幫助文檔寫法

一，

技術文檔的準確性和易用性：

擁有準確的技術文檔不僅對於公司是非常有益處的，而且也能夠讓客戶從中受益。由於產品如何使用在某種程度上是要依賴技術文檔來進行說明的，因此技術文檔必 須十分的準確可靠。使用不準確的和已經過時的技術文檔對於公司的發展也會產生一定的阻礙，同樣的，它也會對公司的客戶們產生消極的影響。一旦客戶發現在他 們使用產品的時候遇到了問題，卻不能通過求助於伴隨產品的技術文檔的手段進行解決的時候，客戶們就會對這種產品產生懷疑乃至於失去信心，那麼，公司的信譽 和利益自然而然的就會受到損害。這就是不準確的和過時的技術文檔給我們帶來的危害。缺乏準確性以及內容晦澀難懂都會讓開發新手以及其他的一些技術工作者們對這些技術文檔敬而遠之，從而不利於他們的學習和掌握。在本篇文章中，我們要討論的 就是如何在你的開發小組中編寫出準確而且易於掌握的技術文檔。技巧一：制定出一個技術評價覈對表

許多的程序開發設計者以及管理者都缺乏從 技術上評價一個文檔的經驗。這裏有一些方法可以提高這些技術文檔的準確性：

把注意力集中於技術事實上，這樣能夠覈實這些技術是作爲技術文檔而被編寫出來的。 技術評論的工作並不等同於一般的編輯工作。

一定要從技術上覈實，在技術文檔裏編寫的程序與步驟的準確性。一定要從技術上覈實，在技術文檔中使用的圖片捕捉的準確性。技巧二：一定要在技術文檔編寫的過程中明確 責任

技術文檔編寫不好的一個原因常常是由於對它不夠重視。這是由於在編寫技術文檔的時候，沒有十分的明確各種責任。因此，一定要在技術文檔編寫的過程中明確責 任，這些方法包括：

在技術文檔中加入作者以及相關人員的姓名。一些公司可能有規定，禁止出現員工的姓名，但是在技術文檔中包含作者以及相關人士姓名的做法能夠促進這

些內部員 工之間的交流。對於外部的文檔使用者，比如爲商業現貨軟件編寫的用戶指南，可以加入作者以及相關人員的姓名，用以明確和承認他們對開發所做的工作和貢獻。

把文檔的技術評論作爲提供給開發設計人員的年度評論的一部分。在項目計劃中指派專人負責技術評論的工作。

技巧三：增加技術文檔編寫者的準確性

由於技術文檔編寫者在許多公司內都是非常主觀的一個職位，並且編寫技術文檔也是他們最主要的 職責，因此做這些工作的人都必須與他們所編寫的技術文檔的準確性有着直接的利害關係。

管理人員應該爲技術文檔編寫者設置適當的技術準確級別，並要求他們把準確性保持在 這一範圍之內。由於一些技術文檔編寫者對於提升自己對於技術的理解總是不太積極主動，因此，增加他們的責任讓他們面對更多的壓力對項目裏的每一個人來說都 是有好處的。如果一個技術文檔編寫者無法達到更高的標準，那麼你就需要重新審視一下你的技術文檔編寫者是否能夠滿足你們的團隊的戰略要求，是否能夠滿足客 戶們的需要呢？

爲了幫助技術文檔編寫者，你需要讓他們對於具體的技術有着更深層次的認識，因此，作爲管理者，你應該：

讓技術文檔編寫者多參加有關產品設計與開發的小組會議。

讓技術文檔編寫者參與到技術要求、功能規範以及設計方案的開發工作中去。

把技術文檔編寫者包括進開發小組的郵件列表中去。

這技術文檔編寫的週期，把產品在公司內部進行發佈。技術文檔編寫者很容易變得非常封閉，但是如果把產品在內部首先發布一下，那麼就能夠給開發人員以及 項目管理人員提供一種新的途徑來了解以前可能並不容易瞭解的情況。

鼓勵技術文檔編寫者更多的瞭解有關產品背後所包含的各種技術。舉個例子來說，如果你開發基於Java語言的應用軟件，那麼，就應該鼓勵技術文檔編寫者 多多瞭解Java編程語言，並且儘量讓他們能夠流暢的掌握這門編程語言。技巧四：設置任務的優先次序

通常的情況下，主要的開發設計人員腦海中包含着有關整個項目的信息，而且，有時候還會同時考慮許多其它的項目。即使他或者她的日程安排已經非常的緊張，但 是，他們腦海中的產品信息對於確保技術文檔編寫的準確性來說是非常重要的。

當前的形勢讓我們不得不以更少的資源完成更多的任務，而作爲開發設計人員，由於他 們工作的特殊性，這些人總是處於緊張而繁忙的狀態下。下面是一些技巧，可以幫助你從這些忙碌的開發設計人員哪裏獲得你所需要的信息，並且保證能讓他們的知 識給技術文檔的編寫帶來好處：

不要讓他們從頭至尾的審閱技術文檔。

和技術文檔的編寫者一起確定哪些部分必須讓開發設計人員進行審閱。與他們一起利用大段的完整時間來審閱技術文檔。

如果技術文檔的審閱者時間表安排得很緊，那麼就給他提供一個具體的列表，在其中明確哪些部分你需要他進行審閱的。並且保證讓小組內的其他成員完成剩餘 部分的審閱工作。技術文檔中與審閱者專業技術領域直接相關的部分絕對是需要他進行仔細審閱的。

更好的完成審閱工作

充分有效的完成技術文檔的審閱工作不僅會讓外部的用戶，也會讓內部的用戶從中受益。但是，經常會有技術人員認爲做這樣的工作是沒有多大意義的，那

麼，作爲 管理者就面對着這樣一種挑戰，就是要在整個的審閱過程中設置好優先次序從而保證爲開發工作所做出的努力獲得成功。