總檯文員工作規範

公 告

《總檯文員工作規範》已經2016年06月  日合夥人會議通過，現予公佈，自公佈之日起施行。

主任

二O一六年六月  日

浙江學優律師事務所

總檯文員工作規範

一、總則

1、爲規範總檯文員工作，提高工作效率和服務質量，根據總部有關規定，結合本所實際情況，制訂本規範。

2、本規範要求除註明專門適用於總檯文員外，仍適用於本所其他工作人員。

3、律師指其本人及助理、祕書，工作人員泛指本所全體人員。

二、當事人來訪時的要求

    1、當事人來訪時，應當起立迎接，不得坐在椅子上接待當事人；

    2、當事人來訪後，應當簡要詢問當事人姓名、來訪事項及是否有預約，而後立即通知受訪律師，並根據指示帶當事人到律師辦公室或者安排到接待室等候；

    3、律師在辦公但不能及時前來接待當事人時，應當說明情況，將當事人帶至接待室稍候，並送上茶水；

4、律師在外辦理業務不能及時返回接待當事人時，應當說明情況，並根據當事人要求與律師預約時間，而後送客；

5、律師進入接待室會客後，應當及時送上大瓶茶水，並每隔60分鐘續水一次；

    6、律師會客結束，應當及時整理接待室桌椅、茶具，保持整潔。

    三、接聽電話的要求

    1、接聽來電時，首先要講“您好、大成律師所”；

    2、接聽電話時，應當態度熱情、語氣和藹、解答耐心；

    3、問清對方所找的人員後，應當講“請稍等”並及時接轉電話；

    4、如遇所找人員不方便接聽來電時，應當告知對方此人不在，請其留下聯繫方式由所找人員隨後與其聯繫；

    5、如遇所找人員不在辦公室時，應當問清來電人的姓名、電話號碼、單位、有關事宜並認真做好電話記錄，然後立即通知所找人員；

    6、不得將律師的家庭地址、電話號碼、有關工作情況、具體去向等情況告訴來電人，以免造成不良後果。

四、信息收閱的要求

1、總檯文員應當每天至少兩次登陸總部、本所、司法局、律師協會等各類專業網站，收集、查看各類信息；

2、各類通知、公告、作息應當根據分工，及時向負責人員彙報、轉發，或者張貼；

3、遇不法信息、傳真應當立即刪除或者銷燬；遇危害本所及律師個人安全的信息應當立即向負責人員彙報。

五、文書打印的要求

1、總檯打印機僅供總檯文員使用，其他文件應當聯接到複印機打印；

2、文件編輯、打印應當根據時間順序安排，及時準確地完成工作；

    3、律師需要打印急件時，應當說明情況，由總檯文員安排；

    4、文件編輯完成，應當及時通知律師校對文稿，校對無誤後再行打印；

    5、文件打印完畢，應當及時通知律師前來領取；

    6、文件編輯、打印應當嚴格按照本所的文件標準格式製作。

    六、信件、報刊收發的要求

    1、本所所有來往信件均由總檯文員統一辦理收發工作；

    2、凡屬於掛號、快件、境外、公檢法機關及重要信函應當統一登記，及時通知收件人並根據其指示處理。收件人在領取信件時應當辦理簽收手續；

    3、律師寄發掛號、快件等信件時應當附郵資，由總檯文員及時通知郵政人員人辦理，而後將回執憑證和郵資票據交寄件律師；

4、本所訂閱的報刊、雜誌應當整理、夾好，律師個人訂閱的報刊、雜誌及時通知收件人領取；

5、對於派員到本所送交的信件，應當問清來人姓名、電話、有關事項後再予簽收。如遇特殊情形，要及時向辦公室彙報，由辦公室處理。

   七、傳真文件收發的要求

    1、律師需要發出傳真文件應當交總檯文員統一辦理，非本所人員不得操作傳真機；

    2、發送外地、境外傳真文件，應當進行詳細登記，內容包括：傳真時間、電話號碼、收件單位、文件內容、發件人等；

    3、收到傳真文件後，應當及時通知收件人，收件人不明時應當保存於文件筐內，由相關人員自行查找；收到司法、仲裁機關的開庭傳票、通知書、裁決文書等重要文件，應當作好登記，內容同前項規定，並由收件人簽收；

4、傳真機定期收發記錄單應當妥善保存，裝訂成冊，不得丟失。

    八、文件複印的要求

1、複印文件原則上應當交總檯文員統一辦理，本所人員熟練掌握複印操作程序後可自行辦理；

2、複印的文件應當與業務有關，非業務文件按0.50元/頁標準收取費用；

3、維護機器設備，不得將文件交由非本所人員包括當事人自行復印；

4、文件複印完畢應當及時收回，其後的人員發現有原件遺漏在複印工作區應當送交總檯文員處理；複印的作廢紙張應當存放於指定區域以便循環利用，重要文件需要即時銷燬的除外，不得將文件散落於工作臺上；

5、複印文件的裝訂，應當根據需要使用裝訂工具，用完後及時收好歸位，不得隨意堆放在工作臺上；

6、總檯文員負責保持複印工作區的衛生和秩序，及時填加紙張、工具及用品，監督執行上述規定。

九、設備維護的要求

1、網絡故障應當及時與總部網管聯繫報修；

2、複印機、打印機、傳真機應當及時填加紙張、油墨；

3、電腦、複印機、打印機、傳真機、門禁、空調系統出現故障應當及時與維護單位聯繫報修；

4、電路故障應當及時與物業管理部門聯繫報修，緊急情況下立即採取斷電措施；

5、新律師到崗應當教其使用複印機、傳真機、網絡等設備；

6、下班時及時關閉電腦、複印機等設備，有其他人員加班使用的，應當交代其用後關閉。

十、會議服務的要求

1、七人以上參加或者使用本所會議室的，按大型會議服務要求進行。

2、會議召集人應當至少提前3個小時通知總檯文員，做好服務準備工作。

3、需要使用視頻系統的，應當事先報本所主任批准並辦理使用手續。

4、本所會議室原則上僅用於辦理與本所業務有關的事務。

5、總檯文員應當將會議室打掃乾淨，對會議桌、椅進行清潔、擺放整齊，根據需要時開啓空調或者窗戶。

6、總檯文員應當準備好稿紙、水筆和茶水，重要會議應當擺放鮮花、盆景等裝飾品。

7、總檯文員應當定時加水，必要時在現場做好其他專職服務。

8、總檯文員應當做好會後收尾工作，清潔現場，維持秩序。

十一、名片印製的要求

    1、律師和其他工作人員的名片由辦公室按本所統一格式統一印製；

2、總檯文員負責名片印刷的登記、聯繫、簽收、送達等工作，定期彙總報財務人員結算費用；

3、名片內容如有變更，應當提前通知總檯文員，否則造成印刷錯誤應當由該律師自行承擔。

十二、其他工作的要求

1、需要代訂午餐的，應當於當日11時之前交代總檯文員，並預付餐費。

2、需要代訂車、船、機票的應當提前交代總檯文員，送票上門時需要由總檯文員代爲領取的，應當預付費用。

3、其他需要由總檯文員代辦的事務，可自行與其協商辦理。

十三、附則

1、本規範經合夥人會議通過、由合夥人會議負責解釋並監督執行。

2、本規範自公佈之日起施行。