文件管理制度（推薦23篇）

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篇1：文件管理制度

1目的

爲提高公司文件處理工作的效率和質量，使之規範化、科學化、制度化，對公司的文件的`格式、編制、編號、審批、發佈、歸檔等文件管理的工作流程和作業標準作出明確規定，實現公司文件管理的規範化、制度化、提高公司文件管理的有效性和適應性。結合公司實際工作情況，特制定本制度。

2適用範圍

適用於公司各類文件的起草、審查、審批、發佈、執行、修改、廢止和備案。

3定義

3.1文件：公司文件是在公司管理過程中形成的具有執行效力和規範體式的文書，是公司各項工作開展和進行相關活動的重要依據和工具。

3.2受控文件：需要對文件的分發、更改、回收進行控制。隨時保持有效版本的文件。

3.3非受控文件：不受更改/修訂的控制，其封面或正文頁面無“受控”標識，文件更改/修訂後不必通知文件持有人。

3.4外來文件：指來源於公司之外的與公司各項工作開展和進行相關活動有關的文件(法律、法規、標準、行業規範、客戶要求等)。

4職責

4.1公司人事行政部是公司文件管理的歸口部門，負責文件管理制度的制定、修訂的起草及制度的宣貫、發放、廢止工作，並負責在全公司範圍內對制度執行的指導及監督。

4.2各部門產生的內部使用的文件由部門負責人或者指定人員負責文件的收錄、發放、歸檔、廢止的管理。

4.3文件編制、審批、發佈的權責

4.3.1各部門負責制定部門職責範圍內的制度文件。

4.3.2管理者代表負責組織相關部門和人員負責組織制定公司體系文件、程序文件、管理文件。

4.3.3人事行政部爲公司文件規範化統籌管理部門，負責公司文件立、改、廢的審覈(核稿)、發佈、彙總。

5文件分級分類

5.1文件分級

5.1.1一級文件：公司戰略規劃具有長期指導性、規範組織行爲的概述性文件或制度彙編類文件等的系統文件。包括但不限於公司員工手冊、經營管理規範等。

5.1.2二級文件：規範各專業職能管理、服務規範管理等方面的文件。

5.1.3三級文件：各職能管理、服務規範等具體實施的作業指導流程及相關技術文件、操作規定、規範、項目管理文件、公文等，包括具體的作業方法和標準。

5.1.4四級文件：表格、表單類文件，凡記錄作業結果所用的表格等。

6文件編號、標識與控制

6.1文件編號：[Microsof1]公司名稱+部門代號+文件名稱+文件順序號+時間

注：各部門代號

部門代碼部門代碼部門代碼部門代碼

6.2文件的標識與控制

文件分受控與非受控兩種,在管理體系運行的有關場所應用的文件及提供給審覈機構的文件爲受控文件,以編號爲受控標識;如因其他目的提供給客戶的文件爲非受控文件，不作標識;

長期有效的文件予以編號和標識，控制其發放，回收作廢失效版本;

一次性或短時間有效的文件過期自然失效，以其標題、日期作爲標識，不必跟蹤回收其過期版本。

7文件編制、審覈、批准和發佈

7.1行政文件與管理性文件的編制與審批

(1)公司級行政性文件：公司組織機構設置、人事任免涉及公司經營管理、技術、生產、薪資福利、獎懲等重要決定的通知/通告，由人事行政部負責編制。

(2)公司級管理性文件：如人力資源管理制度、技術文件管理制度、財務管理制度，由各部門依本制度4.3條負責編制。

(3)各部門行政性文件：各部門因部門管理及工作開展所需求發佈的通知/通告，由相關職能部門負責編制。

(4)公司及各部門所有行政性文件審覈由人事行政部填寫《公司內部業務便籤》，部門負責人審覈，常務副總批准、審閱和簽發。

(5)公司及各部門所有管理性文件的審覈由人事行政部填寫《文件審閱簽發單》，部門負責人審覈，常務副總批准、審閱和簽發。

7.2文件歸檔、發放、保管

7.2.1文件歸檔

(1)經審批後的文件，人事行政部負責填寫“文件/記錄目錄”，並且將電子檔和紙張文件同時歸檔。

(2)各部門收到的文件由部門負責人或指定人員保管。各部門的“文件/記錄目錄”應定期予以更新，並將複印件交人事行政部編制/更新公司《受控文件清單》。

7.2.2文件發放

公司受控文件、記錄由人事行政部負責按以下範圍發放：

(1)管理手冊、程序文件和公司管理文件下發至各部門;

(2)作業文件、記錄下發至使用文件的相關部門;

(3)各個部門都要使用相應文件、記錄的有效版本，人事行政部及時收回作廢文件;行政辦公室擬定《文件發放登記表》按上述規定範圍發放文件,並註明發放數量，填寫發放編號，並由領用者簽名。

(4)文件接收部門應指定人員接收文件，收文者要在《文件發放登記表》中籤名。

7.2.3文件保管與借閱

(1)文件保管：所有經批准發佈的文件皆應登記編目並歸檔保存於文件的歸口部門，文件持有者使用有效版本，並確保文件清晰易於識別。

a、行政文件正本、管理文件存放在人事行政部。

b、技術文件正本按文件歸口存放於文件產生的技術部門。

c、外來文件正本依文件分類存放於檔案室及相應的文件接收部門。

(2)各部門需要借閱文件時可向文件歸口部門辦理借閱手續，各部門文件管理人員應建立“文件借閱登記表”，管理文件的借出和歸還。

(3)存放與硬盤和軟盤的文件應有備份，並作出版本標識，採用密碼進行保護，限定查閱及使用範圍，由授權使用的人員進行操作。

(4)文件的持有者若跨部門調動或離職，應辦理文件交接、歸還手續。

7.3文件的更改與回收作廢

7.3.1文件更改

(1)當文件不適應需要更改時，由文件歸口部門提出，並實施具體更改工作，文件更改必須符合統一性、協調性，必要時相關的文件應進行同步更改。

(2)文件更改的起草、審覈、批准由原文件起草、審覈、批准部門/人員按負責填寫《文件更改/評審單》並實施更改。

(3)文件修改內容較少時，可以採用劃改、換頁的方式進行更改;單文件更改超過三次或更改較大或公司組織結構、管理體系發生重大變化時應進行換版。

(4)公司文件更改狀態按版本號爲A版(B、C、D等)/修改狀態爲0(1、2、3、4等)依此編號。版本號與更改狀態之間的關係爲：每版文件同一版本內可以允許修改10次，即修改狀態號最高是10，當超過10次時，文件換版，即由A版升爲B版，以此類推。特殊情況下，換版不受此限制。

(5)文件更改內容必須及時到達文件使用場所，對文件的宣貫、實施情況有文件歸口部門進行檢查，並確認更改效果。

(6)公司鼓勵各部門及人員在使用文件時及時發現文件的問題，提出文件更改意見。

7.4文件的作廢與銷燬

(1)各部門使用中的文件已被更改且有新版文件發佈時，原文件應作廢收回，作廢的原版文件由人事行政部按原發放數量回收，並登記標明回收日期。

(2)文件作廢或換頁換版時，對已回收的作廢文件由行政辦公室及時銷燬，並記錄在《文件銷燬(留用)記錄表》中，若需保留作廢文件時要在文件上標註“作廢”字樣。

(3)各類文件的保存期按《檔案管理制度》的規定執行。

7.5外來文件管理

7.5.1外來文件接收與歸口。

(1)國家法律、法規;國家、行業、地方標準;上級主管部門下發的管理辦法、制度、規定等外來文件，由人事行政部統一收集管理，並建立《外來文件清單》。

(2)外來文件由接收部門或形成文件部門歸口管理。

(3)外來的一般性通知、公告等需執行的文件由公司總經理審批後，交由相關部門傳閱執行，履行完畢後，由執行部門記錄執行情況，交檔案室備檔。

7.6保密文件的管理

7.6.1保密文件及保密信息在形成後、歸檔前以“誰形成誰負責”爲原則進行管理，祕密信息以載體形式歸檔後，交由檔案室負責管理。

7.6.2保密文件的發放、傳閱、披露應遵守以下原則：

文件密級發放、傳閱範圍。

絕密公司核心領導、絕對信息形成部門的負責人及公司領導認爲需要讓其知悉的對象。

機密公司部門負責人以上人員，機密信息形成部門的相關人員及公司領導認爲需要讓其知悉的對象。

祕密公司部門主管級以上人員，祕密形成部門的相關人員及該部門認爲需要讓其知悉的對象。

篇2：文件管理制度

爲使公司安全生產文件管理制度化、規範化、科學化，使得每次安全生產檢查能夠有確切可以查閱的資料和記錄，充分發揮各項安全記錄文件在安全生產中的重要作用，根據國家相關規定，結合公司實際情況，特制定本制度。

1、安全管理各項臺賬要有專門的存放地點，並由專門人員進行管理。

2、要對文件的內容、份數、標題等逐一覈對，如發現不符應及時向上級報告。

3、應及時送交領導，不要擠壓。

4、應及時登記編號、分類整理並存檔，做好詳細記錄。

5、保存時，要保持文件的完整性。

6、需上報的文件必須經過負責人及法人的審覈、簽字批准後方可上報，文件上必須詳細寫明文件標題、主送單位、經辦人等。

7、存檔人員應及時分類整理、存檔，並統計編號、編制目錄等，以方便查閱。

8、存檔時，要求把文件的批覆、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

9、傳閱文件應嚴格遵守傳閱範圍和詳細規定，不得將有密級文件帶回家裏閱讀或隨身攜帶到公共場所。

10、借閱時要明確責任人借閱時間和歸還時間。借閱人必須做好保密工作，不得翻印和複印，不能轉借他人。

11、對於不具備存檔和存查價值的文件應填寫《文件銷燬清單》，經安全科長批准後，可以銷燬。

篇3：文件管理制度

（一） 消防安全教育、培訓制度

1、每年以創辦消防知識宣傳欄、開展知識競賽等多種形式，提高全體員工的消防安全意識。

2、定期組織員工學習消防法規和各項規章制度，做到依法治火。

3、對消防設施維護保養和使用人員應進行實地演示和培訓。

4、對新員工進行消防培訓（主要是研發及品質對設備的使用培訓）。

5、因工作需要職員換崗前必須進行再教育培訓（主要是研發及品質對設備的使用培訓）。

（二）防火巡查、檢查制度

1、落實逐級消防安全責任制和崗位消防安全責任制，落實巡查檢查制度。

2、消防工作歸安全管理職能部門每日對公司進行防火巡查。每月對公司進行一次防火檢查並複查追蹤改善。

3、檢查中發現火災隱患，檢查人員填寫防火檢查記錄。

4、檢查部門應將檢查情況及時通知受檢部門，若發現本部門存在火災隱患，應及時整改。

5、對檢查中發現的火災隱患未按規定時間及時整改的，根據獎懲制度給予處罰。

（三）安全疏散設施管理制度

1、公司應保持疏散通道、安全出口暢通，嚴禁佔用疏散通道，嚴禁在安全出口或疏散通道上安裝柵欄等影響疏散的障礙物。

2、應按規範設置符合國家規定的消防安全疏散指示標誌和應急照明設施。

3、應保持防火門、消防安全疏散指示標誌、應急照明、機械排煙送風、火災事故廣播等設施處於正常狀態，並定期組織檢查、測試、維護和保養。

4、嚴禁在營業或工作期間將安全出口上鎖。

5、嚴禁在營業或工作期間將安全疏散指示標誌關閉、遮擋或覆蓋。

（四）應急救援控制中心管理制度

1、熟悉並掌握各類消防設施的使用性能，保證撲救火災過程中操作有序、準確迅速。

2、做好消防值班記錄，處理消防報警電話。

3、按時做好值班記錄、設備情況、事故處理等情況的手續。

4、發現設備故障時，及時報告，並通知有關部門及時修復。

5、發現火災時，迅速按滅火作戰預案緊急處理，並撥打119電話通知公安消防部門並報告部門主管。

（五）消防設施、器材維護管理制度

1、消防設施日常使用管理由安全管理部門負責，安全管理部門每日檢查消防設施的使用狀況，保持設施整潔、衛生、完好。

2、消防設施及消防設備的技術性能的維修保養和定期技術檢測由安全管理部門負責，發現異常及時安排維修，使設備保持完好的技術狀態。

3、消防設施和消防設備定期測試：

（1）煙、溫感報警系統的測試由安全管理部門負責組織實施，物業保安部參加，每個煙、溫感探頭至少每年輪測一次。

（2）消防水泵、噴淋水泵、水幕水泵每月試開泵一次，檢查其是否完整好用。

（3）正壓送風、防排煙系統每半年檢測一次。

（4）室內消火栓、噴淋泄水測試每季度一次。

（5）其它消防設備的測試，根據不同情況決定測試時間。

4、消防器材管理：

（1）每年在冬防、夏防期間定期兩次對滅火器進行普查換藥。

（2）安全管理部門專人管理，定期巡查消防器材，保證處於完好狀態。

（3）對消防器材應經常檢查，發現丟失、損壞應立即補充並上報領導。

（4）各部門的消防器材由安全管理部門負責管理，並指定專人負責。

（六）火災隱患整改制度

1、各部門對存在的火災隱患應當及時報告消防安全負責人並予以消除。

2、消防安全負責人在防火安全檢查中，對所發現的火災隱患進行逐項登記，並將隱患情況書面發送各部門限期整改，同時要做好隱患整改情況記錄。

3、在火災隱患未消除前，各部門應當落實防範措施，確保隱患整改期間的消防安全，對確無能力解決的重大火災隱患及時向公司消防安全負責人報告。

4、對公安消防機構責令限期改正的火災隱患，消防安全負責人應當在規定的期限內改正並寫出隱患整改的覆函，報送公安消防機構。

（七）用火、用電安全管理制度

1、用電安全管理：

(1)嚴禁隨意拉設電線，嚴禁超負荷用電。

(2)電氣線路、設備安裝應由持證電工負責。

(3)各部門下班後，該關閉的電源應予以關閉。

(4)禁止私用電熱棒、電爐等大功率電器。

2、用火安全管理：

（1）嚴格執行動火審批制度，確需動火作業時，作業部門應按規定向安全管理管理部門申請“動火許可證”。

（2）動火作業前應清除動火點附近5米區域範圍內的易燃易爆危險物品或作適當的安全隔離，並向安全管理部門借取適當種類、數量的滅火器材隨時備用，結束作業後應即時歸還，若有動用應如實報告。

（3）如在作業點就地動火作業，需派人現場監督並不定時派人巡查。動火作業必須保證有

一人專職負責隨時撲滅可能引燃其它物品的火花。

（八）易燃易爆危險物品和場所防火防爆制度

1、易燃易爆危險物品應有專用的庫房，配備必要的消防器材設施，倉管人員必須由消防安全培訓合格的人員擔任。

2、易燃易爆危險物品應分類、分項儲存。化學性質相牴觸或滅火方法不同的易燃易爆化學物品，應分庫存放。

3、易燃易爆危險物品入庫前應經檢驗部門檢驗，出入庫應進行登記。

4、易燃易爆危險物品存取應按安全操作規程執行

5、易燃易爆場所應根據消防規範要求採取防火防爆措施並做好防火防爆設施的維護保養工作。

（九）義務消防隊組織管理制度

1、義務消防員應在消防安全管理部門領導下開展業務學習和滅火技能訓練，各項技術考覈應達到規定的指標。

2、要結合對消防設施、設備、器材維護檢查，有計劃地對每個義務消防員進行輪訓，使每個人都具有實際操作技能。

3、按照滅火和應急疏散預案每半年進行一次演練，並結合實際不斷完善預案。

4、每年舉行一次防火、滅火知識考覈，考覈優秀給予表彰。

5、不斷總結經驗，提高防火滅火自救能力。

（十）滅火和應急疏散預案演練制度

1、制定符合本單位實際情況的滅火和應急疏散預案。

2、組織全員學習和熟悉滅火和應急疏散預案。

3、每次組織預案演練前應精心開會部署，明確分工。

4、應按制定的預案，至少每半年進行一次演練。

5、演練結束後應召開講評會，認真總結預案演練的情況，發現不足之處應及時修改和完善預案。

（十一）燃氣和電氣設備的檢查和管理制度

1、應按規定正確安裝、使用電器設備，相關人員必須經必要的培訓，獲得相關部門核發的有效證書方可操作。各類設備均需具備法律、法規規定的有效合格證明並經維修部確認後方可投入使用，禁止使用無廠家、無生產許可證、無產品質量檢驗合格證及國家明令淘汰的電氣設備。電氣設備應由持證人員定期進行檢查(至少每月一次)。

2、防雷、防靜電設施定期檢查、檢測，每季度至少檢查一次、每年至少檢測一次並記錄。

3、電器設備負荷應嚴格按照標準執行，接頭牢固，絕緣良好，保險裝置合格、正常並具備良好的接地，接地電阻應嚴格按照電氣施工要求測試。

4、各類線路均應以套管加以隔絕，特殊情況下，亦應使用絕緣良好的鉛皮或膠皮電纜線。各類電氣設備及線路均應定期檢修，隨時排除因絕緣損壞可能引起的消防安全隱患。

5、未經批准，嚴禁擅自加長電線。各部門應積極配合安全小組、維修部人員檢查加長電線

是否僅供緊急使用、外殼是否完好、是否有維修部人員檢測後投入使用。

6、電器設備、開關箱線路附近按照本單位標準劃定黃色的區域，嚴禁堆放易燃易爆物並定期檢查、排除隱患。

7、設備用畢應切斷電源。未經試驗正式通電的設備，安裝、維修人員離開現場時應切斷電源。

8、除已採取防範措施的部門外，工作場所內嚴禁使用明火。

9、使用明火的部門應嚴格遵守各項安全規定和操作流程，做到用火不離人、人離火滅。

10、場所內嚴禁吸菸並張貼禁菸標識，每一位員工均有義務提醒其他人員共同遵守公共場所禁菸的規定。

（十二）生產安全事故的報告和調查處理制度

1、員工發現在生產中發生火災事故，應積極採取必要的措施，防止事態的擴大，並保護好現場，不得隱瞞和故意拖延，立即向企業主要領導和安全生產管理機構報告。

2、企業負責人、安全管理人員接到事故報告後，應及時趕到事故現場進行處理，對發生或有可能發生危急情況的，迅速啓動事故應急救援預案。

3、企業負責人對發生的需向有關部門報告的生產安全事故，必須在1小時內，以公司名義報告安監等有關部門。

4、發生重傷、死亡事故，派專人保護事故現場，並迅速採取必要的措施搶救人員和財產，防止事故擴大。需要移動現場部分物體時，必須做出標誌，繪製事故現場圖、照相、錄像，並詳細說明。

5、清理事故現場時，要事先經事故調查組或安監部門同意。

6、發生輕傷事故要進行現場照相，經安監部門同意，由企業領導牽頭組成事故調查組，調查分析事故原因，劃分責任提出處理意見，制定和落實整改措施，按規定填報“傷亡事故登記表”，並對幹部職工進行教育。

7、企業事故調查組成員應符合下列條件：

（1）具有事故調查所需要的某一方面專長；

（2）與所發生事故沒有直接利害關係。

8、發生事故要按照“四不放過”的原則進行處理。“四不放過”的原則是：事故原因沒有查清不放過；事故責任者沒有受到嚴肅處理不放過；職工沒有受到安全教育不放過；預防事故重複發生的防範措施沒有落實不放過。並按照事故的性質和造成的.損失危害程度，根據規定對有關責任人員進行處罰。

9、發生事故，必須按照企業各級安全生產職責的規定，分清事故的直接責任、領導責任和主要責任。

10、對因玩忽職守、違章指揮、違章作業、違反安全規章制度以及工作不負責任等行爲而造成的事故，視情況按規定追究責任並進行處罰

11、事故查清後，應及時擬定改進措施，提出對事故責任者的處理意(轉載於: m 書 業 網)見，填寫“職工傷亡事故報告表”報送安監部門。

12、事故處理結案後，公開宣佈處理結果。

13、安全生產管理機構建立事故管理檔案，其內容應包括事故現場記錄、照片、鑑定材料、事故教育、改進措施等資料。

14、安全生產管理機構定期進行事故的統計分析，並及時上報有關部門。

（十三）消防安全工作考評和獎懲制度

1、對消防安全工作作出成績的，予以通報表揚或物質獎勵。

2、對造成消防安全事故的責任人，將依據所造成後果的嚴重性予以不同的處理，除已達到依照國家《治安管理處罰條例》或已夠追究刑事責任的事故責任人將依法移送國家有關部門處理外，根據本單位的規定，對下列行爲予以處罰：

（1）有下列情形之一的，視損失情況與認識態度除責令賠償全部或部分損失外，予以口頭告誡：

a、使用易燃危險品未嚴格按照操作程序進行或保管不當而造成火警、火災，損失不大的； b、在禁菸場所吸菸或處置菸頭不當而引起火警、火災，損失不大的；

c、未及時清理區域內易燃物品，而造成火災隱患的；

d、未經批准，違規使用加長電線、用電未使用安全保險裝置的或擅自增加小負荷電器的； e、謊報火警；

f、未經批准，玩弄消防設施、器材，未造成不良後果的；

g、對安全小組提出的消防隱患未予以及時整改而無法說明原因的部門管理人員； h、阻塞消防通道、遮擋安全指示標誌等未造成嚴重後果的。

（2）有下列情形之一的，視情節輕重和認識態度，除責令賠償全部或部分損失外，予以通報批評：

a、擅自使用易燃、易爆物品的；

b、擅自挪用消防設施、器材的位置或改爲它用的；

c、違反安全管理和操作規程、擅離職守從而導致火警、火災損失輕微的；

d、強迫其他員工違規操作的管理人員；

e、發現火警，未及時依照緊急情況處理程序處理的；

f、對安全小組的檢查未予以配合、拒絕整改的管理人員。

（3）對任何事故隱瞞事實，不處理、不追究的或提供虛假信息的，予以解聘。

（4）對違反消防安全管理導致事故發生(損失輕微的)，但能主動坦白並積極協助相關部門處理事故、挽回損失的肇事者或責任人可視情況予以減輕或免予處罰.

篇4：文件管理制度

一、總經辦設專人負責文件的管理工作，對收到的公文做到及時拆封、分類、編號登記和傳閱。一般文件收到後應在當日內或次日中午前送批，緊急文件或會議通知收到後立即拆封送閱。

二、一般通知、便函等可由總經辦直接送至有關部門辦理；其餘文件均應交公司領導批示後，再由總經辦專人按批示範圍進行送閱，嚴禁個人、部門之間自行橫傳。部門閱辦後的公文（包括按文件要求報出的詳細資料、附件等）應及時主動地退給總經辦，以做好文件歸檔工作。

三、凡本公司外發的文件，應嚴格按照上級有關公文處理的辦法及公文格式進行草擬、批發、打印、蓋章、報出；要求做到一文一事，按級上報，用詞及格式規範，嚴禁多頭主送，並由總經辦統一進行登記編號。

四、部門或個人借閱文件，應辦理借閱手續，總經辦定期做好文件的清退工作，做到每月小清退一次，年終大清退一次，清退的文件按文書檔案管理有關規定分類整理，裝訂成冊，歸檔。

五、嚴格遵守保密制度，對有密級的文件應嚴加管理，辦理完畢後應立即退回，並核點份數，隨時存檔。絕密文件，僅限於直接有關人員經領導批准後在文件保管處閱讀。

六、如文件丟失或違反保密制度，發生泄密的，除及時報告組織人事部外，還須向有關領導報告，情況嚴重的應提交領導給予責任人必要的處理。

篇5：文件管理制度

1、技術文件包括：技術文件是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。

具體包括：

1） 開發計劃階段：方案設計、設計開發計劃書、檢驗要求。

2） 開發設計階段：原理圖、印製版圖、產品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動程序。

3） 產品調試階段：產品調試手冊、產品焊裝明細表、設計評審記錄表（原理圖和印製板圖）、產品調試記錄。

4） 產品維護階段：設計開發總結、軟件使用手冊、產品使用手冊。

2、技術文件的技術要求和數據等必須符合國家相關標準和規定要求。

3、技術文件由技術開發部等相對應部門編制，各部門應對技術文件的準確性、合理性負責。

4、各相關負責人負責技術文件的審覈和批准。

5、技術文件的編制必須嚴格執行編制、校對、審覈三級把關制度；明確各級的責、權、利。

6、技術文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審覈、批准等欄中籤署齊全，簽署不齊全的技術文件不得用於生產和歸檔。

篇6：文件管理制度

1、學校各類文件旨在學校內部統一意見，發佈通知、決定和溝通信息，向上級部門請示、報告重要事項等。

2、欲發文有關處室應先起草文件草稿，起草完畢後交學校辦公室。

3、辦公室負責人應認真細緻地做好文件草稿的核稿工作，再根據文件內容填制統一格式的文件簽發單，並將文件按學校統一規定編號、登記，之後提交校長簽發。

4、辦公室應建立學校發文登記簿，詳細地、分門別類地登記文件的具體信息（如文件名、文件編號、發文日期及主送、抄送、抄報單位等）。學校任何發文都必須登記在冊，該登記簿作爲歸檔資料應妥善保存不得遺失，並於下一年度初移交學校檔案室歸檔。

5、文件簽發或會簽完畢交付打印室打印，文件稿的首頁需用統一的格式（學校紅頭文件紙）。

6、文件打印完畢後加蓋學校公章。對於學校內部發文，可以採用內部電子郵件系統，將文件分別發送至學校領導和各處室，並作好相關的發送記錄，作爲檔案保存。

7、對每一號文件辦公室須將文件原稿、文件簽發單、兩份文件原件及文件發送記錄，按照文件編號順序完整保存並定期整理（一學年）。

8、學校辦公室及學校打印室工作人員有對學校有關文件保密的義務和職責。

篇7：文件管理制度

維修技術資料、工藝文件管理制度之相關制度和職責

1、技術負責人負責收集汽車維修的法律、法規和國家標準、行業標準以及相關技術標準，具備所承修車型相關維修技術標準和工藝文件，確保文件完整並及時更新，以上資料交由資料管理員保管。

2、資料管理員對所有資料進行分類編號，定期對資料進行盤點並做好記錄，發現問題及時向領導彙報。

3、借用資料時，資料管理員應認真、完整地填寫資料借用登記表。

4、借用人對資料必須愛護，保證資料的完好、整潔。對於使用中出現的損壞現象，應主動向管理員說明，並酌情賠償。

5、如資料遺失，將追究借用人責任，限期購回此書或及時複印此書，資料管理員對借用人進行遺失登記，當再次出現遺失情況，限制其使用權，並上報領導。

6、爲保證資料內容清晰完整，翻閱資料時雙手一定要潔淨，凡出現資料破損，粘上油膩、不清潔將追究借用人責任，限制其使用權。

篇8：文件管理制度

規範性文件管理辦法

第一條：爲提高我局規範性文件的質量，確保規範性文件的合法性，保護行政管理相對人的合法權益，根據《行政許可法》的規定，結合本局實際，制定本辦法。

第二條：本局依法制定，涉及管理相對人權利、義務，具有普遍約束力並可反覆適用的規定、辦法、細則、決定、通告等文件的起草、審查、備案、登記、公佈，適用本辦法。

下列文件不適用本辦法：

（一）部署工作，規範本機關、本系統內部工作的文件；

（二）會議紀要。

第三條：規範性文件資料應貼合下列規定：

（一）貼合法律、法規、規章的規定；

（二）貼合職權法定原則；

（三）與WTO原則或其他規範性文件相協調，無地方保護和行業保護的規定。

第四條：規範性文件不得創設下列事項：

（一）行政許可；

（二）行政事業性收費；

（三）行政處罰；

（四）行政強制措施；

（五）限制或者處分公民、法人或者其他組織的法定權益；

（六）法律、法規、規章規定之外的義務。

第五條：法制辦負責對規範性文件進行監督和管理（包括規範性文件的制定、審查、廢止、備案、清理、彙編等）。

第六條：規範性文件原則上由業務工作機構指定專人負責起草。需報市政府或市人大批准的規範性文件，應由業務工作機構組織起草小組進行起草。起草小組能夠吸納有關部門的人員、有關專業人員或社會團體的代表參加。

第七條：規範性文件初稿構成後，應由負責起草的業務工作機構將以下材料提交法制辦審查：

（一）規範性文件文本；

（二）制定規範性文件的說明，包括必要性、可行性和主要解決的問題；

（三）制定規範性文件的依據文本。

規範性文件資料與其他行政機關職責相關聯的，還應供給與其他行政機關協商情景的說明。

第八條：法制辦應當在收到送審材料之日起7個工作日內提出審查意見。遇特殊情景，可再延長7個工作日。

第九條：法制辦按照本辦法第三條、第四條的規定，對規範性文件進行審查並按下列規定處理：

（一）貼合本辦法第三條、第四條規定的，簽署同意意見後轉局辦公室進行文字把關；

（二）送審材料不貼合本辦法第三條、第四條規定的，將送審材料退回負責起草的業務工作機構，並書面說明理由；

（三）送審材料只存在立法技術問題的，予以修改並簽署同意意見後轉局辦公室進行文字把關。

第十條：凡資料涉及本辦法第四條規定事項之一的規範性文件，經局辦公會議討論決定或局長批准後，由法制辦負責提交以下材料送市政府法制辦公室，由市政府法制辦公室按照有關規定進行登記審查：

（一）規範性文件文本和提請審查的公函（一式兩份）；

（二）制定規範性文件的說明，包括必要性、可行性和主要解決的問題；

（三）制定規範性文件的依據文本；

（四）本部門法制工作機構的書面意見。

規範性文件資料與其他行政機關職責相關聯的，還應供給與其他行政機關協商情景的說明。

第十一條：凡資料不涉及本辦法第四條規定事項之一的規範性文件，由主管局領導審覈經局長批准後簽發，並應自發布之日起7個工作日內由法制辦將下列材料送市政府法制辦公室進行備案審查：

（一）規範性文件文本和提請審查的公函（一式兩份）；

（二）制定規範性文件的說明，包括必要性、可行性和主要解決的問題；

（三）制定規範性文件的依據文本；

（四）本部門法制工作機構的書面意見。

負責起草規範性文件的業務工作機構應當在規範性文件發佈後3日內將第一款第（一）、（二）、（三）項材料交法制辦。

第十二條：規範性文件除按本辦法第九條、第十條規定交市政府法制辦進行登記審查和備案審查以外，還應在發佈之日起3日內由負責起草的業務工作機構將規範性文件文本一式五份交法制辦，由法制辦統一送市政府法制辦、市人大、上級質監局等部門備案。

第十三條：規範性文件應當自發布之日起30日內在本局網站上公開，亦可同時採取其他方式公開。規範性文件在本局網站的公開程序按照本局政務公開的有關規定執行。

第十四條：規範性文件應自發布之日起30日後施行。確因特殊情景，不立即施行將有礙於規範性文件正確施行的，可自發布之日起施行。

第十五條：規範性文件目錄由法制辦按年編印發布，規範性文件按政府每屆任期彙編一本。

第十六條：對違反本辦法的職責追究，按照《儀徵市規範性文件制定與備案審查辦法》規定處理。

第十七條：本辦法由揚州市儀徵質量技術監督局法制機構負責解釋。

第十八條：本辦法自發布之日起施行。

篇9：文件管理制度

機要文件是傳遞黨中央、國務院和省委、省政府密級較高的文件，機要文件的管理要做到及時、準確、安全、保密。

一、辦理程序

(一)機要文件由機要人員簽收、啓封、覈對、登記後，送辦公室主任提出擬辦意見報主要領導或主持工作的領導籤批，文件應於當日處理，電報、急件隨到隨處理。

(二)按領導籤批的範圍進行傳閱。

(三)需辦理的，按局領導指示及時傳閱有關科室辦理。

(四)歸檔，交上級部門。

二、傳閱

(一)傳閱文件要嚴格履行登記手續，按照文件閱讀範圍進行傳閱。

(二)機要人員要隨時掌握文件行蹤和傳閱進度，避免中途積壓、漏傳、橫傳。

(三)對局領導閱後所作的批示，要及時通知有關科室辦理，並做好機要文件管理，防止文件丟失。

三、保密

(一)機要人員要忠於職守，認真負責，嚴守保密規定，做到不該說的不說。

(二)對於機要文件，要單獨存放，嚴加保管。

(三)借閱機密、祕密級文件，需經辦公室主任批准；絕密級文件一般不外借，確需借閱，需經分管領導批准。

(四)各級領導要嚴格執行領導保密規定，不得將涉密文件留在辦公室過夜或帶回宿舍閱讀。

(五)涉密文件，不得複製或摘抄。

四、歸檔

(一)傳閱和辦理完畢的文件，應及時清理收回，分類整理，堅持整潔、清潔。

(二)凡參加會議帶回或其他途徑簽收到的涉密文件，應及時送交機要室登記歸檔。

(三)幹部出差、調動工作或離退休時必須將自我使用或傳閱的機要文件全部退回機要室。

(四)機要人員按上級要求及時將機要文件收回。

篇10：文件管理制度

一、總則

1、技術文件是本公司的核心祕密，是本公司能夠持續發展並在市場上堅持強勢競爭力的有力保障，公司的技術文件屬於公司所有。

2、爲規範本公司技術文件的管理，確保文件編制的正確性、完整性，明確技術文件的編制、簽署、更改、保存等相關的資料，確保技術文件的正確性及實施有效的管理，特制訂本制度。

3、適用範圍:適用於本廠的技術文件的管理。

二、技術文件的編制

1、技術文件包括:技術文件是指公司的產品設計圖紙、技術標準、技術檔案和技術資料。

具體包括:

1)開發計劃階段:方案設計、質量保障大綱、設計開發計劃書、檢驗要求。

2)開發設計階段:原理圖、印製版圖、產品編程手冊、機械結構圖、編程器件燒寫文件、可編程器件源碼、硬件編程手冊、軟件安裝包、驅動程序、設計評審記錄表。

3)產品調試階段:產品調試手冊、產品焊裝明細表、產品調試記錄、產品驗證記錄。

4)產品維護階段:設計開發總結、軟件使用手冊、產品使用手冊。

2、技術文件的技術要求和數據等必須貼合國家相關標準和規定要求。

3、技術文件由技術開發部等相對應部門編制，各部門應對技術文件的準確性、合理性負責。

三、技術文件的提交

1、在產品開發的整個週期中，設計人員必須按照技術文件規範認真進行各項文件的編寫工作，以保證技術文件的完整性。

2、在產品開發的各個階段，設計人員都必須按時提交設計文件，並保存在公司的服務器中。每當設計文件發生重大更改後，設計人員都必須重新提交文件，以便更新服務器中的文件，保證開發工作的可靠性。

3、設計文件的提交以starteam爲準，設計人員須按照提交的文件類別提交到starteam相應的目錄。

4、對於已提交的文件，任何人員不得故意在服務器上進行刪除。

四、技術文件的歸檔

1、各相關負責人負責技術文件的審覈和批准；技術文件的編制必須嚴格執行編制、校對、審覈三級把關制度；明確各級的責、權、利。

2、技術文件應保證標題欄中的編號、名稱、日期，設計、校對、審覈、批准等欄中籤署齊全，簽署不齊全的技術文件不得用於歸檔。

3、文件簽署分爲紙質文件簽署、電子文件簽署和光盤簽署。其中，紙質文件簽署須在紙質文件上手寫簽署，電子文件簽署則在starteam上以備註的方式進行簽署，光盤簽署則在光盤封面的標籤上進行總體簽署。

4、各類歸檔文件經確認無誤並且簽署完畢後，方可進行歸檔工作。歸檔文件要求一式兩套:一套存放在公司服務器上，供查閱使用；一套刻錄成光盤，做封存保管。

5、用來存儲歸檔文件的光盤或其包裝盒上應貼有標籤，標籤上須註明光盤的大致信息，如名稱、編號、簽署信息等。

6、歸檔文件時，須填寫《設計項目歸檔資料清單》，並對歸檔文件進行真實有效型和完整規範性檢驗，檢驗合格後方可給予存檔。

五、技術文件的借閱

1、任何員工之間不得私自傳閱技術文件，不得非法堅持不具權限的文件。

2、若因工作需要，須借閱技術文件，則需報相關領導批准，並填寫《借閱登記表》，然後方可經過獲得的授權從公司服務器上下載相應的文件進行查閱。

3、對於借閱的文件，不得私自打印、傳閱，不得泄露借閱文件的祕密。

4、如有特殊情景需要將文件轉與他人或攜帶外出時，須經相關領導批准。

5、文件閱覽之後，須在相關人員的監督下徹底刪除借閱文件，並補充完整《借閱文件記錄表》。

六、職責追究

各部門應嚴格遵守上述規定，若因不遵守上述規定而遺失或者泄漏公司的技術文件，公司將根據有關保密規定給予罰金處罰和公司內部記過處罰，情節嚴重者公司將保留追究法律職責的權利。

篇11：文件管理制度

1、目的

爲規範本公司文件分類、編號、擬定、審批、用印、收發處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用於正龍物業有限公司及下屬管理中心各部門的文件管理工作。

2、職責

2、1總經理負責公司所有對外發文審批。

2、2管理中心經理負責管理中心文件的審批。物業部負責管理中心文件的打印及文號的管理工作。

2、3部門主管負責本部門文件的擬製與審覈，及負責本部門對公司內部發文的審批，並負責定期將已處理完畢的文件移交行政人事部。

2、4行政人事部負責公司文件格式、文號及資料的審覈，用印管理、歸檔管理工作。

3、文件種類

3、1上行文:請示，報告，計劃，總結；

3、2下行文:批覆，決定，通知，通告，通報，制度，規定；

3、3平行文:信函，會議紀要。

4、文件格式

4、1發文統一使用以上文件類別之一。

4、2祕密等級和緊急程度，用來確定文件發送方式及辦理速度，統一在文件的左上角位置加註。

4、3收文單位。是指用來處理或答覆文件中有關問題和有關事項的單位。

4、4正文。是文件的主體部分。文件制發的目的和根據，講述什麼事情，解決什麼問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚:

4、5標題統一使用二號或三號黑體字，放在居中位置；

4、6正文統一使用四號或小四宋體字，與主送單位等堅持一致。每段開頭空兩個字；要合理地劃分段落、正確使用標點符號，行間距爲1、5倍，以清晰、美觀爲原則；

4、7附件。通常指隨正文發出的補充說明材料:如果該文件有附件的，應在正文之下、發文單位落款的左上側，專行空兩格註明“附件:...”字樣；如果附件較多，還須編上序號；文件無附件的，無須註明；

4、8落款。指發文單位全稱或規範化的簡稱。以總經理的名義發出的，要用負責人姓名(前面冠以職務身分)署名:落款一般放在正文(或附件標記)的右下角，相關於書信中具名的位置；如果正文恰好佔滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時，並在其上頭加註一行“(此頁無正文)”字樣；落款字體與正文相同。

4、9日期:

4、9、1一般應寫發文日期；

4、9、2制度或會議經過的文件應寫經過的日期；

4、9、3重要的文件寫簽發的日期；

5、文號

5、1根據文件類別、發文日期、發文單位及發文順序對文件進行統一編號；具體文號編制規則見附件。

5、2公司文號由行政人事部統一管理，管理中心文號由物業部統一管理；

5、3發文部門需到以上部門登記領取文號後，方可發文。

6、用印

6、1用印是發文單位對文件負責的標誌，是文件合法生效的標誌，對外發文或內部重要文件都應加蓋印章。

6、2文件打印校對完之後，由管理印章的人員用印並進行登記；

6、3印章應蓋在落款和年月日中間，即“騎年蓋月”位置。

7、文件管理

7、1包括撰寫、審覈、簽發、蓋印、發放、歸檔、整理等一系列工作:

7、2正規文件應儘量打印，並由擬文人仔細校對審覈。

7、3簽發。簽發人對簽發的文件負有完全職責，應本着負責精神，仔細閱讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發的，註明“同意發文”字樣後按正常手續辦理；不一樣意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫；

7、4用印。印章管理人員依據規定加印，並作好登記。對一頁以上的重要文件還須加蓋騎縫印。

7、5發放。由發文部門填寫《文件發放登記表》，並做好發文簽收登記工作。需要回復辦理的文件，還要填寫《文件處理單》，夾在文件前面，一併送有關人員或部門辦理。

7、6收文。文件管理人員(一般爲行政人事部或管理中心物業部相關人員)將所收到的文件登記在《收文登記表》內，資料包括:流水號、收文日期、發文單位、收文標題、文件編號、發文日期、份數、處理情景、備註等。

7、7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業部辦理。閱讀人在閱讀後應簽署姓名、日期。

7、8保存。文件辦理完畢後，由最終處理部門人員進行保管。

7、9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的文件匯兌交行政人事部，由行政人事部進行整理存檔工作。

8、相關文檔

8、1文號編碼規則

8、2《文件編號使用登記表》

8、3《對外發文登記表》

8、4《對內發文登記表》

8、5《收文登記表》

8、6《文件處理單》

8、7《傳閱單》

8、8《用印登記表》

8、9對外發文格式

8、10對內發文格式

8、11報告總結格式

8、12會議紀要格式

8、13會議記錄格式

9、修訂及實施

9、1本規定由全公司各部門實施，行政人事部進行監督。

9、2本規定修訂權在公司。

9、3本規定從二零零四年五月一日實行。

篇12：文件管理制度

文件管理制度

局辦公室負責我局對外行文和公文的收發處理工作，爲使行文和收文處理規範化，特規定如下：

一、行文

(一)凡以我局名義上報或下發的文件(報告、請示、紀要、通知、函件等)，由承辦科室擬稿，經科室負責人、分管領導初審後，送辦公室核稿，經辦公室核稿後送局領導簽發，

文件管理制度

。重要文件需由局領導審覈，主管區領導簽發。聯合行文必須同時送有關單位領導會籤，方可發出。

(二)經局領導簽發的`文稿交辦公室統一登記、分類編號。由擬稿科室打印、校對、裝訂，上行文由辦公室發送並催辦，平行文和下行文由擬稿科室分發。

(三)行文規則參照《國家行政機關公文處理辦法》(國發[2000]23號)有關規定執行，行文流程按局辦公處理系統流程進行。

二、收文處理

(一)所有發至我局的公文(含傳真件公文和附有領導的批示或上級部門轉我局處理的公文)，由局辦公室統一簽收、登記、編號，送局領導閱示或送有關科室辦理。

(二)文件按辦件、閱件進行分類。辦公室負責人根據文件內容和規定的傳閱範圍，提出辦文意見，送局領導批示或交有關科室閱辦。需要辦理的公文，經請示局領導後辦理，辦公室根據文件內容、領導批示予以催辦。

(三)對急辦件，辦公室應立即將文件送交局領導批閱。領導不在時，辦公室應根據文件內容及時限要求，交相關業務科室或人員辦理。事後及時向局領導彙報並做好督辦工作。

(四)一般公文通過局內網辦理和傳閱。保密文件一律由辦公室專人傳送。

(五)凡外出開會、學習帶回的文件及材料原件須交辦公室登記存檔，

三、保密文件收發管理

(一)遵守公司統計報表管理制度，保密資料統一由本局兼職保密員收發、傳遞、清退和銷燬，並嚴格把好收發關、傳閱關、清退關“三關”。

(二)制發文件時，經辦人要根據文件、資料的內容和定密範圍，標明密級、保密期限，確定發送範圍、數量，送局領導審批後印發。

(三)保密文件、保密資料必須在辦公室內進行傳閱，未經批准不得擅自擴大傳閱範圍;不準擅自複印或抄錄保密文件，不得將文件帶出辦公室;確因工作需要攜帶外出的，需經局領導批准，並要妥善保管。

(四)複印保密文件、保密資料必須嚴格履行審批登記手續。嚴禁將保密文件、保密資料拿到社會上營業性場所複印。

(五)借閱保密文件、保密資料須按閱讀範圍借用，並辦理登記、簽字手續。用完後，要及時歸還。

(六)對保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進行全面清查、覈對，發現欠缺要及時追查，防止丟失。

(七)銷燬保密文件、保密資料時，必須登記造冊，經主管局領導批准，送區保密局指定的地點處理，嚴禁將文件出賣給廢品收購站。

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篇13：文件管理制度

2016文件管理制度

局辦公室負責我局對外行文和公文的收發處理工作，爲使行文和收文處理規範化，特規定如下：

一、行文

(一)凡以我局名義上報或下發的文件(報告、請示、紀要、通知、函件等)，由承辦科室擬稿，經科室負責人、分管領導初審後，送辦公室核稿，經辦公室核稿後送局領導簽發。重要文件需由局領導審覈，主管區領導簽發。聯合行文必須同時送有關單位領導會籤，方可發出。

(二)經局領導簽發的文稿交辦公室統一登記、分類編號。由擬稿科室打印、校對、裝訂，上行文由辦公室發送並催辦，平行文和下行文由擬稿科室分發。

(三)行文規則參照《國家行政機關公文處理辦法》(國發[XX]23號)有關規定執行，行文流程按局辦公處理系統流程進行。

二、收文處理

(一)所有發至我局的.公文(含傳真件公文和附有領導的批示或上級部門轉我局處理的公文)，由局辦公室統一簽收、登記、編號，送局領導閱示或送有關科室辦理。

(二)文件按辦件、閱件進行分類。辦公室負責人根據文件內容和規定的傳閱範圍，提出辦文意見，送局領導批示或交有關科室閱辦。需要辦理的公文，經請示局領導後辦理，辦公室根據文件內容、領導批示予以催辦。

(三)對急辦件，辦公室應立即將文件送交局領導批閱。領導不在時，辦公室應根據文件內容及時限要求，交相關業務科室或人員辦理。事後及時向局領導彙報並做好督辦工作。

(四)一般公文通過局內網辦理和傳閱。保密文件一律由辦公室專人傳送。

(五)凡外出開會、學習帶回的文件及材料原件須交辦公室登記存檔。

三、保密文件收發管理

(一)遵守公司統計報表管理制度，保密資料統一由本局兼職保密員收發、傳遞、清退和銷燬，並嚴格把好收發關、傳閱關、清退關“三關”。

(二)制發文件時，經辦人要根據文件、資料的內容和定密範圍，標明密級、保密期限，確定發送範圍、數量，送局領導審批後印發。

(三)保密文件、保密資料必須在辦公室內進行傳閱，未經批准不得擅自擴大傳閱範圍;不準擅自複印或抄錄保密文件，不得將文件帶出辦公室;確因工作需要攜帶外出的，需經局領導批准，並要妥善保管。

(四)複印保密文件、保密資料必須嚴格履行審批登記手續。嚴禁將保密文件、保密資料拿到社會上營業性場所複印。

(五)借閱保密文件、保密資料須按閱讀範圍借用，並辦理登記、簽字手續。用完後，要及時歸還。

(六)對保密文件、保密資料要定期清查，一般每季度清查一次。年終進行全面清查、覈對，發現欠缺要及時追查，防止丟失。

(七)銷燬保密文件、保密資料時，必須登記造冊，經主管局領導批准，送區保密局指定的地點處理，嚴禁將文件出賣給廢品收購站。

篇14：文件管理制度

1、文件管理人員收到文件後，要立即登記，填寫文件處理單，及時送分管主任批辦。

2、批辦後的文件，要根據批辦意見及時辦理或傳閱，保證在儘可能短的時間內傳閱完畢，並將文件處理結果填寫在文件處理單上，及時送交領導閱知。

3、密級文件不準在個人手裏過夜，不得帶到家中或公共場所，借閱文件要嚴格完備手續。

4、對上級文件（包括領導人講話）未經批准不得複印，經批准複印的要搞好登記、編號，將複印件及時收回，不得遺失。

5、中央、省市委文件、領導人講話，每年清退一次，按規定到指定地點銷燬。留存文件和有保存價值的材料，要及時搞好立檔工作。

篇15：文件管理制度

文件管理制度

第一條管理要點

1、爲使文件管理工作制度化、規範化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用。

2、文件管理的範圍包括:上級下發文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。

3、制度類文件按照公司文檔統一格式進行編寫，統一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質；正文部分寫明題目、時間、發文部門、資料等信息；措辭規範，表達無歧義。

4、根據文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。

第二條制度規範

1、文件的起草、收發、打印、歸檔整理、借閱銷燬等由辦公室人員負責執行。

2、公司上報下發正式文件的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

3、公司對內公開文件由行政人事部負責起草和審覈，總經理簽發；各部門需要向下或對外發文的文件由各部門負責起草，行政人事部負責審覈，審覈無誤後行政辦公室打印，打印後送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經理蓋章，簽發。

4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收並做好相應記錄。

5、機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理並製作相關報表提交給部門主管。

6、各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經理批准後方可借閱。

7、辦公室管理人員對文件借閱狀況進行登記，做好借閱記錄並限期清退。

8、按時間、資料、部門、名稱等資料分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。

9、根據存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷燬，需上報行政人事主管簽字批准，按照文件管理制度進行處理。

第三條文件管理流程設計

1、內部文件管理流程:起草文件→審查編號→審批、簽發→打印文件→下發文件→文件存檔

2、外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷燬

3、借閱流程:提出申請，辦理手續→批准→借閱→清退→文件存檔→文件銷燬

(二)文書管理制度

第一條管理要點

1、爲確保文書制發、處理、管理工作順利進行，保證公司內部資料的安全性、完整性，促進與提高組織管理工作的效率，充分發揮文書在各項工作中的指導作用。

2、文書管理範圍包括:一般性文書(通知、公告、提案意見、會議紀要、總結匯編)、行政人事部發文文書(學習資料、各類簡報)、宣傳資料、各類應存檔的圖表、其他有關公司的重大事項文書資料。

3、除通知外，一般性文書沒有固定的格式，但務必標有頁眉頁腳，文本資料可根據文書具體資料進行調整。

4、根據文書性質進行編號整理，定期對文書進行歸檔整理，持續紙質文檔與電子文檔的同步更新。

第二條制度規範

1、根據公司實際需要及上級安排，起草編寫內部公開文書，張貼公示學習。

2、按照文書管理範圍，行政人事部的發文根據需要填寫《發文簿》，所有文書原稿均由行政人事部分類存檔備查。

3、行政辦公室發出的學習文書，需附上學習進度表；閱讀者需認真學習並簽名備註。

4、按時間、資料等降序排列，整理歸檔，堅持平時歸檔與年終歸檔相結合，對照編號列出整理清單。

5、根據文書的時效性和保存的價值性，對文書進行整理銷燬；須上級審批同意，方可銷燬。

6、辦公室負責人爲第一職責人，若發現文書丟失，辦公室人員務必查明原因，如實向主管部門報告，若未查明原因，則由辦公室負責承擔。

7、違反以上規定者按照相關規定予以懲處。

第三條流程設計

起草文書→填寫《發文簿》(需要時)→張貼→存檔→更新目錄(紙質檔與電子檔)→借閱→清退→審批→銷燬

(三)檔案管理制度

第一條管理要點

1、爲了維護檔案的真實性和可查閱性，使檔案管理更科學、更專業，及時分類、整理、修改、傳遞文書資料，提高檔案管理質量與效率。

2、檔案管理範圍:公司各類證照及各類文件、文書資料、其他應存檔的信息資料。

3、根據文書整理和文件整理編號，對對應資料進行相應的歸檔、整理、備註，並存入專門的檔案文件櫃保管。

第二條制度規範

1、應歸檔的文件、材料由辦公室人員負責收集，份數齊全，包括附件、批覆、定稿等。

2、所有歸檔文書材料經過初步整理，根據時間先後順序再按同一項目文書材料集中整理，並貼上標籤。

3、堅持平時歸檔與年終歸檔、定期歸檔與不定期歸檔結合，對照編目，列出清單。

4、各部門需借閱相關檔案，須由行政人事部主管簽字，審覈透過後方可借閱，不得抄錄、複製或借出。

5、檔案管理人員務必遵守保密規定，履行保密手續，個性是員工個人信息、公司圖片等主要資料的保管，確保檔案安全與完整。

6、檔案接收、移交，務必根據檔案管理制度嚴格做好記錄。

第三條流程設計

根據文件、文書目錄整理需要歸檔的檔案→排序整理，編制編目→存檔→借閱→清退

二、辦公用品管理制度

第一條管理要點

1、爲了加強辦公用品管理，規範辦公用品管理各項程序，節約辦公經費，提高利用效率。

2、辦公用品管理人員負責辦公用品的處理和管理工作，權責一致嚴格要求，無私自挪用現象。

3、辦公用品保管實行“日清月結，出入庫等量、年終查存統計”原則。

4、辦公用品的採購，應進行多方比較，保證性價比和質量，擇優選用，合理開支。

第二條制度規範

1、公司辦公用品的採購、保管、發放和辦公設備的入庫登記由行政辦公室全權負責。

2、辦公用品購置應遵循以下程序:每月27號之前各部門將所需辦公用品報至辦公室，行政辦公室根據各部門的需求計劃和月末辦公用品清算單中的物品實際庫存和用量，做出採購計劃，經部門主管批准，財務部簽字後方可採購。對急用品的採購，可根據具體實際進行靈活處理，但務必經部門主管批准。

3、根據物品所屬類別，對辦公用品進行及時出入庫登記，註明名稱、數量、規格、單價、出入庫時間等，做到賬物相符。

4、各部門申領的辦公用品需及時發放，並做好填表記錄；因特殊狀況急需領用未填表登記，事後須及時補填。

5、任何人未經允許不得進入辦公用品管理室，不得私自挪用辦公用品。

6、辦公用品管理人員負責收發入、離職人員的辦公用品。

7、辦公室建立公司固定資產總賬，每年進行一次彙總普查。

8、管理員定期對辦公用品進行盤查，覈實庫存，保證出入庫等量。

篇16：文件管理制度

第一條

爲減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，結合公司的實際狀況，特制訂本制度。

第二條文件管理資料主要包括：上級函、電、來文，公司上報下發的各種文件、資料。同級相關方函、電、來文。

二、收文的管理

第三條公文的簽收：

凡來公司公啓文件(除領導訂啓的外)均由辦公室收發員登記簽收

第四條公文的編號保管：

1.辦公室收發員對上級來文拆封後應及時附上“外來文件流單”，並分類登記編號、保管。

2.公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交辦公室收發員進行登記編號保管，不得個人保存。

第五條公文的閱批與分轉。

1.凡正式文件均需由辦公室主任根據文件資料和性質閱籤後，由收發員分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送公司領導親自閱批後分送承辦部門閱辦。爲避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

2.一般函、電、單據等，分別由辦公室收發員直接分轉處理。

3.爲加速文件運轉，辦公室收發員應在當天將文件送到公司領導和承辦部門，如關係到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊狀況例外)。

第六條文件的傳閱與催辦。

1.傳閱文件應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露資料。

2.閱讀文件應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將文件交辦公室，切忌橫傳，閱批文件一般不得超過兩天，閱後應簽名以示負責。如有領導“批示”、“擬辦意見”，辦公室收發員應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

3、辦公室收發員對文件負有催辦檢查督促的職責，承辦部門接到文件應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如確係工作需要備查，應按照有關保密規定，並徵得辦公室同意後，予以複印或摘抄，原件應及時歸檔週轉，以防丟失。

三、發文的管理

第七條發文的規定：公司上報下發正式文件由辦公室負責。

第八條發文的範圍：

1.凡是以公司名義發出的文件、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文範圍。

2.下發文件主要用於：(1)公佈規章制度；(2)轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠文件；(3)公佈體制機構變動或幹部任免事項；(4)公佈重大經營管理、技術、生活福利等工作的決定；(5)發佈有關獎懲決定和通報；(6)其他有關重大事項；

3.上行文件主要用於：(1)對上級呈報工作計劃、請示報告、處理決定；外發文主要用於：(2)同相關單位聯繫有關重大經營管理、技術、人事、物資供應等事宜。

4.在日常經營管理、技術工作中，有關圖紙、技術文件、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管公司領導批准後，由相關業務科室書面或口頭通知執行，一般不用公司文件發佈。

5.各業務部門如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，能夠各業務部門名義發會議紀要。

6.各業務部門與外單位發生的一般業務聯繫，可用各部門的名義對外發函(應各自編號備查)不用公司名義發文。

四、發文程序與要求

第九條發文程序規定：

1.各部門需要發文，應事先向辦公室提出申請；擬搞人應填寫《發文擬稿單》，並詳細寫明文件標題、發送範圍、印刷份數、標定日期；

2.草擬文稿務必從公司角度出發，做到狀況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標點符號正確、書寫工整。

3.辦公室對文稿進行審查和修改。對塗改不清、文字錯漏嚴重、資料不妥、格式不符的文稿應退回擬稿部門重新擬稿；

4.經辦公室審查修改後的文稿，送主管領導核稿(對文稿資料、質量負責)；

5.對審覈時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理清楚；

6.需經會籤的文稿，由辦公室在交付打印前送會籤部門會籤；

7.經領導批准簽發後的文稿交辦公室統一編號打印；

8.文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名；

9.文件打字後，由辦公室派專人分發並檢查落實狀況。

五、文件的借閱和清退

第十條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人同意後辦公室方可借閱。

第十一條

借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

第十二條各部門應指定一位職責心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

六、文件的立卷與歸檔

第十三條文件的歸檔範圍：

以公司名義構成的文件統一由辦公室負責歸檔；其它部門日常工作中構成的活動資料，由各業務部門負責立卷歸檔。

第十四條立卷要求

1.文件立卷應按照資料、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

2.立卷時，要求把文件的批覆、正本、底稿、主件、附件收集齊全，持續文件、材料的完整性。

3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議構成的文件材料，要及時立卷歸檔。

4.上年度構成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向辦公室移交，清單一式兩份。(交接部門各留存一份備查)。

七、文件的銷燬

第十五條對於剩餘、重複、過時和無保存價值的文件，辦公室應定期清理造冊，辦理銷燬手續。

辦公室

XXXX年XX月XX日

篇17：文件管理制度

文件管理制度

第一章總則

第一條爲加強對公司各類文件、檔案的規範管理，確保檔案保管和使用安全，提高利用效率，更好的爲公司經營管理服務，特制訂本制度。

第二條本制度所稱的檔案是指自公司成立，在建司、經營、管理工作和活動中形成的，具有備用、備查價值的各類資質證照，文書、公文、公函，合同、圖紙，影像、實物等不同形式的歷史記錄。

第三條本制度適用於公司各部門。

第二章基本原則及管理範圍

第四條檔案工作的基本原則：集中統一管理公司系統檔案，維護檔案的完整與安全，便於各項工作的利用。

第五條根據公司現階段管理特點制定本制度，管理範圍暫不包括人事檔案、會計檔案和資金類檔案，須由公司相應職能部門負責制定三類專項檔案的具體管理辦法，公司行政人事部具有監督和指導的責任。

第三章管理機構及主要職責

第六條管理模式

公司行政人事部是公司系統檔案工作的主要管理部門，採取總經理直管模式，即公司檔案管理人員的工作內容、業務管理和考覈等工作均由公司總經理直線管理。

第七條管理範圍。主要分爲綜合類檔案和技術類檔案兩種。

一、綜合類檔案主要包括：行政文書、管理監察、經營管理、營銷策劃、計劃管理、行政廣告和銷售合同、資產、聲像、實物等檔案；

二、技術類檔案主要包括：各工程項目的開發報建、招投標和預決算檔案，以及工程管理性材料、工程項目合同、施工中形成的技術文件材料和竣工技術文件等檔案。

第八條重要檔案基本管理要求

合同造價部、招投標採購部、總工室、工程部和營銷策劃部等專業性很強的部門必須設置專門的'檔案室或檔案櫃，並設專職人員保管，其它部門根據管理需要設兼職檔案管理員。

第九條檔案管理部門（行政人事部）主要職責

一、貫徹執行《檔案法》等有關法律、法規和方針政策，制定公司文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑑定、銷燬、移交等有關規章制度，確定公司系統全宗編號原則和檔案分類體系；

二、統籌規劃並負責公司檔案的收集、整理、保管、鑑定、統計和提供利用工作，加強檔案工作規範化、標準化建設；

三、監督落實同步歸檔制度，指導各部門文件材料的收集、積累、整理和歸檔工作；

四、維護檔案的完整和安全，做好安全防範、修復和保護工作；

五、推行公司系統檔案管理系統信息化建設。

第四章檔案的歸檔、立卷和移交

第十條檔案歸檔範圍及歸檔時間

一、對於公司規定的應當立卷歸檔的材料，必須按照規定，向公司行政人事部移交，集中管理，任何個人不得據爲己有、拒絕移交；

二、必須嚴格按照歸檔時間進行歸檔。如無正當理由延遲歸檔者，將對相關人員進行失職問責。

第十一條歸檔要求

一、歸檔專業技術要求

（一）歸檔的文件原則上一律爲原件，凡有原件的文件，不能以複印件歸檔。傳真紙不能直接歸檔，要儘量追加原件，必要時存複印件並加蓋紅章註明原件存放處；

（二）歸檔的文件材料應對照歸檔範圍完整、準確、系統收集，工程技術類檔案應符合國家有關規定。歸檔的文件材料種數、份數及每份文件的頁數均應齊全完整；

（三）文件書寫和載體材料應能耐久保存，文件材料整理符合規範。歸檔的電子文件，應有相應的紙質文件材料一併歸檔保存；

（四）聲像類、實物類檔案要清晰完整，符合有關規範和標準，並按歸檔要求提供拍攝內容、時間、背景、作者等信息。

二、相關工作要求

（一）如因工作需要不能及時歸檔的，應主動向公司行政人事部備案，並安排專人妥善保存，待使用完畢後立即歸檔；

（二）原則上，檔案取得後未存檔之前，部門人員不得先行使用，否則，如因此項原因導致的檔案遺失、損壞等，一律對當事人和部門負責人失職問責嚴肅處理；

（三）新成立公司，在取得營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、公司章程和印章印模後3個工作日內，必須將上述內容的原件存公司行政人事部。

第十二條檔案立卷

一、立卷原則

綜合檔案按性質、類別、年限、重要程度和文件材料的自然形成規律，當年立前一年的卷，並預立當年的卷。技術檔案立竣工工程卷，在建工程資料要整理成冊；

二、立卷時間：綜合檔案立卷時間爲每年年末或次年年初。技術檔案在該項目開發報建工作完成後立即開始立卷，該工程項目完工後45天內完成組卷工作；

三、各部門專兼職資料管理員應注重日常收集和整理，按照歸檔範圍督促部門人員及時歸檔，並做好檔案預立卷工作。

第十三條檔案移交

一、檔案對外移交要求：按照政府規定辦理檔案對外移交時，須上報公司總經理審批。凡政府部門批覆的文件及附圖，在政府有關部門需回收時，公司行政人事部須留存複印件備查。

二、公司內部移交要求：

（一）行政人事部接收檔案時，應根據移交目錄，與移交人共同逐頁清點，雙方在每一頁都要簽名確認。對重要、機密類的案卷，更需要仔細覈對，經查驗無誤方可辦理簽收手續。（檔案移交登記表格式見附表一）

（二）全部移交手續辦理完畢後，移交部門和行政人事部經理均簽署“同意”意見，並加蓋部門印章，檔案移交工作視爲完成，移交中的所有記錄均須存檔。

三、對調出、離職等人員，在辦理調離手續前，必須清還檔案。沒有行政人事部經理簽字，不得辦理調離手續。

四、電子檔案管理（略）

第五章檔案的利用

第十四條檔案借閱基本程序

僅在檔案室查閱一般數據和信息，辦理普通登記手續即可，查閱重要密級資料，須按借閱管理權限呈公司總經理簽字同意，且必須在檔案室當場查閱後歸還，不得私自帶出複印。（檔案查詢審批表見附表二）

第十五條檔案借閱事項規定

一、借閱檔案必須按時歸還，並及時辦理清戶手續。逾期無法歸還應提前辦理延期使用手續；（檔案借閱審批表見附表三）

二、借閱檔案最長應在7個工作日內歸還，一次性借閱時間超過10天以上，須上報公司總經理審批；

三、借閱者必須保證原樣歸還所借的檔案資料，而且完整無損，不得拆散、抽換、圈點、劃線、塗改或作其它任何標記；

四、嚴格遵守保密制度，妥善保管所借檔案，做到不丟失不泄密；

五、涉及根據公司領導指示開展具有查處辦案性質的工作，檔案、資料借閱須上報公司總經理審批，各檔案室即可辦理；

六、新入職和未轉正的員工，原則上不允許借閱檔案原件。如因工作需要，須報公司總經理簽字同意；

七、節假日前和工作發生變動時，必須及時歸還檔案；

八、借閱的檔案，一旦發生損壞、丟失或失密，應立即向公司行政人事部報備，按公司規定失職問責處理；

九、密級檔案材料和已立卷的文件，原則上不借出，如確因工作需要，須經公司總經理同意方可借出；

十、外單位借閱檔案，應持蓋有該單位公章的介紹信，寫明借閱內容，經公司總經理批准，由相關部門人員帶領方可借閱；

十一、實物檔案一般不外借，聲像檔案只能以複製件提供利用。

第十六條檔案資料借閱規定

一、公司絕密類的檔案一律不得複製；

二、複印完畢須註明用途，根據情況加蓋“再複印無效”印章。

第十七條檔案密級確定與管理

公司檔案密級分爲絕密、機密和祕密三類。（密級事項劃分表見附表四）。密級檔案保管要求如下：

一、未經具備相應管理權限的領導批准，不得複製和摘抄；

二、查閱機密檔案資料，只能在閱覽室內查閱；

三、屬於公司祕密的文件、資料和其它物品的製作、收發、傳遞、使用、複製、摘抄、保存和銷燬，必須由專人負責執行，採用電腦技術存取、處理、傳遞的公司祕密由各部門負責保密；

四、須在設備完好的保險裝置中保存密級檔案，且檔案室內門、櫃應做到隨開隨鎖；

五、檔案室的檔案材料要定期清查，做到帳物相符。發現失密、竊密情況，應及時報告公司總經理，查明情況嚴肅處理；

六、不準在私人交往、通信、網絡中泄露公司祕密，不準在公共場所談論公司祕密，不準通過其他方式傳遞公司祕密；

七、檔案屬下列情況之一者，不與開放利用：

（一）涉及公司商業機密；

（二）涉及公司專利或技術祕密；

（三）涉及公司員工個人隱私；

（四）檔案形成部門規定限制使用。

第十八條檔案統計

公司行政人事部應在每年年終對檔案的收進、移出、整理、鑑定、保管數量和狀況、檔案的利用等情況進行統計。統計工作必須做到實事求是，如實反映情況，務必確保提供的數據準確，符合客觀實際，不得虛報、瞞報、漏報和僞造。（檔案材料歸檔數量統計表格式見附表五）

第六章檔案的保管和鑑定

第十九條檔案室設置及管理規定

一、公司應設置獨立的檔案室，並保證檔案室安全。檔案室由專人管理，無關人員一律不許進入檔案室。檔案管理員離開檔案室要隨時關好門窗，確保檔案安全；

二、檔案室應按照“十防”進行管理，即防光、防水、防火、防塵、防蟲、防有害氣體、防高溫、防潮、防黴、防盜，儘可能全面妥善保管好各類檔案，並定期檢查、通風；

三、檔案室內嚴禁存放與檔案無關的物品，嚴禁吸菸，嚴防火災；

四、定期對檔案室進行檢查，每半年進行一次全面盤查，對檔案室設施、案卷數量和案卷排列、損壞情況等做好記錄，發現問題及時採取措施。

第二十條檔案鑑定與銷燬流程

檔案一經立卷、歸檔，未經鑑定，未報公司領導批准，任何人不得擅自銷燬。檔案鑑定工作由公司行政人事部經理組織，行政人事部與相關部門負責人組成鑑定小組。

一、檔案鑑定要求

（一）經鑑定小組鑑定後仍無法確定其保存價值時，應繼續保存至次年再進行鑑定；

（二）技術檔案鑑定時，需附工程技術部門的專業意見；

（三）鑑定小組不能單純地從保管期限、年代或名稱判別其價值，要從公司利用的角度綜合衡量後提出存、毀意見。

二、檔案銷燬規定

（一）經批准銷燬的檔案，由公司行政人事部負責妥善安排，不得作其它用途或當作廢紙出售；

（二）銷燬檔案須有至少兩名監銷人。監銷人應認真複覈所銷燬檔案。銷燬完畢須在銷燬清冊上註明“已銷燬”字樣和銷燬日期，監銷人分別在銷燬清冊上簽字；

（三）檔案室應及時做好檔案整理、檢索工具調整等工作。檔案鑑定過程中形成的鑑定工作申請、報告、銷燬清冊等材料應立卷歸檔、長久保存。

第二十一條檔案保管期限

檔案按其價值確定保管期限爲永久、長期和短期等，公司各類檔案具體保管期限見相關文件管理規定。

第七章獎懲規定

第二十二條公司行政人事部每半年一次對公司和各部門的檔案管理工作進行全面檢查，對於在檔案管理過程中做出成績和貢獻，或者進步非常突出的部門或個人，整理相關材料上報公司總經理，給予相應表彰和獎勵。

第二十三條罰則

一、工作不負責任，未認真貫徹執行公司及檔案管理工作要求，導致檔案管理工作混亂，根據實地檢查情況，對於檔案管理人員給予相應行政和經濟處分。

（一）檔案保管期限內，檔案嚴重缺失，或因管理、使用不當，造成檔案材料損壞、遺失等；

（二）未根據公司統一制度規定製定檔案管理細則，導致工作流程不清晰，關鍵環節工作失控等；

（三）未按規定嚴格執行歸檔、借閱、移交、銷燬等各項工作流程規定，未經批准，檔案管理人員擅自外借檔案材料等；

（四）未按照公司統一全宗編號規定編排目錄，立卷歸檔不及時，且目錄與內容嚴重不符等；

（五）未組織專兼職檔案資料管理人員培訓學習，導致公司整體管理水平偏低，各項檢查嚴重不達標等；

（六）專兼職管理員態度不端正，工作責任心不強，未按要求管理本部門的檔案資料，經檢查管理混亂等。

二、因管理或使用不當，違反公司檔案保密規定，造成檔案（保密）信息外泄；或者未經允許，私自將檔案材料抄錄、複製與轉借他人等情況，公司將根據情節嚴重性給予相應處分。

第八章附則

第二十四條本制度自印發之日起執行。

附表：

一、《檔案移交登記表》

二、《檔案查詢審批表》

三、《檔案借閱審批表》

四、《公司密級事項劃分表》

篇18：辦公室文件管理制度

爲減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，特制訂本制度。

一、文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本公司上報下發的各種文件、資料。按照分工的原則，全公司各類文件由辦公室歸口管理。

二、公文的簽收

1.凡來公司公啓文件(除公司領導訂啓的外)均由辦公室登記簽收。

2. 公文的編號保管

(1)、辦公室對上級來文拆封後應及時附上“文件處理傳閱單”，並分類登記編號、保管。

(2)、公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時送交辦公室進行登記編號保管，不得個人保存。

3. 公文的閱批與分轉

(1)、凡正式文件均需由辦公室根據文件內容和性質閱籤後，由辦公室分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送公司領導(或分管領導)親自閱批後分送承辦部門閱辦。爲避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要立即辦。

(2)、一般文、函、電等，分別由辦公室直接分轉處理。

(3)、爲加速文件運轉，辦公室應在當天或第二天將文件送到公司領導和承辦部門，如關係到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過2天(特殊情況例外)。

4.文件的傳閱與催辦

(1)、傳閱文件應嚴格遵守傳閱範圍規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍或公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

(2)、閱讀文件應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將文件送回辦公室，閱批文件一般不得超過2天，閱後應簽名以示負責。如有領導“批示”，“擬辦意見”，辦公室應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

(3)、文件閱完後，應送交辦公室，切忌橫傳。

(4)、辦公室對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照公司有關規定，並徵得辦公室同意後，予以複印或摘抄，原件應及時歸檔週轉。

篇19：辦公室文件管理制度

第一條 管理要點

1、爲使文件管理工作制度化、規範化、科學化，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用。

2、文件管理的範圍包括：上級下發文件、公司各類制度文件、外部傳真文件、政策指導類文件、各類合同文件等。

3、制度類文件按照公司文檔統一格式進行編寫，統一頁眉、頁腳，寫明公司全稱及文件性質;正文部分寫明題目、時間、發文部門、內容等信息;措辭規範，表達無歧義。

4、根據文件屬性、類別，對所有文件進行編號，根據編號定期歸檔，做好相應的文字記錄，以備查閱。

第二條 制度規範

1、文件的起草、收發、打印、歸檔整理、借閱銷燬等由辦公室人員負責執行。

2、公司上報下發正式文件的權利主要集中在行政人事部，各部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

3、公司對內公開文件由行政人事部負責起草和審覈，總經理簽發;各部門需要向下或對外發文的文件由各部門負責起草，行政人事部負責審覈，審覈無誤後行政辦公室打印，打印後送回起草部門校對，校對無誤方可正式打印，由總經理蓋章，簽發。

4、凡寄至公司的文件、傳真等，由辦公室簽收並做好相應記錄。

5、機密文件由行政人事部主管保管，辦公室人員對一般性文件進行分類管理，定期整理並製作相關報表提交給部門主管。

6、各部門因工作需要可借閱一般性文件，需嚴格履行借閱手續，對有密級程度的文件，需行政人事主管審批，總經理批准後方可借閱。

7、辦公室管理人員對文件借閱情況進行登記，做好借閱記錄並限期清退。

8、按時間、內容、部門、名稱等內容分門別類進行整理，附件、批件、定稿等資料收集完全，存檔備案。半年一小清，年終一大清。

9、根據存檔時間及存檔的必要性對文件進行銷燬，需上報行政人事主管簽字批准，按照文件管理制度進行處理。

第三條 文件管理流程設計

1、內部文件管理流程：起草文件→審查編號→審批、簽發→打印文件→下發文件→文件存檔

2、外部文件管理流程：外部收文→文件整理→文件存檔→清退→文件存檔→文件銷燬

3、借閱流程：提出申請，辦理手續→批准→借閱→清退→文件存檔→文件銷燬

篇20：辦公室文件管理制度

爲了更好地規範各類文件的起草、收發、報送、保管等環節，特制定本制度。

一、上級來文和外單位來文。辦公室人員對上級來文和外單位來文首先要在收文登記簿上詳細登記，來文單位、日期、份數、密級、字號等要登錄清楚，其次填寫好文件閱辦卡並粘貼於原文上面，並送總經理批示，總經理批示後送有關人員傳閱，總經理有批辦意見的，辦公室應提醒有關人員批示閱辦結果，並將閱辦結果送總經理閱。所有傳閱人閱畢交辦公室應及時將文件收回，分類別分單位存入檔案袋。

二、本單位各類文件包括簡報的起草均有辦公室人員負責起草，部門專業文件由各部門專業人員保起草，凡以文件或紀要簡報名義上報或下發的文件均由辦公室填寫發文卡，由簽發人即總經理簽發後，並詳細填寫發文登記簿方可複印並存檔，沒有總經理簽發的文件不能發出和存檔。

三、上報和發往其他單位的文件應填寫文件送達登記簿，由接收文件人簽字後方可，否則，不能擅自將文件交予他人，而不辦理簽收手續。

四、報告、請示、彙報、制度、規定等均應以文件形式印發，宣傳活動類一般應以簡報形式印發，每週例會的紀要內容均以紀要形式印發。落實公司會議精神的情況彙報應以文件形式上報。

五、凡打印的錯文件應及時銷燬，以免機密外泄。

六、借閱文件超過八小時的應辦理借閱手續，否則不以外借。借閱文件者只限本單位人員，重要文件的借閱均由總經理批准。

太原吉祥匯物業管理有限公司 20xx年7月22日

篇21：公司文件管理制度

一、總則

第一條  爲減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據有關規定，結合企業實際情況，特制訂本制度。

第二條  文件管理內容主要包括：上級函、電、來文、同級函、電、來文、企業上報下發的各種文件、資料。

二、收文的管理

第三條  公文的簽收

1、凡接收公文均由祕書登記簽收後分別轉交相關部門，在簽收和拆封時，祕書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

2、對政府部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的“四對口”覈定，如果其中一項不對口，應立即報告有關部門，並登記差錯文件的文號。

第四條  公文的閱批與分轉

1、凡正式文件均需由祕書根據文件內容和性質閱籤後分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送總經理親自閱批後分送承辦部門閱辦。爲避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

2、一般函、電單據等，由祕書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦部門聯繫後再分轉處理。

3、爲加速文件運轉，祕書應在當天或第二天將文件送到總經理辦公室，如關係到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天。

第五條  文件的傳閱與催辦

1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借給其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱讀完後應在下班前將文件交祕書處，閱批文件一般不得超過兩天，閱後簽名以示負責。如有總經理“批示”、“擬辦意見”，祕書應責成有關部門和人員按文件所提要求和總經理批示辦理有關事宜。

3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確係工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。

4、文件閱完後應送交祕書，切忌橫傳。

5、行政祕書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放或分散，如需備查，應按照有關保密規定，並徵得祕書同意予以複印或摘抄，原件應及時週轉歸檔。

三、文件借閱和清退

第六條  各部門有關人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門主管簽寫便條，對有密級的文件須祕書同意後方可借閱。

第七條  借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾畫等。

第八條  各部門應具體指定責任心強的主管負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

四、文件的立卷與歸檔

第九條  文件的歸檔範圍

凡下列文件統一由行政祕書歸檔：

1、企業領導發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和經營工作的各類計劃、統計、季度、年度報表等；

2、各種專業例會記錄；

3、企業召開重要會議所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等；

4、有保存價值的客戶資料及處理結果；

5、企業日誌和大事記。

第十條  立卷要求

1、文件的立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

2、立卷時，要求把文件的批覆、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

五、文件的銷燬

第十一條  對於多餘、重複、過時和無保存價值的文件，祕書應定期清理造冊並按行政有關規定，辦理申請銷燬手續。

六、附則

第十二條  本制度解釋權歸行政部。

第十三條  本制度自公佈之日起執行。

篇22：公司文件管理制度

（一）總則

第一條 ��減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮文件在各項工作中的指導作用，根據中央關於文書處理的有關規定，結合我廠的實際情況，特制訂本制度。

第二條 文件管理內容主要包括：上級函、電、來文，同級函、電、來文，本廠上報下發的各種文件、資料。

第三條 按照黨政分工的原則，全廠各類文件分別由黨委辦公室和厂部辦（以下簡稱兩辦）歸口管理。

（二）收文的管理

第四條 公文的簽收

1、凡來廠公��文件（除廠領導訂��的外）均由廠收發員登記簽收（由上級或郵電局機要通訊員直送機要室的機要文件除外）後分別交兩辦機要祕書拆封。在簽收和拆封時，收發員和機要祕書均需注意檢查封口和郵戳。對開口和郵票撕毀函件應查明原因，對密件開口和國外信函郵票被撕應拒絕簽收。

2、對上級機要部門發來的文件，要進行信封、文件、文號、機要編號的四對口覈定，如果其中一項不對口，應立即報告上級機要部門，並登記差錯文件的文號。

第五條 公文的編號保管

1、兩辦機要祕書對上級來文拆封後應及時附上文件處理傳閱單，並分類登記編號、保管。須由工廠承辦或歸檔的廠領導親��文件，廠領導��封後，也應分別交兩辦辦理正常手續。

2、本廠外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交兩辦機要祕書進行登記編號保管，不得個人保存。

第六條 公文的閱批與分轉

1、凡正式文件均需分別由兩辦主任（或副主任）根據文件內容和性質閱籤後，由機要祕書分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送廠領導（或分管領導）親自閱批後分送承辦部門閱辦避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。

2、一般函、電、單據等，分別由兩辦機要祕書直接分轉處理。如涉及幾個單位會辦的文件，應同主辦單位聯繫後再分轉處理。

3、��加速文件運轉，機要祕書應在當天或第二天將文件送到廠領導和承辦部門，如關係到兩個以上業務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。

第七條 文件的傳閱與催辦。

1、傳閱文件應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內容。

2、閱讀文件應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將文件交機要室，閱批文件一般不得超過兩天，閱後應簽名以示負責。如有領導批示、擬辦意見兩辦應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。

3、閱文時不得抄錄全文，不得任意取走文件夾內任何文件及附件，如確係工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。

4、文件閱完後，應送交兩辦機要祕書，切忌橫傳。

5、兩辦機要祕書對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件、函電應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，並徵得兩辦同意後，予以複印或摘抄，原件應及時歸檔週轉。

6、按照閱文範圍，離、退休幹部，一般由有關部門定期組織學習有關文件，或由兩辦機要室通知到機要室閱文。

（三）發文的管理

第八條 發文的規定

1、全廠上報下發正式文件的權力分別集中黨委和厂部，各羣�團體和部門一律不得自行向上、向下發送正式文件。

2、各羣�團體、部門需要向上反映彙報重要情況或向下安排佈置重要工作要求發文應分別向黨委、厂部提出發文申請，並將文件底稿分別交兩辦審覈。黨委、厂部同意發文，則兩辦分別按黨、政機構設置與業務分工統一歸口以黨×字、廠×字發文。羣�團體文件由黨委批轉。

3、對全廠影響較大，涉及兩個以上廠領導分管範圍的文件，須由黨委書記或廠長批准簽發。其餘文件均由分管廠領導批准簽發。

第九條 發文的範圍：

1、凡是以黨委、厂部名義發出的文件、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發文範圍。

2、黨委、厂部下發文件主要用於：

（1）公佈全廠規章制度；

（2）轉發上級文件或根據上級文件精神制訂的工廠文件；

（3）公佈工廠體制機構變動或幹部任免事項；

（4）公佈全廠性的重大生�b、技術、經營管理、政治工作、生活福利等工作的決定；

（5）發佈有關獎懲決定和通報；

（6）其他有關全廠的重大事項；

3、黨委、厂部上行文、外發文主要用於：

（1）對上級機關呈報工作計劃、請示報告、處理決定；

（2）同兄弟單位聯繫有關工廠重大生�b、技術、人事勞資、物資供應、科研、基建、經營管理、黨羣工作等事宜。

4、在工廠日常生�b、技術、經營管理、黨羣工作中，有關圖紙、技術文件、工藝修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管廠領導批准後，由主管業務科室書面或口頭通知執行，一般不用厂部文件發佈。

5、凡各業務科室如開專題會議所作的決定，一般都不應發文，不備查考，可以科室名義用《工作簡訊》發會議紀要。

6、各業務科室與外單位發生的一般業務聯繫，可用各科室的名義對外發函（應各自編號備查）不用厂部名義發文。

（四）發文程式與要求

第十條 發文程式規定：

1、各單位元需要發文，應事先分別向黨委、厂部提出申請；

2、黨委、厂部同意發文時，主辦單位應以黨的方針、政策和國家法令，上級指示或工作實際需要草擬文件初稿；

3、草擬文稿必須從全廠角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。嚴禁使用鉛筆、圓珠筆、紅墨水和彩筆書寫；

4、文稿擬就後，擬搞人應填附發文稿紙首頁，詳細寫明文件標題、發送範圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人，並簽名、蓋章、標定日期和密級；

5、兩辦應根據黨委、厂部的要求和上級有關指示精神，有關文件規定，對文稿進行審查和修改。對塗改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；

6、經兩辦審查修改後的文稿，送部門主管領導核稿（對文稿內容、質量負責）；

7、對審覈時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新謄寫清楚；

8、需經會籤的文稿，應在交付列印前送會籤部門會籤；

9、文稿審覈會籤後，按批准許可權的規定分別呈送黨委、厂部領導審定批准簽發；

10、經領導批准簽發後的文稿交兩辦機要祕書統一編號送打字室列印；

11、文件列印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發文稿上簽名；

12、文件打字後，由兩辦派專人按數印刷，再由兩辦機要祕書分發並檢查落實情況，對印刷質量不好的文件，機要祕書應拒絕蓋印分發。

（五）文件的借閱和清退

第十一條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經本部門負責人簽寫便條，對有密級的文件須兩辦主任同意後方可借閱。

第十二條 借閱文件應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。

第十三條 兩辦機要祕書對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本廠文件和上級要求限期清退的文件，進行收繳清退工作。（一般��月底一小清，季末一中清、年終一總清）。如發現文件丟失，必須及時查明原因和責任者，並如實向領導報告。

第十四條 各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。

（六）文件的.立卷與歸檔

第十五條 文件的歸檔範圍：

1、凡下列文件統一分別由兩辦負責歸檔：

（1）上級機關來文，包括上級對工廠報告、申請的批覆；

（2）黨委、厂部發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、工作總結、領導發言和生�b經營工作的各類計劃統計、季度、年度報表等；

（3）廠黨委會、廠長辦公室、廠務會、工廠管理委員會、中層幹部會以及各種專業例會記錄；

（4）廠黨代會、職代工、工會會員代表大會、團代會等廠一級的黨羣組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報、會議記錄等；

（5）有保存價值的人民來信來訪記錄及處理結果；

（6）叄加上級召開的各種會議帶回的文件、資料及本廠在會上彙報表言材料等；

（7）上級機關領導同志來廠檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本廠向上級進行彙報的提綱和材料；

（8）反映本廠生�b、經營活動、先進人物事蹟及廠領導工作等的音、像攝製品；

（9）工廠日誌和大事記；

（10）工廠向上級請示批覆的文件及上報的有關材料。

2、業務科室，各羣�團體日常工作中形成的活動資料，由各業務科室、羣�團體負責立卷歸檔。

第十六條 立卷要求

1、文件立卷應按照內容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。

2、立卷時，要求把文件的批覆、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。

3、要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。

4、上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向檔案館（室）移交，清單一式兩份。（接交單位各留存一份備查）。

（七）文件的銷燬

第十七條 對於多餘、重複、過時和無保存價值的文件，兩辦機要室應定期清理造冊，並按上級有關規定，辦理申請銷燬手續。

第十八條 經審覈同意銷燬的文件，應派專車分別由兩辦機要祕書和正副主任護送到上級機關指定的紙廠監視銷燬。

篇23：公司文件管理制度

第一章 總則

第一條 爲加強公司文書檔案、聲像檔案資料的管理工作，保證文書檔案、聲像檔案的及時歸檔和妥善保管，特制定本規定。

第二條 負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。對檔案資料必須按年度立卷，各系統和部門在工作活動中形成的各種有保存價值的檔案資料，都要按照本制度的規定分別立卷歸檔。

第三條 堅持部門收集保管、定期歸檔制度。各系統和部門負責人均應指定專人負責收集保管本系統或部門的檔案資料並督促其及時歸檔。名單報檔案室備案，如有變動須及時通知檔案室。因工作變動或離職時應將經辦或保管的檔案資料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷燬。

第二章 文書檔案立卷歸檔方法

第一節 文件資料的收集管理

第四條 凡公司繕印發出的公文一律由辦公室統一收集保管。

第五條 一項工作由幾個部門參與辦理在工作活動中形成的文件資料，由主辦部門收集保管。會議文件由會議召集部門收集保管。

第六條 公司員工外出培訓、學習、考察、調查研究、參加上級機關召開的會議等公務活動在覈報差旅費時，必須將有歸檔價值的文件資料向本部門檔案員辦理交接手續，檔案員簽字認可後會計部纔給予覈報差旅費。

第七條 各系統、部門檔案員的職責：

（一） 瞭解本部門的工作業務，掌握本部門文件資料的歸檔範圍，收集保管本部門的文件資料。

（二） 認真執行定期歸檔制度。對本部門承辦的文件資料平時收集歸卷，每年的三月份前應將歸檔文件資料歸檔完畢，並向檔案員辦好交接簽收手續。

（三） 承辦人員借用文件資料時，應積極地做好服務工作，並辦理臨時借用文件資料登記手續。

第二節 歸檔範圍

第八條 重要的會議資料，包括會議的通知、報告、決議、總結、領導人講話、典型發言、會議簡報、會議記錄、會議紀要等。

第九條 上級機關發來的與公司有關的決定、決議、指示、命令、條例、規定、計劃等文件資料。

第十條 公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。

第十一條 公司的請示與上級機關的批覆；公司反映主要工作活動的報告、總結。

第十二條 公司內部的各種工作計劃、總結、報告、請示、批覆、統計報表、重要工作記錄（表單）及工作簡報。

第十三條 信訪工作資料。

第十四條 公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件資料。

第十五條 公司管理人員任免的文件資料以及關於員工獎勵、處分的文件資料。

第十六條 公司的各種規章制度、實施細則、程序文件。

第十七條 公司的歷史沿革、大事記及反映公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

第十八條 公司保密制度中規定的保密範圍材料。

第十九條 公司重要設備檔案、財會檔案材料。

第三節平時歸卷

第二十條 各部門都要建立健全平時歸卷制度。對處理完畢或批存的文件資料，由檔案員集中統一保管。

第二十一條 各部門應根據本部門的業務範圍及當年工作任務，編制平時文件資料歸卷使用的“案卷類目”。“案卷類目”的條款必須簡明確切，並編上條款號。

第二十二條 公文承辦人員應及時將辦理完畢或經領導人員批存的文件資料，收集齊全，加以整理，送交本部門檔案員歸卷。

第二十三條 檔案員應及時將已歸卷的文件資料，按照“案卷類目”條款，放入平時保存文件卷夾內“對號入座”，並在文件處理登記薄上註明。

第四節 立卷

第二十四條 立卷工作由相關部門檔案員配合，檔案員負責組卷、編目。

第二十五條 案卷質量總的要求是：遵循文件的形成規律和特點，保持文件之間的有機聯繫，區別不同的價值，便於保管和利用。

第二十六條 歸檔的文件資料種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。

第二十七條 在歸檔的文件資料中，應將每份文件的正件與附件、草稿與定稿、請示與批覆、轉發文件與原件、多種文字形成的同一文件，分別立在一起，不得分開。文電應合一立卷；絕密文電單獨立卷，少數普通文電如果與絕密文有密切聯繫，也可隨同絕密文電立卷。

第二十八條 不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的請示與批覆，放在覆文年立卷；沒有覆文的，放在請示年立卷；跨年度的規劃放在針對的第一年立卷；跨年度的總結放在針對的最後一年立卷；跨年度的會議文件放在會議開幕年，其它文件的立卷按照有關規定執行。

第二十九條 卷內文件資料應區別不同情況進行排列，密不可分的文件資料應依序排列在一起，即批覆在前，請示在後；正件在前，附件在後；草稿在前，定稿在後；其它文件資料依其形成規律或特點，應保持文件之間的密切聯繫並進行系統的排列。

第三十條 卷內文件資料應按排列順序，依次編寫頁號。

第三十一條 永久、長期和短期案卷必須按規定的格式逐件填寫卷內文件目錄。填寫的字亦要工整。卷內目錄放在卷首。

第三十二條 有關卷內文件資料的情況說明，都應逐項填寫在備考表內。若無情況可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和時期填上以示負責。備考表應置卷尾。

第三十三條 案卷封面，應逐項按規定用鋼筆書寫，字跡要工整、清晰。

第三十四條 案卷的裝訂和案卷各部分的排列格式：

（一） 案卷裝訂。裝訂前，卷內文件資料要去掉金屬物，對破壞的文件資料應按裱糊技術要求託裱，字跡已擴散的應複製並與原件一併立卷，案卷應用三孔一線封底打活結的方法裝訂。

（二） 案卷各部分的排列格式：軟卷封面（含卷內文件目錄）一文件一封底（含備考表），以案卷號排列次序裝入卷盒，置於檔案櫃內保存。