證明格式與寫法
1.標題
即寫上文種名稱“證明信”或“證明書”;有的簡寫爲“證明”。標題寫在第一行正中位置,字體應稍大,間距要拉開。
2.主送機關(單位)
即接受證明信的單位名稱。應頂格書寫,後面加冒號。
證明信一般應有明確的受文單位,一般不要泛寫“有關單位”等字樣,而應當在備註項註明“本證明由持證人攜帶,與其身份證同時使用”,以免發生其他問題。
3.正文
正文包括開頭、主體和結束語等內容。
(1)開頭。概括說明出具證明信的緣由、依據。一般寫爲“根據你單位函件(××字[ 2005]×號)要求,現將有關問題證明如下:”。
(2)主體。這是證明信的核心內容。不同類型的證明信,其內容和寫法不同。分述如下:
①存檔證明信。主體內容根據對方要求證明的問題而定。比如對方要求證明“×××同志是否在你單位工作過,期間有無重大問題”,證明信的主體則可寫爲“×××同志於2002年2月至2007年9月在我單位任x×科科長,期間沒有任何重大問題”。如果對方需要調查某件事情,證明信的主體則需要寫清人名、身份、時間、地點、參與人物的活動及表現,以及事情的來龍去脈,不得含糊。如果事隔已久需要通過回憶去寫,也要儘可能地寫準確,確屬想不起來的情況,如實註明什麼情況記不清楚。
②遺失證件證明信。主體內容一般爲人名、時間、地點、遺失證件情況,並且應當寫上遺失證件的號碼。
③攜帶式證明信。主體內容一般包括姓名、性別、年齡、身份、職務、外出地點、外出目的,如出差、探親、旅遊等。這種證明信在首部標題之下標有發文序號,另外留有存根。存根內容比較簡略,只需寫姓名、外出地點、外出事由、有效期限等。
(3)結束語。一般於主體之後書寫“特此證明”,與主體部分接寫的,可以加句號。另提行寫的,後面不加標點。
4.落款
包括署名、時間、單位簽署意見和備註有效期等項目內容。
(1)署名。於證明信右下方寫上單位全稱。如果是個人開具的證明信,再於單位名稱下面寫上出具人姓名,並蓋個人印章。
(2)時間。寫明開具證明的年、月、日。
(3)單位簽署意見。主要用於個人證明信。簽署意見包括兩方面內容:
一是對寫證明信者的政治思想、業務能力等作簡評。如“該同志思想政治作風正派、工作認真負責”等;
二是對證明信中的內容所持態度。如果認爲證明情況比較準確,可寫“情況屬實”;如果證明信中反映的情況組織上不很瞭解,可以寫“此證明僅供參考”等。
(4)印章。這是證明信有效的標誌,不管哪類證明信,務必有單位印章或某組織印章。
(5)備註。主要用於隨身攜帶證明信。在時間項下一行位置注寫“有效時間爲2008年×月×日至2008年×月×日”。
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