職場接電話的禮儀有哪些

職場接電話的禮儀

一、及時接聽

電話鈴聲一響, 要及時接聽, 不要慢騰騰地任由鈴聲響個不停。一般在聽到完整的鈴聲響後接起電話。同時響起電話, 要先接起一個, 詢問對方是否介意接聽另一個電話, 徵得同意後才能接聽另一個電話。不要同時接聽兩個電話。

二、文明應答

接聽電話要做到有問必答, 依問作答。鈴聲響起, 要拿起話筒問候對方, 並自報家門。

三、電話的開頭語會直接影響顧客對你的態度、看法

通電話時要注意儘量使用禮貌用詞，如“您好”、“請”、“謝謝”、“麻煩您”等等。打電話時，姿勢要端正，說話態度要和藹，語言要清晰，即不裝腔作勢，也不嬌聲嬌氣。這樣說出的話哪怕只是簡單的問候，也會給對方留下好印象。只要臉上帶着微笑，自然會把這種美好的、明朗的表情傳給對方。特別是早上第一次打電話，雙方彼此親切悅耳的招呼聲，會使人心情開朗，也會給人留下有禮貌的印象。電話接通後，主動問好，並問明對方單位或姓名，得到肯定答覆後報上自己的單位、姓名。不要讓接話人猜自己是誰(尤其是長時間沒見的朋友、同事)，以使對方感到爲難。

四、做好記錄

公務電話通常需要做記錄。平時要做好通話記錄準備, 電話記錄簿或記錄用紙、筆要準備好, 不要通話後放下聽筒, 再找紙筆。遇到聽不清楚時, 可以請求對方重複一遍, 特別是對一些重要內容和涉及時間、地點、數量等, 最好加以覈實, 避免記錯。

五、一些特殊電話的接聽

對打錯電話的, 不要大聲斥責對方, 要接受對方的道歉，說聲“ 沒關係” 後掛機。對一些難纏的電話, 要學會說“不”, 設法擺脫對方的糾纏，委婉而堅決地拒絕對方的請求。對一些諸如“你猜猜我是誰”、“想知道我在幹什麼嗎”之類的“謎語” 電話, 可以用“別讓我猜謎了”、“ 我正忙着”、“我還有一些急事要做呢”之類的話加以應對。

對於接電話時不能馬上回復對方的事情，要在瞭解清楚後及時回覆對方;或者需要其他同事處理的事情，要及時將電話內容告知相關人員。

職場轉接電話的禮儀

1、隨時記錄

在手邊放有紙和鉛筆，隨時記下你所聽到的信息。如果你沒做好準備，而不得不請求對方重複，這樣會使對方感到你心不在焉、沒有認真聽他說話。

2、自報家門

一拿起電話就應清晰說出自己的全名，有時也有必要說出自己所在單位的名稱。同樣，一旦對方說出其姓名，你可以在談話中不時地稱呼對方的姓名。

3、轉入正題

當你接聽電話時，不要“哼哼哈哈”地拖延時間，而應立即做出反應。一個好的開場白可能是：“您需要我做什麼?”當你覺出對方有意拖延時間，你應立即說：“真不巧!我正要參加一個會議，不得不在5分鐘後趕到會場。”這樣說會防止你們談論不必要的瑣事，加速商務談話的進展。

4、避免將電話轉給他人

自己接的電話儘量自己處理，只有在萬不得已的情況下才能轉給他人。這時，你應該向對方解釋一下原因，並請求對方原諒。例如，你可以說：“布朗先生會處理好這件事的，請他和您通話好嗎?”在你作出這種決定之前，應當確定地方願意你將電話轉給他人。例如，你可以說：“對於這件事，我們很快會派人跟您聯繫的。”

5、避免電話中止時間過長

如果你在接電話時不得不中止電話而查閱一些資料，應當動作迅速。你還可以有禮貌地向對方說：“您是稍候片刻，還是過一會兒我再給您打過去?”

讓對方等候時，你可以按下等候鍵。如果你的電話沒有等候鍵，就把話筒輕輕地放在桌子上。如果查閱資料的時間超過你所預料的時間，你可以每隔一會兒拿起電話向對方說明你的進展。如，你可以說：“約翰先生，我已經快替您找完了，請您再稍候片刻。”當你查找完畢，重新拿起電話時，可以說：“對不起，讓您久等了”，以引起對方的注意。

對於接電話的人來講，當需要查閱資料而有禮貌地請對方稍等片刻，這是可以令對方接受的。如果有人在你正在通話時打進電話，你可以選擇合適的詞語讓你通話的人稍候。然後拿起另一部電話說：“你能否稍等?我正在接聽一個電話。”如果打來電話的人只是有一些小事，便可以當即回絕，然後迅即轉向第一個電話，而這個人也會意識到你很忙而加速你們的討論。