檔案管理制度精品多篇

檔案管理規章制度 篇一

1.目的作用

公司的文祕檔案資料是公司行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。爲了加強對文祕檔案的管理，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

2.管理職責

2.1行政管理部是公司文祕檔案的歸口管理部門，負責文祕檔案管理制度的貫徹及在各部門的執行檢查，加強對文祕檔案室的業務領導和工作實務指導。

2.2各部門所負責的部門內部檔案資料，應有專人兼管。同樣也應執行本制度所規定的各項條款要求。

2.3文祕檔案室是公司對文祕檔案的專管機構，在行政管理部的領導下，其管理的主要職責爲：

2.3.1制定或參與制定關於文祕檔案管理方面的規章制度。

2.3.2協助行政管理部長對各職能部門文件資料歸檔管理的指導監督。

2.3.3負責對永久行文祕檔案向有關檔案機構的移交工作。

2.3.4總結經驗，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文祕檔案資料能夠充分得到利用，爲經營服務產生收益。

3.歸檔資料的範圍、內容

3.1計劃性文件資料

包括公司戰略規劃、經營計劃、各職能部門的工作規劃、計劃。

3.2批示性文件材料

包括公司各類標準、指標，如計劃指標、考覈標準、技術標準等；公司管理層在生產經營中的各類命令、工作指示、調度記錄等。

3.3法規性文件

包括政府、行業、上級制定和頒發的各種需公司貫徹和執行的規定、要求、標準等文件；公司內部制定的各類規章制度。

3.4公司的重大決議

包括由公司股東大會、董事會、監事會、總經理辦公會議及其他重要的行政辦公會議所形成的文件和會議材料、會議記錄等。

3.5總結性文件

包括公司經營活動中年度、季度、月度的工作總結；下屬單位的工作總結及單項性的各種總結報告。

3.6憑證性材料

包括公司各職能部門在經營活動中形成的各類原始記錄、憑證、臺帳等。如產量記錄、質量記錄、設備保養維護記錄，以及材料能源消耗等、產品銷售、合同書、協議書等原始記錄和文本。

3.7彙報性材料

包括公司向各上級主管單位的彙報材料、統計報表、財務報表等；公司領導在外部公共場所發言或發佈的各類文書資料等

3.8勞資人事資料

包括公司的人事任命、人事調整、認識考勤、人才引進和培訓考覈、工資覈定記錄等相關資料。

3.9調研性資料

包括市場調研、開發調研、行業及競爭對手資料、供應商經銷商資料、公司內部各策劃方案的技術經濟論證材料等。

3.10聲像製品資料

包括經營活動中、文化活動中、以及員工在外學習、考察時或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料。

3.11證件性文書資料

包括法人營業執照、土地使用許可證、產品檢疫證、衛生許可證、出口許可證、產品質量認證、各類榮譽牌匾和證書、資產資料如汽車使用和房屋建築等批文證照。

3.12饋贈行資料

包括上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝製品等。

4.文件資料的`立卷歸檔

4.1檔案的收集

4.1.1凡屬本制度第三條所涵蓋的文件資料，均應歸檔統一管理，各部門應做好資料的分類立卷，至次年元月底整理歸檔；會計歸檔類在年度終結後，由財務部門編造清冊，每兩年歸檔一次。

4.1.2銀行票據由財務部立卷留存；各類報表（應收帳報表、銷售報表等）報相關領導閱後由專人回收並即刻銷燬，只財務部立卷留存。

4.1.3業務要貨計劃、往來函等業務傳真、資料由業務部立卷留存。

4.1.4各類外來文件、資料由總經理辦公室負責立卷留存；內部文件原則上各部門傳閱後，即由總經理辦公室回收立卷留存。

4.1.5公司員工應注意隨時收集各種信息資料，並及時彙總到各部門檔案管理員，員工因公外出參觀學習考察和參加個各種會議回到公司後，應將相關資料全部移交檔案管理員。

4.2立卷歸檔的時間

4.2.1凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內遞交辦公室立卷歸檔。

4.2.2對於某些專門文件，或駐地分散在外的個別業務單位的文件，爲方便日常工作，立卷歸檔時間可根據實際情況適當延長。

4.3立卷歸檔的要求

4.3.1各部門兼職檔案員在規定的歸檔時間內，把整理審定完畢的文祕檔案資料，遞交文祕檔案室立卷歸檔。

4.3.2移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式兩份，雙方簽字後各執一份。

4.3.3歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批覆、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。

4.3.4立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，然後還要填寫備考表，註明保管期限。

4.3.5填寫案卷一律用炭素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確。

4.3.6立卷應以本單位形成的文件爲主，根據文件形成的特點，保持文件間的歷史聯繫，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業生產活動狀況和麪貌。

4.3.7立卷應以同類問題爲主，結合其他特徵的方法組卷，把有密切聯繫的文件組合在一起。

4.3.8立卷應把上級文件於本公司文件（除請示、批覆外）按保管期限和文件年限分開立卷。

4.3.9立卷歸檔後，發現還有需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。

4.3.10文件組成案卷後，卷內文件應按照一定規律進行排列，系統地反映問題，做到查找方便。

4.3.11各種實物檔案（獎品、獎盃、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有條件，並保持其完好無損。

4.3.12聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

5.文祕檔案的借閱

5.1文祕檔案主要供本企業利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人需須持介紹信，並經公司領導批准，可查閱無密級檔案。

5.2各部門工作人員可直接查閱屬於本部門業務工作範圍得文祕檔案資料。如需查閱非本部門得重要文件和有密級檔案，須經公司領導或原形成檔案得部門領導批准，方可借閱。

5.3文祕檔案得借閱者應負責檔案得完整和完好，不得私自影印、複印、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加註標語，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。

5.4對珍貴或易損的檔案，應制成複製品提供使用。複製可採取複印、照片、重印副本、摘錄等方式。複製文件應仔細校對，與原稿無誤後，註明檔案編號，然後提供使用。如有必要，給複製件加蓋公章，以示覆製件不會有誤。

5.5必要時，檔案室應對所提供檔案出具證明，證明材料寫好後應仔細校對和審查，加蓋檔案室印章後纔有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結論。

5.6文祕檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多爲十天，但必須經有關領導批准並辦理借閱手續。如延期借閱時間，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。

5.7借閱文祕檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量報公司領導批准後，責令其賠償一切損失。

6.文祕檔案保密要求

6.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。

6.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分爲絕密、機密、祕密三級。

6.3有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室。有密級檔案複製時，需經公司辦公室主任或副總以上領導批准。

6.4有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經辦公室主任或副總以上級領導批准。

6.5對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑑定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。

6.6外來參觀人員，統一由負責接待人答覆問題和辦理所需材料。

6.7檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機密，應根據情節輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。

6.8企業在職工工作人員調離本企業時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，並退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字後，才能調離。檔案管理員調離，應由辦公室主任監督辦理，檔案交接之後，方能調離。

7.超期檔案的銷燬

7.1對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑑定，報分管副總批准後，按規定銷燬。

7.2經批准銷燬的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷燬，以免誤毀。

7.3銷燬文件必須在指定地點進行，並指派專人監銷，嚴禁將銷燬的文件作爲它用，或作廢紙出售。文件銷燬後，監銷人應在銷燬註冊上簽字。

檔案管理制度 篇二

一、檔案建立

（一）建立健全學校各類檔案，爲學校各級領導，上級有關領導部門分析、總結、部署、調度學校工作和對學校工作作出決策提供準確、可靠的依據。並確定一名副職校領導具體負責和指導資料的收集、分析、篩選、立卷、歸檔等建檔工作。

（二）學校建立檔案資料室，由人事祕書專職管理，按《中學檔案資料收集範圍細目》（附後）建立檔案。教導處、總務處等行政職能部門和團委設檔案櫃分別管理。

（三）全面系統地建立健全學校檔案、教師檔案和學生檔案，學校檔案按類以時間爲序建立，教師的一般人事檔案，一般職務檔案和業務檔案按人頭建立，學生學籍檔案按屆，按班分類建立。

二、檔案立卷

（一）檔案人員應按資料收集範圍及時收集各種檔案資料，並將篩選後的資料分類裝訂、編制目錄，進袋入檔。檔案袋，檔案卷的規格要符合上級有關部門的統一要求。

（二）卷宗必須註明保存的期限。凡註明“暫存”的資料一般以一年爲期限；註明“短期”的一般以五年爲期限；註明“長期”的由學校根據實際需要決定保存期限。

（三）凡檔案資料收集範圍細目中未編入，照片檔案盒，但確有使用、保存價值的其它資料，學校可根據需要自行決定是否保留。

三、檔案補充

（一）教職工任免、考覈、晉升專業技術職務、調資、入黨、入團、獎懲等材料要及時收入個人檔案。

（二）外來文件、函件由收文員（或人事祕書）統一分類編號登記，交校有關領導閱後，即立卷歸檔。

（三）校內印發的文件是檔案補充的重點，平時校長室、教導處、教科室、總務處、團支部、少先隊部應將此類文件分類保存，每學期結束時，集中交檔案人員立卷歸檔。

四、檔案轉遞

教職工因工作調動，需要轉遞檔案，必須按上級有關部門通知的轉遞項目逐項登記，文書檔案盒，嚴密包封，並加蓋密封章，通過機要轉遞，不得公開郵寄或交本人自帶。

五、檔案查閱

（一）校外人員來校查閱檔案，必須持有單位介紹信，經學校主要領導批准後方可到檔案資料室查閱檔案；查閱者不得查閱本人或親屬的人事檔案、職務檔案；未經同意不得摘抄檔案材料，經同意摘抄的材料須經檔案資料室人員仔細覈對並簽署意見；查閱者不得將檔案材料拿出資料室。

（二）校內人員借閱業務檔案、學生學籍檔案必須經有關領導同意後方可借閱，並要辦理登記手續，會計檔案盒，在規定期限內完好無損地歸還。

六、檔案安全保密

（一）檔案資料室門窗要加固，要備有消防器材，保持整潔、乾燥，自然通風，嚴禁吸菸和放置易燃、易爆、易引鼠入室的物品。

（二）檔案管理人員不得將無關人員帶進檔案資料室，不得外泄檔案中的機密，檔案資料室人員在工作中所用的各種草稿、廢紙等，不得亂仍亂拋，應將保密紙處理或銷燬。

檔案管理制度 篇三

一、檔案資料

招標過程中所有的文字資料（含電子資料）、視頻資料都是檔案資料的組成部分，在項目完成後都必須整理歸檔。公司設立檔案室和檔案管理員，公司所有項目（含分公司項目）都必須統一歸檔，分公司項目除未中標人投標文件在分公司就地保管外，其餘檔案必須由總公司統一歸檔管理。分公司撤銷時，未到期的未中標投標文件必須統一交到總公司檔案室，才能辦理撤銷手續。各分公司應對自行保管的檔案參照總公司的要求妥善保管，總公司將不定期的對各分公司保管的檔案進行抽查。

二、歸檔及備案時間

總公司項目，在項目分成前必須完成檔案資料的歸檔。分公司項目在簽發中標通知書前必須完成除中標通知書外的所有檔案資料的歸檔，在下個項目資料歸檔前將該項目的中標通知書歸檔。有總公司外派人員的分公司，該外派人員兼任分公司檔案管理員，分公司檔案管理員應督促分公司及時將應由總公司統一管理的檔案包括電子資料及時交回總公司。

監管機構資料備案時間：

1、電子資料

電子資料文件夾格式爲“項目編號+項目名稱”（如：HNZK-11368湖南省耒宜高速公路管理處“職工之家”房建工程施工招標），所有與本項目有關的電子資料（包括但不限於公告、資格預審文件、招標文件、補充文件、資格審查報告、評標報告、中標候選人公示、中標通知書 、投標文件等）都拷貝到該文件夾下，在資料歸檔前上傳到公司FTP網站（操作方法詳見《公司電子檔案歸檔指南》），正式歸檔前由檔案管理員查看後才能辦理歸檔手續。中央投資項目，資料應上傳中央投資項目管理網站，經公司資質管理人員審覈確認後才能辦理歸檔手續。

2、除未中標人投標文件外的所有檔案資料，資料整理時應注意按過程順序整理，特別是招標過程比較複雜的項目。

2.1檔案盒：除未中標人投標文件外的所有檔案資料必須裝入專用檔案盒，檔案盒盒脊上貼上相應的標籤，保存期限爲15年。

2.2湖南省政府採購項目檔案資料檔案盒內應設盒內目錄不裝訂，單獨裝訂成冊的資料首頁設冊目錄，標註冊內編碼（用號碼機編碼），檔案盒內資料一般包括如下資料：

2.2.1盒內目錄

2.2.2備案資料

2.2.3招標文件

2.2.4投標文件正本

2.2.5中標通知書

2.2.6資料移交登記表

2.2.7客戶反饋意見表

2.2.8其它資料

成冊的資料要求膠裝（中標通知書、資料移交登記表、客戶反饋意見表不裝訂）。

公開招標採購歸檔盒內目錄：

邀請招標採購歸檔盒內目錄：

項目負責人： ｘｘ

日期：ｘｘ年ｘｘ月ｘｘ日

檔案管理制度 篇四

第一章 總則

一、爲了規範公司合同檔案管理，有效地收集合同簽訂和履行過程中的有價值材料，維護公司的經濟利益，降低經營風險，特制定本管理制度。 二、公司合同檔案由簽訂和履行合同過程中形成的協議、單證、函電及與此相關的具有保存價值的材料形成。

第二章 合同分類

一、採購合同：指爲生產產品採購原器件、外協部件、商品、禮品、固定資產等而簽訂的合同或框架協議。

二、銷售合同：指銷售公司產品而簽訂的合同或框架協議。

三、技術服務合同：指提供技術服務、產品維修、技術諮詢、技術轉讓等簽訂的合同。

四、產品合作合同：指公司購買或轉讓技術、合作開發技術或產品、合作或委託生產產品、外協加工以及商務合作等簽訂的合同。

五、測試協議：指用公司產品、商品、部件等用於外部測試的協議。 六、聯盟協議：指爲拓展銷售渠道而簽訂的分銷商或代理商協議。 七、市場營銷合同：指爲市場運作、品牌推廣等簽訂的廣告、宣傳等市場活動合同。

八、財務合同：指與相關金融機構簽訂的借款、還款、債券、保險等合同。 九、企發合同：指爲企業發展與相關機構、部門、行業組織簽訂的合同。 十、綜合合同：區別於上述類別的其他合同或協議。

第三章 檔案管理的責任分配

一、合同檔案管理的歸口部門爲經營管理部。

經營管理部合同管理專員負責所有文件編號歸檔；非採購、非銷售類合同的蓋章和合同編號分配；合同相關檔案資料的收集、整理；所負責文件合同檔案的借閱、保存和銷燬。

二、各部門設檔案管理員予以協助管理。

各部門負責本部門合同或協議的編號 分配、檔案資料的收集整理。

第四章 文件合同歸檔要求

一、文件合同編號規則

合同號是合同檔案唯一的保管單位。銷售合同號14位，其餘均爲12位。

文件合同號由公司號、年度號、分類號、順序號、部門代碼組成。

基本模式：ST - 20xx － XS － 0001 － HT

1． 年度號：年度號由四位阿拉伯數字組成，指文件材料形成的年度。

2． 分類號：分類號是檔案號的主體， 分別依照合同類別拼音首字母給予識別代碼。

3． 順序號：順序號4位，用阿拉伯數字表示：0001、0002 …… 表示公司當年某一類合同的序號。

4． 部門代碼: 部門代碼僅限銷售合同，爲各部門的漢語拼音簡稱；

二、合同簽訂人在合同上簽字後，由簽訂人或經辦人辦理合同評審手續；經領導審批後，到檔案管理員處編號並登記，到印鑑管理員處登記並蓋章。合同在雙方均蓋章生效後須將原件一份送到檔案管理員處存檔。

三、合同簽訂人或經辦人負責將合同相關檔案資料及時提交給檔案管理員，並按月將合同的所有檔案資料提交完整。

四、所有檔案資料整理完整後，每月月初部門檔案管理員辦理檔案移交，填寫《檔案移交單》，雙方簽字認可，管理專員歸檔。

五、所有以公司名義簽訂的有效合同（訂單）原件一律要求在公司歸檔，各部門及平臺只留複印件備查。檔案管理員每月初將統計出各部門30天前簽訂的合同中尚未收回合同的清單，以電子郵件或傳真的形式發給各部門，各部門須將合同按要求歸檔。

六、檔案管理員每月5號前彙總本部門上月度的完整合同檔案資料，製作《合同檔案彙總表》提交經營管理部，並填制《檔案歸檔單》歸檔。 七、公司各部門的投標標書文件，無論是否中標，都要求在投標後1個月內將文件的電子文檔（或光盤）交檔案管理員存檔。

第五章 合同檔案保管期限及銷燬

一、正式形成的合同檔案以合同簽訂之日起開始計算檔案保管期限。

二、合同金額在50萬元（不含）以下的保存10年；合同金額在100萬元（不含）以下的保存15年； 合同金額在5000萬元（不含）以下的保存50年； 合同金額在5000萬元以上的永久保存。

三、檔案銷燬：

1．任何組織或個人未經允許無權隨意銷燬公司檔案材料。

2．各檔案管理人員應定期對檔案進行檢查。

3、合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。

4．凡是超過保管期限又確無保存價值的檔案應在《檔案銷燬清單》上登記，經主管業務負責人批准後，專人監銷，由檔案管理專員銷燬，並由《檔案銷燬清單》立卷永久保存。

第六章 檔案借閱

一、公司合同原件，一般不予借出。

二、特殊原因需要借閱公司檔案的，若借閱本部門簽訂的合同，應填寫借閱申請單，經部門經理審覈後，到檔案管理員處辦理借閱手續。若借閱非本部門簽訂的合同，則除本部門經理簽字外，還要報公司主管業務負責人批准方可借閱。檔案材料的複印手續同借閱。

三、借出檔案借用期限爲一週。

借閱人應到期歸還。確因工作需要繼續借用的，必須再次辦理借閱手續（續借）。對逾期1周仍不歸還者，由檔案管理員下發催還單，此後一週內仍不歸還者。

四、借閱人應注意檔案安全和保密，嚴禁塗改，轉借、損壞、遺失。

第七章 責罰制度

一、公司各部門凡違反本制度，無故延期或不交應歸檔的備份文件材料的，一經發現，限期上交，經催交仍拖延不交的，除責令其部門負責人和單位領導寫出書面檢查外，各罰款200元，並予以通報批評。

二、公司所有員工凡違反第六章第四條，泄露公司檔案機密的，塗改、拆散或未經經營管理部批准轉借、複印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對其部門領導和當事人各罰款200-1000元，並予以通報批評；

三、公司所有員工違反第六章第三條，不按借閱期限歸還的，限期歸還並責令其當事人寫出書面檢查，並對借閱人進行績效處罰100元；

四、一般檔案資料若出現丟失、損壞、缺頁等情況，應立即報告檔案歸檔部門並辦好補辦手續，同時對借閱人進行績效處罰100元；如因遺失檔案，泄露公司商業祕密，造成惡劣後果者，扣除借閱人及部門負責人一個月績效工資，並視情況嚴重程度追究其相關責任。

五、不按規定存放電腦檔案，不按規定接收檢查者給予相應的紀律處分並給予通報批評。

六、對借閱公司檔案用於非工作需要造成重大損失或影響的，公司將追究其法律責任。

第八章 附則

一、本制度由行政部門負責解釋及修改，由總經理辦公會批准後執行。該規定可以依據實際情況進行隨時或定期修訂， 修訂的版本獲得總經理辦公會批准後生效，且自動替代以前的版本。公司全體員工應遵循最新版本的規定。

二、本制度自下發之日起執行。

三、附件

附件1 《檔案移交單》

附件2 《檔案借閱單》

附件3 《檔案銷燬清單》

附件4 《合同登記本》

檔案管理規章制度 篇五

爲加強公司檔案業務管理，進一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統性與完整性，完善檔案借閱手續，使公司檔案管理達到規範化、合理化、標準化，更好地爲公司各項工作服務，結合實際情況，特制定本制度，具體內容如下：

一、檔案管理的範圍本公司所有需要歸檔的文件資料，包括：對公司在經營活動中形成的包括行政事務、企業管理、勞動人事、培訓教育、安全管理、後勤服務、外事工作等有保存價值的原始材料，在生產經營管理上形成的經營決策、計劃工作、統計工作、物資管理、產品銷售、財務管理、生產調度、設備工裝（模具）管理、能源管理等方面有保存價值的原始材料。

二、檔案的管理部門公司綜合事務部爲檔案管理的職能部門，負責公司各類檔案的管理工作。對公司各類檔案進行收集、整理和歸檔。各部門根據工作需要配備專（兼）職檔案管理人員，負責檔案進室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應按照明確的歸檔時間和歸檔範圍，定期向檔案管理部門移交檔案，確因工作需要繼續使用的文件資料，原件移交檔案室，使用部門留存複印件。接收檔案必須認真驗收，並辦理交接手續，維護檔案的完整與安全，使檔案更好地爲公司各項工作服務。

三、檔案的分類在切實遵循《中國檔案分類法》前提下，根據公司實際情況，將所涉及的檔案劃分爲十大類：

1、行政管理。

2、人事管理。

3、財會檔案。

4、生產經營管理。

5、技術質量安全管理。

6、基建檔案。

7、外來文件。

8、聲像檔案。

9、實物檔案。

10、其他檔案。財會檔案是公司財務工作過程中形成的憑證、賬簿、報表等相關資料的收集、整理、歸檔。實物檔案是公司各類活動中形成的如模型、樣品、贈品、證書、獎盃獎旗等實物。以上十類檔案中，每一大類檔案內容又要根據需要及實際情況分成若干小類進行管理。

四、歸檔要求

1、歸檔的文件材料要完整、系統、準確。

2、歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應留複印件，並將複印件與原件一起存檔，並加以說明。

3、存檔的文件、材料應按照自然形成、保持歷史聯繫的原則，並按立卷要求特徵及文件內容進行科學分類、立卷和編目編號。

4、檔案名稱的填寫要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份，並區分保管期限。卷內文件應按問題或文件形成的時間系統地排列，按順序編號，填寫卷內目錄。目錄各項必須填寫清楚（一律使用黑色中性筆填寫），字跡工整、清晰，裝訂整齊。

5、檔案盒（袋）內文件的排列：檔案袋內文件____區分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在後；正本在前，附件在後；印件在前，定稿在後；案件材料中結論性材料在前，依據性材料在後。其它文件按文件的重要程度或形成時間先後排列。

6、文件歸檔份數：一般歸檔1份，重要的和經常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重複文件，需要辦理銷燬手續。

7、歸檔時間：部門或責任人應於相關工作結束後立即（最遲一週內）將應立卷歸檔的文件整理立卷，向公司檔案管理部門移交歸檔。

五、檔案的查閱和借閱

1、查閱檔案應填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時間、查閱內容、查閱目的等。有關人員應在檔案室內查閱檔案資料，閱後及時歸還。

2、查閱檔案資料時一般不得對其進行復制。確有特殊情況必須複製的，應填寫檔案資料複製申請單，經所在部門經理簽署意見後方可複製。

3、原則上本公司內部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門出具借閱申請並由部門經理簽名認可。借出檔案時應注意檔案的密級要求以及借閱人的相關權限。借閱檔案時應做到以下幾點：

（1）借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴禁擅自打開檔案櫃翻閱查找。

（2）按規定辦理登記手續，定期歸還，確因工作需要不能按時返還的，需辦理續借手續，否則按管理規定停止借閱。

（3）要愛護檔案，不得丟失，並注意保密，不得擅自轉借他人。

（4）所借檔案不得隨意摺疊和拆散，嚴禁對檔案隨意更改、塗寫。

（5）借出和歸還檔案時，應辦理清點手續，由檔案管理員和借閱者當面覈對清楚。

（6）檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事人責任。

（7）調離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件後方可辦理調離手續。

六、檔案的移交檔案移交必須辦理移交手續，填寫移交清單，經移交人簽字，接收方覈對簽收。

七、檔案的保管

1、要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射五防工作。

2、檔案櫃所在辦公室嚴禁吸菸。

3、檔案管理人員要定期對檔案進行安全檢查，發現問題要及時向領導報告，並採取補救措施。

4、對於不易繼續保存的檔案資料，應及時予以複製；對於已破損的檔案資料應及時予以修復。爲做好檔案的提供和利用工作，所有文件資料均應按照其分類組卷，並按照其性質分爲短期、長期、永久三類分別保管。

5、檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作，檔案管理部門除外，其他各部門人員不得查閱與自己工作內容無關的檔案資料。

八、檔案的銷燬公司對各類檔案每________年進行一次鑑定。對超過保管期並經鑑定無保留價值的檔案做出銷燬處理意見，報總經理批准後予以銷燬。

企業規章制度也可以成爲企業用工管理的證據，是公司內部的法律，但是並非制定的任何規章制度都具有法律效力，只有依法制定的規章制度才具有法律效力。

勞動爭議糾紛案件中，工資支付憑證、社保記錄、招工招聘登記表、報名表、考勤記錄、開除、除名、辭退、解除勞動合同、減少勞動報酬以及計算勞動者工作年限等都由企業舉證，所以企業制定和完善相關規章制度的時候，應該注意收集和保留履行民主程序和公示程序的證據，以免在仲裁和訴訟時候出現舉證不能的後果。

檔案管理制度 篇六

第一條 爲了規範公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

第二條 檔案管理機構及其職責

1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。

3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細緻地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。

4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。

第三條 歸檔制度

1、凡是反映公司戰略發展、生產經營、企業管理及工程建設等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔範圍。

2、凡屬歸檔範圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。

3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用於報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部保存複印件。

4、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦後均要及時歸檔；以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。

5、業務活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務部保存原件；屬於人事方面的資料，由人力資源部保存原件；屬於工程建設方面的，由規劃建設部保存原件。以上部門應將涉外事務的複印件報綜合管理部備案。

6、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務部及合同執行（或簽訂）部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。

7、在歸檔範圍內的其他資料，由經辦人整理後連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可複印或複製，歸檔範圍外的由各部門自行保管。

第四條 檔案保管制度

1、公司綜合管理部設存放檔案的專門庫房，各部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱櫃，並具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便於查找。

4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。

5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。

6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，瞭解利用者的需求，掌握利用規律。

7、根據有關規定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據此進行整理、剔除。

8、經確定需銷燬的檔案，由檔案管理員編造銷燬清冊，經公司領導及有關人員會審批准後銷燬。銷燬的檔案清單由檔案員永久保存。

9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

10、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。

第五條 檔案借閱制度

1、檔案屬於公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批准不得借閱。

2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批准。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經檔案保管部門負責人批准。

3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。

4、借出檔案材料的時間不得超過一週，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管副總經理批准。

5、借出檔案時，應在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。

6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或複印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。

7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，並報告主管部門及時處理。

8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經分管副總經理同意，必須外借的，由總經理審批。

第六條 二級檔案應根據資料的性質和部門需要，每三年移交一次，必須保留的儘量留複印件，其餘資料交綜合管理部統一保存。

第七條 本制度從二O 一一年十月一日起執行。

檔案管理制度 篇七

（一）總則

1、爲了加強師資管理，及時發現人才培養人才，不斷蒐集、積累教師業務水平情況，對教師教學科研水平進行考覈，必須建立健全教師業務檔案，充分發揮業務檔案在對教師進行考覈、評估、晉升、獎懲方面的作用，特制定本辦法。

2、教師業務檔案主要收集和記載教師在教育教學、科研活動中形成的主要成果材料（教學任務完成情況、教學水平、教學效果、科研論文、專著、教材等以及對這些材料的評價，專家的學術鑑定材料、圖片等）。

3、對教師業務檔案的認真收集、整理是加強教學，科研管理的重要舉措之一。

（二）業務檔案蒐集

1、建立健全業務檔案材料的蒐集整理制度，材料要全面、完整、準確，由專人負責管理。

2、通過各種渠道收集教師任課、進修、觀摩教學、改革教學方法、科學研究等成果、學術活動、外語狀況、計算機情況、學術水平鑑定及參加有關會議總結等材料。

3、對歸檔材料要驗證真僞和完整與否，要求用黑鋼筆或黑水筆填寫，書寫字跡工整，不得用鉛筆、圓珠筆填寫。

（三）業務檔案材料的管理

1、對材料收集整理時檔案管理的基礎工作，是政績材料向檔案轉化的重要步驟，這是項經常性的工作。對接收來的材料，按理卷的要求進行分類、編目、登記、統計和必要的加工整理，大致分爲六類；

（1）個人基本情況：包括登記表、學歷及職稱複印件、獎懲複印件等；

（2）教學活動，包括任課、進修、觀摩、改革教學方法、更新教材、改進實驗方法、設備、措施等；

（3）學術活動，包括參加學術研討會議、學術交流，學術任職等（具有複印件）。

（4）科研活動，包括教學資料編寫，科研論文，著作科研成果的登記及複印件；項目的立項運作，完成的情況；

（5）計算機、外語考試、培訓學習情況（證書複印件）；

（6）教學競賽獲獎證書、教案、反思及專家評課資料，業務上的工作獎勵、鑑定、評語等據實記載（證書複印件）；

2、對檔案材料的整理工作要求及時準確，利於考覈、考查材料的準確程度及學術價值；

3、業務檔案的使用，要確定閱檔人員範圍，建立業務檔案傳閱制度。

檔案管理制度 篇八

公司爲進一步規範銷售合同文檔和管理工作，提高管理水平，逐步實現銷售合同管理工作的規範化、制度化、科學化，特制定本制度。

一、制度

所指的合同檔案是公司在業務經營中形成的各種來往合同、協議、訂單、確認書、價格變動函等（包括巨盛、中能、舒爾茨、內貿、外貿）。

二、公司在業務經營過程中，收取相應客戶的資質、往來的調查表等，也屬本管理制度的歸檔文件。

三、合同檔案管理原則

1、公司經營產品的採購、銷售均須訂立合同。

2、業務合同歸檔、保管、建立檔案，由銷售部管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。

3、銷售部指定專人負責統籌、協調、組織、整理、保管公司所有銷售業務合同文檔。

四、合同章管理原則

1、公司統一發放合同章，屬銷售業務使用的合同章發放到銷售部。

2、業務合同章除因工作需要留一枚由駐馬鋼辦事處保管外，其餘均由指定人員保管。

3、各業務部門、業務人員用章時應填寫用章登記表，並附上用章的。文本原件或複印件，交由銷售部經理簽字後方可使用。若因工作需要帶合同章外出時，須辦借用手續，使用完畢後即行交回。

五、合同文檔的管理要求

1、合同文檔管理可以按“公司合同管理”中“合同編號”規定進行分類編號。

2、保存的合同文檔每半年清理覈對一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時處理並追究相關人員責任。

3、合同管理人員要加強對合同檔案的登計、監督工作，要以原始記錄爲依據，編制合同統計清單。

4、合同檔案管理人員應根據實際需要編制合同檢索工具，以便有效地開展合同文檔的查詢、利用工作。

5、各業務員可查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經部門領導簽字同意後方可辦理借閱手續，合同原件無特殊情況不得外借。

五、附則：

1、本制度自審批通過之日起實施。

2、本制度由銷售部負責解釋。

六、附件：《合同檔案登記表》