會計檔案管理規章制度【多篇】

會計檔案管理規章制度 篇一

1、目的

2、範圍

3、會計檔案的定義和分類

3.1會計檔案是指會計憑證、會計帳薄和會計報表等會計覈算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。會計檔案分爲以下幾類：

3.1.1會計憑證：包括外來的和自制的各種原始憑證、記賬憑證、彙總憑證，其他會計憑證，涉及對外對私改造資料，銀行存款（借款）對賬單及餘額調節表等。

3.1.2會計賬簿：包括總賬、明細賬、日記賬、各種輔助登記簿等。

3.1.3財務報告：月、季、年度會計報表，報表附註及財務情況說明書。上級主管部門對報告的批覆及社會審計的審計報告。

3.1.4發票：增值稅專用發票和普通發票，收款收據。

3.1.5其他會計資料：銀行存款餘額調節表，銀行對帳單，物資盤存表，領料單，其他應當保存的會計覈算專業資料，補助項目申報資料，工商年檢資料等。

4、會計檔案的整理

4.1會計憑證：

（1）每月完成會計結帳後，於次月下旬將會計憑證裝訂成冊，根據憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀，每本憑證2.0cm厚左右。

（2）會計憑證裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、憑證起止號、憑證冊數、裝訂人簽章等。

4.2會計賬簿：各種會計賬簿辦理完年度結賬後，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。

（1）會計賬簿在辦理完年度結賬後，於次年3-4月份打印，分類裝訂存放檔案室。

（2）會計賬簿的裝訂順序：會計賬簿裝訂封面-按本賬簿頁數順序裝訂賬頁-會計賬簿裝訂封底。

（3）裝訂後的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角，掉頁現象。

（4）會計賬簿裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、賬簿名稱、加蓋裝訂人印章等。

4.3會計報表：

（1）會計報表編制完成並按時報送後，按月留存報表，會計報表、稅務報表申報完成後於次年2月前按年裝訂成冊，統一歸檔保管。統計報表申報完成後於次年3月按年裝訂成冊，統一歸檔保管。

（2）裝訂封面的`所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、報表名稱、加蓋裝訂人印章等。

4.4財務報告：收到報告後，統一編號入檔，編號爲簽發單位第一位字母縮寫(XX)—年度(XXXX)-月(XX)-流水號(XX)，項目審計報告按補助項目申報資料整理。

4.5發票：

（1）出口發票存根聯：每本開完後加封面裝訂成冊，封面內容填寫齊全：單位名稱、發票起止號、

開票起止日、開票人、裝訂人簽章。

（2）增值稅發票抵稅聯：按發票認證月份，於次月25日前每100份裝訂一冊，統一歸檔保管。按開票日期先後順序裝訂，裝訂順序：封面—認證結果通知——認證清單——發票——封底，封面內容填寫齊全：單位名稱、發票認證所屬年月、份數、彙總金額（按同類稅率分類彙總）、冊數、裝訂人簽章。

（3）收款收據、作廢、紅衝發票：按年整理，於次年2月裝訂成冊，統一歸檔保管。按開票日期先後順序裝訂，裝訂順序：封面—目錄—發票（收據）—封底，封面內容填寫齊全：單位名稱、年份、份數、裝訂人簽章。

4.6其它會計資料：

（1）銀行存款餘額調節表、銀行對帳單：按年整理，年度對帳結束後，按月順序整理裝訂成冊歸檔保管，裝訂順序：封面—銀行存款餘額調節表、銀行對帳單—封底，封面內容填寫齊全：單位名稱、年、資料名稱、裝訂人簽章。

（2）出口備案資料：正式申報後，按憑證多少裝訂成冊，每本憑證3cm厚左右，統一歸檔保管。裝訂順序：封面—目錄—備案資料—封底，封面內容填寫齊全：單位名稱、年月、資料名稱、裝訂人簽章。

（3）物資盤點表：按月裝訂整理，封面內容填寫齊全：單位名稱、年月、資料名稱、裝訂人簽章。

（4）領料單：每月封箱存放檔案室。

（5）補助項目申報資料：按項目分類整理歸檔保管。

（6）工商年檢資料：按年整理歸檔保管。

4.7會計年度終了後，應將裝訂成冊的會計檔案進行整理。

5、會計檔案的歸檔保管

5.1財務部設專人保管會計檔案，出納人員不得兼管會計檔案。會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、保管、調閱、銷燬等一系列工作。

5.2當年的會計檔案在會計年度終了後，由財務部按照歸檔要求，負責裝訂成冊，編制《檔案管理臺帳》，移交至財務部會計檔案管理人員。

5.3保存期限15年以上的檔案。會計年度終了後，3年內存放在檔案櫃（標識：年份、起止月份、檔案名稱），3年滿後放入紙箱封存保管，封箱標識：年份、起止月份、檔案名稱。

5.4會計檔案管理人員調動時，應辦理交接手續，由原管理人員編制《文件（記錄）移交銷燬申請單》，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。

6、各種會計檔案的保管期限

6.1會計檔案保管期限：參見附表《會計檔案保管期限表》。

6.2會計檔案的保管期限，從會計年度終了後的第一天算起。

6.3會計檔案的具體名稱如有同本制度附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似的保管期限辦理。

7、會計檔案的借閱使用

7.1會計檔案不允許隨意借閱、複製，不得自行借出、複製，需經財務部經理批准後方可借閱，填寫《文件借閱、複製記錄》，且借閱資料不可轉借。

7.2涉及司法案件需查閱、複印會計資料時，應事前由公司財務總監批准。

7.3借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，如有特殊需要，經財務總監批准。

7.4借閱會計檔案人員，不得在檔案中標畫，不得拆卸，更不得抽換，歸還時保證檔案資料完整無損。

7.5歸還檔案時需經會計檔案管理人員審覈無誤後纔可入檔，並填寫歸還時間，保留備查。

8、會計檔案的銷燬

8.1每年9月份，會計檔案保管人員對保管期滿會計檔案進行整理，提出提出《文件（記錄）移交銷燬申請單》報經財務總監批准後，方可銷燬。對其中未了結的債權、債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立檔，由檔案保管部門保管到結清債權、債務時爲止。正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷燬。

8.2監銷人在銷燬會計檔案前，應當按照《文件（記錄）移交銷燬申請單》所列內容清點核對所要銷燬的會計檔案。

8.3銷燬會計檔案時，應當由行政部和財務部共同派員監銷。銷燬後，應當在《文件（記錄）移交銷燬申請單》簽名蓋章，《文件（記錄）移交銷燬申請單》永久保存。

9、附則

9.1本制度自2013年11月1日起執行。以前制度與本制度相牴觸的，以本制度爲準。

9.2本制度未盡事宜，按公司有關制度執行。

9.3本制度由公司財務部負責解釋和修改。

10、相關記錄

10.1《檔案管理臺帳》

10.2《文件借閱、複製記錄》

10.3《文件（記錄）移交銷燬申請單》

企業會計檔案管理制度 篇二

一、會計檔案範圍

按國家《會計檔案管理辦法》規定的範圍執行。

二、會計檔案整理

公司形成的會計檔案，由會計部門按照檔案管理的要求，整理、裝訂成冊並由裝訂人員登記保管清冊。

1、會計憑證每月進行整理裝訂，封面所列項目要填寫齊全。

2、年終打印輸出全年各類帳簿，整理裝訂成冊，編寫頁碼，填寫目錄，封皮所列項目要註明單位名稱、年度、帳目名稱、單位負責人、會計負責人、裝訂人等。

3、會計報表年終按月排序裝訂成冊，封面所列項目要填寫齊全。

4、其它會計覈算資料應分類整理，加封面裝訂成冊。

5、按年度編制會計檔案清單。內容包括：會計檔案名稱、數量、號碼和會計檔案移交人、保管人。

三、會計檔案保管

1、實行專人管理。會計憑證、會計賬簿、會計報表由會計部指定專人負責保管，電子帳套備份由財務部經理負責保管。

2、財務檔案開放部分爲上年和本年，超過兩年的財務檔案全部封存。

3、電腦財務帳套開放部分爲上年和本年，超過兩年的財務帳套加密封存。密碼由財務部經理保存。

4、會計檔案專管人員必須嚴格執行保密制度，保證會計檔案的安全，嚴防毀損、散失和泄密。

5、更換會計檔案專管人員時應按規定辦理會計檔案管理工作交接手續。

6、嚴禁將會計檔案帶出公司，對於須將會計檔案帶出公司查閱的，必須經主管財務的副總經理批准。

四、會計檔案查閱

1、嚴格會計信息、會計檔案的保密制度，除經主管財務的副總經理批准外，任何部門和個人不得向其他單位或個人提供公司財務會計信息，或借閱會計檔案。有違反者按公司保密制度管理辦法處理，嚴重者追究法律責任。

2、除國家規定的外，會計檔案不對外借閱，如遇特殊情況，外部單位需查閱會計檔案，或需要複製、翻錄、抄錄等，必須經主管財務副總經理批准，並做好詳細的登記。

3、兩年以上的財務檔案查閱須經主管財務的副總批准，並做好詳細的登記。

4、會計檔案在查閱過程中，不許在會計檔案上做任何記錄、勾、劃和塗改，拆散原卷冊，更不能抽撤單據。

五、會計檔案銷燬

1、會計檔案按國家《會計檔案管理辦法》規定的保管期限進行保存，任何人不得隨意銷燬。

2、會計檔案保管期滿，需銷燬時，由財務部經理提出銷燬意見，會同總經辦共同鑑定，編造會計檔案銷燬清冊，由公司總經理批准後銷燬。

3、對於未了結債權債務的會計檔案，應另行立卷建檔，由會計檔案保管人員保管到結清爲止。

會計檔案管理規章制度 篇三

一、負責會計資料和主要資產的保管及管理工作，對各種會計資料及財產進行造冊、登記、歸檔，做到收發有登記，管理規範化。

二、要經常對檔案進行打掃整理，保證文件櫃和物品擺放整齊、乾淨。

三、外部人員查閱會計檔案，必須經財務經營部部長及分管副總簽字同意，對會計檔案記載事項應保守祕密，不得泄露企業內部機密。

四、會計檔案保管應按有關文件保存期限規定進行管理。

五、要維護檔案整潔，以防蟲蛀腐朽、杜絕火災、鼠咬事情發生，每年年度更換時，依規定清理一次，已屋保存期限，預銷燬，銷燬前造冊呈財務經營部部長、分管副總覈准，報經董事會備案。

企業會計檔案管理制度 篇四

1、財務（包括內部覈算財務）要根據國家檔案管理有關規定和要求，對財務會計憑證、帳簿和會計報表等會計資料，定期整理，裝訂成冊或立卷後送公司檔案室存檔。存檔時，必須由財務經理覈對、清點數量無誤並簽署存檔記錄表後，檔案管理員方可給予存檔。存放會計檔案的檔案櫃必須雙鎖開關，鑰匙由主管會計和財務經理各持一把（不同鎖）任何人經批准後方可查閱財務檔案，必須由主管會計、財務經理共同開鎖，由主管會計妥善保管，嚴防失火、損壞、丟失。

2、公司內部任何人員調閱會計檔案須經總經理批准。外來人員調閱或複製檔案，要憑介紹信並經總經理批准。

3、檔案銷燬，須由上級主管部門和有關檔案部門共同鑑定，由總經理批准後由主管會計與財務經理共同監督。銷燬的檔案須填寫“會計檔案銷燬清冊”。“會計檔案銷燬清冊”要長期保存。

4、會計人員變動，須辦理會計檔案移交手續。並由財務經理或主管會計監交，填寫移交清冊，並由交接雙方和監交人在移交清冊上簽名或蓋章。

5、主管會計須設置會計檔案管理記錄簿，檔案收發調閱等事項要及時登記，出納人員不能兼管會計檔案管理。

6、會計憑證是記載經濟業務發生，明確經濟責任的書面憑證，是記帳的依據。會計帳簿是記錄經濟業務發生的簿籍，是編制會計報表的依據，取得或填制會計憑證，登記帳簿，是會計覈算方法中不可缺少的兩項內容。

7、會計憑證分原始憑證和記帳憑證，相關會計人員對公司發生的每一項經濟業務，必須逐筆按憑證的具體業務內容、數量、金額編制記帳憑證。各種原始憑證必須具備：憑證名稱、填制日期、單位名稱、經濟業務內容摘要、數量和金額、填制單位或財務專用章、發票專用章、經辦人簽名或蓋章。

8、會計憑證要妥善保管，會計人員要根據審覈無誤的原始憑證填制記帳憑證。要遵循借貸記賬法的原則，據以登記帳簿。

9、記帳憑證可根據每一憑證單獨填制，也可根據原始憑證彙總表填制，每月終了應將已登記過帳簿的原始憑證和記賬憑證分類裝訂成冊。

10、財務部設置現金和銀行存款兩種日記帳、總賬和符合公司經營需要的各種明細帳、明細分類帳簿等。登記帳簿要做到數字準確、摘要清楚、登記及時、有根據，並能反映各項資金佔用和資金的來龍去脈，以便對帳簿記錄進行分析查覈。

11、各種帳簿的記錄必須月月核對，做到帳證相符、帳實相符、帳帳相符、帳表相符。按月結帳前必須將本月內發生經濟業務全部記入帳簿。對各種會計憑證和會計帳簿的具體格式，必須按上級主管部門的要求處理。

12、任何會計檔案、帳本、憑證等會計資料需複印必須由財務經理書面批准，否則微機室不予受理。

企業會計檔案管理制度 篇五

一、凡公司各個基層單位、部門在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規定向本單位檔案管理部門移交，集中管理，任何單位和個人不得將檔案據爲已有。

二、各基層單位、部門領導應重視各自單位文件資料的管理和檔案立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。

三、各基層單位、部門的檔案管理工作由行政管理部負責監督和指導。

四、歸檔內容

1、凡是反映本單位、本部門工作活動、具有查考利用價值的原始文件材料（文字、圖表、聲像等）均屬歸檔範圍。

2、各基層單位、部門應歸檔的文件材料。

3、黨和國家領導人及上級單位有關領導視察、檢查本單位工作時有特殊保存價值的重要指示、講話、題詞、照片和錄音、錄像等聲像材料及登載相關內容的報刊。

4、股東會、董事會、年度工作會議、總裁辦公會、項目論證會、業務專題會議等重要會議的會議紀要、記錄的成套文件材料以及會議形成的聲像材料等。

5、頒發的各種正式文件的簽發稿、印本、重要文件的修改稿。

6、請示與批覆文件。

7、年度工作計劃、總結、參考價值的考察報告，重要工作彙報材料等。

8、領導公務活動形成的重要文件、電報、電話記錄，來自外單位的

與公司有關的文件材料。

9、員工花名冊、員工個人信息檔案、入離公司記錄、勞動合同（協議）、薪酬制度，以及職務任免、職級評定、績效考覈、培訓等人力資源管理工作中形成的文件材料。每年4月做歸檔封存。

10、財務預決算、財務憑證、財務賬簿、相關財務往來協議、合同等。以上資料以3至5年爲期限視情況做存檔。

11、組織機構、人員編制，各基層單位、部門批准執行的規章制度。

12、企業歷史沿革，包括企業簡介、大事記、反映企業重要活動、事件的剪報、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物宣傳冊及展覽照片、錄音、錄像等文件材料。

13、月度（或季度）的工作綜述、項目動態等文件材料的定稿，編印的企業要聞、簡報等刊物的定稿和印本，編輯出版物（企業報、企業雜誌等）的定稿、樣本。

14、解決法律糾紛問題形成的文件材料。

15、企業所有對外簽訂的各種合同、協議書。

16、固定資產登記，財產，物資、檔案等移交憑證。

17、在購置大型辦公設備中形成的憑證、協議合同、圖紙、使用說明書等設備資料。

18、審計、考覈及接受上級單位檢查等活動中形成的重要文件。

19、外單位與本企業的工作來往文件等。

五、歸檔要求

1、公司各基層單位、部門應在每年三月底以前將上年度已辦理完畢、

需歸檔的文件材料整理、鑑定、立卷，定期向檔案管理部門移交。

2、公司各基層單位、部門必須嚴格遵守歸檔制度，在接收相關文件後的`3個工作日內做好文件資料原件的歸檔工作，不得無故延期或不移交應歸檔的文件材料。不能及時歸檔的，或無法原件存檔的，要做出相應說明。如因工作需要還需使用相關文件，應按先立卷歸檔後再辦理借閱手續。

六、檔案的鑑定與銷燬

1、行政管理部對所保存的檔案定期進行鑑定，對於保存期限已滿的檔案材料，提出存毀意見，經企業有關領導批准後，按規定進行銷燬。

2、任何組織或個人非經允許無權隨意銷燬公司檔案材料。若按規定需要銷燬時，要由二人以上並在指定地點進行監銷，檔案管理人員要認真填寫、編制銷燬清單，經報總裁批准後方可銷燬。

七、檔案的借閱

1、公司各部門因工作需要，員工借閱本部門的業務檔案需到行政管理部填寫檔案借閱單，經直接上級批准後方可借閱。

2、公司各部門借閱非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門主管同意或公司領導批准。

3、機密檔案的借閱需經總裁（或分管副總裁）批准。

4、借閱檔案必須嚴格履行登記手續，檔案管理人員要及時對歸還的檔案進行檢查和清點，並在登記薄上註銷借用記錄。

5、借閱的檔案不得泄密、塗改、勾畫、轉借複印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經相關領導批准。

6、借閱的檔案用完後，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。

7、借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，將由行政管理部視情況給予經濟處罰。

8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自複印，如工作需要，應報相關領導批准，且按公司有關保密規定辦理。

9、公司人員崗位調動時，必須將借閱的檔案及時歸還。否則，人事專員有權拒絕辦理調崗手續。