檔案管理的方法措施精品多篇

檔案管理的方法措施 篇一

爲加強機關檔案的科學管理，保證檔案的完整、準確、系統、安全，提高機關檔案工作效率和工作質量，特制訂以下管理制度。

(一)檔案安全保密制度

1、檔案管理人員必須遵守保密守則，要嚴守祕密，嚴防泄密、失密。

2、檔案管理人員要嚴格執行檔案的查借閱手續，借出的檔案要及時歸檔、覈實。

3、檔案管理人員要增強保密觀念，經常檢查設施安全保密情況；離開檔案室時，必須鎖好文件資料櫃，關好門窗。

4、銷燬檔案要登記造冊，經分管副局長簽字批准後方能進行，銷燬時要有監銷人，並履行簽字手續。

5、檔案室內嚴禁吸菸，以防火災。

(二)檔案保管制度

1、檔案室屬機要重地，外人不得隨便進入。

2、保持室內衛生整潔，檔案分類排放、排列整齊。

3、切實做好防盜、防火、防潮、防塵、防高溫、防強光等工作，室內禁止存放易燃易爆等危險物品。

4、檔案管理人員要熟悉庫藏情況，對庫藏檔案和資料的保管情況定期進行檢查覈對，做到帳物相符。

5、未經批准，任何人不準將檔案帶出庫房，更不準私自摘抄、外傳。

(三)檔案利用制度

1、檔案管理人員應熟悉所藏檔案的情況，完善檔案檢索工具，及時準

確地提供檔案利用服務。

2、市水利局本單位工作人員因工作需要，可查閱本部門形成的檔案。查（借）閱局會議記錄，必須經局辦公室主任批准後方可查閱。查（借）閱局黨務資料，須經局黨總支書記或局機關支部書記批准後方可查閱。

3、查閱檔案須填寫《檔案借閱登記表》，未履行登記手續，檔案管理員可拒絕查閱。

4、外單位查閱本機關檔案，必須持有單位介紹信，並經分管辦公室的局領導批准後方可借閱。

5、查閱檔案時，嚴禁塗改、圈劃、抽換、批點、污損、拆卷或增刪檔案內容，不得吸菸。

6、歸還檔案時，檔案管理員要認真檢查清點檔案的完好狀況，及時記載檔案的利用情況。

(四)立卷歸檔制度

1、凡是水利局機關從事各項業務工作，所形成的具有參考利用價值的各種內容、形式和載體的文書材料，均屬立卷歸檔範圍。任何科室和個人都無權扣壓和銷燬必須歸檔的文件材料。

2、歸檔時間。文書檔案一般在每年年底全部收集完整，次年三月底前完成全部整理、立卷歸檔工作。會計檔案一般在會計年度終了一年後移交給財務管理站保管。工程技術檔案一般在工程項目竣工驗收後，由水利科負責收集、整理後移交檔案室，集中管理。各科室聲像檔案要注意隨時歸檔備份，每年12月提供局檔案室存檔。

3、立卷歸檔的要求。歸檔的文件材料要保持它們之間的歷史聯繫，區分保存價值，分類整理立卷，案卷標題簡明扼要，目錄頁號編制準確，便於保管和利用。凡局機關形成的各類文件材料，歸檔應爲原件，且要求做到完整、準確、系統，存檔時由檔案管理人員審查覈定。

4、各業務科室向局檔案室移交的文檔要有清單，歸檔時，必須履行交接手續，交接雙方及監交負責人應分別在清單上簽字，以備查考。

檔案管理制度 篇二

一、目的

爲了規範公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。

二、檔案管理機構及其職責

1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合部的統籌管理；二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。

2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。

3、檔案管理人員要嚴格執行公司檔案管理規定，認真細緻地做好檔案保管以及利用工作，充分發揮檔案資料的作用。

4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監督和指導。

三、歸檔制度

1、凡是反映公司戰略發展、企業管理、經營活動等事項，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔範圍。

2、凡屬歸檔範圍的文件資料，均由公司集中統一管理，任何個人不得擅自留存。

3、各部門歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用於報批不能歸檔或相關部門保留的，綜合部保存複印件。

4、凡公司業務活動中收到的文件、函件承辦後均要及時歸檔；

以公司名義發出的文件、函件要留底稿及正文備查。

5、由公司對外簽訂的經濟合同，應保留三份原件，綜合管理部保存一份，投資部及風險部各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。

6、在歸檔範圍內的其他資料，由經辦人整理後連同有關資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可複印或複製，歸檔範圍外的由各部門自行保管。

7、所有歸檔的文件及其他資料都要建立電子檔案，由各部門製作掃描件並整理歸檔，歸檔完成後在綜合部檔案管理人員的監督下統一在檔案室進行電子檔案備份。

四、檔案保管制度

1、公司綜合部設檔案室，各部門應根據保存檔案數量，設置存放檔案的箱櫃，並具備防火、防潮、防蟲等安全條件。

2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。

3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據分類法，編制分類目錄；根據需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便於查找。

4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。

5、庫存檔案必須檔案臺賬與實物相符，電子檔案與紙質檔案相符。

6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，瞭解利用者的需求，掌握利用規律。

7、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的防護工作。

8、凡公司工作人員調離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調動手續。

五、檔案借閱制度

1、檔案屬於公司機密，未經許可不得外借、外傳。外單位人員未經公司領導批准不得借閱。

2、借閱檔案資料，須經檔案保管部門負責人批准。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經檔案保管部門負責人批准。

3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續。

4、借出檔案材料的時間不得超過一週，必要時可以續借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經分管副總經理批准。

5、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉借或複印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。

6、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，並報告主管部門及時處理。

7、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經分管副總經理同意，必須外借的，由總經理審批。

六、其他

1、本制度綜合部負責修訂、完善並解釋。

2、本制度自公佈之日起執行。

2xxx年4月20日

檔案管理制度 篇三

(一)檔案工作制度

1、檔案工作是測繪管理工作的一部分，須有一名領導分管。

2、檔案人員應及時將上級檔案部門的有關指示向分管領導彙報，以便及時瞭解檔案工作動向，掌握房產測繪檔案工作。

3、檔案工作由分管領導負責，對檔案員進行業務指導，在檔案移交時檢驗案卷質量。

4、遵照“集中統一管理”的原則，測繪檔案應集中存放在測繪檔案室，實行統一管理。

5、根據國家有關檔案管理的規定，結合單位檔案工作的實際適用測繪實際的保管期限表、歸檔範圍等。

6、建立以檔案員爲骨幹的檔案工作網絡，定期檢查。

7、編制各種檢索工具、參考工具，積極爲測繪管理提供便利，及時做好登記和統計工作。

8、檔案人員應加強學習，不斷提高思想覺悟和不斷更新業務知識，使測繪檔案工作更趨規範化、科學化。

(二)檔案工作人員崗位責任制

1、檔案工作人員必須嚴格遵守《中華人民共和國的檔案法》和《保密法》規定的各項條款，依法辦事；認真貫徹執行檔案工作的各項規章制度。

2、指導各部門的立卷人員和專業技術人員按時做好文件材料的收集、立卷歸檔工作，努力提高案卷質量。

3、做好檔案的收集、整理、鑑定和登記、統計等基礎工作，熟悉所保管的檔案情況。

4、做好檔案的利用服務工作，編制多種檢索工作和參考資料做到調卷及時迅速、準確無誤。

5、做好檔案的防火、防盜、防潮、防塵、防蟲、防光等安全防護工作，維護國家的檔案不受損失。

6、刻苦學習檔案業務知識，提高業務能力和學術水平，努力實現檔案管理科學化、現代化。

7、遵守保密制度。未經批准，不得利用職權擅自擴大檔案的利用範圍，不得泄露檔案的機密和內容，確保檔案機密的安全。

(三)檔案資料歸檔制度

1、凡是委託測繪的成果及圖紙、草圖等均屬歸檔範疇。

2、各種資料的形成積累立卷和歸檔工作是檔案員的任務之一，應列檔案員的職責範圍，建立崗位責任制，同時搞好檔案集中和統一管理工作。

3、在工作中形成的具有保存價值的文件資料，均應整理立卷後歸檔，由檔案室統一管理，不得分散在部門或個人手中。

4、每月底以前，檔案員必須將上一年度檔案材料按要求整理立卷歸入處室檔案，並將其檔案材料存放檔案室。

5、凡歸檔的案卷必須編制歸檔檔號、案卷號、填寫案卷目錄及卷內文件目錄，做好向檔案室移交的準備工作。

6、部門移交案卷時應經檔案室工作人員驗收，移交時應履行移交手續，填寫移交清冊。

(四)檔案庫房管理制度

1、努力創造條件實現檔案現代化管理，使庫房管理更趨科學化。

2、庫房由檔案人員負責管理，並負責每天檢查門窗電的開關情況。

3、庫房必須具備防盜、防火、防潮、防光線、防塵等基本保護條件，並每月檢查一次，發現問題及時處理。

4、明確各類檔案的界限，實行分類分櫃存放保管。

5、庫房必須具有專用櫥櫃，並被有必要的安全保護設施，以確保檔案的安全。

6、非檔案室工作人員不得進入庫房，查閱檔案不得在庫房內進行。

7、庫房內不得堆放其他物品，以保證庫房的整潔。

(五)檔案保密保衛制度

1、保守檔案機密是每個檔案工作人員的神聖職責。

2、檔案室設專用檔案庫房，配置專用檔案櫥櫃存放檔案。

3、檔案室內應設置閱覽檔案室，建立監閱制度，防止失密、泄密。

4、檔案庫房和檔案櫥櫃必須明確專人管理，鑰匙由專管人員使用。檔案人員工作調動時，必須辦理交接手續。

5、檔案人員不得將機密文件、檔案資料帶回家，或探親訪友，或出入公共場所。

6、不得擅自翻印、複印上級機密文件或資料，不得在私人通信或普通電話中涉及檔案機密；不準向無關人員談論、泄露有關檔案內容。在立卷中形成的各種草稿、廢紙等不得亂扔，一律按保密紙處理或銷燬。

7、非檔案人員不得進入庫房，不得在庫房中接待親友。

(六)檔案資料借閱制度

根據《檔案法》和有關規定，特制定本制度。

1、外單位查閱檔案，應持單位介紹信。

2、查閱各種檔案必須在查閱室進行，未經同意，不準私自帶走。

3、凡查閱利用本單位重要的機密檔案或在一定範圍內控制使用的檔案，應經單位領導同意。

4、檔案嚴格控制借出，如確因工作需要，應經本單位領導批准，借出時間一般不得超過三天。借閱期間，要確保檔案的安全。

5、利用檔案者，必須注意保守機密，不得任意瀉漏和向外公佈。

6、查閱檔案，必需注意保護檔案不得在文件材料上圈點。批註、勾畫、污損，更不得拆卷抽取；撕毀原件，違者將依據《檔案法》規定追究責任。

7、對利用檔案產生了明顯經濟效益和社會效益的典型事例，利用者責任向檔案室提供信息反饋。

(七)檔案銷燬制度

1、檔案銷燬必須經校領導和上級主管部門負責人審覈同意。

2、凡需銷燬的檔案必須編造清冊，並撰寫包括:本單位和卷宗的簡短歷史情況、銷燬檔案所屬年代、保管期限及其數量和詳細內容、鑑定的情況和銷燬的理由等內容的書面報告。

3、銷燬檔案時必須有兩人以上進行監銷，在銷燬清冊上註明“已銷燬”字樣和日期，並需簽名蓋章以示負責。

(八)檔案保管制度

1、檔案庫房和檔案櫃、資料架要統一編號，檔案、資料要按全宗和分類順序排列整齊，

重點檔案和一般檔案要分別保管並定期檢查，對破損和模糊不清的檔案、資料及時修復和複製。

2、認真落實檔案庫房的八防措施。庫房內嚴禁吸菸和存放易

燃品，庫房內外放置滅火器材，以應急需；庫房門窗要裝置防盜設備，及時關開、上鎖，鑰匙由專人專櫃保管，不得隨身攜帶；經常清掃、整理庫房內外和櫥架內外的清潔衛生；注意觀測庫房溫溼度，儘量控制在規定標準；每年四月份放置一次殺蟲劑，並視情況及時採取措施，防止鼠咬蟲蛀。

3、對檔櫥、架要經常進行保養，防止鏽蝕，保持美觀清潔。

4、檔案人員每年對檔案保管情況進行一次全面檢查，並作記錄。

(九)檔案統計與彙報制度

檔案統計，是掌握情況，分析和研究檔案工作問題的一種有利工具。加強檔案統計工作是提高檔案科學管理水平的必要措施和重要標誌。爲進一步加強檔案統計工作，特製度如下統計制度。

1、辦公室要指定專人兼管檔案統計工作；負責全校檔案構成、檔案利用、檔案工作人員構成、檔案室基本概況等情況的統計工作；負責上級檔案部門需要的各種報表的填報工作。

2、抓好檔案統計的原始記錄工作。檔案的登記是檔案統計的基礎，應結合實際，做好各項原始材料的登記，主要包括下述內容:卷內目錄、案卷目錄、檔案收進、移出登記、檔案利用與利用效益登記。

3、建立健全統計臺帳，掌握檔案的收進、整理、利用、移出、銷燬和室內各種情況數據，按上級部門的要求及時報送各種報表。到年末各類檔案的增減數據應做到類別清楚、數字準確無誤。

4、上級檔案部門需要的各類報表，要按時間要求，準確無誤地報出，所報各類數據不得弄虛作假。

5、統計人員要將統計工作穿插在檔案的接收、整理、鑑定、移出、銷燬、利用等各項日常工作中進行，隨時保證檔案與帳目相符；每年底對本年度的各類數字要進行綜合統計，形成完整的統計資料。

章總則 篇四

第一條爲了加強和規範國家檔案館管理，促進檔案館事業發展，充分發揮檔案在經濟和社會發展中的作用，根據《中華人民共和國檔案法》以及有關法律、法規，結合本省實際，制定本辦法。

第二條本省行政區域內國家檔案館的規劃、建設、管理，適用本辦法。

第三條本辦法所稱國家檔案館，包括綜合檔案館和專門檔案館。

綜合檔案館負責收集和管理本行政區域國家機構、社會組織和個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的多種門類的檔案，並向社會提供檔案利用服務。

專門檔案館負責收集和管理某一專業領域或者某種特殊載體形態的檔案，並向社會提供檔案利用服務。

第四條國家檔案館是公共服務機構，依法履行保存歷史記錄、提供檔案利用、開展社會教育、推進政務信息公開的職能。

第五條國家檔案館應當全面收集檔案，反映歷史真實，確保檔案的完整、準確和安全，方便社會利用，依法履行保密義務。

第六條縣級以上人民政府應當加強對國家檔案館工作的領導，將檔案事業納入國民經濟和社會發展計劃，保障檔案事業發展所需經費，並列入年度預算。

第七條省檔案行政管理部門主管本省檔案事業，對本省國家檔案館工作實行統籌規劃、組織協調、監督指導。

市、縣（市、區）檔案行政管理部門主管本行政區域檔案事業，對本行政區域內國家檔案館工作實行監督指導。

公司檔案管理制度 篇五

一、目的

爲了規範公司人事檔案管理，加強檔案管理的完整性、真實性、及時性和保密性。同時爲了維護人事檔案的完整，防止材料損壞，便於高效、有序的利用檔案資料，特制定本管理辦法。

二、適用範圍

適用於公司員工紙質檔案和電子檔案的管理工作。

三、職責

公司行政人事部門爲本公司員工人事檔案的歸口管理部門。

四、原則

分類標準、歸檔及時、排列有序、層次清楚、整理規範。

五、檔案管理內容

1、員工入職檔案：個人簡歷、員工入職登記表、應聘人員登記表、面試記錄及待遇覈定事項審批、筆試試題、身

份證複印件、學歷學位證複印件、轉正及晉級表、離職證明、各類合同及協議。

2、員工培訓檔案：培訓通知、培訓總結報告或者考評結果、培訓審批表、員工外派培訓合同、外出培訓反饋表（證書原件）、員工培訓統計表。

3、績效管理檔案：將員工績效考覈相關資料按月歸類整理。

4、員工離職檔案：員工離崗包括員工與公司解除（終止）勞動關係，死亡等情形。

六、程序

1、新員工報到後，收齊新入職員工的所有手續、證件、資料後，統一裝入新建的檔案袋內，並在檔案袋封面左上方書寫上檔案袋編號、員工姓名、性別。將檔案資料以紙質檔案和電子檔案兩種載體保存，紙質檔案統一歸入每位員工的個人檔案袋，電子檔案以hr管理信息系統爲平臺進行統一管理。員工人事檔案管理人員須忠於職守，嚴格遵守公司《員工保密管理制度》。

2、檔案建立：新員工經考覈合格，入職之日始，即建立個人人事檔案，起始檔案材料包括：一寸近期免冠照片、身份證和學歷職稱證件的複印件、個人簡歷、應聘擋案表、錄用審批表、員工個人檔案表、體檢報告、離職（失業）證明等。

七、爲保證員工檔案信息的及時性和準確性，以體現系統時效性強的優點，及時更新、變化的資料進行系統錄入，

具體時限要求如下：

1、新員工入職、員工調動、任命、借用、離職信息自生成之日起二個工作日內錄入電子檔案，並進行紙質檔案歸檔；

2、組織機構變動、培訓管理、考覈管理、獎懲管理信息自生成之日起七個個工作日內錄入，並進行紙質檔案歸檔；

3、社會保險、合同簽訂等信息自生成之日起七個工作日內錄入，並進行紙質檔案歸檔。

八、人事檔案借/調閱

1、調閱員工的人事檔案需填寫《檔案借/查閱申請表》並經有效批准。

2、本部門員工的人事檔案調閱需經部門主管批准。

3、部門主管有權調閱其他部門員工的人事檔案，但需行政人事部門主管審覈，並報總經理批准。

4、部門主管級別的人事檔案，總經理有權調閱。

5、調閱檔案原則上在行政人事部門內部並在指定人員陪同下調閱。如需借出行政人事部門，需行政人事部門主管

批准。借閱檔案的人員，對檔案應妥善保管，不得遺失、泄密和污損，不準抽換、折卷和轉換，不得複印，

借出的檔案必須在2天內歸還。

6、所有調閱檔案，均需登記備案。

九、人事檔案歸屬

1、繼續受聘的員工檔案，作爲其今後聘任聘用的依據；檔案分類編號存放，一個員工一個編號，防止重名重姓員工檔案交叉，制電子目錄，以便查閱。

2、離職員工的人事檔案每月清查，另外存檔，應在妥善保管一年以後銷燬。部門主管以上人員、關鍵崗位人員檔案應妥善保管三年以後銷燬。

十、本制度最終解釋權歸行政人事部，本制度從下發之起實施。

發出部門：行政人事部

借用、查閱人事檔案審批表

公司員工檔案管理制度(二)：公司人事檔案管理辦法

xxxxxxxxxxxxxxxxxxxx公司

人事檔案管理辦法

20xx年9月