辦公室職責

辦公室職責<?xml:namespace prefix = o ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" /> 

一、  上報文件、外出參加會議、項目申報等外來文件的請示，做好上請下達；

二、  做好各部門行文、文件的下發傳閱及檔案的規範管理工作；

三、  協調好各部門蓋印及單據報銷簽字；

四、  辦公室車隊管理

1、認真做好公司各種車輛的保險工作，積極協調各保險公司以最優惠的價格對公司所有車輛進行保險；

2、合理使用和安排車輛，不出現空跑車現象。

3、本着勤儉、節約做好維護和保養車輛，嚴格控制車的費用，抓好車的成本管理。

4、按時安排好客戶用車，使客戶達到滿意，認真核查里程、外出、油卡使用情況，將有關車的費用審覈錄入電腦。

5、加強駕駛員的管理，作爲對外接待客戶的一個窗口，駕駛員是公司給客戶的第一印象，辦公室通過不斷培訓，提升駕駛員的總體素質，在形象、語言等方面進行優化教育，細化管理，要求司機凡事從公司立場出發，與客戶交往注重公司形象，達到客戶滿意。以“提供優質服務，車行萬里無事故”爲宗旨，力求打造一支作風正，技術精的司機隊伍。

六、辦公室外聯業務

1、公司內部電話、手機業務辦理，負責全公司座機的安裝、檢修、繳費等業務，保證公司內部、外部電話聯繫暢通無阻，不影響公司正常工作。

2、移動公司業務辦理公司員工手機入網，改套餐業務，移動話費結算，公司部分管理人員的話費衝值，爲公司員工最大限度的節約話費資源。

3、人事檔案管理，理順人事關係、檔案關係、戶口關係，與派出所、公安局、人才、人事局、勞動服務公司、海洋與漁業局等部門進行協調，主要處理人員關係調動、戶口遷移等方面工作。對於部分人員檔案資料不全，進行補充，並將流程進行補充整理，辦理大中專畢業生、下崗職工、離退休等的檔案管理。

4、做好公司計劃生育工作，每月向計生辦上報計劃生育月報表，每月2號將上月新婚人員統計上報，爲公司職工辦理準生證，獨生子女證；協助計生辦搞好公司計劃生育工作，及時發放避孕藥具。做好女職工身心健康知識宣傳，使公司計劃生育工作和女職工五期保護工作有序開展。

5、協助有關部門嚴格控制水費的管理，每月18日至21日交納自來水費。

6、爲外國客戶辦理就業許可證、就業證、簽證、居留許可證、住房審批等相關手續，與**外事辦、勞動就業中心、**市公安局、**市公安局、市派出所等部門協調，在工作中解放思想，做好充分準備工作，與各部門有效溝通，使原本要跑幾趟的工作當天就可以辦好，節約了成本與時間，工作中做到“百問不厭、百跑不煩”，達到工作“高效率、快節奏、客戶滿意”的目標。

7、房屋的租賃及合同的簽訂，做到房屋租賃時，須有兩套以上房屋進行比較，價錢須比較之後，絕不浪費公司一分錢。並負責已到期房屋合同的續簽工作，並處理好他們在居住期間房屋發生的水、電等問題，從“客戶舒心、公司節約”中找到平衡點，作爲主要工作目標，使客戶在公司的安排下生活方便，賓至如歸。

8、做好公司黨建工作，主要包括黨員管理，如：發展黨員、黨員外調材料、黨員考察表、黨員轉正填表等上報材料並填寫，黨費的收繳工作，在企業管理當中要加強、充實骨幹力量，對新黨員進行黨的知識培訓，增強黨組織的新鮮血液，充分發揮黨組織的模範帶頭作用。

9、辦公室對外接待、迎接各部門檢查工作，如黨建、養老保險、勞動監察、環保局、水務局、勞動合同、衛生防疫站、安全生產、工會等部門，做好省、市、縣勞動模範的推薦、上報工作。協調好政府各部門來公司辦理日常業務人員的接待，樹立對外形象，做到嚴、實、細做好辦公室的工作。

10、聯繫各有關學校，爲外地工人子女辦理免費入學等相關手續，解除後顧之憂，使他們能在安心工作。

11、負責客戶的吃、住、行的安排，從讓客戶滿意和公司成本控制兩方面着手，統一管理，合理安排，做好優質服務，與各賓館保持良好的合作關係。並認真負責單據的審覈上報。

12、公司所有營業執照的年檢：及時通過網上對公司各分公司營業執照進行年檢。並把所需材料送到工商局辦理了新執照。辦理到期的衛生許可證和法人證，並把所有的衛生許可證都在規定時間內通過年檢。通過網上將公司所有的組織機構代碼進行聯合年檢。如有營業執照經營範圍變更工作，要及時辦理。

13、職工勞動合同管理，辦理新簽訂合同，續簽合同的認證工作，組織新參保人員體檢。辦理醫療保險手冊並下發。辦理失業職工“4050再就業工程”手續。

14、工傷理賠：發生工傷事故，在規定時間內及時報案，做好工傷證人證詞的記錄、材料整理工作，上報到勞動局工傷科，出院後及時上報有關醫治憑證和單據，認定後交到醫保理賠。

15、職工生病住院的在規定時間內上報醫療保險事業處，需到外地住院治療的及時辦理異地轉移手續，使職工及時拿到報銷補償。

16、養老保險及工傷險繳費。當月有養老保險職工退廠時，手續辦理完畢後，在繳費前填寫職工減少表，然後繳費。每月初繳工傷險費時人事部配合及時替換已退廠人員名單。

17、做好對外接待工作，及時完成領導交辦的臨時性任務。

辦公室成立伊始就把它定位在服務性部門的位置上，特別是當前公司業務發展很快，業務量較大，主要分兩大塊，圍繞着“兩個溝通、一個平衡”做工作，一是對外溝通，二是對內溝通，要時刻站在公司的立場考慮問題，使內部外部工作達到一個平衡，想盡一切辦法節約結月月公司經費。

一切工作均圍繞生產加工進行，辦公室擺脫原始的高高在上的模式，以爲公司其他部門服好務爲目標，做好公司後勤工作，爲其他部門解除後顧之憂。

認識企業的根本，辦公室工作人員代表公司對外形象，需要高素質的辦公人員，要求高中以上學歷，有豐富的工作經驗，注重團隊建設，要有溝通技巧和對外聯絡的能力，熟悉外部各有關部門業務辦理流程辦理，有一定的材料組織能力。掌握了對外溝通技巧，有利於上級有關部門對公司相關工作的指導。辦公室工作人員年齡要老中青結合，充分發揮老一輩的經驗、溝通技巧、和沉穩的工作方法，發揮年輕人的蓬勃朝氣、新穎思路、敢於創新的精神。辦公室人員要熱情接待，語言文明，以理服人。

目前辦公室工作難度主要在車的安排上，例如有時公司全部外派，有個別部門要車不能及時安排上，未能完全達到滿意。

辦公室作爲公司對外窗口，代表公司的形象，辦公室定位服務，起到承上啓下的作用，能爲其他部門排憂解難，使公司工作人員能安心工作，各項外聯工作能有序順利開展。