學校檔案管理制度（多篇）

學校檔案管理制度 篇一

檔案人員崗位責任制度

一、努力學習政治理論和專業知識，不斷提高業務技能和管理水平，忠於職守，遵守紀律，積極參加各級各類檔案業務培訓，並經考覈取得崗位資格證書。

二、認真貫徹執行《中華人民共和國檔案法》及其《實施辦法》和《湖北省檔案工作條例》，貫徹執行黨和國家及本系統（行業）有關檔案工作的法規及規章，認真履行本單位各項檔案管理規章制度。對造成檔案損毀、丟失、泄密、擅自複製等瀆職行爲的，要及時向領導報告，並根據《檔案法》及有關規定，追究當事人的責任。

三、熟悉本單位和本系統業務工作，瞭解本單位各類文件材料的形成過程，掌握分類方法、歸檔範圍和保管期限。

四、切實做好檔案的收集、分類、整理、編目工作，保證檔案的齊全完整，提高案卷質量，力爭達到標準化、規範化的要求，逐步實現檔案管理現代化。

五、同鑑定小組其他人員一同定期對室藏檔案進行鑑定，對已到保管期限的檔案資料認真鑑定分析，對已失去保管價值的檔案提出銷燬意見，造具銷燬清冊，寫出鑑定分析報告，經領導批准後和有關人員一起進行認真負責的銷燬。

六、保持庫房的整潔衛生，檔案框架排列有序。認真做好檔案“八防”工作，定期檢查檔案保管情況，經常覈對檔案資料，做好記錄，及時處理檔案保管、保護方面的事故，保證檔案的完整與安全，最大限度地延長檔案壽命。

七、編制科學的檢索工具，全面熟悉室藏情況，積極做好諮詢服務工作和檔案利用工作，嚴格執行保密制度，堅持做好查借閱登記和利用效果登記，編制利用效果實例和檔案信息。

八、積極開發檔案信息資源，利用室藏檔案編寫一些有價值的檔案資料，以滿足單位領導和各項業務工作的需要。

九、積極參加本單位組織的科研課題鑑定會、設備開箱驗收會、基建工程竣工驗收會等活動，認真接收上述活動形成的應該歸檔的文件材料，並在有關文件上簽名蓋章。

十、做好檔案的統計工作，建立統計臺帳，及時、準確地向檔案行政管理部門及教育主管部門填報機關檔案工作統計年報及其他調查統計表。

檔案保管制度

一、庫房內檔案要根據不同門類和載體，區分不同價值分別編好序號，科學地系統地排列上架，認真地保管。

二、有符合要求且比較寬裕的檔案庫房，配備了標準的能滿足需要的檔案櫃架，案卷裝具符合國家標準。

三、保持庫房整潔衛生，檔案櫃架排列整齊，檔案存放位置正確，索引規範。室內嚴禁吸菸、點燈、用電爐，嚴禁存放易燃、易爆、易腐物品，庫內無黴、蟲及雜物堆放現象。

四、嚴格按照“八防”的要求，採取有效措施，不斷改善檔案保管條件。添置必要的設施設備，並充分發揮其作用，堅持做好室內溫溼度調控，按照通風降溫四原則隨時開窗通風或開機降溫去溼。在檔案櫃內要存放防蟲、防黴藥品，定期更換。

五、要定期檢查各種設施設備，保證各種設備的完好無損，若發現設備損壞或出現故障，要及時修理和排除。

六、庫房和檔案櫃架的鑰匙必須專人保管，不得丟失和亂放，更不能隨便轉借他人。檔案人員每天下班時要堅持檢查電燈、電路和門窗情況，發現問題及時解決。

七、各種門類的檔案進入或移出檔案室，必須造具清冊，履行交接手續。每半年對室藏檔案進行一次全面檢查和清理覈對，做到目錄和庫存相符，確保檔案完整安全。如因保管不善造成檔案損壞或丟失，要追究有關人員責任。

八、檔案庫房是機要重地，非檔案管理人員未經許可，不得隨便進入。

九、按照《全宗卷規範》建立全宗卷，注意收集、整理、接續全宗卷內容，使全宗卷內容全面、規範、完善。

檔案保密制度

一、檔案工作人員應嚴格貫徹執行國家保密法規，遵守保密紀律，明確保密職責，維護檔案的安全與完整。

二、保密文件材料、檔案的密級劃分、變更和解密，必須按照國家有關制度和規定辦理。保密檔案及文件材料，要妥爲保管，絕密檔案要單獨保管。

三、檔案庫房設施應符合“八防”的要求，要安裝鐵門（防盜門）鐵窗，凡遇重大節假日應提前對庫房的安全保密設施進行檢查，發現問題及時處理。

四、不該說的國家祕密不說，不該知道的國家祕密不問，不該看的國家祕密不看，不該記錄的國家祕密不記錄。

五、不準私自或在無保密保障的情況複製、使用、存放、銷燬屬於國家祕密的文件、檔案、資料和物品。不準將屬於國家祕密的文件、檔案、資料和物品作爲廢品出售。

六、不準借閱祕密檔案資料，查閱祕密檔案或文件，應履行審批手續，並限於在保密室或檔案室內閱覽，不得抄錄和帶出，不得向別人透露祕密文件的內容。

七、不準攜帶屬於國家祕密的文件、檔案、資料和物品外出開會、參觀、學習、遊覽、探親、訪友和辦私事，如確因工作需要，須經保密部門審查批准，同時指定專人保管。

八、不準向家屬、子女、親友及其他不應知悉者談論國家祕密。

九、定期進行保密文件、檔案、資料和物品的清查工作，發現問題，及時報告。

十、不誰隱瞞泄密事件，對於造成失密、泄密的人員或事件要及時報告，並視其情節依法追究責任。

檔案鑑定銷燬制度

一、成立檔案鑑定小組，鑑定小組由本單位分管領導任組長，成員由檔案人員及有關部門的人員組成。

二、鑑定小組以專業主管部門確定的檔案價值鑑定原則和標準爲準繩，以檔案的保管期限爲依據，及時組織對到期檔案進行鑑定。

三、鑑定工作結束後，要寫出鑑定報告，在保管單位備考表中註明鑑定意見，由鑑定小組負責人簽名並註明日期，對無保存價值需要銷燬的檔案及文件材料，要造具清冊，提出銷燬報告，經分管領導批准，並報送有關檔案部門備案，然後方可銷燬。

四、對已超過保管期限的檔案或文件材料，重新鑑定後，確有保管利用價值需延長保管期限的，應重新規定保管期限，其保管期限從第一次鑑定的年限算起

五、經過鑑定，對延長保管期限的檔案或文件材料要重新組卷，要達到劃定保管期限準確，保管單位質量達到標準規定，鑑定中發現檔案不準確、不完整，要及時向領導彙報，責成有關責任人負責修改、補充。

六、銷燬檔案時，監銷人員不得少於2人，應由檔案室和有關業務部門派員

學校檔案資料管理制度 篇二

第一條 爲進一步加強學校檔案工作業務建設，提高科學管理檔案水平，實現檔案業務規範化，使檔案更好地爲我校各項工作服務，根據《中華人民共和國檔案法》，參照廣東省檔案局制訂的《廣東省機關檔案工作業務建設規範實施細則》，結合我校檔案工作的實際情況，制定本辦法。

第二條 學校檔案是指在教學、科研、黨政和其他各項活動中直接形成的具保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的檔案材料，它是學校各項工作活動的歷史記錄，反映學校在不同時期的歷史面貌。

第三條 學校檔案工作是辦好學校的重要基礎工作，是衡量學校教育質量和管理水平的重要標誌，也是評估學校全面建設的重要內容和必要條件，必須加強領導，把它列入學校的工作計劃，統籌安排。同時，檔案工作納入分管檔案工作的。領導、部門負責人和各專兼職檔案員崗位責任制及工作考覈範圍。

第四條 按照集中統一管理檔案的原則，由學校檔案部門對各教研科室、各部門在工作中形成的各類檔案材料進行集中統一管理，不得分散保存，以確保檔案的完整、準確、安全和有效利用。

第五條 學校設置綜合檔案室，配備專職檔案工作人員，各科室配備兼職檔案人員。綜合檔案室指導並協助各科室兼職檔案人員按規範要求做好文件材料收集、整理立卷工作，接收並管理好全校各門類檔案。綜合檔案室在業務上接受市檔案行政部門的監督和指導。

第六條 檔案室的基本任務：

1、對學校各科室、部門形成的各種檔案進行收集、整理、鑑定、保管、統計、編纂。

2、積極提供利用，爲學校各項工作服務。

3、在統一領導，分級管理的原則下，負責對學校內部各科室、部門的檔案工作進行指導、監督和檢查。

4、制訂適合學校的檔案工作計劃、管理辦法、規定等。

5、對所保管的全部檔案定期進行鑑定、銷燬工作，並按規定做好向市檔案館移交檔案的工作。

6、嚴格執行黨和國家保密制度，維護檔案的完整與安全。

7、辦理領導交辦的其它有關檔案業務的工作。

8、不斷改進檔案工作，做到案卷質量標準化，檔案整理系統化，庫房管理科學化，查找利用現代化，調查統計制度化。

第七條 檔案綜合管理範圍

凡屬學校各職能科室、部門在工作活動中形成的各種門類、載體的檔案，均由檔案室負責管理，包括：

1、黨政（文書）檔案：學校各科室、部門和黨團工會各組織在工作活動中形成的檔案。

2、基建檔案：學校興建的教學辦公樓、生活居住娛樂設施工程及科研實驗大樓，從研究決定興建到竣工全過程所形成的具有保存價值的各種文字、圖紙和其他載體的各種記錄材料。

3、設備、儀器檔案：學校辦公自動化設備、儀器的申購、報批、安裝、調試、驗收、使用、維護等的文字、圖表材料。

4、會計檔案：學校在各項會計業務、財務活動中形成的財務報表、賬簿、會計憑證等應歸檔保存的材料。

5、專門檔案：學校教學檔案、學校科研檔案及學生學籍檔案。

6、特殊載體（聲像）檔案：反映學校各項工作活動的照片、錄音帶、錄像帶、磁盤等。

7、實物檔案：學校獲得的獎旗、獎狀、獎盃、證書及校友或社會知名人士所贈的書畫等實物。

第八條 學校各類檔案，由各科室兼職檔案員負責日常收集整理，按規定定期向檔案室移交歸檔，並辦理交接手續。

第九條 歸檔時間和手續

1、黨政（文書）檔案，應於翌年三月底之前初步立卷整理後，移交綜合檔案室。

2、基建文件材料歸檔工作應與工程建設同步進行，在項目完成通過鑑定驗收時應通知檔案部門參加，工程驗收後三個月內將基建全過程形成的文件、材料、圖紙立卷整理好，並移交綜合檔案室。

3、設備儀器檔案，在設備儀器開箱時，有關部門應通知檔案室參加驗收，安裝調試後一個月內由主辦部門將全部相關材料整理好移交綜合檔案室。

4、會計檔案按年度由財務部門按要求和規定整理歸檔，在財務部門保管三年期滿後的次年6月底前移交綜合檔案室。

5、教學部門和按教學年度歸檔的部門應在每學年結束後三個月內，將文件材料整理立卷，移交綜合檔案室。

6、科研檔案應在項目完成通過鑑定驗收後兩個月內歸檔。教師在公開刊物上發表的論文、出版的專著應在出版後及時歸檔。

7、特殊載體（含聲像）檔案在每項工作完成後，由主辦部門將聲像材料、文字簡介及實物，在兩個月內移交綜合檔案室。

8、隨時接收上級規定應接收的檔案。

9、接收檔案必須履行手續，填寫移交清冊，一式兩份，交接雙方要簽名蓋章。

第十條 檔案的整理

（一）劃分全宗

1、檔案必須按全宗整理，同一全宗的檔案不能分散。我校檔案全宗號爲121。

2、建國後學校形成的包括各門類和載體的檔案作一個全宗，全宗名稱隨學校名稱變動而改變。

（二）檔案的分類、編號

1、檔案分類編號是在文件收集齊全的基礎上，按一定原則和屬性逐卷或逐件分別歸類編號。

2、分類是以全宗爲單位，按檔案產生的領域範疇，結合記述的內容性質，對庫存檔案整理、編號、排架。檔案室對接收的各類檔案，應進行審覈、分類和加工整理並分別編目、排列。案卷按不同門類、載體和不同保管期限分別排列。

（三）檔案檢索工具的編制

1、案卷目錄應根據不同門類檔案的具體情況分年度編制，做到不出現重複的檔號。

2、從實際出發逐步編制配套的其他檢索和參考工具：全宗介紹、分類目錄、全引目錄、專題目錄和文件字號索引等。

第十一條 檔案的保管

1、設置專用庫房，加強檔案的保護。庫房應基本符合國家檔案部門的有關規定，有防盜、防火、防高溫、防潮、防塵、防光、防鼠等設施。同時應根據檔案工作需要，配置溫溼度計、複印機、抽溼機、空調等設備。

2、庫房溫、溼度要保持在國家標準範圍內，標準溫度爲14-24℃，標準相對溼度爲45-60%。同時應做好溫、溼度的調控和記錄。

3、檔案入庫時應檢查是否齊全。以全宗爲單位，按不同門類、載體，依檔號順序排列。庫房排架應從左到右，從上至下依分類大綱次序和檔號順序排架，設置檔案資料存放指引卡和示意圖，以便查找。

4、建立全宗卷，以積累學校檔案案卷的立卷說明、分類方案、鑑定報告、交接憑證、銷燬清冊、檢查記錄、全宗介紹等材料。

5、定期對檔案保管的狀況進行全面檢查，並作好記錄，發現問題及時向領導彙報並採取有效措施，對破損、褪變檔案要及時修補複製，確保檔案的安全。

6、特殊載體檔案的保管，見“特殊載體檔案工作規範”。

第十二條 檔案的鑑定和統計

1、以學校檔案室制定的檔案保管期限表作爲各門類檔案的鑑定依據。

2、在分管檔案工作的校長領導下，由綜合檔案室和相關部門組成檔案鑑定小組，採用直接鑑定的方法，以一個年度或一個項目的成套檔案材料爲基礎，按照分工，個人初鑑，集體審查，對到期的檔案，提出銷燬或延長保管期限的意見，登記造冊，經分管校長批准後，方可存毀。銷燬檔案時必須有兩人監銷，並在銷燬清冊上簽字。

3、建立健全檔案統計臺帳，專人負責對檔案的接收、整理、移出、利用、銷燬和庫存內各種情況等數據進行統計，按檔案業務行政管理部門和上級主管部門的要求及時報送有關統計報表。

4、按上級主管部門和學校要求進行定期的綜合或專項統計分析。

5、對統計數字進行綜合分析，找出存在問題，提出改進措施、建議，並報學校領導審閱。

第十三條 檔案的利用和借閱

1、檔案室應積極配合學校工作，主動開展檔案工作的調閱和利用，結合工作需要，編制檢索工具和參考資料，力求做到查找方便，調卷迅速準確。

2、要建立和健全檔案借閱利用制度。檔案室按照檔案保密和借閱制度的規定，嚴格掌握借閱範圍和履行借閱手續，積極提供利用。珍貴或機密的檔案應以複印件代替原件提供利用。

第十四條 檔案的移交

檔案移交範圍和年限，應按國家規定辦理。將永久、長期保存的檔案在學校保存十年左右，然後連同檢索工具、參考資料一併向市檔案館移交。

第十五條 檔案工作人員應保持相對穩定，確因工作需要調動工作時，應在離職前辦好工作交接手續。

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學校檔案管理制度 篇三

1、學校成立專門的檔案資料室，專人負責管理各類檔案。

2、凡家長學校所開展的所有活動，都必須有資料積累，並及時把資料歸併成冊，分類裝訂。

3、教師在家長學校活動中的教案、隨筆、個案分析等都分門別類裝訂成冊，交送資料統一保管。

4、家長會簽到單、學員名冊、優秀學員名冊等按學期分類裝訂，送資料定保管。

5、資料室工作人員應盡心盡職，做到資料裝訂分門別類，存放整齊有序，不漏收、漏裝資料。

6、加強學校領導對資料室的管理，不間斷地進行檢查，及時提出完善意見。