接待注意事項及所需物品
接待注意事項及所需物品
一、注意事項<?xml:namespace prefix = o ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" />
1、參加接待人員是否需要着正裝?司機是否需要着正裝?參加接待人員如何分工負責辦公室、會議室、參觀現場(含企業)、用餐地點各項工作?上一個參觀點與下一個參觀點之間如何銜接?
2、如要參觀企業,要及時通知企業,並要事先實地考察參觀線路,對企業的準備工作要提出要求。
3、 整個接待工作是否需要安排警察及協勤參加?是否需要安排人員“打前戰”?“打前戰”人員主要職責:上一個參觀點與下一個參觀點之間的銜接、上一個參觀點至下一個參觀點路途中影響接待事宜的處理(如道路通行);
4、儘量詳實瞭解客人信息及背景,來園人數及性別,明確時間、地點、人員及天氣情況;瞭解來園參觀目的,針對性地制定接待方案(書面或口頭);
5、整個接待期間車輛如何安排?車輛需要提前預訂,並提醒司機加好油、洗車,對線路熟不熟悉,如否,則要提前查一下線路;隨車人員及時與接待點人員密切聯繫(如不方便電話,應短信告知),知曉適時到達位置;如在機場接客人,是否需要鮮花?是否需要製作接待牌?
8、觀景臺衛生、其他各參觀點衛生,招商部大門前空壩衛生,辦公室衛生,會議室衛生。
9、音箱(或“小蜜蜂”)電量是否充足,音效調節到位。
10、是否用餐,如要,則要提前預訂房間、桌席。
11、用餐時需要做好或確定以下工作:
(1)確定用餐人數、地點、時間。
用餐人數要根據接待具體情況考慮包括以下所有人員:主人方領導、工作人員、客人方所有人員,各方司機、新聞單位人員。
(2)儘量提前預訂有洗手間的包房。在安排桌席時,客人一般儘量安排在一張桌子(即主賓席),如確實座位不夠才考慮其他桌;
(3)餐標(要考慮用餐類型:高檔商務宴席、中餐、特色餐飲),要及時瞭解客人餐飲喜好及生活癖好。如有工作人員席,餐標應該是不同的。
(4)用餐時是否需要餐牌?餐牌的擺放是否需要準備“參加宴會人員名單”?(如接待客人時,僅是直接吃飯,在比較重要和正式的情況下需要)。
(6)根據具體用餐情況,考慮需要準備以下哪些物品:刀、叉、筷託、白酒杯、紅酒杯、飲料杯、分酒器、桌巾、熱毛巾、紙巾、菸灰缸、香菸。
(7)上餐有無特殊順序要求?是否需要餐前面條?
(8)注意用餐地點的上餐速度,以把握通知其上菜的時間!!
(9)注意用餐地點服務質量和速度,以考慮是否需要主人方工作人員共同做好服務。
(10)進入酒店區域,注意觀察客人走向包房的路線上清潔衛生?有無不該有的雜物?地面上是否有積水?
(11)特別要注意包房內是否有蒼蠅?有的話,需要想辦法消除。
(12)領導和客人到來、離開時,要安排人提前按下電梯,以備領導、客人隨到隨乘。如領導和客人系分批次到來或離開,則需分批次在迎接或送走時按下電梯。
(13)要注意所用餐具是否有影響用餐的斑點?碗或杯口邊沿是否有缺口?如有,都需要更換。
(14)要檢查所有的座椅是否牢實?是否乾淨?
(15)要檢查包房內衛生間是否乾淨?沖水是否正常?有無紙巾?
12、參加會議、用餐人員的名單要多次覈實,不能確定能否參加的也要預備。
14、在送走客人時,如是開會或用餐後或是其他事宜後送客人走,在會剛結束、用餐剛結束後,注意提醒客人車輛提前到客人方便上車的地方等候,提醒主方領導車子等候。
15、所有人員保持手機暢通,接聽及時(手機最好隨時掌握在手中),明確接待流程;各接待節點分工人員明確職責,並保持所有環節連貫、流暢,出現變化及時溝通,反應迅速。
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