答覆函格式範文
答覆函格式範文
答覆函是對詢價函的回覆。答覆函也由開頭、正文、結尾三部分組成。◇開頭
與普通書信一樣,其頂格書寫稱謂,即詢價者的尊稱。稱謂後面加冒號。◇正文
分三步完成:回答詢價函中的問題,有問必答;以熱情的口吻歡迎對方儘快訂貨;可提供一些對方所問範圍之外的信息,既體現了服務的熱情與周到,也可起到一定的促銷作用。
◇結尾
要年、月、日俱全。
××××商貿公司:
感謝你們八月十三日的詢問信。我們很高興對皮鞋、皮包向您們報價。前封函中我們已說清了可以立即從倉庫發貨的品種。至於其他品種,我們所說的發貨日期只是大概的估計,但不會超過所說日期一個月。
我們報價的所有品種都由高質量皮料製成,設計多樣,色彩豐富,是可以滿足像您們這種高級時髦貿易的要求。
盼望收到您們的訂貨,並寄上商品目錄一份,您們也許會對我們的其他一些產品產生興趣。它們包括皮手套和女用皮包。商品目錄會給您們提供我們貨物的基本情況,但不可能對您們的所有問題一一作答。如蒙再次來信詳細詢問,我們將樂意解答。
×××皮革製品營銷部
20 ××年×月×日
我們知道,答覆函(報價函)是針對詢價函而寫的,所以,答覆函必須有針對性,不能答非所問。
這封報價函,不僅有針對性,且措詞十分得體。
因爲是答覆函,語氣比詢價函要謙恭一些。“很高興"、“樂意”等詞語的運用,既是向對方表示良好的服務態度,又表達了對對方應有的尊敬。
另外,撰寫者在有問必答的同時,也做到了留有餘地。比如:“我們所說的發貨日期只是大概的估計,但不會超過所說日期一個月。”既回答了對方,又沒把話說死;既表明了自己的誠意,又爲自己留下了迴旋的餘地。
最後,在回答了對方的問題之後,撰寫者還巧妙地向對方介紹了其他產品,從而增加了信函的容量。
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