檔案管理規章制度【精品多篇】

檔案管理規章制度 篇一

爲加強公司檔案業務管理，進一步提高檔案管理水平，保證檔案的系統性與完整性，完善檔案借閱手續，使公司檔案管理達到規範化、合理化、標準化，更好地爲公司各項工作服務，結合實際情況，特制定本制度，具體內容如下：

一、檔案管理的範圍本公司所有需要歸檔的文件資料，包括：對公司在經營活動中形成的包括行政事務、企業管理、勞動人事、培訓教育、安全管理、後勤服務、外事工作等有保存價值的原始材料，在生產經營管理上形成的經營決策、計劃工作、統計工作、物資管理、產品銷售、財務管理、生產調度、設備工裝（模具）管理、能源管理等方面有保存價值的原始材料。

二、檔案的管理部門公司綜合事務部爲檔案管理的職能部門，負責公司各類檔案的管理工作。對公司各類檔案進行收集、整理和歸檔。各部門根據工作需要配備專（兼）職檔案管理人員，負責檔案進室前的收集、整理和保管工作。各部門的檔案管理人員應按照明確的歸檔時間和歸檔範圍，定期向檔案管理部門移交檔案，確因工作需要繼續使用的文件資料，原件移交檔案室，使用部門留存複印件。接收檔案必須認真驗收，並辦理交接手續，維護檔案的完整與安全，使檔案更好地爲公司各項工作服務。

三、檔案的分類在切實遵循《中國檔案分類法》前提下，根據公司實際情況，將所涉及的檔案劃分爲十大類：

1、行政管理。

2、人事管理。

3、財會檔案。

4、生產經營管理。

5、技術質量安全管理。

6、基建檔案。

7、外來文件。

8、聲像檔案。

9、實物檔案。

10、其他檔案。財會檔案是公司財務工作過程中形成的憑證、賬簿、報表等相關資料的收集、整理、歸檔。實物檔案是公司各類活動中形成的如模型、樣品、贈品、證書、獎盃獎旗等實物。以上十類檔案中，每一大類檔案內容又要根據需要及實際情況分成若干小類進行管理。

四、歸檔要求

1、歸檔的文件材料要完整、系統、準確。

2、歸檔的文件材料必須是原件。如是傳真件等不易保存的文件材料，應留複印件，並將複印件與原件一起存檔，並加以說明。

3、存檔的文件、材料應按照自然形成、保持歷史聯繫的原則，並按立卷要求特徵及文件內容進行科學分類、立卷和編目編號。

4、檔案名稱的填寫要注意內容準確，文字簡練通順，結構完整，必須揭示卷內文件的內容和成份，並區分保管期限。卷內文件應按問題或文件形成的時間系統地排列，按順序編號，填寫卷內目錄。目錄各項必須填寫清楚（一律使用黑色中性筆填寫），字跡工整、清晰，裝訂整齊。

5、檔案盒（袋）內文件的排列：檔案袋內文件____區分不同情況進行排列，密不可分的文件依序排列在一起，即章程、批文在前，計劃、總結在後；正本在前，附件在後；印件在前，定稿在後；案件材料中結論性材料在前，依據性材料在後。其它文件按文件的重要程度或形成時間先後排列。

6、文件歸檔份數：一般歸檔1份，重要的和經常使用的文件歸檔2份或3份。對無保存價值和重複文件，需要辦理銷燬手續。

7、歸檔時間：部門或責任人應於相關工作結束後立即（最遲一週內）將應立卷歸檔的文件整理立卷，向公司檔案管理部門移交歸檔。

五、檔案的查閱和借閱

1、查閱檔案應填寫檔案查閱登記表，寫明查閱時間、查閱內容、查閱目的等。有關人員應在檔案室內查閱檔案資料，閱後及時歸還。

2、查閱檔案資料時一般不得對其進行復制。確有特殊情況必須複製的，應填寫檔案資料複製申請單，經所在部門經理簽署意見後方可複製。

3、原則上本公司內部工作人員因工作需要都可以借閱，但必須由所在部門出具借閱申請並由部門經理簽名認可。借出檔案時應注意檔案的密級要求以及借閱人的相關權限。借閱檔案時應做到以下幾點：

（1）借閱者不得自拿、自取、自放檔案，嚴禁擅自打開檔案櫃翻閱查找。

（2）按規定辦理登記手續，定期歸還，確因工作需要不能按時返還的，需辦理續借手續，否則按管理規定停止借閱。

（3）要愛護檔案，不得丟失，並注意保密，不得擅自轉借他人。

（4）所借檔案不得隨意摺疊和拆散，嚴禁對檔案隨意更改、塗寫。

（5）借出和歸還檔案時，應辦理清點手續，由檔案管理員和借閱者當面覈對清楚。

（6）檔案如有丟失、損壞或泄密，要立即追究當事人責任。

（7）調離本單位的工作人員，必須清理移交檔案文件後方可辦理調離手續。

六、檔案的移交檔案移交必須辦理移交手續，填寫移交清單，經移交人簽字，接收方覈對簽收。

七、檔案的保管

1、要做好檔案的防火、防蟲、防盜、防塵、防陽光直射五防工作。

2、檔案櫃所在辦公室嚴禁吸菸。

3、檔案管理人員要定期對檔案進行安全檢查，發現問題要及時向領導報告，並採取補救措施。

4、對於不易繼續保存的檔案資料，應及時予以複製；對於已破損的檔案資料應及時予以修復。爲做好檔案的提供和利用工作，所有文件資料均應按照其分類組卷，並按照其性質分爲短期、長期、永久三類分別保管。

5、檔案管理人員要做好檔案資料的保密工作，檔案管理部門除外，其他各部門人員不得查閱與自己工作內容無關的檔案資料。

八、檔案的銷燬公司對各類檔案每________年進行一次鑑定。對超過保管期並經鑑定無保留價值的檔案做出銷燬處理意見，報總經理批准後予以銷燬。

企業規章制度也可以成爲企業用工管理的證據，是公司內部的法律，但是並非制定的任何規章制度都具有法律效力，只有依法制定的規章制度才具有法律效力。

勞動爭議糾紛案件中，工資支付憑證、社保記錄、招工招聘登記表、報名表、考勤記錄、開除、除名、辭退、解除勞動合同、減少勞動報酬以及計算勞動者工作年限等都由企業舉證，所以企業制定和完善相關規章制度的時候，應該注意收集和保留履行民主程序和公示程序的證據，以免在仲裁和訴訟時候出現舉證不能的後果。

檔案管理規章制度 篇二

1.目的作用

公司的文祕檔案資料是公司行政辦公和經營活動中不可缺少的要素。爲了加強對文祕檔案的管理，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

2.管理職責

2.1行政管理部是公司文祕檔案的歸口管理部門，負責文祕檔案管理制度的貫徹及在各部門的執行檢查，加強對文祕檔案室的業務領導和工作實務指導。

2.2各部門所負責的部門內部檔案資料，應有專人兼管。同樣也應執行本制度所規定的各項條款要求。

2.3文祕檔案室是公司對文祕檔案的專管機構，在行政管理部的領導下，其管理的主要職責爲：

2.3.1制定或參與制定關於文祕檔案管理方面的規章制度。

2.3.2協助行政管理部長對各職能部門文件資料歸檔管理的指導監督。

2.3.3負責對永久行文祕檔案向有關檔案機構的移交工作。

2.3.4總結經驗，改善工作方法，提高管理技能和工作效率，使公司文祕檔案資料能夠充分得到利用，爲經營服務產生收益。

3.歸檔資料的範圍、內容

3.1計劃性文件資料

包括公司戰略規劃、經營計劃、各職能部門的工作規劃、計劃。

3.2批示性文件材料

包括公司各類標準、指標，如計劃指標、考覈標準、技術標準等；公司管理層在生產經營中的各類命令、工作指示、調度記錄等。

3.3法規性文件

包括政府、行業、上級制定和頒發的各種需公司貫徹和執行的規定、要求、標準等文件；公司內部制定的各類規章制度。

3.4公司的重大決議

包括由公司股東大會、董事會、監事會、總經理辦公會議及其他重要的行政辦公會議所形成的文件和會議材料、會議記錄等。

3.5總結性文件

包括公司經營活動中年度、季度、月度的工作總結；下屬單位的工作總結及單項性的各種總結報告。

3.6憑證性材料

包括公司各職能部門在經營活動中形成的各類原始記錄、憑證、臺帳等。如產量記錄、質量記錄、設備保養維護記錄，以及材料能源消耗等、產品銷售、合同書、協議書等原始記錄和文本。

3.7彙報性材料

包括公司向各上級主管單位的彙報材料、統計報表、財務報表等；公司領導在外部公共場所發言或發佈的各類文書資料等

3.8勞資人事資料

包括公司的人事任命、人事調整、認識考勤、人才引進和培訓考覈、工資覈定記錄等相關資料。

3.9調研性資料

包括市場調研、開發調研、行業及競爭對手資料、供應商經銷商資料、公司內部各策劃方案的技術經濟論證材料等。

3.10聲像製品資料

包括經營活動中、文化活動中、以及員工在外學習、考察時或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對公司經營活動產生作用的各種資料。

3.11證件性文書資料

包括法人營業執照、土地使用許可證、產品檢疫證、衛生許可證、出口許可證、產品質量認證、各類榮譽牌匾和證書、資產資料如汽車使用和房屋建築等批文證照。

3.12饋贈行資料

包括上級領導、名人、友人、協作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝製品等。

4.文件資料的`立卷歸檔

4.1檔案的收集

4.1.1凡屬本制度第三條所涵蓋的文件資料，均應歸檔統一管理，各部門應做好資料的分類立卷，至次年元月底整理歸檔；會計歸檔類在年度終結後，由財務部門編造清冊，每兩年歸檔一次。

4.1.2銀行票據由財務部立卷留存；各類報表（應收帳報表、銷售報表等）報相關領導閱後由專人回收並即刻銷燬，只財務部立卷留存。

4.1.3業務要貨計劃、往來函等業務傳真、資料由業務部立卷留存。

4.1.4各類外來文件、資料由總經理辦公室負責立卷留存；內部文件原則上各部門傳閱後，即由總經理辦公室回收立卷留存。

4.1.5公司員工應注意隨時收集各種信息資料，並及時彙總到各部門檔案管理員，員工因公外出參觀學習考察和參加個各種會議回到公司後，應將相關資料全部移交檔案管理員。

4.2立卷歸檔的時間

4.2.1凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應在三日內遞交辦公室立卷歸檔。

4.2.2對於某些專門文件，或駐地分散在外的個別業務單位的文件，爲方便日常工作，立卷歸檔時間可根據實際情況適當延長。

4.3立卷歸檔的要求

4.3.1各部門兼職檔案員在規定的歸檔時間內，把整理審定完畢的文祕檔案資料，遞交文祕檔案室立卷歸檔。

4.3.2移交檔案要填寫移交清單，移交清單一式兩份，雙方簽字後各執一份。

4.3.3歸檔的文件資料必須完整、真實、準確，請示和批覆、印本和底稿、正文和附件必須歸在一起。

4.3.4立卷時應編制好案卷目錄，把文件的作者、標題、日期等項目填寫清楚，概括而簡潔地擬寫好案卷標題，把案卷內容表達出來，裝訂整齊、牢固，然後還要填寫備考表，註明保管期限。

4.3.5填寫案卷一律用炭素黑水鋼筆或毛筆，禁止用圓珠筆或鉛筆，字跡應清楚、準確。

4.3.6立卷應以本單位形成的文件爲主，根據文件形成的特點，保持文件間的歷史聯繫，適當照顧文件的保存價值，使案卷能正確反映企業生產活動狀況和麪貌。

4.3.7立卷應以同類問題爲主，結合其他特徵的方法組卷，把有密切聯繫的文件組合在一起。

4.3.8立卷應把上級文件於本公司文件（除請示、批覆外）按保管期限和文件年限分開立卷。

4.3.9立卷歸檔後，發現還有需立卷的文件資料，可按立卷原則進行插卷。

4.3.10文件組成案卷後，卷內文件應按照一定規律進行排列，系統地反映問題，做到查找方便。

4.3.11各種實物檔案（獎品、獎盃、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋贈品等）歸檔必須有條件，並保持其完好無損。

4.3.12聲像檔案攝錄必須詳細記錄事由、時間、地點、主要人物、背景、攝錄者，歸檔聲像資料必須是原版、原件、清晰、完整。

5.文祕檔案的借閱

5.1文祕檔案主要供本企業利用，一般不外借。如情況特殊，外單位人需須持介紹信，並經公司領導批准，可查閱無密級檔案。

5.2各部門工作人員可直接查閱屬於本部門業務工作範圍得文祕檔案資料。如需查閱非本部門得重要文件和有密級檔案，須經公司領導或原形成檔案得部門領導批准，方可借閱。

5.3文祕檔案得借閱者應負責檔案得完整和完好，不得私自影印、複印、翻印，不得擅自拆散、調換、抽取、污損、加註標語，不得轉借，如有違紀，酌情處罰。

5.4對珍貴或易損的檔案，應制成複製品提供使用。複製可採取複印、照片、重印副本、摘錄等方式。複製文件應仔細校對，與原稿無誤後，註明檔案編號，然後提供使用。如有必要，給複製件加蓋公章，以示覆製件不會有誤。

5.5必要時，檔案室應對所提供檔案出具證明，證明材料寫好後應仔細校對和審查，加蓋檔案室印章後纔有效。檔案室證明材料只能證明某事在檔案上有無記載，而不能對某事下結論。檔案管理員不可擅自對檔案資料作解釋或下結論。

5.6文祕檔案一般不得借出檔案室。如有特殊情況，可以作短期外借，最多爲十天，但必須經有關領導批准並辦理借閱手續。如延期借閱時間，須辦理續借手續。逾期不還者，檔案管理員要及時催還。

5.7借閱文祕檔案須妥善保管，若有遺失，將根據檔案的價值和數量報公司領導批准後，責令其賠償一切損失。

6.文祕檔案保密要求

6.1檔案管理員和借閱利用檔案的人員要樹立高度責任心，加強保密意識，雙方共同做好保密工作。

6.2檔案分一般檔案和有密級檔案兩類。檔案密級分爲絕密、機密、祕密三級。

6.3有密級檔案只許在檔案室翻閱，不許帶離本室。有密級檔案複製時，需經公司辦公室主任或副總以上領導批准。

6.4有密級檔案只限歸檔人使用，其他人員利用需經辦公室主任或副總以上級領導批准。

6.5對已到保密期限的檔案要請相關部門領導和辦公室主任鑑定解密，對解密檔案作一般檔案管理，及時提供利用。

6.6外來參觀人員，統一由負責接待人答覆問題和辦理所需材料。

6.7檔案管理員丟失或擅自提供泄漏檔案機密，應根據情節輕重，給予紀律處分，直到依法追究刑事責任。

6.8企業在職工工作人員調離本企業時，需按檔案室要求整理已形成的文件材料，並退還所借檔案，檔案室審查無誤簽字後，才能調離。檔案管理員調離，應由辦公室主任監督辦理，檔案交接之後，方能調離。

7.超期檔案的銷燬

7.1對超過保存期限的檔案，由檔案管理員登記造冊，經辦公室主任和檔案形成部門領導共同鑑定，報分管副總批准後，按規定銷燬。

7.2經批准銷燬的檔案，可單獨存放半年，經驗證確無保留價值時，再行銷燬，以免誤毀。

7.3銷燬文件必須在指定地點進行，並指派專人監銷，嚴禁將銷燬的文件作爲它用，或作廢紙出售。文件銷燬後，監銷人應在銷燬註冊上簽字。