項歸檔。

3、外購設備儀器或引進項目的文件材料在開箱驗收或接收後即時登記，安裝調試後歸檔。

4、工程項目在竣工驗收後三個月內接收歸檔。

5、每年形成的會計檔案，由財務部及有關部門保存一年，在下一年的第一季度內向檔案室移交歸檔。

6、電子文件邏輯歸檔實時進行，物理歸檔應與紙質文件歸檔時間一致。

7、榮譽檔案由行政部收集整理後於次年統一歸檔。

8、聲像檔案在每次活動結束後整理歸檔。

9、相關會議（技術會議、專題會議、年度工作會議），在會議結束後歸檔。

10、外出、出差考察材料由當事人在回來後一個月內整理歸檔。

11、變更、修改、補充的文件材料隨進歸檔。

12、公司內部機構變動和職工調動、離崗時留在部門或個人手中的文件材料隨時歸檔。

13、公司產權變動過程中形成的'文件材料隨時歸檔。

檔案查（借）閱制度

檔案借閱是檔案室的日常業務工作，是檔案更好地爲生產提供利用服務的基本形式，爲做好檔案管理工作，特制訂如下制度：

1、凡本公司有關人員，因工作需要借閱檔案者，一般只允許在檔案室閱檔室查閱。查閱內容根據檔案密級程度，取得相關領導簽字，同時做登記。

2、本公司有關人員如有實際情況必須借出者，須辦理相關手續，超過兩天以上歸還者，須經領導批准簽字。但要如期歸還。

3、借閱檔案者應愛護檔案，確保檔案的完整性，不得擅自塗改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀。借閱檔案交還時，須當面查看清楚，如發現遺失或損壞，應及時反映給主管領導。

4、外單位借閱檔案者，須持單位介紹信，且經總經理批准後方可借閱，只限在本室查閱，一律不外借，且抄摘內容也須經總理同意審覈後方能帶出。

5、凡屬不成熟的現行技術資料及保密文件一律不外借。

檔案的保密制度

1、凡屬密級檔案，必須正確地標明密級，並妥善存放。

2、非綜合檔案室人員不得隨便進入檔案庫房，庫房門窗及箱櫃應隨關鎖。

3、全體職工對密級檔案、文件、資料均須嚴格執行企業保密規定，不失密。否則應追究責任。

4、凡查閱密級檔案，均須辦理審批和借閱手續，一般只允許在閱檔室查閱，不得帶出或複製，確屬需要者須辦理相關手續。

5、查閱人員對檔案內容承擔保密義務，違反規定造成後果者必須追究責任。

6、檔案人員要忠於職守，認真執行各項保密制度。

7、定期對保密檔案保管情況進行檢查，發現問題及時處理。

檔案庫房管理制度

一、檔案入庫檢查：

1、檔案出入庫房要清點、登記。定期對庫藏檔案進行清理、覈對，做到賬、物相符。對破損或載體變質的檔案，及時進行修補和複製。

2、入庫底圖應批邊分類裝袋，照片、磁帶等聲像檔案應存放入專用檔案盒（袋）內。

3、定期對檔案保管狀況進行全面檢查，做好記錄，發現問題要採取積極有效措施，保證檔案的安全。

二、檔案庫房管理：

1、檔案庫房未經許可，外來人員不得擅自進入。

2、檔案櫃、卷排列科學、合理、整齊、美觀，便於調卷。

3、庫房門窗須安裝窗簾，庫房內採用白熾燈且照度不超過100勒克期。

4、避免光線直射檔案，更不能在烈日下曝曬檔案。防止有害生物對檔案的危害。

5、庫房內應有空氣調節和溫溼度計等設施，及時做好溫溼度記錄，溫度應控制在14度——24度，相對溼度控制在45——60%。

6、庫內及庫外應科學地安設溫溼度記錄儀表，庫房應專門安裝空調設備。

7、庫房必須配備適合檔案用的消防器材並禁止吸菸，定期檢查，杜絕一切發生火災的可能。

8、檔案庫房要做到八防：防火、防盜、防光、防有害氣體、防潮、防溼、防蟲、防塵。

9、對庫藏檔案應經常進行檢查，發現問題，及時報告並採取措施予以處理。

10、每年9月定期對庫藏檔案進行一次抽樣檢查，掌握檔案管理情況，爲科學管理積累資料。

檔案鑑定、銷燬制度

1、根據《檔案法》及《江蘇省檔案管理條例》中的相關規定，編制本企業的檔案保管期限表。其中會計檔案見會計檔案保存期限表。

2、保管期限分永久、長期、短期三種。介於兩種保管期限，保管期限從長。

3、從檔案的內容、來源、時間、可靠程度、名稱等方面監別檔案的價值。

4、檔案通過鑑定，要求保管期準確，案卷質量達到規定標準。如果鑑定中發現檔案不準確，不完整，應及時責成有關部門修改、補充。

5、銷燬檔案必須嚴格掌握，慎重從事。銷燬前要造具清冊、提出銷燬報告、會同總工辦覈查、總經理審批。銷燬檔時要嚴格執行保密規定，由鑑定小組指定人員會同保密、保衛人員銷燬或監銷，防止失密。

檔案銷燬時要有二人以上監銷，並在清冊上簽字

檔案保管統計制度

一、檔案庫房須與辦公室、閱檔室分開，並有防火、防光、防潮、防蟲防塵、防黴、防盜和防高溫等“八防”設施，以確保檔案的安全與完整。

二、檔案庫房嚴禁堆放食品和易燃易爆物，嚴禁吸菸和使用明火。

三、建立健全檔案的接收、移交、庫藏、保管、利用和鑑定銷燬等統計臺帳。

四、做好檔案接收、移交、保管、鑑定、利用各檔案構成情況的準確、及時、科學的統計工作。

綜合檔案室主任職責

一、認真學習《檔案法》，深刻領會上級檔案部門關於檔案工作的方針、政策，不斷提高自身的業務水平和管理水平。

二、努力學習業務，鑽研各類檔案理論基礎知識，充分掌握綜合檔案室庫存檔案的各種情況，做到心中有數，操作自如。

三、檢查督促專、兼職檔案人員的檔案管理工作，對收集管理的文件材料和立卷歸檔的諸多環節應嚴格把關。

四、組織檔案網絡成員進行業務學習，交流檔案管理經驗與體會，開展檔案工作的檢查評比，不斷促進檔案工作的健康發展。

五、定期向分管領導彙報檔案工作，爭取領導支持，做好檔案工作計劃的制訂和落實。

六、組織制定綜合檔案室檔案管理工作目標和發展規劃。

七、負責綜合檔案與各部門分公司的工作協調。

檔案工作人員崗位職責

一、認真學習貫徹執行《檔案法》和檔案工作的方針、政策，堅持以法治檔，忠於職守，全心全意爲本部門各項工作做好服務。

二、負責管理本部門的檔案，做好各門類、各種載體檔案的接收、收集、登記、整理、編目、保管、借閱。

三、積極做好檔案的服務利用工作，編制必要的檢索工具和參考資料，及時準確地提供利用。

四、做好檔案的“八防”工作，確保檔案的完整與安全。

五、嚴格遵守“保密制度”工作，未經批准，不得擅自擴大檔案的借閱範圍，不得泄露檔案的保密內容。

六、負責對本部門檔案工作進行監督、檢查和指導。

文書檔案管理制度 篇二

爲規範本單位印章、文件、檔案材料等管理，特制定以下制度。

一、印章使用與管理

1、單位印章由辦公室專人保管，在辦公室使用。印章外出使用必須經單位主要領導審批。

2、規範用印，經請示單位主要領導同意後方可使用印章，並認真進行用印登記，註明時間、事由、領導簽字。

3、集中用印，除了急件請示局領導外，一般業務性用印集中在每天下午。

二、收文管理

工作人員收到上級文件及其他材料（包括電話通知），交由辦公室統一登記，集中呈閱（急件除外），單位主要領導批示後，由相關人員負責辦理，辦結後交辦公室存檔。

三、發文管理

凡以單位名義制發的公文，由相關業務科室負責擬稿、編號，經分管領導審稿、主要領導簽發後打印、分發，並將起草文稿與正式文件及時交辦公室存檔。

四、檔案管理

各類文件資料由辦公室負責保管、整理、裝訂、移交，要求做到整理、裝訂、移交及時，並確保檔案材料不丟失、檔案管理規範。

檔案文書管理制度 篇三

一、收文制度

1、凡公司收到的文件、函、電報均由收發人員統一簽收、拆封、編號、登記（函、電報直接分送有關部門），及時送質管部主管領導籤批後，分送有關領導閱批，部門閱辦，並在文件傳閱、處理單上簽字。文件閱後及時收回歸檔，送各部門的文件，由各部門指定專人保管，閱後及時送還。

2、公司領導及有關部門及時閱文，凡需收回的文件如數退回，不得積壓、丟失。

3、外出參加會議帶回的公文應交文書登記，個人不得保存任何文件。

二、發文制度

1、凡以公司名義發出的公文，擬稿人必須用規定文稿紙撰稿，由部門領導簽字，統一送祕書核稿，經領導審覈簽發（屬董事會的由董事長簽發，屬公司的由總經理簽發），由文書統一登記、統一印製。凡本公司繕印發出的公文（含定稿和兩份打印的正件與附件、批覆請示、轉發文件含被轉發的'原件）交兩份給文書統一收集管理。

2、公司會籤外單位文件，經相關部門和領導審覈後會籤。外單位會籤公司的文稿，由相關部門起草，祕書核稿，公司領導簽發後，再送有關部門會籤。

3、聯合發文經公司領導及聯合發文單位領導分別籤批後由文書統一編號、印發。

三、檔案管理制度

（一）歸檔範圍

1、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

2、重要會議材料，包括會議的通知、報告、決議、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄等。

3、公司在發展過程中獲得的被國家或社會認證或認可的證明其實力和相關資格的證書材料等。

4、公司經營管理活動中產生的各種文件材料（即內部文件），如規章制度、調研材料、機構調整、人事任免、部門管理職能性文件、部門崗位職責等。

5、上級機關發來的與本公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件材料。

6、公司在經營管理活動中產生的與上級領導部門間的往來文件（即外部文件），包括請示與上級機關的批覆、報告、項目立項、重要函件。

7、公司及各部門的年度工作計劃、總結。

8、本公司的各種統計報表。

9、信訪工作材料。

10、本公司與有關單位簽訂的合同、協議書，房屋買賣、租賃協議，資產登記等憑證性文件材料。

11、本公司幹部任免的文件材料以及關於職工獎勵、處分的文件材料。

12、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

13、專業技術職稱評審材料。

（二）歸檔時間

1、各部門應主動在每年元月底將上年度具有保存價值的文件資料移送文書檔案室。任何部門或個人不能把具有保存價值的文件資料據爲已有，或者拒絕歸檔。

2、每年六月份之前，各部門向檔案室移交已歸檔完畢的上一年度的部門文書檔案，並辦理移交手續。

3、凡是有法律效用的文件材料，一生效就歸檔。

4、基建、工程項目竣工驗收後，三個月內歸檔。

（三）歸檔要求

1、歸檔的文件資料不論採用手稿、印刷件、複印件、圖片、軟盤、錄音帶、錄像帶，都必須齊全、完整、系統、條理，保持有機聯繫。

2、歸檔的書面文件資料手寫文稿，不得用圓珠筆、複寫筆、彩色筆書寫，不得采用紅墨水書寫。出現上述情況，文書應及時要求有關部門或人員進行重抄或複製。

（四）檔案管理

1、檔案管理：依據檔案、來源、時間、內容、形式分成若干層次和類別，案卷排列並編制案卷目錄。

2、檔案保管：公司設立專用文件庫保存檔案，定期檢查存放檔案室內的檔案資料狀況，對字跡模糊、變質、損壞、破碎的檔案資料必須及時進行恢復、修補或複製。做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。

3、檔案的鑑定：從檔案的內容、來源、時間、程序、名稱鑑別、檔案價值，確定各類檔案的保管期限，編製成表。

4、檔案的銷燬：文書檔案保管期限分爲永久、長期、短期三種，超過保管期限的文書檔案經公司質管部及相關領導批准後，編制銷燬清冊，辦理銷燬手續，方能銷燬。銷燬要有二人以上監銷，並在清冊上簽字。

（五）檔案利用

1、凡需調閱檔案，均須填寫檔案借閱單，並在“檔案借閱登記簿”上登記，註明借閱檔案的名稱、密級、借閱方式、數量、期限及利用目的。

2、檔案利用方式有：提供檔案原件、提供檔案複印件、提供文獻索引資料。

3、借閱人員不準隨意拆卷和任意抽、換卷內文件或剪貼塗改字句，不得任意摘抄或複製案卷內容，如確有需要，必須經公司領導批准後才能摘抄和複製。

4、依據國家統計和有關法律法規，做好企業檔案統計工作。

檔案文書管理制度 篇四

1、我院各科室、部門須對收到的各類文書檔案及時登記，造冊、傳閱等須按我院收文處理流程進行處理，處理完畢及時上架歸檔，避免檔案流失。

2、每年六月前把上一年的文書檔案整理歸類，按水礦總醫院檔案歸類範圍和分類標準進行歸類並進行編目，整理完畢移交給黨政辦檔案室。

3、黨政辦檔案室須對我院各科室、部門移交給的檔案進行驗收，驗收合格後，認真填寫移交清單，經雙方簽字後纔有效。

4、黨政辦檔案室對檔案進行歸檔，裝訂成冊，建全宗目錄等相關的檔案整理工作。

5、我院的檔案不得隨意複製，須經黨政辦主任簽字認可才得以複製。

6、凡涉保密文件概不對外查閱，須經分管院領導同意方可查閱。

7、黨政辦檔案室的管理嚴格按照防火、防水、防盜、防蟲、防鼠、防塵進行管理。

8、檔案人員應負責文件的收集、保管，並按期歸檔保證檔案的齊全和完整，違反者應給予批評、行政或經濟處罰。

9、檔案遺失的人員處罰按《國家檔案法》規定執行。

10、檔案人員每月對檔案管理狀況進行全面檢查，並作記錄。如有特殊情況立即檢查，發現問題向有關領導彙報，採取措施保護檔案的安全。

11、檔案人員對檔案的收進、移交、銷燬，全宗和案卷數，利用情況等及時做好統計工作。

12、檔案人員要嚴格執行檔案材料的鑑定銷燬制度，維護檔案材料的完整與安全，未經鑑定和批准的檔案材料不得銷燬。

13、檔案人員應積極創造條件研究並採用新的科學技術，使檔案管理逐步進入現代化、電子化管理。

檔案文書管理制度 篇五

一、中心公文的起草、簽發，不準用圓珠筆、鉛筆、紅色筆。

二、以中心名義制發的所有公文，由擬稿人編寫發文稿紙，經分管領導或科負責人核稿簽字後，由中心主任簽發。

三、中心檔案包括各種文字、圖表、簿冊、音像、磁盤、光盤等不同形式、不同載體的檔案材料。

四、歸檔範圍是國家、省、市、區文件；中心領導參加上級會議帶回的主要文件材料；中心的文件、會議記錄、領導講話、工作總結、資料、照片、音像材料；中心制定的章程、制度、規定等文字材料；中心幹部檔案、幹部花名冊、幹部獎懲及調動等有關文字材料等內容。

五、歸檔時間

（一）文書檔案，各科應隨時形成；

（二）會計檔案，由財務室整理編目並保存一年，在次年6月底前向檔案室移交；

（三）聲像檔案，在聲像檔案形成後一個月內形成，當事人必須寫好材料說明後整理交檔案室；

（四）外出開會、考察、學習等活動帶回的文件材料，按規定處理完畢後及時交檔案室。

（五）各科檔案應於每年12月底歸檔完畢。

六、歸檔要求

（一）各科的文件材料，由該科負責收集齊全、完整造冊，年底交檔案室管理。

（二）製作歸檔的文件材料，須用紙規格統一，字跡工整，且只能用碳素墨水或藍黑墨水填寫、修改、審批和簽名，以便保護檔案。

（三）凡以中心名義發出的文件，必須保存原稿，並附正式文件1份。

七、檔案室要建立檔案的登記、統計臺帳，及時記載檔案的收進、移出等變動情況，每年覈對、檢查一次，做到帳實相符。

八、要保持檔案庫房的清潔、衛生、整齊，嚴禁在庫內吸菸、生火、存放易燃、易爆物品。

九、對破損、褪變檔案，及時進行修復、搶救；對保管期滿的檔案，要按照規定辦理鑑定銷燬手續。

十、要對室藏檔案劃定密級，對祕密以上檔案必須妥善保管，嚴格借閱手續，未經中心領導同意不得借閱。

十一、借閱檔案者，不得轉借、遺失、拆散或損毀檔案，不能在檔案原件上劃線、圈點、加註、勾抹、塗改、污損。未經批准，不得摘抄或複製檔案。

十二、對失去保存價值的檔案應編制銷燬清冊，寫出銷燬報告，報中心領導批准後銷燬。銷燬時，應指定二人以上工作人員監銷，並在銷燬冊上簽名。

十三、凡應歸檔的文件材料，承辦部門均應按歸檔制度定期向檔案室移交，任何個人不得據爲己有，否則按《檔案法》、《檔案法實施辦法》的有關條款規定予以處罰，構成犯罪的依法追究刑事責任。

文書檔案管理制度 篇六

（一）、全廠公私報刊、外來郵件、外發公啓、函電由廠收發室負責收發。

（二）、外發函、電要求。

1、各部門因公需外發函、電，經辦人員應於每天下午××點以前將函件、電報底稿送到收發室，另填寫掛號、平信、電報外發登記表。

2、每天下午××點以前，廠收發室應將當月外發函、電清點，累計送交郵局寄發。

（三）、外來郵件管理

1、外來郵件一律經廠收發室簽收分發。

2、凡掛號、紙包、包裹單、匯款單、貨運單等由收發室通知收件人到收發室當面簽收。

3、一般公啓函、電和廠內職工私人信件，由收發室開具清單分放到各單位信報箱內。

4、私人不明平信一律放到信架（信袋）內，由個人自取。

5、不論公私郵件收發室應隨到隨清，及時分發，不得丟失損壞，擱置延誤，對國外來函應檢封口、郵戳，如發現拆封或郵票被撕應拒絕簽收，並向郵局反映，查明原由。

6、凡掛號信、匯款單、包裹單、貨運單等的收件人，在收發室通知發出後，應隨即到收發室領取郵單，並及時去郵局取款取件。超期罰款，收發室概不負責。

（四）、報刊訂購與收發。

1、報刊訂購。

（1）訂購時間：上半年 下半年

（2）訂購手續：不論單位和個人，均需先到收發室查閱報刊目錄，再將需要訂購的報刊代號、名稱、出版日期、單價、訂購份數、期數填寫清楚交收發員覈對算價，確認無誤後，當面繳款開票。公費訂購報刊由收發員持訂單到財務部門辦理付款託收手續。歸口管理報刊公費訂購的單位除按上述要求填寫預訂單外，尚須填寫報刊分發清單，詳細寫明各種報刊分發到哪些單位或領導。

2、報刊收發。

（1）收發員每天對郵局送來的報刊應對照郵局分送清單分類清點，發現有差錯應及時登記並要求補缺退餘。

（2）收發員收到郵局送來的報刊後應及時分發，不得耽擱延誤。收發員清點分發報刊時間爲××小時，任何人不得進入收發室。

（3）每天分發到各單位信報箱的報刊應隨附分發清單。

（4）各單位應固定專人按時領取報刊和公啓函電。領取時，要對照分發清單清點檢實簽名，發現差錯，應當面向收發員提出增補退換要求，並進行差錯登記。當面未提出，則視爲分發無差錯。

（五）、收發員應堅守工作崗位，節假日、星期日應有人值班，休星期日應採取換休形式。

（六）、收發室內外應經常保持整齊清潔。

（七）、收發室由××部門負責管理，其工作質量由××部門進行檢查、考覈，並承擔責任。