公司會議管理辦法

爲規範公司的會議管理，提高會議質量，使各種會議規範化、合理化，特制定本制度。

第一條會議原則

壓縮次數，短小精悍，提高效率，並能解決實際問題。短會不得超過20分鐘，長會不得超過60分鐘，請召集會議的部門提前做好會議準備，把握好會議時間。

第二條會議種類

備註：若公司周例會與月例會時間重合則會議合併召開

第三條 會議準備

1、會前準備：

包括議題、主持人、記錄人、將要下發的文件、有準備發言，對會議進程的預測和對策。

議題：原則上不超過三個。

主持人：主管級以上管理人員（不同層級會議）。

記錄人：由主持人委派。

將要下發的文件要做到準確，有錯誤在會前要進行修改。文件要按照與會人數複印，不要造成開會中途文件準備不全。要預先考慮到保密程序。

2、會議通知：

根據會前準備擬定會議通知。會議通知包括：會議的名稱、議題、時間、地點、參加人需帶資料，以及通知發放方法和途徑。

3、會議紀要：

（1）由記錄人整理會議紀要。會議紀要只記會議決議，不記討論過程，個別重要語句可記。

（2）會議紀要一定要有執行人和完成時間。

（3）會議紀要整理後由會議主持人簽發。

（4）如果是連續性會議（如例會），會議上要總結上次會議決議的執行情況。

第四條會議紀律

1、所有參會人員提前5分鐘到達會場，會議組織者做好會議簽到，不得遲到早退。遲到、早退時間在10分鐘之內者罰款50元，超過10分鐘視爲曠工一天，罰款200元。

2、所有參會人員必須自帶筆記本、筆等記錄工具，會議中做好會議記錄，違犯者一次罰款30元。

3、所有參會人員進入會場前關閉手機或調整到靜音狀態，會議中不得接聽電話，違犯者一次罰款50元。

4、參會人員在會議中不得私下討論，要發言的參會者提前做好發言準備，確保會議質量。

第五條會議執行

1、每次會議結束後於一個工日內由記錄人整理成會議紀要，報經會議主持人審批。

2、經審批簽字後的會議紀要，由會議召集部門分管行政人員製成電子版以郵件形式發至各參會人員郵箱，紙質檔留存集團公司行政部，南非公司會議決議以電子版形式傳到集團行政部備檔。

3、會議決議的執行，由會議召集部門分管行政人員負責督促、跟進會議決議形成的工作落實情況，並進行考覈及考評。

第六條 本制度自簽發之日起執行。