企業會計檔案管理規章制度細則（新版多篇）

企業會計檔案管理制度 篇一

一、凡公司各個基層單位、部門在工作活動中形成的，具有查考利用價值的文件材料，必須按規定向本單位檔案管理部門移交，集中管理，任何單位和個人不得將檔案據爲已有。

二、各基層單位、部門領導應重視各自單位文件資料的管理和檔案立卷工作，配備專職或兼職人員負責此項工作。

三、各基層單位、部門的檔案管理工作由行政管理部負責監督和指導。

四、歸檔內容

1、凡是反映本單位、本部門工作活動、具有查考利用價值的原始文件材料（文字、圖表、聲像等）均屬歸檔範圍。

2、各基層單位、部門應歸檔的文件材料。

3、黨和國家領導人及上級單位有關領導視察、檢查本單位工作時有特殊保存價值的重要指示、講話、題詞、照片和錄音、錄像等聲像材料及登載相關內容的報刊。

4、股東會、董事會、年度工作會議、總裁辦公會、項目論證會、業務專題會議等重要會議的會議紀要、記錄的成套文件材料以及會議形成的聲像材料等。

5、頒發的各種正式文件的簽發稿、印本、重要文件的修改稿。

6、請示與批覆文件。

7、年度工作計劃、總結、參考價值的考察報告，重要工作彙報材料等。

8、領導公務活動形成的重要文件、電報、電話記錄，來自外單位的

與公司有關的文件材料。

9、員工花名冊、員工個人信息檔案、入離公司記錄、勞動合同（協議）、薪酬制度，以及職務任免、職級評定、績效考覈、培訓等人力資源管理工作中形成的文件材料。每年4月做歸檔封存。

10、財務預決算、財務憑證、財務賬簿、相關財務往來協議、合同等。以上資料以3至5年爲期限視情況做存檔。

11、組織機構、人員編制，各基層單位、部門批准執行的規章制度。

12、企業歷史沿革，包括企業簡介、大事記、反映企業重要活動、事件的剪報、榮譽獎勵證書、有紀念意義和憑證性的實物宣傳冊及展覽照片、錄音、錄像等文件材料。

13、月度（或季度）的工作綜述、項目動態等文件材料的定稿，編印的企業要聞、簡報等刊物的定稿和印本，編輯出版物（企業報、企業雜誌等）的定稿、樣本。

14、解決法律糾紛問題形成的文件材料。

15、企業所有對外簽訂的各種合同、協議書。

16、固定資產登記，財產，物資、檔案等移交憑證。

17、在購置大型辦公設備中形成的憑證、協議合同、圖紙、使用說明書等設備資料。

18、審計、考覈及接受上級單位檢查等活動中形成的重要文件。

19、外單位與本企業的工作來往文件等。

五、歸檔要求

1、公司各基層單位、部門應在每年三月底以前將上年度已辦理完畢、

需歸檔的文件材料整理、鑑定、立卷，定期向檔案管理部門移交。

2、公司各基層單位、部門必須嚴格遵守歸檔制度，在接收相關文件後的`3個工作日內做好文件資料原件的歸檔工作，不得無故延期或不移交應歸檔的文件材料。不能及時歸檔的，或無法原件存檔的，要做出相應說明。如因工作需要還需使用相關文件，應按先立卷歸檔後再辦理借閱手續。

六、檔案的鑑定與銷燬

1、行政管理部對所保存的檔案定期進行鑑定，對於保存期限已滿的檔案材料，提出存毀意見，經企業有關領導批准後，按規定進行銷燬。

2、任何組織或個人非經允許無權隨意銷燬公司檔案材料。若按規定需要銷燬時，要由二人以上並在指定地點進行監銷，檔案管理人員要認真填寫、編制銷燬清單，經報總裁批准後方可銷燬。

七、檔案的借閱

1、公司各部門因工作需要，員工借閱本部門的業務檔案需到行政管理部填寫檔案借閱單，經直接上級批准後方可借閱。

2、公司各部門借閱非本部門的業務檔案須經檔案所屬部門主管同意或公司領導批准。

3、機密檔案的借閱需經總裁（或分管副總裁）批准。

4、借閱檔案必須嚴格履行登記手續，檔案管理人員要及時對歸還的檔案進行檢查和清點，並在登記薄上註銷借用記錄。

5、借閱的檔案不得泄密、塗改、勾畫、轉借複印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉借或攜帶檔案外出時，須經相關領導批准。

6、借閱的檔案用完後，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。

7、借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失，如有遺失，將由行政管理部視情況給予經濟處罰。

8、凡借閱的檔案、文件一律不得私自複印，如工作需要，應報相關領導批准，且按公司有關保密規定辦理。

9、公司人員崗位調動時，必須將借閱的檔案及時歸還。否則，人事專員有權拒絕辦理調崗手續。

企業會計檔案管理規章制度 篇二

第一章總則第一條爲進一步加強會計檔案管理，統一會計檔案管理制度，根據中國人民銀行《銀行會計基本規範指導意見》、《銀行會計檔案管理辦法》和《江蘇省農村信用社會計檔案管理辦法》，結合我市農村信用社實際情況，特制定本細則。

第二條本細則所指會計檔案是農村信用社在業務經營和財務活動中形成的會計記錄和重要史料，是金融檔案的重要組成部分。

第三條聯社財務會計部門負責轄內農村信用社會計檔案的日常檢查和管理，建立健全會計檔案的歸檔、保管、查閱、交接、銷燬和保密制度。接受省聯社會計檔案工作的指導、監督和檢查。第二章會計檔案的分類

第四條會計檔案包括會計憑證、會計賬簿、財務會計報告及其他會計資料。

㈠會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、彙總憑證、其他會計憑證；

㈡會計賬簿類：總賬、各種分戶明細賬、日記賬、固定資產卡片賬、低值易耗品管理賬、附註賬簿、其他賬簿；

㈢財務會計報告類：月度、季度、年度財務會計報告、餘額表、附表、附註及文字說明； ㈣其他類：銀行對賬單、各種登記簿、會計檔案移交（保管、銷燬）清冊、機構撤銷（合併）交接清冊、房屋購建的契據、計算機運行日誌、客戶掛失申請書、聯行查詢、查復書等。第三章會計檔案的歸檔

第五條會計檔案應整理立卷，裝訂成冊，按照保管期限、類別和形成時間進行分類，編制會計檔案保管登記簿，以便查閱。採用非紙介質存儲會計檔案的，應能滿足閱讀及打印要求。

第六條會計檔案歸檔的基本要求：

㈠分類組卷。

會計檔案立卷應採用“年度/保管期限/檔案類別”的分類方法。即先將同一年度形成的會計檔案按照保管期限分類，再將同一期限的報表、賬簿、憑證等按類分開組卷並形成分類索引。 ㈡整理與裝訂

1、會計憑證的整理與裝訂。憑證按日整理裝訂。憑證整理應按照科目順序排列，同科目按照先現金後轉賬順序排列，現金傳票按照收付順序排列，轉賬傳票按照借貸順序排列，表外科目按照收付順序排列。憑證過少的可將同一月份若干日憑證（不得超過5日）按日順序合併裝訂，並用封面隔開；憑證過多的可分若干冊裝訂。裝訂成冊的憑證應在傳票封面上填明要素，編寫順序號，註明日期、保管期限及檔案號，由裝訂人員和會計主管人員在加封處簽章。

2、會計賬簿的整理與裝訂。總賬按月分科目順序整理裝訂，分戶賬將電腦打印分戶賬和手工記載分戶賬分開裝訂，分戶賬分科目、賬號按年整理裝訂。在年度中間更換或結清的賬頁，應按照賬號順序分科目妥善保管，待年度終了統一整理裝訂。賬頁過多可分冊整理裝訂。整理裝訂成冊的賬頁，要填寫“賬首”和“賬頁目錄”，另加封面、封底，在裝訂處加封並登記封面，註明名稱、年度、保管期限、檔案號，由裝訂人員和會計主管人員在加封處簽章。

3、會計報表的整理與裝訂。按日打印的報表按月分類整理裝訂，按月、按季打印的資料以及結息和其他資料按年分類整理裝訂，另加封面、封底，在裝訂處加封，登記封面，註明名稱、年度、保管期限、檔案號，由裝訂人員和會計主管人員在加封處簽章。

4、不需連續記載的各種登記簿應根據類別、使用年度和保管期限，統一編列檔案號，作爲相關年度的會計檔案歸檔。連續記載的登記簿應按啓用時間順序編號，作爲永久性檔案統一編號歸檔。

㈢保存會計檔案資料的磁盤或其他介質，也應按照檔案資料的“年度/保管期限/類別”加以分

類、編號、張貼標籤並加裝介質封套，註明檔案資料名稱、年度、保管期限及檔案號，由經辦人員在標籤及介質封套上籤章。

㈣會計檔案可採用紙、磁、光盤、縮微膠片等方便實用、易於保管的介質保存。原始憑證、票據、合同、股金證等具有法律效力的資料，應保存紙質檔案。

㈤其他會計檔案的整理與裝訂，按有關規定執行。第四章會計檔案的保管

第七條各單位當年形成的會計檔案，在會計年度終了後應及時收集整理歸檔保管。主管會計爲兼職會計檔案管理員。檔案室應達到“五防”、“五無”的標準，即：防盜、防火、防潮、防塵、防有害生物；無火患、無蟲蛀、無黴爛、無鼠咬、無失竊。磁介質檔案保管應具備防磁條件，每年翻錄一次，實行雙備份異地分別保管。磁介質檔案應打印出書面檔案裝訂保管。 檔案室應按規定建立健全各類會計檔案管理登記簿。

第八條會計檔案的保管期限分爲3年、5年、15年和永久保管。會計檔案保管期限從會計檔案形成的次年1月1日算起，可以延長，但不能縮短。

同一介質上有不同保管期限會計檔案的，應按最長期限保管。同一會計檔案採用不同介質保管的，至少應有一種介質的會計檔案滿足保管期限的要求。

第九條存款人開設的銀行結算賬戶管理資料、會計電子化系統開發和修改的文檔資料應作爲會計檔案進行管理。銀行結算賬戶管理資料保管期限爲該賬戶銷戶後10年，會計電子化系統開發和修改的文檔資料保管期限爲該系統停止使用或重大修改後5年。

第十條會計檔案管理人員應按照檔案保管期限對會計檔案分類管理，逐項編號、登記，並及時入庫(櫃)保管，確保會計檔案的完整無缺。信用分社、儲蓄所、聯站的會計檔案納入管轄信用社整理保管。會計檔案管理人員調動需辦理交接手續。出納人員不得兼管會計檔案。 第十一條會計檔案管理人員要定期檢查會計檔案，及時對破損、變質會計檔案進行復制、修復或其它技術處理。

第十二條轄內分支機構關閉、撤銷、合併，所有會計檔案移交接受社保管。

第十三條會計檔案交接要編制移交清冊，交接雙方負責清點核對，雙方負責人、監交人在交接後簽章確認，監交人員由聯社財務會計部門指派。涉及機構合併、關閉、撤銷的檔案交接，應經聯社稽覈部門覈對；分社、儲蓄所、聯站保管的會計檔案，在會計年度終了後應移交管轄信用社統一保管。第五章會計檔案的調(查)閱

第十四條嚴格遵守會計檔案調(查)閱登記制度，防止會計檔案丟失和泄密。

內部查閱會計檔案，應由查閱人提出申請，經聯社財務會計部門及分管領導批准後方可查閱。採用網絡形式查閱的，應嚴格執行有關控制制度。法律、法規授權部門調（查)閱會計檔案時，應持有效證件和縣以上主管部門的正式公函（文件），經聯社主任或其授權人批准後，在檔案管理員陪同下調(查）閱。

調（查)閱人可以抄錄、照相、複印或複製，但不得塗改、圈劃會計檔案，不得將會計檔案拆封和借出。檔案管理員應對調調（查）閱情況進行記錄，並由調（查）閱人簽字確認。 調(查）閱會計檔案的申請及公函應由經辦人員和會計人員共同簽章，專門保管，以備查考。

第六章會計檔案的銷燬

第十五條保管期限屆滿的會計檔案，按照下列程序銷燬：

㈠在聯社財務會計部門監督下，編制會計檔案銷燬清冊；

㈡聯社主任在會計檔案銷燬清冊上籤署意見；

㈢聯社稽覈部門清查、覈對會計檔案銷燬清冊；

㈣報請省聯社財務會計部門審批（銷燬清冊、稽覈部門意見、聯社主任意見作爲附件）； ㈤由省聯社財務會計部門、本聯社財務會計部門、稽覈部門和相關單位共同派人現場監銷，並在銷燬清冊上籤章確認。

會計檔案銷燬清冊應註明要銷燬會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止時間、檔案號、應保管

期限、已保管期限、銷燬時間等內容；對會計憑證及附件要詳細抄列憑證記載主要事項；採用磁盤或其他介質保存的會計檔案，還應註明保存介質的檔案編號、名稱等內容。

銷燬會計檔案時，應將檔案信息與其保存介質一同銷燬。對銷燬用磁盤或其他介質保存的會計檔案，應會同有關技術人員共同進行。

第十六條保管期限屆滿但涉及未結清債權債務關係或其他未了事項的原始會計資料，不得銷燬，應單獨保管到未了事項完結爲止。第七章罰則

第十七條會計檔案必須妥善保管、有序存放、方便查閱、定期修復，防止會計檔案毀損、散失、泄密。對違反會計檔案管理規定並造成嚴重後果的，按照有關法律、法規及處罰辦法追究相關人員責任。

企業會計檔案管理制度 篇三

1、財務（包括內部覈算財務）要根據國家檔案管理有關規定和要求，對財務會計憑證、帳簿和會計報表等會計資料，定期整理，裝訂成冊或立卷後送公司檔案室存檔。存檔時，必須由財務經理覈對、清點數量無誤並簽署存檔記錄表後，檔案管理員方可給予存檔。存放會計檔案的檔案櫃必須雙鎖開關，鑰匙由主管會計和財務經理各持一把（不同鎖）任何人經批准後方可查閱財務檔案，必須由主管會計、財務經理共同開鎖，由主管會計妥善保管，嚴防失火、損壞、丟失。

2、公司內部任何人員調閱會計檔案須經總經理批准。外來人員調閱或複製檔案，要憑介紹信並經總經理批准。

3、檔案銷燬，須由上級主管部門和有關檔案部門共同鑑定，由總經理批准後由主管會計與財務經理共同監督。銷燬的檔案須填寫“會計檔案銷燬清冊”。“會計檔案銷燬清冊”要長期保存。

4、會計人員變動，須辦理會計檔案移交手續。並由財務經理或主管會計監交，填寫移交清冊，並由交接雙方和監交人在移交清冊上簽名或蓋章。

5、主管會計須設置會計檔案管理記錄簿，檔案收發調閱等事項要及時登記，出納人員不能兼管會計檔案管理。

6、會計憑證是記載經濟業務發生，明確經濟責任的書面憑證，是記帳的依據。會計帳簿是記錄經濟業務發生的簿籍，是編制會計報表的依據，取得或填制會計憑證，登記帳簿，是會計覈算方法中不可缺少的兩項內容。

7、會計憑證分原始憑證和記帳憑證，相關會計人員對公司發生的每一項經濟業務，必須逐筆按憑證的具體業務內容、數量、金額編制記帳憑證。各種原始憑證必須具備：憑證名稱、填制日期、單位名稱、經濟業務內容摘要、數量和金額、填制單位或財務專用章、發票專用章、經辦人簽名或蓋章。

8、會計憑證要妥善保管，會計人員要根據審覈無誤的原始憑證填制記帳憑證。要遵循借貸記賬法的原則，據以登記帳簿。

9、記帳憑證可根據每一憑證單獨填制，也可根據原始憑證彙總表填制，每月終了應將已登記過帳簿的原始憑證和記賬憑證分類裝訂成冊。

10、財務部設置現金和銀行存款兩種日記帳、總賬和符合公司經營需要的各種明細帳、明細分類帳簿等。登記帳簿要做到數字準確、摘要清楚、登記及時、有根據，並能反映各項資金佔用和資金的來龍去脈，以便對帳簿記錄進行分析查覈。

11、各種帳簿的記錄必須月月核對，做到帳證相符、帳實相符、帳帳相符、帳表相符。按月結帳前必須將本月內發生經濟業務全部記入帳簿。對各種會計憑證和會計帳簿的具體格式，必須按上級主管部門的要求處理。

12、任何會計檔案、帳本、憑證等會計資料需複印必須由財務經理書面批准，否則微機室不予受理。

關於會計檔案管理制度 篇四

第一條：會計檔案是公司一切商事經營活動在財務覈算管理的最終 歸集。

是一個公司檔案管理的核心。

會計檔案保存是否完整直接關係到 公司長遠的經濟利益能否得以保全。

會計檔案的完整也是公司主要相關 負責人最重要的經濟法律責任之一。

第二條： 爲了加強公司會計檔案管理和財務監督， 確保公司的合法 利益，根據《中華人民共和國財政部、國家檔案局第 79 號令——會計案 管理辦法》 、集團檔案管理規定，結合公司的具體情況，特制定本辦法。

第三條：在公司內部使用、取得和保管會計檔案的部門和個人，必 須遵守本制度。

第二章：會計檔案 第四條：會計檔案是指單位在進行會計覈算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經濟業務事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的 會計資料，包括通過計算機等電子設備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。

它是記錄和反映經濟業務的重要歷史資料和證據。

第五條： 會計檔案和範圍： 會計檔案的範圍指會計憑證、會計賬簿、會計報表、包括通過以及其他會計覈算資料等四個部分。

一、會計憑證：會計憑證是記錄經濟業務，明確經濟責任的書面證 明。

它包括自制原始憑證、外來原始憑證、原始憑證彙總表、記賬憑證、記賬憑證彙總表、銀行存款（借款）對賬單、銀行存款餘額調節表等。

二、會計賬簿：會計賬簿是一定格式、相互聯結的賬頁組成，以會 計憑證爲依據，全面、連續、系統地記錄各項經濟業務的簿籍。

它包括 按會計科目設置的總分類賬、各類明細分類賬、現金日記賬、銀行存款 日記賬以及輔助記備查簿等。

三、會計報表： 會計報表是反映企業財務狀況和經營成果的總結性 書面文件，有主要財務反映指標快報，月、季度會計報表、中期會計報1

江蘇宜爾杉集團文件編號 文件版次 頁 次YESJT-GL-001 A/0 8會計檔案管理制度表、年度會計報表。

包括資產負債表、損益表、現金流量表、會計報表 附表、附註、財務情況說明書等。

四、其他會計覈算資料：其他會計覈算資料屬於經濟業務範疇，與 會計覈算、會計監督緊密相關的， 由財務部門負責辦理的有關數據資料。

如：經濟合同、財務數據統計資料、財務清查彙總資料、覈定資金定額 的數據資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷燬清 冊等。

五、同時滿足下列條件的，單位內部形成的屬於歸檔範圍的電子會計資料可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案: （一)形成的電子會計資料來源真實有效，由計算機等電子設備形成和 傳輸； （二）使用的會計覈算系統能夠準確、完整、有效接收和讀取電子會計 資料，能夠輸出符合國家標準歸檔格式的會計憑證、會計賬簿、財務會計報 表等會計資料，設定了經辦、審覈、審批等必要的審籤程序； （三）使用的電子檔案管理系統能夠有效接收、管理、利用電子會計檔 案，符合電子檔案的長期保管要求，並建立了電子會計檔案與相關聯的其他 紙質會計檔案的檢索關係； （四）採取有效措施，防止電子會計檔案被篡改； （五）建立電子會計檔案備份制度，能夠有效防範自然災害、意外事故 和人爲破壞的影響； (六）形成的電子會計資料不屬於具有永久保存價值或者其他重要保 存價值的會計檔案。

第三章：會計檔案的裝訂和保管 第六條：會計檔案的。整理立卷：會計年度終了後，對會計資料進行 整理立卷。

會計檔案的整理採用的辦法是：分類標準統一、檔案形成統 一、管理要求統一，並分門別類按各卷順序編號。

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江蘇宜爾杉集團文件編號 文件版次 頁 次YESJT-GL-001 A/0 8會計檔案管理制度一、分類標準統一。

將財務會計資料分成一類賬簿，二類憑證，三 類報表，四類文字資料及其他。

二、檔案形成統一。

案冊封面、檔案卡夾、存放櫃和存放序列統一。

三、管理要求統一。

建立財務資料檔案簿、會計資料檔案目錄；會 計憑證裝訂成冊，報表和文字分類立卷，其他零星資料按年度排序彙編 裝訂成冊。

第七條：會計檔案的裝訂：會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會 計賬簿、會計報表及其他文字資料的裝訂。

會計憑證的裝訂，一般每月 裝訂一次。

裝訂好的憑證按年分月妥善保管。

第八條：會計憑證裝訂前的準備工作： 一、分類整理，按順序排列，檢查日數、編號是否齊全； 二、按憑證彙總日期歸集確定裝訂成冊的本數； 三、摘除憑證內的金屬物（如訂書釘、大頭針、回形針） ，對大的 張頁或附件要摺疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持 數字完整； 四、整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發現缺號要查明 原因。

再檢查附件有否漏缺，領料單、入庫單、工資、獎金髮放單是否 隨附齊全； 五、記賬憑證上有關人員（如財務主管、複覈、記賬、制單等）的 印章是否齊全。

第九條會計憑證裝訂時的要求： 一、裝訂儘可能縮小所佔部位， 使記賬憑證及其附件保持儘可能大 的顯露面，以便於事後查閱。

二、憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印製，封面規格略 大於所附記賬憑證； 三、裝訂憑證厚度一般爲 3 釐米，裝訂牢固，美觀大方。

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江蘇宜爾杉集團文件編號 文件版次 頁 次YESJT-GL-001 A/0 8會計檔案管理制度第十條： 會計憑證裝訂後的注意事項： 一、每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管 人員和裝訂人員簽章； 二、在封面上編好卷號，會計憑證裝訂成冊後，裝入會計憑證檔案 盒以便妥善保護。

按編號順序入櫃，並要在顯露處標明憑證種類編號， 以便於調閱。

第十一條：會計賬簿和裝訂：各種會計賬簿年度結賬後，除跨年使 用的賬簿外，其他賬簿應按時整理立卷。

基本要求是： 一、賬簿裝訂前， 首先按賬簿啓用表的使用頁數覈對各個賬戶口是 否相符，賬頁數是否齊全，序號排列是否連續；然後按會計賬簿封面、賬簿啓用表、賬戶目錄、該賬簿按頁數順序排列的賬頁、會計賬簿裝訂 封底的順序裝訂。

二、活頁賬簿裝訂要求。

1 、多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數量金額式活頁賬等應分別裝 訂，應按同類業務、同類賬頁裝訂在一起，並按會計科目編號順序依次 排頁。

2 、在賬本的封面上填寫好賬目的種類，編好卷號，會計主管人員 和裝訂人（經辦人）簽章 3 、計算機打印的賬頁應在左側留出裝訂線， 不得以打印紙原有道 孔穿線裝訂。

第十二條： 賬簿裝訂後的其也要求： 一 、會計賬簿應該牢固、平整，不得有折角、缺角、錯頁、加空 白紙的現象。

二、會計賬簿的封面要嚴密，封面處要加蓋公司財務印章。

三、封面應齊全、平整，並註明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號 爲一年一編，編號順序爲總賬、現金日記賬、銀行存款日記賬、分類明4

江蘇宜爾杉集團文件編號 文件版次 頁 次YESJT-GL-001 A/0 8會計檔案管理制度細賬等。

四、會計賬簿按保管期限分別編制卷號， 如現金日記賬全年按順序 編制卷號；總賬、各類明細賬、輔助賬全年按順序編制卷號。

第十三條 ：會計報表的裝訂：會計報表編制完成及時報送後。

一、會計報表裝訂前要按編報目錄覈對是否齊全，整理報表頁數， 上邊和左邊對齊壓平， 防止折角， 如果損壞部位修補後完整無缺地裝訂； 二、會計報表裝訂順序爲：會計報表封面、會計報表編制說明、各 種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的封底； 三、按保管期限編制卷號。

第十四條：會計檔案的保管：當年會計檔案，在會計年度終了後， 可暫由財務部門保管宜一年，最長不超過兩年，期滿之後原則上應由財 務部門編制清冊移交本單位的檔案部門保管。

財務會計部門在將會計檔 案移交檔案管理部門時，應按下列程序進行： 一、開列清冊，填寫交接清單； 二、在賬簿使用日期欄填寫移交日期； 三、交接人員按移交清冊和交接清單項目覈查無誤後簽章。

第十五條：會計檔案的保管要求： 一、會計檔案室應選擇在乾燥防水的地方， 並遠離易燃品堆放地， 周圍應備有防火器材。

二、會計檔案應放在專用的鐵皮檔案櫃裏，按順序碼放整齊，以 便查找。

三、會計檔案室內應經常用消毒藥劑噴灑，經常保持清潔衛生， 以防蟲蛀、防鼠咬。

四、會計檔案室保持通風透光，並有適當的空間、通道和查閱的 地方，以利查閱，並防止潮溼； 五、設置歸檔登記簿、檔案目錄登記簿、檔案借閱記簿，嚴防毀5

江蘇宜爾杉集團文件編號 文件版次 頁 次YESJT-GL-001 A/0 8會計檔案管理制度壞損失、散失和泄密；六、會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。

第四章會計檔案的借閱 第十六條會計檔案的借閱 一、會計檔案爲本單位所利用，原則上不得借出，有特殊需要須 經單位領導、財務負責人員批准。

二、外部借閱會計檔案時，應持有單位正式介紹信，經會計主管 人員或單位領導人批准後， 方可辦理借閱手續； 單位內部人員借閱手續。

借閱人應認真填寫檔案借閱登記簿， 將借閱人姓名、單位、日期、數量、內容、歸期等情況登記清楚。

三、本單位人員需要檔案資料，在登記報批後由檔案管理人員陪 同翻閱或者複印。

四、借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標記、拆散原卷冊， 也不得塗改抽換、攜帶外出或複製原件（如有特殊情況，須經領導批准 後方能攜帶外出或複製原件） 。

會計檔案管理規章制度 篇五

1、目的

2、範圍

3、會計檔案的定義和分類

3.1會計檔案是指會計憑證、會計帳薄和會計報表等會計覈算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。會計檔案分爲以下幾類：

3.1.1會計憑證：包括外來的和自制的各種原始憑證、記賬憑證、彙總憑證，其他會計憑證，涉及對外對私改造資料，銀行存款（借款）對賬單及餘額調節表等。

3.1.2會計賬簿：包括總賬、明細賬、日記賬、各種輔助登記簿等。

3.1.3財務報告：月、季、年度會計報表，報表附註及財務情況說明書。上級主管部門對報告的批覆及社會審計的審計報告。

3.1.4發票：增值稅專用發票和普通發票，收款收據。

3.1.5其他會計資料：銀行存款餘額調節表，銀行對帳單，物資盤存表，領料單，其他應當保存的會計覈算專業資料，補助項目申報資料，工商年檢資料等。

4、會計檔案的整理

4.1會計憑證：

（1）每月完成會計結帳後，於次月下旬將會計憑證裝訂成冊，根據憑證的多少，分散裝訂，做到整齊、牢固、美觀，每本憑證2.0cm厚左右。

（2）會計憑證裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、月份、起止日期、憑證起止號、憑證冊數、裝訂人簽章等。

4.2會計賬簿：各種會計賬簿辦理完年度結賬後，除跨年使用的賬簿外，其它均需整理妥善保管。

（1）會計賬簿在辦理完年度結賬後，於次年3-4月份打印，分類裝訂存放檔案室。

（2）會計賬簿的裝訂順序：會計賬簿裝訂封面-按本賬簿頁數順序裝訂賬頁-會計賬簿裝訂封底。

（3）裝訂後的會計賬簿應牢固、平整、不得有折角，掉頁現象。

（4）會計賬簿裝訂封面的所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、賬簿名稱、加蓋裝訂人印章等。

4.3會計報表：

（1）會計報表編制完成並按時報送後，按月留存報表，會計報表、稅務報表申報完成後於次年2月前按年裝訂成冊，統一歸檔保管。統計報表申報完成後於次年3月按年裝訂成冊，統一歸檔保管。

（2）裝訂封面的`所有內容要填寫齊全，包括：單位名稱、年度、報表名稱、加蓋裝訂人印章等。

4.4財務報告：收到報告後，統一編號入檔，編號爲簽發單位第一位字母縮寫(XX)—年度(XXXX)-月(XX)-流水號(XX)，項目審計報告按補助項目申報資料整理。

4.5發票：

（1）出口發票存根聯：每本開完後加封面裝訂成冊，封面內容填寫齊全：單位名稱、發票起止號、

開票起止日、開票人、裝訂人簽章。

（2）增值稅發票抵稅聯：按發票認證月份，於次月25日前每100份裝訂一冊，統一歸檔保管。按開票日期先後順序裝訂，裝訂順序：封面—認證結果通知——認證清單——發票——封底，封面內容填寫齊全：單位名稱、發票認證所屬年月、份數、彙總金額（按同類稅率分類彙總）、冊數、裝訂人簽章。

（3）收款收據、作廢、紅衝發票：按年整理，於次年2月裝訂成冊，統一歸檔保管。按開票日期先後順序裝訂，裝訂順序：封面—目錄—發票（收據）—封底，封面內容填寫齊全：單位名稱、年份、份數、裝訂人簽章。

4.6其它會計資料：

（1）銀行存款餘額調節表、銀行對帳單：按年整理，年度對帳結束後，按月順序整理裝訂成冊歸檔保管，裝訂順序：封面—銀行存款餘額調節表、銀行對帳單—封底，封面內容填寫齊全：單位名稱、年、資料名稱、裝訂人簽章。

（2）出口備案資料：正式申報後，按憑證多少裝訂成冊，每本憑證3cm厚左右，統一歸檔保管。裝訂順序：封面—目錄—備案資料—封底，封面內容填寫齊全：單位名稱、年月、資料名稱、裝訂人簽章。

（3）物資盤點表：按月裝訂整理，封面內容填寫齊全：單位名稱、年月、資料名稱、裝訂人簽章。

（4）領料單：每月封箱存放檔案室。

（5）補助項目申報資料：按項目分類整理歸檔保管。

（6）工商年檢資料：按年整理歸檔保管。

4.7會計年度終了後，應將裝訂成冊的會計檔案進行整理。

5、會計檔案的歸檔保管

5.1財務部設專人保管會計檔案，出納人員不得兼管會計檔案。會計檔案管理人員負責全部會計檔案的整理、保管、調閱、銷燬等一系列工作。

5.2當年的會計檔案在會計年度終了後，由財務部按照歸檔要求，負責裝訂成冊，編制《檔案管理臺帳》，移交至財務部會計檔案管理人員。

5.3保存期限15年以上的檔案。會計年度終了後，3年內存放在檔案櫃（標識：年份、起止月份、檔案名稱），3年滿後放入紙箱封存保管，封箱標識：年份、起止月份、檔案名稱。

5.4會計檔案管理人員調動時，應辦理交接手續，由原管理人員編制《文件（記錄）移交銷燬申請單》，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接收。

6、各種會計檔案的保管期限

6.1會計檔案保管期限：參見附表《會計檔案保管期限表》。

6.2會計檔案的保管期限，從會計年度終了後的第一天算起。

6.3會計檔案的具體名稱如有同本制度附表所列檔案名稱不相符的，可以比照類似的保管期限辦理。

7、會計檔案的借閱使用

7.1會計檔案不允許隨意借閱、複製，不得自行借出、複製，需經財務部經理批准後方可借閱，填寫《文件借閱、複製記錄》，且借閱資料不可轉借。

7.2涉及司法案件需查閱、複印會計資料時，應事前由公司財務總監批准。

7.3借閱會計檔案人員，不得將會計檔案攜帶出外，如有特殊需要，經財務總監批准。

7.4借閱會計檔案人員，不得在檔案中標畫，不得拆卸，更不得抽換，歸還時保證檔案資料完整無損。

7.5歸還檔案時需經會計檔案管理人員審覈無誤後纔可入檔，並填寫歸還時間，保留備查。

8、會計檔案的銷燬

8.1每年9月份，會計檔案保管人員對保管期滿會計檔案進行整理，提出提出《文件（記錄）移交銷燬申請單》報經財務總監批准後，方可銷燬。對其中未了結的債權、債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立檔，由檔案保管部門保管到結清債權、債務時爲止。正在項目建設期間的建設單位，其保管期滿的會計檔案不得銷燬。

8.2監銷人在銷燬會計檔案前，應當按照《文件（記錄）移交銷燬申請單》所列內容清點核對所要銷燬的會計檔案。

8.3銷燬會計檔案時，應當由行政部和財務部共同派員監銷。銷燬後，應當在《文件（記錄）移交銷燬申請單》簽名蓋章，《文件（記錄）移交銷燬申請單》永久保存。

9、附則

9.1本制度自2013年11月1日起執行。以前制度與本制度相牴觸的，以本制度爲準。

9.2本制度未盡事宜，按公司有關制度執行。

9.3本制度由公司財務部負責解釋和修改。

10、相關記錄

10.1《檔案管理臺帳》

10.2《文件借閱、複製記錄》

10.3《文件（記錄）移交銷燬申請單》

會計檔案管理制度 篇六

一、爲規範公司檔案管理，增強公司檔案的實用性和有效性，特制定本制度。

二、歸檔範圍

公司的規劃、年度計劃、統計資料、財務審計、會計檔案、勞動工資、經營情況、人事檔案、會議記錄、決定、委託書、協議、合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料。

三、公司的檔案管理由總經理辦公室檔案室檔案管理員負責。

四、檔案管理員的職責：保證公司及各部門的原始資料及單據齊全完整、安全保密和使用方便。

五、資料的收集與整理

1、公司的歸檔資料實行“季度歸檔”及“年度歸檔”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份爲公司檔案資料歸檔期。

2、在檔案資料歸檔期，由檔案管理員分別向各主管部門收集應該歸檔的原始資料。各主管部門經理應積極配合與支持。

3、凡應該及時歸檔的資料，由檔案管理員負責及時歸檔。

4、各部門專用的收、發文件資料，按文件的密級確定是否歸檔。凡機密以上級的文件必須把原件放入檔案室。

5、檔案管理員根據公司的《文書立卷歸檔管理制度》實施檔案歸檔整理。

六、資料的分類與歸檔

1、公司檔案資料的分類依據《文書立卷歸檔管理制度》的有關規定執行。

2、公司檔案資料的歸檔每年一次，屬於平時立卷歸檔的不在此規定範圍內。

七、檔案的借閱

1、總經理、副總經理、總監、總經理辦公室主任借閱非密級檔案可直接通過檔案管理員辦理借閱手續。

2、因工作需要，公司的其他人員需借閱非密級檔案時，由部門經理辦理《借閱檔案申請表》送總經理辦公室主任覈批。

3、公司檔案密級分爲絕密、機密、祕密三個級別，絕密級檔案禁止調閱，機密級檔案只能在檔案室閱覽，不準外借；祕密級檔案經審批可以借閱，但借閱時不得帶出公司。

關於會計檔案管理制度 篇七

一、爲了加強會計檔案管理，保證會計檔案的安全、完整，根據《中華人民共和國會計 法》《中華人民共和國檔案法》及《會計檔案管理辦法》的規定，結合本公司的實際情 、況，制定本制度。

二、本制度適用於公司檔案部門和財務部門的會計檔案管理工作。

第二章 會計檔案管理部門及人員 一、檔案部門和財務部共同負責會計檔案管理工作的開展和協調。

二、公司檔案部門和財務部指定專門人員作爲會計檔案員負責會計檔案的保管工作。

檔案員 應具備愛崗敬業、認真負責、耐心細緻、熟悉相關法律法規、持有《會計從業資格證》 等條件。

三、按照不相容崗位分離的原則，出納員不得兼任會計檔案員。

第三章 會計檔案歸檔的範圍 一、會計憑證 （一) 原始憑證 1、自制原始憑證 (1） 一次憑證。

如入庫單、出料單、支付申請單等； (2) 累計憑證。

如限額領料單等； (3) 彙總原始憑證。

如發料憑證彙總表、收料憑證彙總表、現金收入彙總表等； (4) 記賬編制憑證。

如購貨發票、收據等。

（二） 記賬憑證 二、會計賬簿。

包括總賬、明細賬、日記賬、各種輔助賬等。

三、財務會計報告。

包括資產負債表、利潤表、現金流量表、所有者權益變動表（新的會計 準則要求在年報中披露） 、附表及會計報表附註和財務情況說明書。

四、其它會計覈算資料。

凡與會計覈算機密相關的， 由會計部門負責辦理的有參考價值的數 據資料。

如：經濟合同、銀海餘額調節表、財務數據統計資料、財務清查彙總資料、核

定資金定額的數據資料、會計檔案移交清冊、會計檔案保管清冊、會計檔案銷燬清冊等。

實行會計點算化單位存貯在磁性介質上的會計數據、程序文件及其他會計覈算資料均應 視同會計檔案一併管理。

第四章 會計檔案的整理和裝訂 一、會計檔案的整理立卷。

會計年度終了後，對會計資料進行整理立卷。

會計檔案的整 理一般採用“三統一”的辦法，即：分類標準統一、檔案形成統一、管理要求統一，並 分門別類按各卷順序編號。

（一） 分類標準統一 一般將財務會計資料分成一類賬簿，二類憑證，三類報表，四類文字資料及其他。

（二) 檔案形成統一 案冊封面、檔案卡夾、存放櫃和存放序列統一 (三） 管理要求統一 建立財務會計資料檔案簿、會計資料檔案目錄；會計憑證裝訂成冊，報表和文字資料分類立 卷，其他零星資料按年度排序彙編裝訂成冊。

（四） 會計檔案的裝訂。

會計檔案的裝訂主要包括會計憑證、會計賬簿、會計報表和其他 文字資料的裝訂。

1、會計憑證的裝訂 一般每月裝訂一次，裝訂好的憑證按年分月妥善保管歸檔。

（1） 會計憑證裝訂前的準備工作 a. 分類整理，按順序排列，檢查日數、編號是否齊全； b. 按憑證彙總日期歸集（如按上、中、下旬彙總歸集）確定裝訂成冊的本數； c. 摘除憑證內的金屬物（如訂書針、大頭針、回形針） ，對大的張頁或附件要摺疊成通記 賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持數字完整； d. 整理檢查憑證順序號，如有顛倒要重新排列，發現卻號要查明原因。

再檢查附件有否漏 缺，領料單、入庫單、工資、獎金髮放單是否隨附齊全； e. 記賬憑證上有關人員（如財務主管、複覈、記賬、制單等）的印章是否齊全。

（2） 會計憑證裝訂時的要求： a. 用“三針引線法”裝訂，裝訂憑證應該使用棉線，在左上角打上三個針眼，實行三眼一 線打結，結釦應是活的，並放在憑證封皮的裏面，裝訂時儘可能縮小所佔的部位，使記 賬憑證及其附件保持儘可能大的顯露面，以便於時候查閱； b. 憑證外面要加封面，封面紙用尚好的牛皮紙印製，封面規格略大於所附記賬憑證； c. 裝訂憑證厚度一般 1.5 釐米，方可保證裝訂牢固，美觀大方。

（3） 會計憑證裝訂後的注意事項。

a. 每本封面上填寫好憑證種類、起止號碼、憑證張數、會計主管人員和裝訂人員簽章； b. 在封面上編好卷號，按編號順序入櫃，並要在顯露處標明憑證種類編號，以便於調閱。

2、會計賬簿的裝訂 各種會計賬簿年度結賬後，除跨年使用的賬簿外，其他賬簿應按時整理立卷。

基本要求是： (1) 賬簿裝訂前，首先按賬簿啓用表的使用頁數覈對各個賬戶是否相符，帳頁數是否齊 全，序號排列是否連續；然後按會計賬簿封面、賬簿啓用表、賬戶目錄、該賬簿按 頁數順序排列的帳頁、會計賬簿裝訂封底的順序裝訂。

（2） 活頁賬簿裝訂的要求： a. 保留已使用過的帳頁，將帳頁數填寫齊全，去除空白頁和撤掉帳頁夾，用質好的牛皮紙 做封面、封底，裝訂成冊。

b. 多欄式活頁賬、三欄式活頁賬、數量金額式活頁賬等不得混裝，應按同類業務、同類帳

頁裝訂在一起。

c. 在本賬的封面上填寫好賬目的種類，編號卷號，會計主管人員和裝訂人員（經辦人）籤 章。

（3） 賬簿裝訂後的其他要求： a. 會計賬簿應牢固、平整，不得有折角、缺角，錯頁、掉頁、加空白紙的現象。

b. 會計賬簿的封口要嚴密，封口處要加蓋有關印章。

c. 封面應齊全、平整，並註明所屬年度及賬簿名稱、編號，編號爲一年一編，編號順序爲 總賬、現金日記賬、銀海存(借)款日記賬、分戶明細賬。

d. 會計賬簿按保管期限分別編制卷號，如現金日記賬全年按順序編制卷號；總賬、各類明 細賬、輔助賬全年按順序編制卷號。

3、會計報表的裝訂 會計報表編制完成及時報送後， 留存的報表按月裝訂成冊謹防丟失。

小公司可按季裝訂 成冊。

第一，會計報表裝訂前要按編報目錄覈對是否齊全，整理報表頁數，上邊和左邊對齊 壓平，防止折角，如有損壞部位修補後，完整無缺地裝訂；第二，跨級報表裝訂順序爲：會 計報表封面、會計報表編制說明書、各種會計報表按會計報表的編號順序排列、會計報表的 封底；第三，按保管期限編制卷號。

第五章 會計檔案的移交 財務會計部門在將會計檔案移交本單位檔案部門時，應按下列程序進行： （一) 開列清冊，填寫《會計檔案移交單》 （二） 在賬簿使用日期欄填寫移交日期 (三） 交接人員按移交清冊和交接清單項目覈查無誤後簽章。

第六章 會計檔案的歸檔保管 一、公司檔案部門和財務部專門指定檔案室或檔案櫃存放會計檔案。

保管地點應具備完善的 防潮、防黴、防蛀、防火、防盜等條件。

當年的會計檔案在會計年度終了後，可暫由財務部保管一年，期滿後移交檔案部門保管。

二、會計檔案的保管要求 （一) 會計檔案室應選擇在乾燥防水的地方，並遠離易燃品堆放地，周圍應備有適應的防 火器材； （二） 採用透明塑料薄膜作防塵罩、防塵布，遮蓋所有檔案架和堵塞鼠洞； （三） 會計檔案室內應經常用消毒藥劑噴灑，經常保持清潔衛生，以防蟲蛀； （四） 會計檔案室保持通風透光，並有適當的空間、通道和查閱地方，以利查閱，並防止 潮溼； （五） 設置保管清冊（附表 5） ，嚴防毀壞損失、散失和泄密； (六） 會計電算化檔案保管要注意防盜、防磁等安全措施。

會計檔案保管專員負責全部會 計檔案的整理、立卷、保管、調閱、銷燬等一系列工作。

三、機構變動或檔案管理專員調動時， 應辦理交接手續， 由原管理人員編制會計檔案移交清 冊，將全部案卷逐一點交，接管人員逐一接受。

四、會計檔案的保管期限 按其特點可分爲永久性和定期性兩類。

凡是在立檔單位會計覈算中形成的， 記述和反映 會計覈算的， 對工作總結、查考和研究經濟活動具有長遠利用價值的會計檔案， 應永久保存。

定期保管期限分爲 3 年、5 年、10 年、15 年、25 年 5 種。

會計檔案的保管期限，從會計年 度終了後的第一天算起，如：1996 年年度終了日爲 12 月 5 日，保管期限按 1997 年元月 1 日開始計算。

爲了全面反映會計檔案情況，上檔部門應設置“會計檔案備查表”及時記載會計檔案的

保存數、借閱數和歸檔數，做到心中有數、不出差錯。

第七章 會計檔案的借閱使用 一、會計檔案爲本單位提供利用，原則上不得借出，有特殊需要須經總經理、財務負責人批 準。

二、外部借閱會計檔案時， 應持有單位正式介紹信、經總經理、財務總監或財務經理批准後， 方可辦理借閱手續；單位內部人員借閱會計檔案時，應填寫《會計檔案借閱申請表》 。

經會 計主管人員或單位領導人批准後，辦理借閱手續。

檔案庫管員應登記《檔案借閱登記表》 ， 將借閱人姓名、單位、日期、數量、內容、歸期等情況登記清楚。

三、借閱會計檔案人員不得在案卷中亂畫、標記，拆散員卷冊，也不得塗改抽換、攜帶外出 或複製原件（如有特殊情況，須經領導批准後方能攜帶外出或複製原件） 。

四、借出的會計檔案，會計檔案管理專員要按期如數收回，並辦理註銷借閱手續。

第八章 會計檔案的銷燬 一、會計檔案保管期滿，需要銷燬時由本單位檔案機構會同會計機構共同編寫《檔案銷燬申 請表》 ，提出銷燬意見，會同財務會計部門共同鑑定、嚴格審查，編造會計檔案銷燬清冊。

二、機關、團體、事業單位和非國有公司會計檔案要銷燬時，報本單位領導批准後銷燬；國 有公司經公司領導審查，報請上級主管單位批准後銷燬。

三、會計檔案保管期滿，但其中未了結的債權債務的原始憑證，應單獨抽出，另行立卷，由 檔案部門保管到結清債權債務時爲止；建設單位在建設期間的會計檔案，不得銷燬。

四、銷燬會計檔案時前，應按會計檔案銷燬清冊所列的項目逐一清查覈對；各單位銷燬會計 檔案時應由檔案部門和財會部門共同派員監銷； 各級主管部門銷燬會計檔案時， 應由同級財 政部門、審計部門派員參加監銷；財務部門銷燬會計檔案時，應由同級審計部門派員參加監 銷；會計檔案銷燬後經辦人在“銷燬清冊”上籤章，註明“已銷燬”字樣和銷燬日期，以示 負責，同時將監銷情況寫出書面報告一式兩份，一份報本單位領導，一份歸入檔案備查。