文件管理規定

1. 文件的制定:

文件第一次制訂時版本版次由A / 0開始。英文字母“A”表示文件版本,數字“0”代表文件修訂次數，每修訂一次則依次遞增；文件經修訂9次後，文件版本順延修訂爲B版，文件版次則爲“0”，如：B/0、C/0、D/0……等等，依此類推。在特殊情況下，如：公司體系文件進行系統性變更，爲便於文件版本版次統一管理時，文件(包括新增的文件)版本版次應統一過渡，直接轉爲最新版本.

2.文件的審批:

質量手冊:由ISO9001小組擬製與修訂，管理者代表審覈，總經理批准.程序文件:由部門主管或指定人員擬製與修訂,部門經理審覈,管理者代表批准作業文件):由各部門或工程師擬製與修訂,部門主管或總經理審批.

3.文件的發放:

公司文件發放分紙質發放和網絡共享兩種. 文件的發放由文控按照覈准、確定的執行部門和發放數量填寫《發放回收一覽表》進行發放，應當確保執行部門均能得到有效文件。文件發放前，文控需在所分發的文件上蓋“受控”印章，相關部門接收文件時應做好檢查，其文件頁數完整、字跡是否清晰等. 新增加部門或原先未發放的相關文件或因長期使用導致模糊不清晰、破損或文件丟失，需要補領文件時，需求部門只需直接填寫《文件補發申請單》，由部門主管審覈，管理者代表批准後，交文控進行補發.

4.文件的作廢：

文件制訂管理單位發現或者根據相關部門提出，現行使用文件不符合公司運作需要時，應當及時廢止。文件廢止後，原文件編碼不得重複使用。對於作廢文件文控應及時回收，並蓋“作廢”印章回收處理，對原件加蓋“作廢”後予以保存。文控以《文件履歷表》詳細記載文件製作、修訂過程.

5. 外來文件的控制:

   外來文件如客戶提供的圖面、規格或測試資料等由市場部確認並轉化成內部文件後按一定規律自行管理。外來的標準、規定均應經文件使用部門評審後，文控控制中心下發使用。外來文件需由所使用部門或管理部門至少一年一次，對其評估其有效性.

6.文件銷燬:

由各單位回收的所有舊版及廢止文件，由文控統一銷燬。文控中心僅需留各版本／版次的原版文件以作履歷數據。已逾保存期限的記錄、數據等，按【記錄控制程序】作業，具體保管時限參見《質量記錄管理一覽表》.

7.相關記錄及使用表單：

記錄控制程序 / 文件轉換編碼細則/ 文件補發申請單/ 文件新增/修訂/廢止申請單   質量記錄管理一覽表/